有一次，董事长让经理帮忙查一下北京主要宾馆的情况，有个重要的客户从新疆过来，董事长自然要好好地招待一番。
经理接到任务就忙开了。半天之后，经理给董事长发来了一封电子邮件，上面密密麻麻地写着二十多家宾馆的众多信息，包括宾馆等级、地理位置、服务质量，等等。
董事长看到这封邮件就皱起了眉头，显然，他不是很满意。他希望看到的是简洁明了的说明，最好有一些经理的建议，比如，哪家宾馆的新疆菜做得好，或哪家的服务会比较适合这位客户。但这些信息董事长都没有看到。
但董事长又不好指责经理，因为经理确实将董事长交代的工作做了，而且已经做对了。那么，恐怕问题就出在，经理与董事长的沟通并没有做到简洁明了。
沟通艺术有一个非常重要的原则，即简洁明了。长篇大论的泛泛之谈只会让别人厌烦，却达不到有效的作用。
宝洁公司的制度的特点是人员精简、结构简单，与公司雷厉风行的行政风格相吻合，它集中体现在该公司的标语“一页备忘录”里。
一次，宝洁公司的一位经理向总经理查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录，上面详细介绍了他对公司问题的处理意见。没想到，理查德·德普雷看到后连翻都没翻，而是非常生气地在上面加上了这样一条命令：“把它简化成我所要的东西!”然后吩咐将这份备忘录退回。还有一次，一位主管递上来的报告非常复杂，查德·德普雷在后面批示道：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的!”
这就是宝洁的风格。他们坚持只用一页便笺进行书面交流。宝洁要求员工要不遗余力地将报告提炼浓缩到一页，把问题搞清楚，把事情搞透彻才是最主要的，那些长篇大论就显得毫无必要。对此，查德·德普雷曾这样解释道：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题，只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”
宝洁有这么一句名言：“尽量用一张纸。”所以公司送董事长、总经理、厂长等等的文件上面一定要有一个摘要，不管底下有多少页，摘要一定要把重要的事情讲完。
在宝洁，为了贯彻这种“一页备忘录”的原则，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。送报告给领导看时，这个信息要整理。一般而言，如果普通员工所看的信息是30页，给经理、副理看最好就是20页，给总经理、副总经理看最好就是10页，给董事长看最好就是5页。这并不表示信息不愿意完整地给董事长看，而是董事长没有时间什么都看。
对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写10次是常见的事。公司资深经理或新任的品牌经理，在草拟备忘录时，一般也要至少打上五六遍草稿，才能达到“在一张纸上做到细致、慎思、严格”的要求。通过不断地重写备忘录，宝洁希望能够训练员工更加周密地思考问题，有效地沟通。
一页备忘录的威力在于要点鲜明集中，比主旨散布在十多页上的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时，一页备忘录也解决了很多问题。首先，只有少量的问题有待讨论，审核的速度加快了，工作效率也提高了；其次，避免了大量的、不必要的时间上的浪费；最后，这种精练的文章形式，使要报告的事情的含金量大大提高。
总经为了能做到简洁有效的沟通，可以通过训练自己的下列交流技能：
1简明扼要地说明任务的性质。
2告知员工去做什么，如何去做。
3鼓励圆满完成任务的员工。
4与员工建立和谐的关系。
5与员工一起探讨问题，听取他们的意见，了解他们的感情。
6有效地委托职责，以便了解员工可能提出的问题。
【经验锦囊】
沟通是一种态度与环境，它在所有过程中最具互动性。良好的沟通就是洁明了，让双方很快达成相同的意见，进而能够为他们的组织制订计划。
