你是否曾因为无法与同事融洽相处而烦恼过?你是否曾由于得不到赏识而焦虑过?那么,你有没有想过是什么原因导致了你无法突破自己职业生涯的瓶颈,是因为你忽略市场工作的细节,是因为你不会与同事相处,是因为你无法突破自己的业务能力?
在四面墙壁圈出的办公室之中,我们应该怎样去做?怀有远大目标的我们如何走向成功?办公室很小,在你的工作中的重要性却很大。工作决定着你的前途,决定你过什么样的生活,所以,要想真正地战胜自我,学会如何克服职业生涯障碍是十分必要的。
办公生态场的黄金定律
办公室虽然只是一个小环境,却是一个人的生态场,足以让你窥一孔而知全貌,洞明世事,参透人情。
升迁定律:仕入官场,每升一级,人情味便减少一分。
升值定律:出口转内销,连舆论都是如此。
游戏定律:无论你保龄球打得多"菜",每次玩至少都会有一两次全中,令你满意高兴得下次再来。
价值定律:未有但想有的时候价值最高,一旦拥有开始贬值,拥有越多越不值钱。
人生定律:拼命想得到的,都不是最需要的。
旅游定律:没有比记忆中的风景再美好的了,所以不要旧地重游。
金钱定律:在一切人手中,但不是一切。
财物定律:支票总是姗姗来迟,而账单总是提前到达。
备份定律:学习用左手剪指甲,因为你的右手未必永远管用。
为人定律:办事要"精",而非卖力。
会议定律:所有重要决策,都将会在结束或午餐前最后5分钟完成。
思维定律:美好存在于想象中,太美好的东西都不是真的。
控制定律:最容易控制的,往往比最难控制的还难控制。
危难定律:总是问题越复杂,期限越短。
合作定律:一个人花一小时可以做的东西,两个人做至少得花两小时。
组合定律:不管干什么,总是有你希望的人和与你对立的人和你在一起。
物种定律:绵羊的世界必会招致狼管。
坏事定律:关键时刻,每个主管都会杀鸡取卵。
初到公司的处事原则
或许有人认为,反正时间很短,那么做很麻烦,而且显得小题大做,其实问题往往发生在你意想不到的时刻。
1.了解公司的组织和方针
当你初到一家公司服务时,首先,你必须了解公司内部的组织。例如,分有哪些部、哪些处或哪些科等,并应该知道每个单位所负责的工作及主管,除此之外,你还要了解公司的经营方针,以及公司的工作方法。一旦你对整个公司有了通盘认识后,对你日后的工作将有所助益。
2.尽快学习业务知识
你必须有丰富的知识,才能完成上司交代的工作。这些知识与学校所学的有所不同,学校中所学的是书本上的死知识,而工作所需要的是实践经验。
3.在预定的时间内完成工作
一项工作从开始到完成,必定有预定的时间,而你必须在这个时间内将它完成,绝不可借故拖延,如果你能提前完成,那是再好不过的了。
4.在工作时间内避免闲聊
工作中的闲聊,不但会影响你个人的工作进度,同时也会影响其他同事的工作情绪,甚至妨碍工作场所的安宁,招来上司的责备。所以工作时绝对不要闲聊。
5.执行任务时的要点
上司所指示的事务中,有些事件不需要立刻完成,这时,应该从重要的事情着手,但是,要先将应做的一一笔录下来,以免遗忘。
若无法暂停正在进行的工作,以完成上司临时交给的事时,应该立即提出,以免误事。
外出收款、取文件或购物时,要问清金额、物品数量等重要细节,然后再去。
未充分了解上司所交代的事情前,一定要问清楚后再进行,绝不可自作主张。外出办事时,应负起责任,迅速完成,不可借机四处办私事。
离开工作岗位时要收妥资料。
有时工作进行一半,因为上司召唤,客人来访,或其他临时事故而暂时离开座位。在这种情况下,即使时间再短促,也必须将桌上的重要文件或资料等收拾妥当。
办公室无小事
在办公室里,有许多看上去是小事的行为,但实际上却影响着自己的工作和前途。小事对自己综合素质的折射,也是个体区别于他人的特点。如果你想取得更大的成功,就不要忽略这些小事。
管理好你的办公桌。办公室里的办公桌实际上就是一面工作的镜子,通过它可以判断出一个人的工作态度和能力。一张整齐的桌子会使人的感觉很舒服,对工作的印象也会变好。办公桌上可以放一些必要的常用文件或备用物品等,并且要注意分类,如文件夹、电话、墨水、钢笔、纸张等都要放在固定的位置,以方便在工作中使用。
你的办公桌要整齐清洁,对办公室的公用之物,要节约、爱惜,不要把大家公用的物品占为己有,应养成良好的习惯,把所用的各种物品回归到原位,以方便他人使用。对于不经常使用的物品,特别是与工作不相关的物品,最好不要放在办公室里,以免被上司发现留下不好的印象。
下班或外出时,应注意把桌面清理干净,不能把文件等重要物品留在桌面上,即使是暂时离开,也不能将公司的重要文件放置在桌面上,以免机密被泄露或造成不必要的损失。
守时很重要。在上班时,最好养成提前10分钟到达办公室的习惯,如果特殊情况延误了上班时间,要想方设法打电话通知公司。如果遭遇突发事件,没有办法通知公司,到公司后一定要立即主动向上司说明原因,取得谅解。不能默不作声,没有任何交代。多次这样难免在上司和同事心目中产生一种不信任感,不敢把一些重要工作交给你。上班是人们生活中不可缺少的一部分,与做其他事情一样,上班前需要做一些准备,这样就会避免因为仓促上阵而丢三落四,准备好携带的个人名片、办公室钥匙、记事本、通讯录、手机等。在上班时,要提前出家门,预留出交通堵塞的时间,以保证准时到达公司。
小心接电话。在当今发达的通讯时代,电话成为商界交往频繁使用的通讯工具,因此也成为工作中不可缺少的一部分。
在打电话时,要注意保持礼貌,因为公司里的电话交谈对象,绝大多数是公司生意中往来的客户,或是潜在的客户,所以给每位来电话的人或接听电话者留下美好的印象,在打工作电话之前要列好所要交谈的内容,以免遗漏或重复,说话的声音要清晰、明亮、语速适中。有电话打进来,这时就要立即去接,并随口报出自己公司的名称,把纸笔放在手边,做好记录的准备。当对方报出自己的姓名或公司后,一定要寒暄一两句,表示自己的热情和礼貌,然后要快速地进入正题,不可无休止地闲扯。
很多时候会遇到正在接听一个电话时,另一个电话又不合时宜地打进来,而且是必须接听的紧急电话,在这种情况下,应向对方表示歉意,并说明情况,稍后再打过去。切记,必须是得到对方的同意后,才可挂断去接听另一个电话,否则,会使对方感到受冷落,严重的话可能因此而失去一个重要的客户。当接到找其他同事的电话时,要礼貌地表示请对方稍等,语气温和委婉,并即刻转给当事人。
在电话交谈中要注意不要把事情或时间、地点、人物等事项听错。电话交谈的弊端就是看不到对方的表情,这就不可避免地会出现一些意想不到的错误,因此,在与对方通电话时,应先确认对方的身份,而后了解对方目前的状况,是否适合接长时间交谈的电话,如有不便,可改时间再联系,然后要开门见山地把要交谈的事情告诉对方,使对方明白交谈的内容,可以顺利地进入正题。
由于电话只能凭声音与对方沟通,因此在交谈中所使用的词语应小心谨慎,注意一些细节。不可在等待接听的间隙随便说话,要时刻记住对方正在话筒的另一头聆听。在聆听对方谈话时,要不时地附和,使对方明白你在认真聆听。
在走廊上遇到上司或来访的客人时,如果是相对而行,应让到一侧行走。如果是同方向而行,当对方走在前面时,不可从后面超越过去,要想超越时,要先打招呼,再行超越。如果是与长辈或女性相遇,要马上站住让路。行走时如果有女士同行,必须迁就女性的步伐,让女士走在前面,男士走在后面。上楼时男士走在前面,下楼时女士走在前面。
带领来访的客人时,要注意待客礼仪,两人并行,以右为上,所以应请客人走在自己的右侧,为了指引道路,在拐弯时,应前行一步,并伸手指引;三人同行,中间为上,右侧次之,左侧为下,随行人员应走在左边。如果是接待众多的客人,应走在客人的前面,并保持在客人右前二三步的距离,一面交谈一面配合客人的脚步,避免独自在前,臀部朝着客人。引导客人时应不时地根据路线的变化,招呼客人注意行走的方向。在引导客人的路上避免中途停下与他人交谈,除非有必要。
此外,开门和关门也是一门学问。当需要进入别人的办公室或会议室时,要轻声敲门,得到允许后,轻轻推开门,门柄在右则用右手去开,门柄在左则用左手去开,不可扭着身子开门,进门后要注意不可反手关门,正确的关门方法应是面向门轻轻地关上,不可猛烈关门,使门发出声响。
陪同客人去办公室或会议室时,应打开门先让客人进去,如果门是向外开的,应把门向自己的方向拉开,请客人先走,如果门是向里开的,就把门推开,自己先进,并扶住拉手,再请客人进去。如果是大厅的旋转门,应该自己先进去。
工作中不可避免地要与上司或客人一起搭车或赴宴。不论是乘车还是赴宴,自己坐什么地方都要注意。
与女性一起乘车时,不论她的职务高低,一律先让女性上车,男性坐在她的左边。如果是由主人亲自驾车,客人要坐在司机旁边的位置,以表示对主人的尊重。
不要随便把脚放在桌子上,以避免被到访的客人看到,既不雅观,又影响公司的声誉。在休息时,如果有事情与他人商讨,可选择适当的场合,小声地交谈,不要高谈阔论、大声喧哗,影响他人休息。如果没有特殊情况,休息时不要到离公司较远的地方去吃饭或办事,以免时间仓促,影响下午的工作。
下班铃声响起的时候,把这一天的工作简单做个总结、整理,准备一下第二天的工作资料。注意整理备忘录,认真详细地记录整理一天来的工作情况,例如业务谈判的结果、工作完成的情况,还有哪些需要明天继续接着做的工作以及需要解决的问题等。离开前注意一下自己的电脑、资料等是否放好,该带的是否都带了,不要马马虎虎、丢三落四。
做好文字工作
办公室里的文字大都有明示自己或提示他人等多种功能,文字具有留传的特点,因此,文字应该清楚,严谨,它比口传心记更值得认真对待。
第一,写好报告。
报告是向上司汇报工作、反映情况、提出建议、答复上司询问或要求的陈述性公文。报告属于上行公文,其应用范围广泛。可以向上司反映某项工作的完成情况,也可以用来反映在实际工作中所遇到的问题,为上司有针对性地制定决策提供依据。
一般办公室中使用的报告可按内容划分为工作报告、情况报告、建议报告等。
报告的结构一般由首部、正文和落款三部分组成。首部包括标题和主送人。
报告的标题通常由事由和文种组成,例如《关于××报告》。标题下面顶格写上受文的名称。
正文是报告的主体部分,一定要认真地书写。正文一般包括三部分:第一部分是引子,可以开门见山、简明扼要地说明写此报告的原因,所要达到的目的以及产生的意义,并在其后用转折语"现将情况报告如下:"转入下一部分内容。第二部分是报告的核心部分,在不同类型的报告中,这部分的内容可以有所不同,有所侧重。例如,工作报告在总结情况的基础上,其重点可以是提出以后工作的安排意见;情况报告的重点应放在情况的介绍上,可以通过概括的陈述及恰当的分析,揭示出工作中存在的主要问题,可以提出意见或建议等。在这部分可用序号、小标题区分层次,使整篇报告显得层次清晰,逻辑性强。第三部分是结束语,一般都有固定的程式化的用语,应另起一段来写。报告的落款包括署名和时间。
写报告一定要注意在报告中不可夹带有请示的事项,不得有请示的字眼,如在结尾不得误用"以上报告妥否,请上司批示"等语句。报告的内容要具有真实性,不可夸大其词,言不由衷,更不能只报喜不报忧。报告要中心明确,语言简洁,简明扼要,不可拖泥带水,啰啰嗦嗦找不到
正题。
第二,做好发言提纲。
在工作中经常会遇到开会需要发言,或其他场合需要讲话,为了全面地表达自己的意图,不至于跑题、漏题或反复讲话,有一个完备的发言提纲,达到集中地有条理地把要讲的话讲完整讲好的目的。在写发言提纲时,可以把所要讲的内容按性质分类,分层次、分段进行阐述,安排好前后顺序,把所要表述的要点或核心内容以纲要的形式写出就形成了发言提纲。
发言提纲分简单的和复杂的两种,简单的发言提纲主要是提示在发言时所要掌握的要点,不涉及展开的问题。复杂的发言提纲主要是在简单提纲的基础上进一步展开,对重点内容或条款进行详细说明并列出。
自己的发言提纲要认真准备,简繁得当,太简单的发言提纲容易在讲话过程中遗漏掉重要的内容,会影响到发言的完整及应取得的效果。发言提纲过繁,就如同发言,会限制在讲话时的临场发挥。在写发言提纲时,不能忘记发言的目的,要把自己的建议、见解或意见等明白无误地表达出来,要把重点写出来,语言上,尽量简单明了,符合自己的思维习惯。
第三,重视建议书的作用。
一份优秀的建议书,既能够引起上司的注意,又可以实现自己的设想,会给自己带来不可言喻的成就实现感。
要培养随时思考的习惯、处处留心、仔细观察,根据自己了解的情况,收集的资料,通过认真地思考和周密地分析研究,把自己的构想转化成具体的有理有据的建议书,如果能够获得公司的肯定,而又被付诸实施,对自己的工作大有益处。
在准备写建议书时,要先确定主题。也就是说,你的建议要达到什么目的,可行性怎样,采取怎样的措施来实现,成功的可能性有多大,投资是多少等,都要在你的建议中详细地列举清楚,还要把收集到的重要情报,也一并罗列出来。建议书要求具有丰富的内容、具体的实例、创新的构想、简明扼要、明白易懂和有说服力等特点。要随时检查文中是否存在有难以做到,或不可能实现的问题或疑点,避免假、空的情况出现。
好的建议书应具有六项要素:目的、条件、情报、知识、经验、调查。目的是决定建议发展的方向,没有目的的建议书将与废纸等同,因而在做任何建议时,都要有明确的目的。
条件是建议实现的不可缺少的重要基础。一个新的建议如果没有资金、人力和时间等条件来保证,是很难实现的。