第四，实事求是，踏实务实。管理者召开会议要讲话，要作报告，要向与会者传达相关信息。而其中既有一个文风问题，也有一个会风问题。从文风上讲，管理者应当坚持实事求是的原则，敢于坚持真理、修正错误，不能养成说假话、套话、大话、空话的习惯。从会风上讲，应以事实为准，避免会议报喜不报忧、报功不报过、指远不指近、责人不责己，否则开会就失去意义。
第五，因会制宜，调动情绪。管理者讲话的目的在于吸引听众，调动与会者的积极性，使他们更好地接受上级思想和会议精神。因此，针对不同的会议，把与会者的情绪调动起来、刺激听众的兴奋点和吸引其注意力，是领导者在主持会议过程中充分发挥语言艺术的一个重要课题。而这要求管理者不能千篇一律，而要根据会议的不同类型、不同要求做到因会制宜，有针对性，根据场合赋予语言不同的感情色彩。
第六，有头有尾，善于总结。会议在行将结束之际，领导者对会议做一个简明扼要的总结、归纳会议的讨论成果，将相关信息、讨论情况以及达成的共识进行概括性的说明是十分有必要的。而且这对后面工作的开展有积极的作用。但需要注意的是，会议总结应力求客观、符合实际，不要言过其实、随意夸大。另外，对会议的总结，在看到成绩的同时也要及时、客观地指出所存在的问题和不足，提出今后需要努力的方面。
第119招：成功的会议未必是出彩的会议
成功人士未必需要拥有迷人的外表，只需要有内涵，同样，一场成功的会议未必需要激烈的辩论，只需要能解决工作中的种种问题。
一场无聊、无趣又乏味的会议很容易让与会者裹足不前，也很难调动与会者的积极性。于是，许多管理者不满足于只将会议顺利地进行完，而是想通过一些手段使会议有超出预期的效果，也就是想让会议出彩。可是会议不同于演讲，更不同于闲聊，它的真谛在于传达精神、展开讨论。因此，想要在会议上出彩，是一种不切实际的想法，对于一场会议而言，按部就班、踏踏实实地进行，就已经是很成功的了。
A公司的工作效率极高，这使B公司的管理者羡慕不已，于是B公司的管理者想向A公司的管理者请教一二。这天，B公司管理者对A公司管理者说：“在业界内，你公司的实力和优势是有目共睹的，我想知道对于拥有上千名员工的公司，你是如何做到让大家步调一众一心的？我想即使是拥有三军统帅之名的大将之才也无法做到如你这般。”
“你过奖了，我并没有做什么，只是在每次的会议上把所面临的问题及后面的工作做了明确的指示而已。”A公司的管理者回答说。
听了A公司管理者的答案，B公司管理者觉得他们的会议一定有什么过人之处，于是要求现场观摩一下，而A公司管理者也答应了B公司管理者的请求。可是让B公司管理者意外的是，整场会议并没有什么特殊之处，还是按照一般的程序。对此B公司管理者提出了自己的疑问：“你们的会议并没有什么过人之处，不是吗？”
听到B公司管理者的话，A公司管理者笑了笑说道：“的确，我们的会议并没有什么不同，可是，为什么一定要有不同呢？我们只需要通过会议了解问题，并且解决问题，向员工们传达工作精神不就足够了吗？”
会议是一个互通信息、协调关系的场所，管理者可以以它为媒介，向与会者部署工作、展示领导的决策与意图，同时达到增强团队的凝聚力、鼓舞士气、调动下属积极性的目的。而想要充分发挥会议的功能以达到预期的目的，管理者应注意做好以下几点：
第一，充分准备。研究工作、部署任务、交流思想是开会的目的，且有着明确的针对性。因此，在召开会议之前，管理者应事先做好充分的准备，尤其是对会议的主题应该经过长时间的细细推敲，议题一旦确定便不再做出更改。只有做好充分准备，才能使会议的进程顺畅。
第二，解决问题。会议是制定工作目标、完成工作计划的一种活动方式。因此，会议都有其特定的议题，而且具有针对性。解决问题是每个会议的目标，不解决问题的会议就没有召开价值可言。可是要想问题得到妥善的解决也并非一件易事，许多会议必须经过许多方面的共同努力才能成功解决问题。通过对会议各方提出的意见进行集体讨论，最后形成一个令各方都能接受的最佳方案。召开任何会议，都要始终按着既定的日程与议题进行讨论。与会者围绕议题进行讨论，最后达成协议，实现共同的目标，这才是完整的会议构成。所以，管理者应时刻牢记会议目标，积极寻找解决问题的手段，要抱着不达目的不罢休的精神来组织会议。
第三，重视效率。提高会议的效率，最大限度发挥会议的积极作用，是一个非常重点的问题。开会是需要时间的，所以必须精打细算，充分利用好会议中的每一分、每一秒。从经济学的角度说，一切节约归根到底都是时间的节约。所以，管理者要时刻提醒自己，时间是宝贵的，与会者的注意力也是有限的，因此，会议的效率一定要提高。
第120招：任何会议都要画上圆满的句号
很多企业在开会的时候，会因为会议中的矛盾、冲突等原因造成会议中断，不了了之。作为一名合格的领导者，有能力让会议开起来，就要有能力让会议圆满结束。
做事要善始善终，开会也一样，会议既然有了开头，也就应该有一个圆满的结尾。这要求管理者在会议即将结束的时候将此次会议召开的有关情况及所取得的成果进行简明扼要、全面客观的总结和归纳，对那些无法在会议中解决和不能确定的问题要作出解释说明，给会议画上一个完满的句号。
一个优秀的管理者能把会议的有关情况总结得很精练、很概括、很有高度，让人一听就明白。而有的管理者则不善于总结，对会议的精华把握不准，要么是重复别人的话语，要么是讲些不着边际的话，让人听起来既没有深度，更没有高度，当然，这样的会议总结也是失败的。而好的会议总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握，有利于会议的贯彻落实。因此，作为管理者，要学会给会议做一个完美的总结。尽管会议总结没有一个固定的模式，但也有一个大体的形式供管理者参考：
第一，基本情况。会议的进程和与会者的表现是整个会议的基本情况。会议进程主要是对会议进行的几个重要环节的综述和分析、对每个环节的实施情况做出准确的评估。另外，与会者在会议期间的表现如何，也要列举一些典型的事例来进行评述。
第二，主要收获。主要收获是会议总结的重点，主要讲经过大家的共同努力，会议统一了哪些思想、提高了哪些认识、研究和解决了哪些问题。最后再高屋建瓴地概括归纳出几条，让人听了觉得条理清晰，而且便于记忆。谈收获要紧扣会议主题，突出与反映存在的问题，切实符合会议的实际情况。须注意的是，每条收获都应用具体的事例加以说明，要注意引用与会者的发言，特别是一些好的意见、建议及具体的措施和打算，给人以具体生动的感觉。
第三，今后的工作意见。今后的工作意见主要是根据会议总的精神，结合工作实际，提出实施会议主题的意见，也就是对会议中所研究问题的传达学习、贯彻落实提出具体要求，对会议确定的目标、任务、政策措施进行详细的分解，并且落实到有关责任单位和责任人。
了解了会议总结包括的三大方面，那么如何总结才得法呢？管理者可采用如下方法：
第一，简单概括法。简单概括地回顾叙述会议中办了哪些事、达成了哪些共识、哪些问题得到了妥善的解决，加深与会者的印象。比如：“通过这次会议，我们传达学习了某某文件，研究讨论了某某决定，某某领导作了重要讲话，对下一步的工作也作出了具体的安排和部署。一是……二是……三是……这些意见完全符合我们的实际，对于促进我们今后的工作具有重要意义，希望大家认真抓好落实，切实抓出成效。对贯彻好这次会议精神，我再提几点意见……”
第二，归纳法。在简要回顾整个会议的基础上，对整个会议进行高度的归纳和概括。如，“我们这次会议开展得很成功，概括起来有以下几大特点……通过这次会议，我们形成了以下几个方面的共识……解决了几个方面的问题，并且形成了一致意见，拿出了具体的对策措施，下一步关键是抓好落实。”
第三，鼓动法。对会议不作全面总结的情况下，要用鼓舞人心的话作总结，对大家提出新的希望和要求，号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。对会议的总结是详细还是简要，需要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。
