5.程序性
公文写作中对于各种名称的表述还要注意讲求顺序，不可随意而为。主要包括：其一，对于人名的排列，既可按其姓氏笔划为序，也可以其职务级别为序。要特别注意涉及若干人的职务时，应根据场合按照有关规定正确排列；其二，对于地名，应当按照由大到小的顺序排列。如属同一层次的地名，则应按规定的顺序排列；其三，对于同级机关名称的连用，则应按其各自的法律地位和使用习惯排列。如县级机关应是“县委、县人大、县政府、县政协、县纪委”。其他层级机关的排列顺序亦是如此，不可前后错位；其四，各省、自治区、直辖市并称时，必须按照“各省、自治区、直辖市”的顺序排列。
6.准确性
这是公文写作运用名称的关键所在。名称表述不准确，就失去了其存在的意义和价值。这里，要特别注意各种事物名称连用时其相互之间的逻辑关系，不能彼此包容或相互交叉。如“各机关、单位、工厂、学校”，这种表述就有欠准确，因为“机关”、“工厂”、“学校”三个概念之间是并列关系，而“单位”与这三个概念之间则是属种关系。在逻辑学上，具有属种关系的概念（名称）不能并列使用；还有，对于一些具有特殊含义的名称，要做到准确表述。如“左倾”、“右倾”的错误，要加引号，不容疏漏，但“极左”不加引号；“文化大革命”则必须加引号；“百花齐放、百家争鸣”只用一个引号，不能写成“百花齐放”、“百家争鸣”，等等。公文中如涉及对有关法律、法规名称的引用，应特别注意其表述的准确性。如《中华人民共和国国家赔偿法》，可写为“我国《国家赔偿法》”，但不得写为“《赔偿法》”，以保持其准确性；同时对有关条款项目的引用亦应做到准确，不能将“第×款”写成“第×项”。此外，还要注意对人名、地名及其他各种专用名称的表述，应当防止误用同音的别字，以保持其准确性。
§§§第8节如何正确运用简称
简称又称缩略语，是现代汉语中词组的基本结构形式之一。它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝炼，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。
公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：
1.标数概括
这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”，“坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想”简称为“四项基本原则”等；在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如“双增双减”、“一个中心，两个基本点”；三是多重式，即由三个或三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如“五讲四美三热爱”等。
2.取前舍后
如“蹲点调查”简称为“蹲点”。
3.舍前取后
如“中国人民解放军”简称为“解放军”等。
4.选取全称中有代表性的语素或词
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”，“全国人民代表大会”简称为“全国人大”，“非典型肺炎”简称“非典”等。
5.合并相同成份
亦即省略两个词中的一个相同的语素，如“工业、农业”简称“工农业”，“离休、退休干部”简称为“离退休干部”，“复员军人、转业军人、退伍军人”简称为“复转退军人”；“病害、虫害”简称为“病虫害”等。
6.标义概括
例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为“一百二十条”，它没有从表面上将其简称为“规定”，而是根据该法规的条款数目（共计120条）而进行归纳，此即所谓“标义概括”。
7.取全称首尾
亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如“中华人民共和国”简称“中国”，“扫除文盲”简称“扫盲”，“归国华侨”简称“归侨”，“微型计算机”简称“微机”等。
8.舍全称首尾
例如“快速记录”简称“速记”，“历史地理”简称“史地”，“人民警察”简称“民警”等。
公文中运用简称，主要应注意以下几个方面问题：
第一，要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的，否则不宜使用。
第二，对于新创或较少使用的简称，应力求表意明确、清晰，力避含混隐约，生僻晦涩，令人难解其义。例如“整办”，究竟指“整党办公室”，还是“整顿市容办公室”，令人费解。据报载，“文革”时期，哈尔滨市一机构的门前挂有“三两办”的牌子，“三两办”所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是“两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室”。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。
第三，使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除“知名度”较高者如“一国两制”、“四项基本原则”、“一个中心，两个基本点”等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。
第四，要尽量避免使人产生歧义。例如将“上海市测绘研究所”简称“上测所”，“人造肉加工厂”简称“人肉厂”，应当坚决加以避免。
§§§第9节如何正确运用实例
在公文写作中，有些文种如情况报告、工作总结、调查报告等，往往与事例有着不解之“缘”。如能正确运用，可使行文的观点或结论更加明确突出，更具说服力和论证性。同时，恰当地运用事例，还可有效地避免抽象、枯燥的弊端，使行文有血有肉，充满生气与活力。因此，要提高公文写作质量，特别是寻求情况报告、工作总结和调查报告等文种的高品位，必须注重对事例的运用。
在进行公文写作时主要应认真把握如下五性：
1.真实性
真实是公文写作运用事例的基础和前提，事例不真实，就会失去其存在的意义和价值，造成不良影响和难以预料的损失。这里，真实包括两层含义：
第一，它必须是现实生活中客观存在的，而不是公文写作人员为着某种目的随意杜撰的。
第二，它必须能够反映客观事物的本质，而不是个别的、偶然的表象。要做到真实，就要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，切实获取和掌握第一手材料，而决不能凭借传闻或者道听途说进行写作，更不允许随意编造。
2.准确性
所谓准确，就是要确凿无疑，可靠无误。它与上述“真实”相辅相成，一本所系。它是公文写作运用事例的生命，特别是对于工作报告、工作总结和调查报告这些文种，在汇报工作、反映情况、总结成绩与不足时，更要求事例运用的准确，包括对人物言论的记述，对有关问题或事件发生的时间、地点、过程、起因和结果的叙写，对有关数字、名称等的表达等等，均应如此。如是间接材料，必须反复核实，方可运用。要做到准确，首先要求公文写作人员必须具有较强的语言表达能力，要能够用简明扼要的文字将所获取的事例恰如其分地“描述”出来。写入公文中的事例，必须与客观实际相吻合，不容出现差错。这样，用语要肯定，不宜使用诸如“也许”、“大概”、“可能”等模棱两可的词语（工作总结文种尤应禁忌），否则就有失准确；但是对于那些如实说明事物可靠程度的词语如“据不完全统计”等，不在此列。其次，要求写作者必须深入实际，注重调查研究，力争运用第一手材料。对此，上文在阐述事例的真实性要求时已很明确，此不赘言。只有在真实的前提下，才能保证事例的准确性。
3.典型性
这是公文写作运用事例的关键。事例不典型，就缺乏说服力。所谓典型，究其含义，应是具有某种代表性的，能够集中反映一般事物的本质和规律的东西，它是同类事物的代表。典型既有正面的、先进的，也有反面的、落后的，还有代表事物的发展趋势或方向以及反映事物一般的、平均的发展水平的典型。由于作者在实践中所获取的事例往往不只一个，但又不能将它们都写入公文，在这种情况下，就应采用比较分析的方法，对这些事例进行认真权衡，反复比较，选用最有代表性、最能说明问题的事例即所谓典型事例入文。
4.针对性
即对事例的运用，必须针对行文的观点或结论来进行，这是公文写作运用事例的目的和宗旨。缺乏针对性，就不足以说明问题。由于公文中的事例是为说明、印证所提出的观点或作出的结论服务的，因此对于事例的选用，必须紧紧围绕观点或结论进行。当然，观点或结论来源于事例，是从大量的事例中提炼升华而来，又反过来统辖事例。没有事例的扶助和烘托，观点或结论只能是空洞抽象的说教，也难以令人接受。但是，如果所运用的事例与观点或结论的结合不够紧密甚至相悖，即缺乏针对性，就会失去其自身应有的效用，有损于通篇公文的质量。
5.生动性
生动性是公文写作运用事例的基本要求。事例不生动，就没有吸引力和可读性。由于事例是客观存在的事实，而事实本身往往就是五光十色、生动感人的。因此，写作时无需过多地刻意渲染、铺陈和藻饰，只要将事实客观地、准确地描述出来，就会给人以生动之感。但是，常有这样的情况：原本很是生动的事例，由于作者的不适当描绘，却显得干瘪枯燥，笼统空泛，难以引起阅者的兴趣。这样的事例，也就难以产生应有的效用。为此，就要求公文写作人员在具备较高语言表达能力的基础上，深入实际，准确地、具体地了解和把握事情的来龙去脉，对其中的重要细节包括人物的一言一行，都不要轻易放过。
因此，真实性、准确性、典型性、针对性和生动性是公文写作运用事例必须遵循的基本原则。这五“性”之间彼此渗透，互为依存，互相补充，共同构成一个不可分割的整体。忽视其中任何一“性”，所运用的事例就会变得黯淡无光。
