现在让我们把目标转移到纸质文件上来。
这些文件来自何处？它们是否已经在你的办公桌上堆积成山？你可以很快就找出自己所需的文件吗？我发现大多数人都不能。可见，许多人需要花掉大量时间来找某个文件。另外，在处理纸质文件的问题上，电脑的作用也微乎其微。
解决方法：设立一套文件管理体系。下面我把我的方法介绍给你，这个方法已经被许多人采纳，事实证明效果不错。
我把办公桌上的文件夹归成三列。一列专门放置我手头正在运作的项目相关文件；一列专门放置那些长期的，我偶尔会用到的项目文件；第三列专门放置那些参考文件，比如办公室人员档案、客户信息等等。
除此之外的所有资料我都放到抽屉里，或者文件柜中，并且我会将它们进行整理归档。
这个方法很简单，并且能够保证我最近需要用到的文件都摆放在桌面；而那些辅助性文件则会被标上相关的项目名称，然后有序地存放到抽屉或文件柜里。如果我桌面的文件夹积累得太多，那么我会把其中一些转移到抽屉里——这样，我的桌面始终能保持干净，并且找起相关文件来也很方便。
最后，请你记住，除了上述三类之外的所有文件——我是指所有文件，都应放到所属的项目文件夹中，然后存入抽屉或文件柜中。另外，你可以按照字母顺序来排列这些项目文件夹。
