客户沟通文案
{引导案例}
××集团开发公司：
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此致
敬礼!
××办公用品公司
思考题：
分析案例属客户沟通文案中的哪种信函？它的写作方式是怎样的？
问题1 日常商务沟通信函有哪些种类？
日常商务交往函是与客户进行信息交流的商务信函，它用于贸易双方商洽工作、询问和答复问题等。日常商务交往函通常包括以下七种：
1.产品推销函
产品推销函即为了向客户推销产品而使用的一种业务信函。其格式包括开端语、正文以及结尾三个部分。业务代表通过对产品的性能、使用及价格等做详细介绍，以达到让客户接受并购买产品的目的
2.建立贸易关系函
建立贸易关系函是指为了实现生产和销售，通过多种途径了解客户后，经论证值得与之建立贸易关系而与客户联系所用的信函文书。
3.询价函
询价是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。
4.还价函
还价是指接受报价的一方认为对方的报价中有些条款不能接受，提出自己的修改意见，供对方考虑。还价函可能有两种情况：一是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价而再进行还价。
5.接受函
接受是指买方或卖主接受对方提出的交易条件。接受可以采用信函、传真、电传、电报等形式来表示。交易双方表示接受的信函、传真、电报、电传均可作为成交的承诺，并均具有法律约束力。如果是买方同意卖方的报价或还价的接受函，一般都要随函说明所需订购的一切货物。在此情况下，买方的接受函和买方的订购函意义相同。
6.订购函及其确认
订购就是经过反复磋商，买卖双方接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物。买方在收到客户的订购函后，必须回函确认，同时告之客户货物办理程序和货款交付等事宜，同时询问客户的其他需求。
7.催款函
催款函是指卖方在买方收到货物逾期未及时付款结算时提醒买方付款结账的致函。买方常常会出现收到货物后，超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况。在这种时候，卖方就应对买方致催款函，提醒买方付款结账。
问题2 日常商务沟通信函的写作要点是什么？
日常商务交往用信函的种类很多，在日常商务活动中应用也非常普及，所涵盖的内容也非常丰富。但其写作格式大同小异，主要包括以下一些要点：
1.商务信函的标题
商务信函标题的写法与其他公文标题的写法相似，通常由发函单位、发函缘由和文种名称三部分组成，也可以省略发函单位名称。如果是答复性的函，文种名称一定要写“复函”或“函复”。
2.商务信函的正文
商务信函的正文通常由发函的缘由、发函的事项和结束语三部分构成：
1.发函的理由
主要写明发函的事因或目的。如果是复函，缘由部分一般要先引用对方来函的标题和发文字号，以示慎重，然后加上“现予答复(函复)如下”等规范语，过渡到下文。
2.发函的内容
这是信函的核心部分，主要写商洽什么事、解决什么问题、了解什么情况、答复什么问题等内容。发函的事项一定要写得具体、明确。作为答复性的函则应做出针对性的答复。需要表态的，态度一定要明确；如表示不同意或不批准，也应写明理由，不能简单地否决。
3.商务信函的结束语
商务信函的结束语较多，较为常用的有“特此函商”、“即请函复”、“敬请函批”、“函复为盼”。在复函中常用“特此函复”、“特此函告”或者用“此复”等。
3.商务信函的注意事项
商务信函的写作要求做到以下三点：
1.一事一函
商务信函的行文要求类似于请示，也应一文一事，便于对方单位及时处理，不宜一函数事。
2.行文简洁明快
即要开门见山，直陈其事，不兜圈子，不做寒暄，不讲客套话，如“您好”、“久未联系，十分想念”、“书不尽意，余言后叙”等，在公函中一般不应出现。
3.用语平易近人
由于商务信函多在不相隶属的机关单位中使用，互相之间必须有礼、得体、平和、相互尊重，切忌口气生硬。不能因对方有求于自己，或者级别低而用命令式口吻，或用简单粗暴、冷淡、不容商量的口气表达。应多用些敬辞，如“贵公司”“贵厂”“希予”、“惠予”、“请接洽为荷”、“见谅”、“候复”等，尽量在写作中做到既有理又有礼。
问题3 什么是涉外商务信函？
涉外商务信函是从事外贸的商业人士用于联系业务、洽谈生意、沟通商情、询答问题的重要工具。是现代企业日常使用的具有特殊格式的文书。
涉外商务信函的涵义有广义、狭义之分。广义的涉外商务信函是指所有与外商的商务过程中双方往来的信函、电话、传真、电报等；本文所指的是狭义的涉外商务信函，狭义的涉外商务信函一般只指书面形式的信函、电报、传真等。
涉外商务信函根据其内容的重要程度，又可分为正式商函和便函两种。正式函件用于交涉重要事项，篇幅较长，一般都编有发文字号，加盖单位印章；便函，用于处理一般事务或礼节性往来联系，一般没有发文字号，也不需加盖单位印章，篇幅也较短。
涉外商务信函的内容涉及面广，大致包括邀请、问候、祝贺、吊唁、安排、约会、馈赠、致谢、询查、问价、报价、订货、退货、转账、结账、结算、提货、提价、降价、磋商等。涉外商务信函的功能有两个：
第一，通过信函洽商，达成协议，签订合同；
第二，在一定条件下可以直接起到协议、合同的作用。
在对外贸易活动中，往来商函是具有法律效力的文件。当一方要约被对方承诺后，交易即告达成。这时的商函就成为对双方都具有法律约束力的合同或契约。
涉外商务信函不但具有法律效力，而且还具有以下几个特点：
1.书信方式
涉外商务信函的外在形式基本上都采用书信方式写成，但它又不同于一般信函。在写作中要掌握其特殊性，在制作时必须依照国际惯例，一般都用英语书写书信的内容和信封，在文法和书写格式上也要符合国际惯例。
2.涉外商务信函的双向性
涉外商务信函总是有来有往，带有鲜明的双向性。因为涉外商务信函是两个平行的法人之间的往来文书，所以它的双向性所反映的双边关系也应该是平等的，不应包含有任何指令或请示的意味，不能强人所难。
3.时限性
接收对方的函电之后，必须及时做回复。因为涉外商务信函都是在从事对外进出口业务的每个环节中形成的，每封函电都是一定时限内的双方意愿的明确表达。随着信息高速公路的发展，目前涉外函电的传递大多使用图文传真、特快专递或电子邮件，这正是适应外贸业务函电时限性特点的需要而出现的快速传递形式。
问题4 涉外商务信函的写作要点是什么？
涉外商务信函多采用英文信函的形式。英文信函的惯用结构分为7个部分，即信头、日期、信函内行名(即信函用纸近天头部位印制的企业名)和地址、开头的称呼、正文、结束用语、写信人签名等。
1.信头
