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第24章 居委会干部的工作能力(四)

本章阐述居委会干部的文字表达能力。

居委会干部日常工作的基本表现形式,一是说,二是写,因此必须会拿笔杆,能写出计划、总结、简报、报告、制度、典型经验及讲话稿等常用的实用文,以便准确地对上下、左右沟通情况,传递信息,交流经验,提高办事效率,顺利完成工作任务。

(第一节)实用文的一般要求

实用文一般具有内容明确、条理清楚、语言准确简明、风格庄重可信、有特定的适用范围和突出实际应用的特点。实用文写作的基本要求如下:观点正确、鲜明实用文具有鲜明的政策性和很强的针对性。有时一个文件本身就是某一政策的体现。实用文的写作,要严肃、认真,特别是文章的观点阐述,更要审慎地考虑、斟酌。

观点是文章的灵魂,是作者对某个问题从正面提出自己的主张、看法和表示的态度,它在全文中起主导作用。文章的观点应符合下述要求:(1)正确,观点要符合客观实际情况,符合事物的发展规律,符合国家的法规政策。(2)鲜明,观点力求明确而不含糊,就像列宁说的那样,“一语道破真实情况”。赞成什么,反对什么,提倡什么,禁止什么,肯定什么,否定什么,都要非常明白地表述和交待。(3)深刻,文章要有思想深度,写出新见解、新发现、新道理,这要求作者有高度的思想水平、敏锐的观察力和对情况了如指掌。(4)集中,有些实用文是为了解决某一问题而写的,因此,要求内容单一、集中,不能多中心。(5)连贯,文章的观点、语言表达的意思必须前后一致,不能自相矛盾。

材料真实、准确

任何一个观点只有当它被充分而真实的材料证明了的时候,才能被认为是正确的,才能具有说服力。

材料要经得起实践和历史的检验。主观编造,任意想象;道听途说,以讹传讹;移花接木,任意拔高;以偏概全,一叶障目,都是不可取的。材料要具有典型性,只有选用那些同类事物中最有代表性、最能揭示客观事物本质的材料,才能使文章言简意赅,更有表现力。有的材料虽然是真实的,但是不具有普遍性,不能反映事物的本质,因此,就不能作为说明观点的论据。对此,列宁说得十分深刻:“如果不是从全部总和、不是从联系中去掌握事实,而是片断的和随便挑出来的,那么事实只能是一种儿戏,或者甚至连儿戏也不如。”

结构完整、合理

结构,指文章的组织方式和内部构造。文章的结构、层次必须符合客观事物内部的逻辑关系,即必须合情合理;必须从属于表现主题的需要进行安排;必须符合人们对客观事物认识的规律性,即便于人们阅读、理解、接受;要有利于成功地表达作者的思想意图。

对文章结构要求有以下八个字:完整:即结构齐全,有头有尾,有起有伏,有呼有应,有分有合,就像人体一样,头、身、手、足等主要器官都很完全,而没有残缺不全的毛病。严谨:结构要紧凑、细密,没有松散、脱节的毛病。层次、段落的安排,上下内容的衔接,都要有紧密的内在联系,读起来让人感到无懈可击。统一:结构要通篇一贯,前后一致,形式匀称而又和谐。自然:即结构要顺理成章,合乎自然。详略的处理,长短的安排,层次的划分都要自然、适度。

文风朴实、端正

文风就是作者的立场、思想方法、思想作风、精神面貌、文化修养等在文章中的综合反映。古人曰:“文如其人”、“言为心声”。著名文人沈宗骞说:“笔格之高下,每如人品,笔墨出于手,实根于心。”法国作家罗曼·罗兰说:“要散布阳光到别人心中,总得自己心里有。”

好的文风有以下三种性质:(1)准确性,文章必须具有科学精神,要合乎实际,要能够真实地反映客观事物的本来面目。(2)鲜明性,作者不能隐瞒自己的观点,作者对所表现的客观事物的态度要鲜明,文章要有鲜明的倾向和爱憎。(3)生动性,文章写得生动,使人爱看,才容易取得好的效果。“言之无文,行之不远。”白居易说:“感人心者,莫先乎情。”作者有真挚的情感,才能打动和感染读者。

不良的文风主要表现,一是废话连篇;二是空洞无物;三是装腔作势;四是华而不实;五是语言啰里啰嗦。

语言准确、简明

要表达准确的思想,必须选择准确的语言。尤其是应用文的实践性很强,不能错用词语,要避免语意模糊、句子残缺、语序紊乱、逻辑错误的现象。

文章的语言要简练明快。古人强调:“文约而事丰”,用现在的话说,就是用简洁精炼的语言,表达极为丰富的内容。莎士比亚说:“简洁的语言是智慧的灵魂;冗长的语言则是肤浅的藻饰。”为此,写文章时,尽量精选字句、长句化短、巧用古语、刊落浮词、避免重复。

列宁说:“最高程度的马克思主义,是最大限度的通俗易懂。”文章要通俗易懂,语言要生动、形象,尽量接近口语。

明帝朱元璋有一段反对繁文的故事很有趣。洪武9年,刑部主事茹太素上书报告5件事,一共写了17000多字。朱让人读给他听,读到16000字的时候,还听不到一点具体的内容。朱大发肝火,令人把茹打了一顿。第二天又让人接着往下读,读过16500字才听到5件事的具体内容。5件事中有4件事是可行的,朱赶快令人去办,他还向茹作了自我批评:“今朕厌听繁文而驳问忠臣,是朕之过。”从此,朱元璋规定了《上书陈言法》,若官民有言者,许陈实事,不许繁文。”还专门颁发《案牍减烦式》,要求各式文书一律减少繁文,不许哕嗦。一古人说,应用文写得冗长繁杂,浪费财物,消磨读者的时间和精力,无异于戕(qiang,伤害、杀害)害别人的生命,这些话说得确有道理。

正确使用标点符号

标点符号是文章中有机组成部分,它起着字、词、句之间的节奏、停顿、承启、接转、润色等作用,是完整、清楚地表达思想的一种重要工具。

实用文中的标点符号事关重大,有时一个小小的标点符号竟关系到财产、前途以及命运的问题。《中国法制报》曾登过一篇《标点官司》的文章,说的是在打印经济合同时,漏打了一个顿号,结果丢失了4亩半水田。

实用文使用标点符号时容易出现的毛病,一是句号、逗号分不清,往往出现一逗到底的毛病。二是不是问句而用问号,如“这样胡来,怎么能行”,在“能行”之后,应用感叹号(!),而不能用问号(?)。三是引号使用不当,如对别人的话作了删节或引用大意,再用引号那就不妥了。四是不认真写,如有的把“。”号写作“·”;有的把句号、逗号、顿号等写在一行的第一格内。

居委会干部要认真学习和掌握标点符号的名称、符号形态、用法及规范要求,在写应用文时,要认真、准确地使用标点,以免因标点符号使用不当而歧义纷生,贻害工作。

李首鸿同志对应用文的要求归纳了四个字:明、准、实、简。明,指一篇应用文拟制的目的明确,文发给谁,为什么发,在什么范围适用,要求做到什么程度等,都要十分明确。准,就是从观点、材料到格式、语言以至标点符号都要做到准确无误。实,是指内容真,文风朴实。实,才可信,才能维护应用文的权威性。简,即简洁明了,有话则短,无话则免。一句话可以说清楚的就决不用两句话去说,不能哕嗦,力戒重复的字、词、句在文章中出现。

(第二节)实用文的写作过程

写文章是有规律性的,其过程大致分以下五个阶段:搜集、占有资料实用文必须言之有物。作者应根据所要写的实用文的具体目的、要求,去搜集信息、资料、数据。信息材料的来源,一是直接材料,即作者日常工作、生活中的经验,这是从观察、体验、感受、实验、试验中得到的;二是间接材料,即从文件、文献、书刊及其他信息资料中取得的;三是直接通过专门的调查得到的;四是对大量原始材料经过整理、分析、加工后得到的。

材料要绝对真实,但不能把一大堆真实的材料堆砌在一起,不加分析、选择地使用。正确的做法,一是按照事物的本来面目去认识、说明事物,要从实际出发;二是用辩证唯物主义和历史唯物主义观点进行全面分析,得出正确结论;三是正确看待主流与支流、整体与局部、成绩与缺点;四是材料要具有代表性、典型性和新颖性。

居委会干部平日工作要自觉地、有意识地搜集资料,做到凡是和自己工作有关的材料,见到就要搜集,听到就要记录,不了解的就要调查。眼睛要多看,耳朵要多听,脑子要多想,手要多记。材料要长期、辛勤、细心地积累。积累材料要有一种大旱望雨、雪中求炭、久渴想水、望眼欲穿的劲头,要做到多、广、全。多,就是量大,数多;广,就是面广,无论是组织内部、外部,还是历史的、现实的,或是报刊、书籍,都要搜集;全,就是正反、美丑、好坏、主次都不嫌弃,一并搜集。只有有了丰富的资料储备,使用时才能随口说出,随手找到,信笔写来。

意在笔前

在未写文章前,要进行构思,也就是对写文章的酝酿过程。作者在思考的基础上,可以与别人探讨,征求他人的意见,听听上级领导的看法。构思包括对文章的主题、材料、结构、语言、风格等,都要有一个通盘考虑。

考虑时要注意两点:一是周密性,即尽量做到细密、周严、无懈可击,能从事物的诸方面去思考、去认识。在考虑成绩与问题、主要与次要、客观与主观、正面与反面的时候,要坚持实事求是的原则,坚持看本质、看主流的原则。二是连贯性,要前后想周到。事物的发展总是有先有后,有因有果。考虑问题要有条不紊,有主有次,有重有轻,既不能割断历史,只想现在,不考虑未来,也不能不顾因果关系,只想结果,忘了原因,不考虑造成结果的环境条件。

在明确了写文章的目的、要求、对象、范围、作用、基本观点和材料的基础上,考虑全文的轮廓:分几部分,每部分写什么,开头、正文、结尾都怎么写,在什么地方用什么材料,用哪些关键的词语、句式。

考虑轮廓即列文章的提纲。文章的提纲实质上是由序码和文字组成的一种逻辑图表,是文章的蓝图。列提纲也称谋篇布局。通过谋篇布局,使全文组成一个紧密的、统一的、有机的整体。文章的线索、脉胳要清楚、连贯;层次和段落要分明;内容要有条理。提纲要视文章的长短,可粗可细。如果文章较长,头绪又较多,提纲则尽量详细些。除了格局间架之外,每层的主要观点、材料甚至约有多少字数,都应列出来。

列提纲的好处,一是帮助作者组织材料;二是可以帮助作者把要写的内容想周到;三是免得想到哪里就写到哪里,前后不连贯。想好了再写,列出提纲,成竹在胸,写出的文章就文理通达、周密严谨。

动笔行文

动笔行文是把无形的思想变成有形的文章,也就是写初稿。此时强调以下几点:(一)集中时间一气呵成这可使写的内容文脉贯通、思路顺畅,使文章的段落、层次之间,环环相扣,丝丝相连,前后一致。有的人提出:“疾书莫间断”。如果中间一停顿,去干其他事情,过一段时间再写,原来的思路可能被打断,思想火花可能飞跑,想好的妙语、警句会忘却,原来的设想可能会消失。思想再重新进入写作“角色”,还需费一番时间。

(二)每一段的内容盘算好了再写,不能想了上一句,就没有下一句如果一句一句地往出挤,就会重复啰嗦,前言不搭后语,作者的思想、见解、情感,就难表述清楚。

(三)详略适当该说的一定要说清楚,说充分;不该说的,就一定不说。“下笔千言,离题万里”,“夸夸其谈,言不及义”,以及枝蔓横生,画蛇添足等等,都是当止而不能止的表现。

(四)不必耽于“小节”写初稿时,如果发现枝节上有问题,有的可顺手修改、处理,有的若拿不准、费时间,可在旁边做上记号,待修改时加以解决。切不可时时停下查找、思索,用过多的时间去咬文嚼字。否则就会拖长时间,中断思路,影响全篇脉络的贯通。

反复修改

古人曰:“善作不如善改”,“文章不厌百回改”。好文章是经过千锤百炼改出来的。我们想要对曲折复杂的客观事物有个全面、正确的认识,并且还要以文章的形式把它恰当地反映出来,那的确不是一下子就可以完成的,必须经过反复研究,不断修改,才能臻于完美。

修改的内容:写作的意图是否表达清楚?文章的观点是否阐述明白?材料用的是否妥当?布局是否科学、合理,是否完整、统一?观点的论证是否合乎逻辑?观点与材料是否吻合?段落、层次是否分明、连贯?内容与标题是否相符?离题了没有?词语、句子是否完整、准确,是否合乎语法要求?标点是否准确?有无错别字?

实用文是要应用的,必须写好,做到内容正确,形式完美。写完了初稿一定要反复修改。有的可小修小改,有的则大修大改,重要的是精修细改。修改的方法有两种:一是朗读,有时自己写的东西,光看是看不出毛病的,可是用口一读,不上口,用耳一听,不顺耳,于是毛病就找出来了。二是搁一搁再改,过一段时间再改,拟稿人可以冷静下来,换个角度进行修改,要表述的内容就会更完善、准确。

定稿誊请

经过反复修改,最后通篇阅读、检查,在定稿后再规规正正地誊清。誊清的文稿要合乎文面(书写、标点、行款格式)要求。谢觉哉同志提出:“字,写得清楚,人家容易看;写得美,人家喜欢看。”有人说,汉字写得如何,从某种意义上说,也反映一个人的文化修养。

实用文的书写,如果字迹工整、秀美,既便于识认又给人以美感,对尽快理解公文内容是不无益处的。反之,字迹潦草,文面杂乱,错字迭出,让人见而生厌,读而心烦。这即所谓因“形”而害“意”,往往延时误事,贻害工作,甚至造成极大的损失。

据《历史大观园》(1994年第10期)载:1930年5月初,蒋介石与冯玉祥、阎锡山在河南南部进行了一百多万兵力的大战。战前,冯、阎商定率军在河南北部的沁阳会师,集中兵力一举歼灭驻守在河南的蒋军。但是,冯的一位作战参谋在拟定作战命令时,误把“沁阳”写成了“泌阳”,碰巧河南确有个泌阳,该地与沁阳相距数百里。这样一来,就使得冯的军队误入泌阳,贻误了聚歼蒋军的有力时机,让蒋军夺取了主动权。这因一撇之差而发出的错误文件,不仅使冯阎联军损失重大,还为蒋介石建立政治军事独裁创造了条件,甚至影响了中国的政局。

(第三节)计划、总结的写法

工作计划的写法

“凡事预则立,不预则废。”居委会每进行一项工作之前,制订一个比较周密的计划,往往能收到事半功倍的效果。有了计划,可以避免盲目性,增强自觉性。

(一)工作计划的结构与写法

工作计划一般由标题、正文、结尾三部分组成。

1.标题。标题即表明是什么计划,如《北玲珑巷居委会2001年工作要点》。这个标题包含了计划的名称、单位和适用的时间。也可把单位列在第二行。标题应写在第一行的正中间,为了醒目,字体可稍大一些。如果计划不成熟或尚未讨论通过,可在标题后用括号注明“讨论稿”、“草案”等。

2.正文。这是计划的基本内容,包括前言、目标、任务、工作、措施、步骤、期限、分工、责任、协作等。一般按下列顺序写:(1)前言。扼要地说明为什么制订本工作计划,依据是什么。对下述内容可以有选择地、适当地写进前言:上期主要工作成绩、经验、问题;本社区居民群众及政府机关的要求;计划期本地区乃至全国的政治、经济形势。前言是工作计划的“总纲”、“灵魂”,尽管文字不多,却要精心写好。

(2)奋斗目标。根据需要与可能,提出居委会(或某一方面的工作)在计划期具体的努力方向、奋斗目标。要明确质量、数量标准,如增加绿地面积的平方米数,五好家庭占全社区居民家庭数的比例等。奋斗目标要从实际出发,既不能过高又不能过低,应该是先进、合理。过高,望尘莫及,使大家丧失信心;过低,唾手可得,也不能调动人们的积极性。所谓先进、合理,是指在现有实际条件的基础上,通过共同奋斗而能实现的目标。

(3)完成工作任务的措施。居委会工作面广,可分项用小标题说明。分项目先写明任务,后写完成任务的具体要求、步骤、措施、办法等。有人把这种写法归纳为三条,即:做什么,怎么做,什么时候完成。

3.结尾。凡属于本单位的工作计划,把计划的制订者和日期写在正文的右下方。若标题已写明单位名称,结尾就只写制订日期。有时还要写明抄报(或抄送)单位。

(二)写工作计划的主要要求

1.做好写前的准备。认真学习党和国家政府的有关政策文件;深入分析本社区面临的新情况、新问题;收集有关的信息、资料、数据;充分征求有关部门、人员的意见。

2.从实际出发。写计划要克服三种通病:一是单纯按政府机关有关部门的工作计划套,简单地照抄照搬;二是单凭过去的老经验、老想法、老习惯做法,写出的计划与以往的计划雷同;三是提的措施、办法抽象笼统。写计划一定要反映本社区的特色,要有新鲜内容,应从本社区实际情况出发,要有针对性。

3.内容要具体、计划要切实可行。应把工作计划的任务、要求、措施、办法、进程、步骤、期限等,都要写清楚。

4.行文简明、流畅。具体说,一是结构合理,层次分明;二是文字通顺,句式流畅;三是深入浅出,通俗易懂;四是语言简练,内容紧凑。

工作总结的写法

工作总结是对前一时期的工作,进行全面、系统的回顾、分析、概括和评价,通过总结,可以把工作实践中的感性认识提高到理性认识,得出经验教训,明确努力方向,以便把今后的工作做得更好。

(一)工作总结的种类

1.综合性总结。就是在工作进展到某一阶段之后,对工作的各个方面,全面系统地予以总结。如《北玲珑巷2000年工作总结》,就需从公共事务、公益事业、文明建设、调解民间纠纷、维护社会治安、公共卫生、计划生育、优抚救济、青少年教育、社区建设、社区服务等方面,摆情况,谈成绩,找问题,以明确今后工作的方向。综合性总结内容比较全面,但也并不是面面俱到,把工作的各个方面都囊括无余,而应该选择与中心工作有关的成绩显著、经验突出、问题较多的某几个方面去总结。

2.专题性总结。一般是围绕工作某一方面的先进经验或某一问题进行专门总结。这类总结在实际工作中使用得最多。专题性总结的内容要求非常集中,如《×××家委会计划生育工作总结》。写专题总结针对性很强,要在对某一问题有深刻认识的基础上,进行严密地分析、论证,做出结论,深入而有重点地探索规律,要具有一定的指导意义,有的甚至有一定的科研价值。

(二)工作总结的结构

1.三段式。按照基本情况——做法和经验——问题与努力方向,分成三部分,依次来写。有的人提出四段式,即主旨一做法一效果一体会。这种结构是程序式结构法,其好处是容量较大,眉目清楚,头绪分明,内容也比较集中。

2.并列式。即按问题或工作性质,分成几个部分,每一部分有相对的独立性,各部分之间又有密切的联系,都同时为中心内容服务。在每一部分都对某一专题的情况、经验、教训、意见等独立进行阐述。其优点是各部分内容逻辑关系比较清楚,写时有事例、有分析、有比较、有结果,灵活自由,生动活泼。

3.阶段式。按时间顺序或事物发展的自然顺序安排内容,强调各部分之间的纵向关系。其优点是全文脉络清晰,便于看出工作的发展进程和每个阶段的特点。采用这种结构形式,千万不能写成流水帐,要注意突出各个阶段的特点。

(三)工作总结的格式与写法

1.标题。总结的标题有两种:(1)公文式标题,要写明单位、时间、事由、文称。如果标题下或文末有单位署名,标题可省略单位名称。(2)文章式标题,一般是直接标明总结的基本观点,常用于专题总结。

有时用双标题,它同时使用上述两种标题,一般正题用文章式标题;副题采用公文式标题。

2.开头。也叫导语,是扼要地交待基本经验、教训和过程。常见的开头有四种:一是概述式,把总结的工作背景、时间、地点、经过,以及有关条件写清楚,有时把主要成绩、经验、问题扼要点出来,给读者一个总的印象。

二是论证式,直述党政机关要求精神或有关方针、政策,然后通过事实来论证这种要求、方针、政策的正确性。

三是对比式,采用比较法,将有关情况进行对比,显示优势,说明成绩。

四是结论式,开头先作结论,或先摆出成果,然后详细叙述情况。

3.主体。要说清楚已经做了什么,怎么做的,做到了什么程度,主要是从总结对象的实际出发,分析研究问题,找出规律性的问题,总结出经验教训。

主体是工作总结的基本部分,其文字量占整个总结的90%以上。必须下功夫写好这一部分。

第一,要用客观、全面、辩证的观点观察分析问题,既要看到工作的有利条件,又要看到不利条件;既要看到主流,又要看到支流;既要看到工作成绩,又要看到缺点和不足;既要看到现在的工作成绩,还要看到将来的发展趋势和前景。不要采取肯定一切或否定一切的态度;也不能一谈成绩经验,就渲染夸大,具体详尽;一谈缺点,就轻描淡写,避重就轻,一带而过。只有全面地看问题,才有益于指导以后的工作。

第二,层次清楚,用词准确。这一部分篇幅长,除了注意结构合理,层次分明外,逻辑要严密,推理要正确;要前后照应,连贯一致。用字遣词,特别是判断性的词语,必须准确,事实不走样,数字不马虎。要具体,忌笼统;要简明,忌累赘;要平实,忌夸饰。当然也要生动活泼、通俗易懂,让人听得下去,看得下去。

第三,突出重点,寻找与把握工作中带有规律性的东西,是写总结的硬功夫。写总结不能罗列现象,堆砌材料,也不能例行公事,敷衍应酬。应根据写总结的目的和问题的性质而有所侧重,选用恰当的材料来突出重点,将材料和观点有机地统一起来。如果把主要工作或一个阶段中暴露出来的主要矛盾,又是怎样解决的写清楚了,而工作的基本面貌和特点、主要经验教训,也就比较突出鲜明地反映出来了。否则,给人的感觉就是一笔糊涂帐。总结不要平铺直叙,面面俱到。

第四,写出特色。总结要抓住事物的特点,反映出本单位的主要特色来。要善于发现各种新事物和新经验,注意研究新问题。切忌平庸、老一套、空洞无物。总结要有创见、有新意,能够形成新观点,有自己的独到之处。

4.结尾。可对整个总结的内容进一步归纳概括,也可写出今后努力的方向。还要注意署上单位名称,标明时间。

(第四节)工作报告、简报与典型经验的写法

工作报告

报告种类较多,如调查报告、总结报告、专题报告、呈报性报告、请示报告、答复性报告等。居委会与政府有关部门联系工作中,往往就某一个事件或问题要求妥善解决的报告。这种报告的结构为:1.标题,表明该报告的内容;有时在抬头写上呈送的单位。

2.开头。要简要地阐述本报告的主旨。

3.正文。主要内容:(1)现状或情况;(2)存在的问题;(3)解决问题的建议、办法。

4.结尾。请求帮助解决,给予答复;写上报送单位、日期,还要盖章或签字;必要时列上抄送单位。

注意以下几点:

1.情况、问题的阐述要真实、简明。报告中引用的材料、数据、图表等,应核实精确。

2.较长的报告可分几部分,每部分加上适当的标题,以便于读者容易理解、掌握报告的要点。

3.提出的建议、办法、措施、要求等,要实事求是,明确清楚,不能含糊不清,模棱两可。不然,就会使对方感到无所适从。

简报

简报即简明扼要的情况报告,它是社区内部交流情况的方式,是政府机关了解居委会工作及社区情况的渠道,是向兄弟单位交流情况的一种文件。

(一)简报的结构1.标题。用极为简明的一两句话揭示简报的主题思想,或反映简报所报道的对象、事件。简报的标题要精心确定,做到准确、鲜明、简洁、生动,对读者要有吸引作用。标题的形式有概意式、反问式、疑问式、比喻式、号召式、复式等五种。确定标题要防止题文不符、题义不清、标题冗长、抽象空洞等毛病。

2.导语。它是用极简明、生动的文字,写出简报要反映的最主要、最新鲜的事实,鲜明地揭示简报的主题思想,说明全文的目的和结论,使读者对简报有一个总的了解。导语是简报的第一个自然段,担负着统帅全篇材料的任务。

导语没有固定的格式,常用的写法有叙述式、提问式、引语式、结论式等四种。

写好导语注意四点:一是抓住问题的实质,要开门见山,把谁、干什么、结果怎样三方面的内容准确地交待清楚;二是在提炼上下功夫,不能把许多具体材料一古脑儿地写进导语;三是要短小精悍,简洁明了,不能冗长啰嗦,拖泥带水;四是注意不断创新,力求生动、新颖、鲜明、活泼。

3.主体。主体内容多,应恰当地分出段落。安排层次的方法有三种:(1)纵式结构,是按事物的发生、发展过程和时间顺序安排。反映动态的简报,可采用这种结构。(2)横式结构,即根据事物的内在联系或问题的逻辑关系安排层次,文章可并列几个问题,一个问题一个问题地写。(3)按时间顺序和逻辑顺序揉合在一起写。

写好简报的主体部分,关键在于要有充分的事实材料,善于运用事实说话。事实材料要同导语部分照应好,必须紧紧围绕导语所确立的主题思想来选择和使用材料。

4.背景材料。任何事物都不是孤立的。每件事都有其发展变化的来龙去脉,并和周围的事物发生着有机的联系。因此,有必要围绕简报所反映的事件交待有关的背景材料,说明其发生的具体条件和特殊原因。背景材料包括:“说明性材料,如政治和经济形势、历史演变、工作面貌、物质条件、思想状况等。对比性材料,如今昔对比、正反对比、彼此对比等。使用背景材料要为主题服务,不宜多,以免喧宾夺主。

5.结尾。即简报正文的最后一段或最后一句话。其写法多种多样,有小结式、评论式、启发式、号召式、分析式、展望式等。许多简报只要把事实摆清楚,意思说尽,收得自然,也可以不写结论。

(二)简报写作的要求1.准,就是把问题抓得准,有针对性。如何准确地抓住问题,一是从全局着眼,写出的简报对全局工作能起推动作用。二是抓趋势,对事物的发展要有预见性。三是善于抓苗头性问题,这类问题往往是新事物的先声、新创造的火花、新经验的先导,具有强大的生命力。四是具备工作敏感,敏感性强,才能随时发现值得写的有意义的事物。

2.真。简报内容要真实有据。要有一说一,有二说二,恰如其分,留有余地。简报用语要朴实,还应做到不迎合而弄虚作假,不赶“浪头”追时髦。

3.简。就是简明、简短,用尽量少的文字写清必须说明的问题。主题集中,一稿一事,不贪大求全;紧扣主题,精选材料,不枝不蔓,惜墨如金,反复推敲,文字精炼。

4.快。即迅速及时。简报的功能,决定了简报的编写必须讲求时效,不能搞“马后炮”。简报讲求时效,要求其作者思想敏锐,行动快捷,反映问题快,分析快,写作构思快,动笔成稿快,同时要求编辑、签发、打印、发稿快。

5.实。就是内容实实在在,不空洞、抽象,不写空话、套话、大话,更不能说假话。简报的作者要端正写作态度,学会运用事实说话的方法技巧,做到“五会”:会概括事实;会精选事例;会点面结合;会再现景场(即生动、形象地描写现场情景,增强说服力、感染力)、会夹叙夹议。

典型经验

抓住典型,运用典型经验推动与指导面上的工作,这历来是我们的一种基本的工作方法。典型经验可以起到引路作用、起到提高认识、统一思想和示范作用。

(一)典型经验材料的写作要求1.集体典型经验:(1)确实有典型意义,要看一看该经验是否有针对性,是不是提出了人们最关心而又非常需要解决的问题。一般来说,集体典型经验都应有高人一筹的做法,能提出一些给人以启示的思路,能给人一些真正解决实际问题的经验。(2)要有过硬的事例,因为有了过硬的事例,才能使介绍的典型经验生动具体,给人留下深刻的印象。(3)要有好的、令人信服的效果。尽管说得天花乱坠、头头是道,如果没有好的效果,那是不能说服人的。(4)讲清背景,主要目的是说明该典型经验的普遍意义。即使经验再好,别的社区没有条件学,人家就不会感兴趣。

2.个人典型经验:(1)要抓住最突出的事迹或最突出的经验;(2)注意把先进事迹和先进思想结合起来,这样才能感染人,使人从中得到启发、教育。特别是要挖掘并展示先进人物的闪光思想,这才能拨动人们的心弦,使人感奋、激动,引起共鸣,发人深思。

(三)注意的问题1.要实事求是,必须真实。既不能把有说成无,也不能把无说成有;既不能夸大,也不能缩小。不顾实际情况硬是添枝加叶地美化,其结果会适得其反,甚至给先进帮了倒忙。

2.要注意分寸。写作时用语要谦虚,不要用教训人的语言,不要加一些不适当的形容词,最好是多讲具体事实。注意不要说别人的缺点,以免有“抬高自己,贬低别人”之嫌。

3.写出的典型经验材料,不要使人产生高不可攀或没法学的感觉,应该把典型本身写成既是先进的,又是别人经过努力也能够做到的。这样的先进典型经验就有了普遍学习和推广的基础。

(第五节)努力提高文字表达能力

居委会干部如何提高自己的文字表达能力,笔者简略列出以下八个“多”字,供读者参考。

一是“多”读书,学习较多的知识;

二是“多”实践,总结较多的经验;

三是“多”积累,占有丰富的信息资料;

四是“多观察”,不仅看到事物的表面现象,而且要认识事物的规律性及发展趋势。

五是“多”思考,提高自己的研究、探索能力;六是“多”练写,掌握实用文写作的规律和技法;七是“多”请教,即向其他同志特别是写作经验较多、写作水平较高的同志学习。

八是“多”磨练,加强自身的修养。古人云:“做人、做文,以品为主”,“观其文可知其人”。居委会干部要加强马列主义理论修养和思想品德修养。

复习思考题

1.通过事实说明居委会干部提高文字表达能力的重要性。

2.居委会常用的实用文一般有哪些要求?

3.实用文的写作过程是怎样的?

4.谈谈工作计划的结构与写法。

5.写工作计划有哪些要求?

6.谈谈工作总结的结构、格式与写法。

7.工作报告的结构是怎样的?写工作报告应注意什么?

8.简报的结构是怎样的?简报的写作要求有哪些?

9.谈谈典型经验写作要求与注意的问题。

10.居委会干部如何提高自己的文字表达能力?

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