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第30章 做时间的主人

回到KD,Snow工作的量和难度系数都又加大了。David王说:“别再以菜鸟自居了,你现在已经基本脱离菜鸟的范围了。还想像刚进公司的时候,事儿那么少?基本上没机会了。”

Snow的动作本来就慢,现在工作的量突然一增加,她还真的有点儿忙不过来了。每天总是要比正常的下班时间晚上一两个小时才能把事情做完,甚至有的时候还得把工作带回家继续做。这样的生活持续了大半个月,范斯特都开始抱怨了:“怎么有那么多的事情做不完啊?每天都只能和我吃个饭就回去了,有的时候还连出来陪我吃饭的时间都没有!你知不知道我作为一名正常的男青年,明明有女朋友,却天天下班后要‘独守空闺’,我有多么地苦闷啊?”

Snow自己也很郁闷。公司里面,级别比自己高,每天要做的事情比自己多的人那是多了去了,可是也没见人家像自己这样天天加班呀。Snow打开自己的工作笔记,上面记录着自己每天做的事情。Snow开始拿着彩色的记号笔开始在上面勾勾画画。Snow发现,自己做的所有事情可以分成三类:第一类是只需要自己一个人就可以完成的;第二类是必须别人配合自己才能完成的;第三类是别人需要自己的配合才能完成的。自己以前从来没有从这个角度来考虑过自己的工作顺序安排。自己只是单纯地把事情按照重要程度和时间限度做一个分类排序,先做重要的和紧急的,后做那些次要的和不急的。有的事情确实很重要、很紧急,但是没有别人的配合根本无法完成,自己的很多时间被浪费在了催促别人完成他所应该完成的那部分上面。又有一些事情,别人一定需要自己配合才能完成,Snow的习惯是拿到这样的事情的时候,总是放下手里正在做的事情,先做别人拿过来的事情。其实这样打乱了自己的做事情的思路,无形中降低了做事情的效率。

那在了解了事情的轻重缓急之后,要如何才能更加提升自己的工作效率呢?最后Snow给自己做了一个这样的时间安排:

首先把工作按照自己、我配合人、人配合我做一个分类。然后在每个分类里面再按照工作完成的时间进行日、月、季度、年的分类。最后再标注出最重要最紧急的事情。

每天上班的前半个小时,Snow会先拿出那些需要别人配合才能完成的事情,然后去找到相应的配合者,和他们讨论商量分工、问清对方的时间安排,何时资料汇总等等。早上刚上班的时候一定是找人最容易的时候。同时,早一点把事情告诉别人也是对别人时间的尊重,让对方能够有一定的自由去选择一个合适的时间来完成共同的工作。

然后,Snow就会开始按照事情的轻重缓急做自己一个人就能完成的事情。如果只做自己就能完成的事情的时候发现效率仍然很低的话,就要去自我觉察,效率低的原因是自己努力不够,还是能力不够。

有的人的习惯就是喜欢一边做事情,还要一边东摸摸西搞搞。比如一会儿起来给自己倒杯水,一会儿听到邻桌的同事讨论什么事情就要去插上两句,再一会儿又想起这个周末有纵贯线的演唱会,要叫朋友帮自己订票,就悄悄跑到办公室外面打电话……时间就是这样悄悄溜走的。Snow倒是没有这么夸张,不过她有个毛病,就是容易走神。一个人做事情的时候很容易想到其他的事情,一不小心就放下手里正在做的事情,发呆去了。意识到这个问题之后,Snow专门给自己买了一个会震动的电子表。在开始做一件事情之前,Snow就会设置闹铃,一开始是每10分钟提醒一次,后来逐渐变成每20分钟提醒一次,然后是30分钟提醒一次……这样做的效果就是Snow做事情时的时间观念加强了,“走神率”和发呆时间迅速下降,工作效率明显提高。

而发现自己的能力不足以解决的事情,就应该及时主动地寻求帮助,或是向同事,或是向上级。当然,下这种判断应当是在自己已经独立做过努力地尝试之后。同时,发现了自己的能力在某方面的欠缺之后就要时时刻刻注意去提升补足自己的能力。

最后才是做别人需要自己配合完成的事情,当然,如果事情十万火急必须当时立马完成的除外。在接受别人的配合要求的时候,首先就要判断,这个事情是不是在我的工作职责范围内;然后要考虑对方的时间要求和自己的时间安排,和对方确定一个完成交付的时间;最好是能把这类事情的交付时间约定到同一个时间段,这样自己就不用一会儿又要满公司跑着找人了。

按照这种方法做了一段时间的事情,Snow发现自己的工作效率有了明显的提升,每天基本能保证在下班的时候工作都完成了。可是Snow想,一定还有什么方法可以把自己的时间管理得更好。所以她刻意地关注着自己的工作状态,同时时刻留意收集这方面的信息,可是仍然不得要领。网络上、职场指导类的书籍上也有很多关于时间管理的方法,可是Snow始终觉得她所看到的都还不是自己想要的。直到有一天她无意间看到的一部漫画——《消防队员的故事》。

故事讲的是一个小男孩在小时候被一位消防队员从火灾现场中救出,从此之后立志成为消防员,并一步一步成为了一名成功的消防英雄的故事。故事很好看,但是里面真正带给Snow启发的并不是故事中的男主角,而是男主角所在的消防组的组长。他们组分管了一个城市中一个片区的消防事务,但是他们组的出动率是整个城市里面最低的。他们甚至还被嘲笑为“少组”,因为一年下来他们也出动不了几次,他们组的消防员每天的事情就在待在消防站里面做做训练、洗洗车、聊聊天。男主角还因为自己被分配在“少组”,一身本领无用武之地,郁闷了很长一段时间。可是后来,他才发现,原来他们组的出动率如此之低是有原因的。他们的组长,每天都会去他们组负责的片区转悠。他会和他们片区每一家商户的人打招呼,他会向每一个大厦或者小区的保安问好,他还会和每一个坐在街边或者院子里晒太阳的老太太们聊天,每个住在这个片区的孩子见到他都会笑嘻嘻地叫一声“组长叔叔”……在这一切看起来理所当然一样的熟悉的背后,是组长在抓住每一个日常生活的细节,向尽可能多的人传达消防安全意识,教给尽可能多的人发生火灾的应急处理方法。

人们总是在嘴上说防火比灭火更重要,可是真正做到的人有几个呢?

工作中做事也是这个道理。如果一个人的急事总是很多,那就说明他/她肯定没有把重要的事情做好。Snow之前做事也有分轻重缓急,但是她对所谓“轻重缓急”的理解并不够透彻,分析不够深入,最后的分类自然也不尽合理。

恰巧,冯思邀请Snow参加了一个没有讲师沙龙讲座。讲课的人可以是现场的每一个人。有一个人上台讲了一个他的时间管理方法,虽然这个人的说话和动作,包括他所讲的东西都非常地搞笑,但是Snow真心认同他所讲的东西背后的含义。

他把所有的事情分成了四类,画在了白板上:

他说,所有的事情都包含在这四个分类里面——

觉(jiao)事:不急但是很重要的事情。你敢说睡觉不重要吗?如果不重要就没有人会说失眠是一种病了。每个人都必须睡觉,但是这个事情却并不一定急着去做。

火事:又急又重要的事情。就像房子着火了一样,这个事情很重要,而且必须马上解决!解决晚了可能不仅是自己什么都没有了,还会把邻居家的房子也烧了。

尿事:很急却一点都不重要的事情。你说想上厕所这个事情急吗?肯定急!都说了“人有三急”了。但是这个事情重要吗?有什么意义吗?当然没有。

屁事:既不急又不重要的事情。打个屁能有什么急不急,重要不重要的?压根儿就没人关心这个。

很多人都觉得做事情应该从“火事”开始,因为它又急又重要,其实这种看法并不完整。当火事发生的时候确实是应该先做火事,但是在做完火事之后,更重要的是要去反思——为什么我总是有这么多火事?火事发生的原因是什么?

答案就是没有做好“觉事”!觉事不着急,但是却不能忽视它的重要程度。人一天两天不睡觉能熬过去,但是你能一直不睡觉吗?不休息好,你还能做好其他的事情吗?当事情还是觉事的时候,没有对它引起足够的重视,没有及时去处理它,觉事就会变成火事。所以,其实在日常的工作中,做好觉事才是减少火事的最有效地途径。

而“尿事”不重要,但是你又不能不做。就像如果你的上级交给你一个事情,这个事情不在你的工作范围内,同时,你现在还有很多其他的事情要做,但是碍于上级的身份,你又不能拒绝他,面对这种事情就要懂得委托和授权。把这种事情转交给其他人处理,同时还要让别人做得心甘情愿、高高兴兴是一门交际的艺术。简单来说,就是让对方觉得这个事情简单又重要,同时,如果做好了还可能得到上级的关注。这种事情最适合交给团队中暂时不忙的人去完成。

“屁事”就不说了,有空就做,没空就别做了。

所以正确得做事方法应该是先做好“觉事”,减少你的“火事”。避无可避的情况下发生了“火事”,再紧急处理火事。对于尿事要懂得转移、授权,“屁事”该放就放。用这样的方法做事,你会发现你曾经忙的一团乱的工作和生活都能得到一定地改善。

接着,又有人分享了“二八原则”。

“二八原则”也称为“80/20效率法则”,由意大利经济学家帕累托,根据统计结果归纳总结得出,即:20%的因素往往决定80%的结果。

下面有一些关于“二八原则”的例子:

我们在20%的时间里做的事情会产生成果中的80%。

一本书里20%的篇幅包含了80%的内容。

20%的工作带给上级80%的满意感。

团队中20%的人精于事业,勤奋努力,能够为团队成功地挑起80%的担子;反之,如果团队中有20%的人是麻烦的制造者,他们会消耗掉团队80%的资源。

一个团队中由20%的人来管理80%的人。

你用20%的时间或者创造性的工作,做出了你全部成绩的80%。

这个定律是要告诉我们,人要学会抓住重点关键部分,完成首要任务。

在这两个人的分享里面,Snow也受到了很大的启发。自己就是那种典型地没有搞清楚“觉事”和“火事”之间的关系的人。回去以后,她把自己的做事的方法又做了调整,Snow的“瞎忙指数”迅速下降。在完成了每天的工作之后,她甚至还能抽出一点时间来学习,为自己充电了。

慢慢地走,细细地品。

“智者在生活中发现美好的事物,他们尽情地享受着生活赋予的点点滴滴的快乐;愚者总是忙忙碌碌地像陀螺一样,生活在压抑和烦躁之中,他们无法破译生活的真正含义,活的像一部会说话的机器一样,毫无乐趣可言。智者和愚者生活在同一片蓝天下,却又两种截然不同的生活方式。”

过年的时候,Snow和范斯特回老家,双方的父母凑到一起,正式地吃了一顿饭——虽然他们经常都在一起吃饭。他们决定5月的时候为Snow和范斯特举办婚礼。

有朋友问:“你们会不会太年轻了?现在就结婚是不是太着急了点?”

Snow笑着回答说:“其实已经够慢,也够晚了。我和范斯特从出生到现在,谈了多少年的恋爱了,现在才谈婚论嫁,还不够慢吗?”

放完年假,回到D市,Snow又开始了看起来每天一沉不变,实则千变万化的工作生活。Snow还是走在自己的步调里,什么都是慢慢地。可是,只要找对了方法,“慢”也可以过得很快乐,“慢”也可以成为制胜的法宝。

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