预算编制过程已经明确了公司各个责任主体的努力方向,预算的实施过程以及超额预算的监控则是各个责任主体实现预算以及公司控制财务风险的过程。公司预算管理能否达到预期效果,主要取决于预算实施过程以及公司对预算执行的有效控制。
一、预算实施的内容
预算的实施主要包括预算责任书的签订、预算的调整和仲裁以及年终的预算考核。1.预算责任书的签订
正式预算确定后,公司内各部门、事业部及子公司的负责人要与预算管理委员会主任签订预算目标责任书。预算目标责任书由总部预算编制部门统一制作,责任书中包括:预算方案中的核心指标,与预算值对应的奖惩办法。该协议要在人力资源部门备案。
2.预算的调整和仲裁
预算执行中往往会发生许多与预算编制初期的假设条件不一致的事件,公司预算管理委员会要根据这些事件对公司的影响程度以及公司化解风险的能力决定公司是否调整预算。此外,公司内部可能因为预算(因为预算是资金资源的分配)而产生资源供给矛盾,总部要对各事业部、子公司的供给矛盾进行协调。因此,公司必须建立预算的仲裁流程。
(1)预算的调整。当公司内外环境发生变化,预算出现较大偏差,原有预算不符合公司实际经营时,就需要进行预算调整。预算调整是一个十分规范的过程,需要建立严格、规范的调整审批制度和程序,按照规定的程序进行调整。预算调整不仅影响到各事业部、各子公司的利益,而且可能影响到总部职能部门的利益,所以需要从严把握。预算调整的审批权限应该高度集中,而预算管理委员会是全面预算管理的最高权力机构,所以通常将预算调整的审批权限集中于预算管理委员会。
(2)预算的仲裁。预算仲裁是当预算责任主体之间发生利益纠纷时,由公司最高预算管理机关对责任主体之间的利益冲突进行的裁决。预算管理涉及很多责任主体,公司各职能部门、事业部、子公司之间存在着无法割裂的连带关系,预算执行过程中各责任主体难免产生利益冲突,从而影响预算的顺利执行。因此,必须借助仲裁维护预算的严肃性,维护公司的整体利益。
①内部仲裁机构。内部仲裁机构是负责调解和裁决各预算责任主体之间的经济纠纷的权力机构。内部仲裁机构应该由公司预算管理委员会负责。当责任主体之间发生纠纷时,首先由预算管理委员会进行调解,调解成功则由纠纷双方根据协议自行解决;若调解无效,则由预算管理委员会进行裁决,并将裁决结果强制执行。
②内部仲裁原则。内部仲裁应当坚持公正原则和整体利益高于局部利益原则。各预算执行主体均是公司内部的责任实体,所以预算管理委员会进行内部仲裁时必须一视同仁。当职能部门、事业部或子公司与公司利益发生冲突时,局部利益均应以公司利益为重,不允许为了局部利益而牺牲公司利益的事情发生。
3.预算考核
(1)预算考核的组织级次。预算考评应当按照组织级次逐级考评。公司的预算考核可按照三个级次进行:董事会负责对高级经营管理团队预算执行结果的考评,预算管理委员会(部分公司为绩效管理委员会,但组成人员基本相同)负责对事业部、子公司预算结果的考评,委员会通常由公司总经理、副总经理、审计部、财务部、人力资源部、预算编制部的经理联合组成。审计部、财务部、人力资源部、预算编制部的经理则由总经理亲自考评。事业部及子公司基层人员的预算考评主体是直接上级主管。
(2)预算考评的基本程序。预算考评既是一种动态考评,也是一种综合考评。作为动态考评,各责任主体在预算执行过程中对预算执行情况和预算指标之间的差异即时确认、即时处理,进行的定期检查,属于事中控制。作为综合考评,各责任主体在预算期末对于各预算执行主体的预算完成情况进行的整体分析评价,更关注公司整体效益的评价及年终利益分配。动态考评侧重过程上的控制,综合考评侧重结果,综合考评必须建立在动态考评的基础上,其结果是动态考评结果的“积累”。预算考评的基本程序如下:
①资料收集。预算考评所需的资料包括内部资料和外部资料。内部资料主要是预算指标以及预算的实际执行情况。预算指标来自年初的预算方案,预算的实际执行情况来自财务部门以及预算审计部门,内部资料用来确认目标与结果的差异。外部资料是影响预算执行结果的外部因素,用来保证考评结果的外部公正性。
②差异确定。公司预算编制部门将内部资料即年初的预算指标额与预算实际执行情况逐项检查,确认差异。
③差异分析。对差异进行分析是为了界定预算执行过程中的可控因素和不可控因素。公司应当尽可能地在预算考评时剔除不可控因素对业绩产生的不利影响因素,将可控的业绩进行评价。对于部分情况公司应当分析考评,例如,公司年中调整政策导致被考评单位业绩下滑;国家或政府政策发生重大变化,导致相关公司业绩受到严重影响;市场发生重大变化但事业部及子公司无法控制(如原材料突然涨价导致中下游产品成本上升)利润出现滑坡等。被考评事业部及子公司如果发生上述情况,在经营过程中,需及时向总部提出书面报告,得到总部确认,在考评时,被考评的单位应当提供充分依据,经考评人员确认后才能调整考评标准。
二、超额预算的监控
超额预算一直是预算管理过程中的难题,因为超额预算的支出容易导致公司“银根紧缩”,情况严重的会导致公司“支付危机”,在融资渠道缺乏的情况下,极易导致公司破产、清算或被兼并的命运。为了防止以上情形的出现,公司必须时刻注意超额预算的事前、事中以及事后的风险防范。
1.超额预算的审批
公司财务部门负责监控财务预算的执行情况,及时向事业部及子公司、董事会提供财务预算的执行进度、执行差异及其对公司财务预算目标的影响等信息;事业部及子公司则依据预算方案开展经营,对于超预算的支出主动向财务部门、预算管理委员会汇报。一般情况下,公司对超额预算的处理要经过申请、审议和批准三个主要程序。
(1)超额预算调整的申请。如果需要增加预算,首先由预算执行人或编制人提出申请。调整申请要说明调整的理由、调整的初步方案、调整前后的预算指标对比以及调整后预算的负责人、执行人等情况。
(2)超额预算调整的审议。预算执行人或编制人提出调整申请后,应由预算编制部门、财务部门、预算管理委员会、董事会,必要时召开临时股东大会进行审议并提出审议意见。审议意见应说明审议参加人和过程,包括对申请同意、反对或补充修改的内容。为保证审议意见符合实际和有理有据,审议人有必要对申请调整事项做深入调查研究和论证,不可随意做出同意或否定的意见。
(3)预算调整的批准。经审议后的超额预算调整的申请,即可报送预算管理委员会批准。批准人在审阅有关资料后,提出同意或不同意调整的书面意见,下发给申请人遵照执行。由于超额预算属于非正常事项,而且牵扯面广,对其他相关部门会产生影响,并且可能引起一系列的变化,需要从严把握。因此,对超额预算的调整审批权限应该高度集中。
2.超额预算跟踪反馈
超额预算的跟踪反馈按频度可以分为以下三种:
(1)随机性预算跟踪反馈。针对突发性事件可以采用随机性预算跟踪反馈。一经发生,由事件发生执行单位随时向财务部报告,财务部根据事件重要程度向首席执行官通报,由公司首席执行官(CEO)和首席财务官(CFO)签字,及时解决。
(2)月度和季度预算跟踪反馈。预算编制部门和预算执行部门在月度、季度都需要编制预算反馈报告。填写预算差异表,并分项列示超额预算原因,预算编制部门提出改进意见。
(3)半年度和年度预算跟踪反馈。预算编制部门和预算执行部门在半年度和年度也要综合月度和季度预算执行情况做出半年度反馈报告,在报告中以图表方式反映该段时期公司预算情况和预算执行情况,做出趋势分析,总结预算执行过程中成功的管理经验,作为下一年预算编制的依据。
3.超额预算的审计
公司预算管理委员会定期组织公司预算审计,纠正预算执行过程中存在的问题,充分发挥内部审计的监督作用,维护预算管理的严肃性。预算审计按类别可以分为随机性审计和年度审计。
(1)随机性审计。公司审计部可以在预算执行过程中随机性地对预算执行单位进行预算审计,随机审计可以是全面审计也可以是抽样审计。在特殊情况下,公司也可组织不定期的专项审计。随机审计工作结束后,公司审计部应当对审计情况形成审计报告,直接提交公司预算管理委员会,并上报董事会。
(2)年度审计。预算年度结束时,公司审计部应对公司进行全面的审计工作,财务审计方面应侧重于对预算执行情况进行审计。一旦发现问题及时报告,及时纠正,并对责任人加以处罚。形成公司内部自上而下的监督制约机制。审计工作结束后,公司预算管理委员会应依据年度预算执行情况向董事会报告,董事会依据年初签订的预算目标责任书对预算管理委员会及预算执行单位责任人进行相应的奖惩。