2.船公司或其代理人在接受托运人的托运单证后，即发给托运人装货单（Shipping Order S/O）。
装货单俗称下货纸。其作用有三：一是通知托运人货物已配妥××航次××船，装货日期，让其备货装船；二是便于托运人向海关办理出口申报手续，海关凭以验放货物；三是作为命令船长接受该批货物装船的通知。
3.货物装船之后，即由船长或大副签发收货单，即大副收据（Mate’s Receipt）.收货单是船公司签发给托运人的表明货物已装船的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。收货单上如有大副批注，则在换取提单时，将该项大副批注转注在提单上。
（二）报关
报关是指进出口货物装船出运前、向海关的申报的手续。按照我国海关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站进出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。出口货物报关的程序一般包括申报、纳税、查验、放行四个环节。
根据我国《海关法》第八条规定，出口货物的发货人，除海关特准的外，应当在装货的24小时以前向海关申报。报关人申报出口时，需填制出口货物报关单，并应提交其他必要单据。
报关人员有填制报关单时应注意以下问题：
（1）对报关单各栏项目要详细填写，内容要齐全、正确，字迹要清晰；
（2）不同合同的货物，不能填报在一份报关单上；
（3）一张报关单上如有多种不同商品，应分别填报清楚，但以不超过五项海关统计商品编号的货物为宜；
（4）报关单上有关项目的填写必须与相关单据上的内容相符，且必须与实际出口的货物相符；
（5）报关后，由于各种原因致使实际货物发生变化而与原来填写的内容有出入，应向海关办理更正手续，填写报送更正单予以更改。
随同出口货物报关单向海关递交的单据有：
（1）出口货物许可证和其他批准文件。如果根据规定可以免予申领出口许可证的，应交验相应的批准文件。
（2）装货单（非海运货物则为运单），这是海关加盖放行章后发还给报关人凭以发运货物的凭证。
（3）发票。它是海关审定完税价格的重要依据。
（4）装箱单。单一品种且包装一致的件装货物或散装货物可免交。
（5）减税、免税或免验的证明。
（6）海关认为必要时应交验的贸易合同、产地证明和其他有关单证。
（7）对应实施商品检验、文物鉴定或其他管制的出口商品，还应交验有关主管部门签发的证明。
海关接受申报后，将对出口货物进行查验。海关的查验是以已审核的报关单、许可证等为依据，对出口货物进行实际的核对和检查，以确保货物合法出口。根据《海关法》的规定，进出口货物除经海关总署批准的以外，都应当接受海关的查验。
出口货物经海关查验情况正常，按规定应当缴纳出口税的，在缴清税款或提供担保后，海关方可签章放行。纳税人应当在海关签发税款缴纳书的次日起（星期日和假日除外）7日内，向指定银行缴纳税款。
出口货物在办完向海关申报、接受查验、缴纳税款等手续以后，由海关在装货单或运单上签印并退回出口单位，出口单位必须凭海关盖章的装运单据发运货物。
（三）投保
凡是按出口合同规定须由卖方投保时，卖方在装船前，须及时向保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保手续，一般都是逐笔办理的，投保人在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。
（四）装船
出口商在办理了托运、投保和报关手续，待承运船舶抵达装运港后，即可将出口货物装船。装船完毕，由船长或大副签发“大副收据”，即收货单，托运人凭大副收据向外轮代理公司换取提单。货物装船后，出口商应及时向买方发出“装船通知”，以便对方准备付款赎单，办理进口报关和收货手续。如为CFR成交的合同，由买方自办保险，更应及时发出“装船通知”，以便买方及时投保。
四、制单结汇
货物发运后，出口企业应立即按照信用证的要求，正确无误地缮制各种单据，在信用证规定的交单有效期内凭单据向银行办理议付货款结汇手续。
（一）制单
在信用证收付方式下，出口企业需备制的单据很多。为避免因缮制的单据不符要求而遭银行拒付，出口商制作单据时必须做到正确、完整、简明、整洁、及时。所谓正确是指“单证一致”和“单单一致”，即单据的名称、份数及内容要与信用证的规定相符，各种单据上相同项目的填写都应一致；完整是指必须按照信用证的要求制作各种单据，不能缺少，而且每个单据的内容是完备无缺；简明是指单据的内容，应按信用证和国际惯例的要求填写，要简单明了，切忌繁琐；整洁是指单据表面必须清洁，字迹清晰；及时是指要在信用证规定的时间内缮制单据，并将其送交银行结汇。
在实际业务中，信用证收付方式下每笔交易要求卖方提供的单据可能会有所差异，但发票、汇票、提单、保险单、装箱单、重量单、检验证书、产地证明书等是最主要的单据。现对上述几种单据及制单时应注意的问题介绍如下：
1.汇票（Bill of Exchange，Draft）
汇票的作用和内容，前面已作了介绍，这里仅介绍缮制汇票时应注意的问题：
（1）付款人
采用信用证支付方式时，汇票的付款人应按信用证的规定填写，如来证没有具体规定付款人名称，可理解为付款人是开证行。如果是采用托收方式，一般汇票的付款人是进口商。
（2）受款人
除个别情况另有规定外，无论是信用证付款方式，还是其他付款方式，例如托收，汇票的受款人一般作成凭指示抬头，由收款银行指示将该货款打入出口公司的银行帐号。
（3）开具汇票的依据
开具汇票的依据即指开具汇票的具体原因。如属于信用证方式，应按照来证的规定文句填写。如信用证内没有规定具体文句，可在汇票上注明开证行名称、地点、信用证号码及开证日期。如属于托收方式，汇票上可注明有关合同号码等。
汇票一般开具一式两份，两份具有同等效力，其中一份付讫，另一份自动失效。
2.发票（Invoice）
发票种类很多，通常指的是商业发票，此外，还有其它各种发票，如海关发票、领事发票、厂商发票、形式发票和样品发票等。
（1）商业发票（Commercial Invoice）
它是卖方开立的载有货物名称、数量、价格等内容的清单，作为买卖双方交接货物和结算货款的主要单证，也是进出口报关完税必不可少的单证之一。
我国各进出口公司的商业发展没有统一格式，但主要项目基本相同，主要包括：发票编号、开制日期、数量、包装、单价、总值和支付方式等项内容。
在制作发票时应注意以下问题：
A、对收货人的填写，如属信用证方式，除少数信用证另有规定外，一般均应填写来证的开证申请人。
B、对货物的名称、规格、数量、单价、包装等项内容的填制，凡属信用证方式，必须与来证所列各项要求完全相符，不能有任何遗漏或改动。如来证内没有规定详细品质或规格，必要时可按合同加注一些说明，但不能与来证的内容有抵触，以防国外银行挑剔而遭到拖延或拒付货款。
C、如客户要求或信用证规定在发票内加列船名、原产地、生产企业的名称、进口许可证号码等，均可一一照办。
D、来证和合同规定的单价含有“佣金”，发票上应照样填写，不能以“折扣”字样代替。如来证和合同规定有“现金折扣”（Cash
Discount）的字样，在发票上也应全名照列，不能只写“折扣”或“贸易折扣”（Trade Discount）等字样。
E、凡属信用证方式，发票的总值不能超过信用证规定最高金额，按照银行惯例的解释，开证银行可以拒绝接受超过信用证所许可金额的商业发票。
F、如信用证内规定“选港费”（Optional Charges）、“港口拥挤费”（Port Congestion Charges）或“超额保费”（Additional Premium）等费用由买方负担，并允许凭本信用证支取的条款，可在发票上将各项有关费用加在总值内，一并向开证银行收款。
（2）海关发票（Customs Invoice）
它是进口国家海关为了掌握进口商品的原价值和原产地情况而制定的一种特定格式的发票。海关发票由出口商负责填制。
海关发票有下列三种不同的叫法。
A、海关发票（Customs Invoice）；
B、估价和原产地联合证明书（C.C.V.O.即Combined Certificate of Value Origin）；
C、根据XX国海关法令的证实发票（Certified Invoice in Accordance With XXX Customs Regulations）。
海关发票的主要作用是：便于进口国海关核实货物的原产国，并根据不同原产国征收差别关税；便于海关核查在出口国国内市场的售价，考核货物是否属于倾销；供进口国海关征税、统计之用。
填制海关发票时应注意：
A、各个国家或地区的海关发票都有专用的固定格式，对不同国家或地区要用不同的格式，不能混用；
B、海关发票与商业发票共同的项目，填写时两者的内容必须一致；
C、个人签字必须手签，否则无效。
（3）领事发票（Consular Invoice）
它是由进口国驻出口国领事认证或出具的发票。领事发票有的根据进口国家规定的固定格式填制，再由进口国驻出口国领事签证，有的利用商业发票向进口国驻出口国领事签证。
领事发票的作用与海关发票基本相似，主要用于进口国核定该商品的产地国别，以便采取不同的国别政策，征收不同的关税；或通过签证手续，起到进口许可证的作用，以控制某些商品的进口。
（4）厂商发票（Manufactures Invoice）
它是由出口货物的制造厂商所出具的以本国货币计算价格，用来证明出口国国内市场的出厂价格的发展。其主要作用是供进口国海关作为对进口国商品进行估价和征收关税及反倾销之用。
（5）形式发票（Proform Invoice）
它是在货物出运前由出口商开立的发票。这种发票主要供进口商向当局申请进口许可证或进口外汇之用，只起参考性作用，双方均不受其约束。
（6）样品发票（Sample Invoice）
它是出口商把样品寄给进口商时出具的发票，供进口商清关使用。
在上述发票中，商业发票是卖方必须提供的单据之一，而其他类型的发票只有在进口商要求时才出具。
3.提单（Bill of Lading）
提单是各项单据中最重要的单据，在制作过程中应注意以下几个问题：
（1）提单的种类。提单的种类很多，应按国外来证所要求的类别提供。
（2）提单的收货人（Consignee）。提单的收货人，习惯上称为抬头人。在信用证或托收支付方式下，绝大多数的提单都作成“凭指定”（To Order）抬头或者“凭交货人指定”（To Order of Shipper）抬头。这种提单必须经发货人背书，才可流通转让；也有的要求作成“凭××银行指定”（To Order of ×××Bank），一般是规定凭开证行指定。
（3）提单的货物名称。提单上有关货物名称可以用概括性的商品统称，不必列出详细规格，但应注意不能与来证所规定的货物特征相抵触。
（4）提单的运费项目。如CIF或CFR条件，在提单上应注明“运费已付”（Freight Prepaid）；如成交价格为FOB条件，在提单上则注明“运费到付”（Freight to Collect）。除信用证内另有规定外，提单上不必列出运费的具体金额。
（5）提单上的目的港和件数。提单上的目的港和件数，原则上应和运输标志上所列的内容相一致。对于包装货物在装船过程中，如发生漏装少量件数，可在提单上运输标志件号前面加“EX”字样，以表示其中有缺件，例如：“EXNos.1-100”。
（6）提单的签发份数。根据《跟单信用证统一惯例》规定，银行接受全套正本仅有一份的正本提单，或一份以上正本提单。如提单正本有几份，每份正本提单的效力是相同的，但是，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。因此，合同或信用证中规定要求出口人提供“全套提单”（Full Set or Complete Set B/L），就是指承运人在签发的提单上所注明的全部正本份数。
（7）提单的签署人。如信用证要求港到港的海运提单，银行将接受由承运人或作为承运人的具名代理或代表，或船长或作为船长的具名代理或代表，签署的提单。
（8）有关装运的其他条款。买方有时限于本国法令，或为了使货物迅速到达或其他原因，在来证中加列其他装运条款，并要求出口人照办。如要求出口人提供航线证明、船籍证明、船龄证明，或者指定装运船名、指定转运港、指定用集装箱货轮等等。对上述各项要求，应按照有关规定，并结合运输条件适当掌握。如属不合理的或者卖方难以办到的运输条款，必须向买方提出修改信用证。
