费用开支前，应实行事先申报、事后签批制度，小额费用事先征得部门经理或店铺管理者的口头或书面同意，金额大的费用及购置事先取得店主的同意后方可支出，对于大的投资事先必须报财务部门，由财务部门作统一的资金安排。在现有的经营情况下，只要是购置大项固定资产或大的修饰项目属于资金沉淀，就必然要占用商品流动资金，造成流动资金周转不灵。
所有费用支出时，都必须取得国家统一的正规发票，由具体经办人在原始发票背面注明费用发生的时间、事由，审批人按其权限在发票背面签字，店铺所有费用首先由店铺管理者审核，店主签字认可。
6.商品存货的管理
库存商品是店铺资产的重要组成部分，是利润的来源，加强库存商品管理是重中之重。新的商品购进，首先必须进行必要的市场调查，货比三家，严格把好进货关。同时，减少库存的损耗，加快库存商品的周转率。
三、采购人员的工作职责
采购人员的职责，是尽最大可能选择和保持丰富的商品品种，为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务。
1.熟悉市场、了解商品
①参加各类商品展示会，了解新商品的动态。
②到其他同类店铺，了解别人的商品和服务，寻找适合自己的商品和服务。
③了解商品的销售走势，清除滞销商品，为新商品让出空间。
④制订季节商品销售计划，提供行业商品种类报告。
2.搞好商品陈列
①对促销商品，进行特别展示。
②对滞销的商品采取适当的调整，如改变陈列的地点、方式。
③提供季节商品的陈列指南。
④从竞争对手那里学习新的商品展示构想。
⑤分析商品的包装，确保为顾客提供最佳展示。
⑥与店铺各部门配合，做好商品的招牌标志。
3.及时订货和补货
①做好销售预算，计划好首单订货数量。
②安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。
③为店铺制订季节性商品计划提供适当指导。
④确保不会断货。
4.做好库存控制工作
①坚持采购金额预算。
②对滞销商品采取措施，例如，改变陈列方式以及采用调价或清货等方法来降低库存。
③定期跟踪未送货订单并采取措施。
④经常巡店，确定销售结果，换季和节日时应特别注意做好此项工作。
5.做好毛利率控制工作
①调查最低的商品成本。
②确保达到最低的成本。
③查询每一个价格上涨的原因，了解上调是否合理，及时作出调整。
④每一期促销展示，尽量选择好的、毛利率高的商品。
⑤回顾商品销售，改进滞销商品陈列或进行促销。
⑥调查竞争对手是如何推销高毛利率商品的。
6.促进销售增长
①进行有特色的陈列。
②确定促销的主题。
③提前做好每一期的促销计划。
④特价商品的确定。
⑤进行商品展示：例如试吃、试饮，演示商品功能。
⑥确定赠品和赠送装。
⑦开展抽奖、广告、返利和优惠券等活动。
7.协助广告宣传
①选择节日供应的商品做广告。
②选择保证能收效的商品做广告。
③平衡商品在广告上的品种类型及价格水平。
④了解竞争对手广告的水平和品种。
⑤检查广告商品的销售情况。
⑥严格控制广告商品的成本和促销费用。
⑦检查广告商品和广告带来的收益。
⑧改进广告商品的运输情况。
采购人员的谈判技巧
商品采购不仅是零售型店铺的一项主要业务，而且还是一门商业艺术，其中商品采购谈判尤为重要。最佳的商品采购谈判往往会使顾客获得最大的实惠，同时也会使零售店与供货商喜获双赢。
商品采购谈判的核心是议价，也就是说，采购员与供货商就商品价格及交易条件直接进行谈判。
从店铺利益角度出发，供需双方的谈判心态是有所区别的：供货商希望能以平常的售价(报价单上的标准)供应商品，而店铺则要求以折扣价格获得高利润率的商品。
店铺的采购工作如何才能做好，这就需要采购员在谈判中不断总结经验。通常，采购员需要着重做好以下几方面的工作。
一、谈判前要进行充分准备
对供应商的资质调查是必要的，供应商的一般情况不难了解，关键是要确定供应商是属于哪一个级别的批发商。很多商品的代理有全国性、区域性及地方性之分，在谈判前要设定两个可商议的目标，一个是理想目标即单赢，另一个是合理目标即双赢。带好相关资料，如市场调查报告、竞争对手的海报、合同文本，以及笔、计算器、会谈记录等，更重要的是各种有效证件。
二、在谈判时的注意事项
①采购员谈判时要着装得体，遵守时间，提前5分钟到达谈判地点，要充满自信心。
②要讲礼貌，通过提问，从对方回答中获得有用的信息，引导供货商说出己方所需要的东西。
③要掌握谈判的主动权。
④着重强调合作，谈判的最终结果有四种：单赢、单输、双赢、双输，而我们所倡导的是以信任、亲善为核心，追求的是双赢的效果，强调的是双方合作。
⑤妥善处理异议，当供货商过分强调理由或提出较为苛刻的条件时，可以先保持短时间的沉默，然后询问其原因，并试着有理有据地提出反驳理由，明确表示对方的条件是不能接受的，并提出自己的确切意见，最后坦然告诉对方如果不能供货，将会失去一定的市场份额。这样一般会收到较为理想的效果。
三、谈判后要追踪效果
商品采购谈判结束，并非是商品采购工作的终结。
一个合格的店铺采购员还要追踪因商品采购所延伸的一些工作，通常包括了解并掌握商品是否与样品质量、价格、品牌、产地等相符，是否完全履行了合同约定的条款，商品进入卖场后售货员的反应如何，销路是否畅通，是否符合市场的需要，商品质量是否符合国家、行业及企业规定的标准。此外，还要从以下六个方面对谈判后的效果进行追踪：
①商品货源是否来自源头。
②商品采购总量、商品结构、批量是否合适。
③商品质量是否稳定，能否满足顾客的需求。
④商品是否满足顾客的需求，顾客的满意度如何。
⑤交货是否及时，供货量是否有弹性，交货时间是否合适，能否保证购货所需时间内的正常销售，过早送货会导致库存积压，过迟送货则会出现缺货。
⑥售后服务是否良好、可靠，对投诉是否能作出迅速反应，索赔是否简便易行。
店铺进货分类操作实务
一、餐饮店进货
对于餐馆、饭店、酒吧、咖啡厅等餐饮店经营者来说，要经营成功，必须有一套严格的控制手段，严格控制食品和饮料的生产和服务各环节的工作质量，控制成本消耗是其中的关键。而餐饮原料的采购管理，是保证为餐厅提供适当数量的食品、饮料原料、保证每种原料的质量符合一定的使用规格和标准，并确保采购价格最优的基础保障。很显然，如果原料采购的数量、质量和价格不合理，势必使餐饮成本大大提高，并最终影响到经营成效。
1.采购员的配置和选择
当前，国内外的一些小型饭店的采购员往往由老板亲自兼任。一些管理学家认为，一个好的采购员可以为企业节约5%的餐饮成本。事实和理论都告诉我们，采购员的选择对成本控制有着举足轻重的影响。因此，合格的采购员是餐饮店搞好采购乃至经营的前提。
一个合格的采购员需要达到以下条件：
①诚实可靠。采购员必须具备诚实可靠的品格。一旦发现有舞弊行为的采购员，应该对其立即进行岗位调离，并进行教育和处理。
②掌握食品饮料的知识。采购员要懂得如何选择各种原料的质量、规格和产地，掌握什么季节购买什么商品，什么商品容易存放，什么商品存放时间长质量会随之下降。这些商品知识对原料的选择和采购数量的决策会有很大帮助。
③了解餐饮经营与生产。采购员即要熟悉店铺的菜单，熟悉厨房加工、切配、烹调的各个环节，又要懂得各种原料的损耗情况，加工的难易程度及烹调的特点。
④了解食品饮料商品市场。采购员要熟悉蔬菜、副食品、饮料的销售渠道，熟悉各批发商和零售商，了解商品的市场行情等信息。
⑤熟悉财务制度。不做违反企业财务政策的事情。
此外，作为店主或店铺经营管理者，为了对采购进行有效控制，也要熟悉市场行情、销售渠道和了解商品知识，并进行严格的验收和财务控制。
2.采购质量管理
餐饮店要生产质量稳定的菜品和饮品，必须使用质量稳定的原料。店铺应对经常使用的原料制订一个采购规格标准。采购规格标准是根据菜单的要求，对要采购的食品饮料原料规定详细的质量要求，可包括以下一些基本内容：原料的名称、产地、等级、外观、色泽、新鲜度。为了便于进一步对进货和采购日期进行统一管理，最好列上所采购原料的发货日期。
一旦采购规格标准制订后，就应及时分发给采购员、供应商、验收员等相关人员，并且使店铺经营管理者烂熟于心。因为使用采购规格标准对餐饮管理具有很大的作用。
①管理人员能够严格执行根据菜单预先确定的各种原料质量要求，使菜品原料的采购质量有保证，避免因采购质量不稳定而引起菜品、饮品的质量不稳定，出现偏差。
②避免采购员与供应商之间对原料质量产生分歧与矛盾。
③避免每次采购都要对供应商提各种原料的质量要求，大大降低采购员的工作量。
④将采购规格标准分送几个供应商可买到最低价格的原料。
⑤采购规格标准可以作为验收的质量标准，以便严格控制原料的质量。
需要说明的是，采购规格标准是根据菜单提供的菜品要求而编制的。使用固定菜单的餐馆，在一段时间内，其菜品相对稳定，原料的采购规格也相对稳定。如果菜单发生变化和调整或市场条件发生了变化，采购规格标准就应部分地进行调整、修改或重新制订。
3.采购的间隔时间及采购数量管理
在餐饮店的经营过程中，尽管采购质量标准在一段时间内可相对稳定，但采购数量却应根据客源和库存量的变化不断进行调整。
从长远来说，所有食品都会变质，只是有的变质快些、有的变质慢些。餐饮店应该尽可能购买当日或近几天需要的原料，但为了利用大批量采购的价格优惠和考虑季节的特点，有的原料可在大量上市、货源充足时大批量进货。同时，为节省采购的人工费用，一些非易坏原料的采购时间可间隔长些，采购的批量也可相对大些。
作为店铺的经营管理者，应该指导采购员对原料的采购数量进行控制，使原料的供给既充足又无过多的剩余。各类原料的采购频率和数量取决于原料的使用期和日需求量。对于采购管理来说，餐饮原料可分为易坏性原料和非易坏性原料。
(1)易坏性原料的采购
易坏性原料一般为鲜活性原料。这类原料要求原料购进后立即使用，用完后再购买新的原料。所以这类原料的采购频率较大，一般每日都要采购。其采购方法一般有以下两种。
①根据实际用量采购。即要求采购员每日检查库存的余量。每日库存量的检查可采用实物清点与观察估计相结合的方法。对单价小、价值低的原料只需毛估，而对单价大、价值高的原料则需清点其实际存量的多少。同时，为方便采购，将每日要采购的原料编制成“原料采购清单”，列出原料的名称和规格、应备用量、现存量、需采购量等，最好再列上供应商的报价、实际采购量和实际价格。至于原料采购清单的使用也是有一定技巧的。成熟的餐饮店会将清单印制多份，每天使用一张，由主厨根据客源预测量填写每日原料的应备用量，然后根据对库存量的检查，填上现存量和需购量，最后交采购员汇总后进行采购。而原料采购清单的使用，可节省厨师和采购员的工作量，他们不需要每天填写需采购原料的品名，同时还能帮助控制采购数量和采购价格。原料采购清单和采购规格标准一起使用，还能使采购数量、质量和价格标准化，能在一定程度上限制供应商与采购员相互勾结的舞弊行为。需要注意的是，最好在采购清单上留一些空格，以便填写需要采购的特殊原料。
②长期订货法。该方法主要针对那些本身价值不太高，但其消耗量大，所需数量相对稳定的原料。因为如果按第一种方法进行采购，就太浪费时间。而长期订货法显然很简便。适合通过该方法进行采购的原料有面包、奶制品、鸡蛋、水果、常用蔬菜和常用饮料，等等。店铺可与一些供应商签订合同，以双方都可以接受的价格，由供应商每天向店铺供应规定数量的原料，若有特殊情况，再增加或减少采购数量。这样，对那些低价值原料，采购员就不必每天联系和检查库存量了，可大大节省人力成本。
此外，长期订货法还可用于价值低、耗量大、占地大、天天需要补充的其他原料和用品，例如啤酒。
(2)非易坏性原料的采购数量
对于那些不易迅速变质的非易坏性原料，为减少工作量可一次采购较大数量储存起来。非易坏性原料一次采购量的多少，采购间隔天数的多少，要均衡考虑大批量购买和分小批量购买的得失。
首先，要均衡大批量购买可获价格优惠和占用大量资金的损失。大批量购买需要一次投入较大量资金，这些资金不能用于其他产生收益的地方或用于其他开支。非易坏性原料采购数量的多少要考虑大批量购买所占资金的利息损失和大批量购买能得到的价格折扣所节省的费用。
