“每个人看了看罐子都答：‘是’。
“他说：‘是吗？’他从桌下拿出一小桶小石子，把一些倒进罐子里，摇了摇，小石子纷纷跑进大石块之间的空隙。他笑了笑又问大家：‘现在罐子满了吗？’
“这次我们都不敢大意了：‘不一定’。
“‘很好’，说着，他从桌下拿出一小桶沙倒进罐子里，沙纷纷跑进大小石块的空隙。他再一次望着大家问：‘罐子满了吗？’
“大家齐声大喊：‘没有！’
“他说：‘好极了。’说完拿出一瓶水来倒进罐子里。然后他说：‘我这么做是什么意思？’
“有人回答：‘意思是我们总能找到空隙，只要肯用心，生活中总可以填进更多东西。’
“他说：‘不，这不是重点。重点是如果你没有先放那些大石块，你会放小石子、沙子和水吗？’
“如果我们的观念是‘做愈多愈好’，我们永远都想在一段时间内填入更多的事。但如果你填入的不是最重要的事，做再多又有什么意义？’”
重要的事就好比那些大石块。如果我们先摆其他的东西（水、沙和小石子），然后再摆大石块，结果不但无法填满，过程中很可能会搞得一团糟。
所有功成名就的人都会为自己的待办事项制订优先顺序。
《世界主义者》的编辑海伦·格利·布朗，随时会在桌上放着一本杂志。每当她受到利诱，想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事情时，看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说：“你可能工作非常努力，甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先后顺序，否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”
我们必须了解，日程表上的所有事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。这是很重要的一点，也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方：他们会尽职地列出日程表，但当他们开始进行表上的工作时，却未按照事情的轻重缓急来处理，而导致了成效不明显。
标出急需处理事项的方法有：①限制数量；②）制成两张表格，一张是短期计划表，另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号、A、B、C等英文字母或数字1、2、3，
或者，你可以用表列出你今天、这一周和这个月要处理的工作，在一张纸上划出四栏，并在左上角贴上“重要而且紧急” 的标签。你应在这一栏内填入必须立即处理的工作，并依次写出每项工作的处理日期和时间。
在右上角贴上“重要但不紧急” 的标签，并填入必须做、但不必立即处理的工作。如果你认为这一栏的工作最重要时，则可以不必填写左上角的栏位，同样依次写下每项工作的处理日期和时间，你应每天审查一下这一栏的工作，以确保不会有工作变成“重要而且紧急” 的项目。
左下角贴上“不重要但却紧急” 的标签。在这一栏中所填写的，都是一些必须立即处理的琐事，诸如某人需要你的建议，有人要你马上去买一些小东西，等等。当然你也可以把这些事情记在“重要而且紧急” 一栏中，但本栏的目的在于使你了解“紧急” 并不等于“重要”。
最后，在右下角贴上“不重要也不紧急” 的标签。你当然可以让这栏一直空着，反正写在这一栏的工作，都是你可不必在意的项目。本栏的目的在于告诉你事实上有许多事情是属于“不重要也不紧急”的项目。
统计“无效时间”
老雷家的大女儿菲菲，参加工作之后，才自学了三年英语，竟考上了赫赫有名的美国麻省理工学院。她是怎么走上博士之路的？前不久，老雷在信中热情洋溢地写道：“菲菲的成功，似乎是得益于一个办法——在时间缝里‘钻’！”
了解菲菲的人说：“老雷的话，概括得很准确。”
菲菲确实是个通过自学，从时间缝里“钻”出来的留美博士生。紧张的纺织女工的生活，对于一个没记住几个英语单词的20岁姑娘来说，自学上的难度当然是很大的。但菲菲深知：“物质结构中的电子所占据的间隙那么小，也还在高速运转，我为什么不能有‘电子精神’呢？！”从此，为了赢得更多的学习时间，她从工作实际出发，不但循序渐进、刻苦钻研，还在舅舅的辅导下，别出心裁地设计了一份《无效时间统计表》——每天检查浪费了多少时间，当晚临睡前找一找原因，第二天立即克服。比如，她对前年3月15日这一天的业余时间是这么统计的：
“1．睡懒觉耗掉了25分钟。
2.吃早饭慢慢吞吞多耗了15分钟。
3.打了一个没意思的电话耗掉10分钟。
4．处理烧焦的米饭耗掉15分钟。
5．和隔壁邻居闲聊耗掉18分钟。
6．逛大街耗掉40分钟。
7．因昨天的单词没记住而重背耗掉15分钟。
8．洗衣服磨磨蹭蹭多耗了20分钟。
9．和弟弟‘抬杠’耗掉15分钟。
记住：今天总共无端地空耗了163分钟！”
“连我自己也感到很吃惊，”菲菲的爸爸后来说：“自从这丫头搞了‘无效时间统计’之后，身上就像有了根鞭子在抽着她，逼得她想方设法把每天浪费的时间减少、再减少。最初，她每天下班之后，浪费业余时间常在4小时以上，后来逐渐减少到3小时、2小时、1小时……最后，每天空耗的时间一般都能控制在35分钟以内，使‘纯学习时间’保持在6小时以上。就这样，三年以来，她除了工作8小时和睡眠7小时要绝对得到保证之外，加上每年的52个星期天、8天节日放假，给自己挤出业余时间77056个小时，折合294天……”
这真是个既有趣又有效、带有自己特点的“时间统计法”。有这根“鞭子”在抽着她，她怎会不成为时间的主人呢？！
提高效率=延长生命
效率就是生命
大名鼎鼎的“发明大王”爱迪生，79岁高龄时，除了白天在实验室工作外，晚上还要在书房读3～5小时的书。他曾风趣地对人说：“我已经是135岁的人了。”其实，若用平常人工作的时间看，他一生的重大发明，可真比一般人135年出的成果多得多。看来，讲究时间的使用效率相当重要。时间本身并没有什么意义，问题是在相同的时间中，你能否最大限度地提高单位时间利用率。效率高，一天的24小时可以表现24+X或24×X；效率低，一天的24小时则表现为24-X或24÷X。
那么，怎样才能提高单位时间利用率呢？
①给每天的“8小时之外”订个时间表，把当天必须做的事按其重要性排排队。最重要的事，要放在精力最充沛、最有效率的时间干。什么时候是你一天中最有效率的时间？你要学会在实践中细心摸索。
②投入工作要快。动手前，不要颠来倒去地看报纸，不要无休止地闲聊，不要一坐到电视机旁就舍不得离开。长时间做同一性质的事容易疲劳，可以换换花样，交叉进行，使时间不至于“低耗”。
③切勿把有效时间切割得零零碎碎。当你专心于一项工作时，最好是一鼓作气，不要零打碎敲，干干停停。中断的工作再上马，往往又得“从头开始”，很久才能达到工作的状态。
④要天天提醒自己：不要让身边琐事无限膨胀！串门、逛街、跳舞、约会、应酬，不是要一概拒之门外，但要适度、适时。不要因为面子或者其他而勉强自己花时间做无用的事情。
⑤对那些重要的A类工作，要订出标准，强制自己在一个规定的期限内去完成。要严守期限上规定的每日工作量，给自己制造点紧迫感。非特殊原因，不可在实施中搞什么“灵活性”放松自己，或给自己找借口，更不可随意中断计划。
⑥不要让那些酗酒、闲聊、睡懒觉、说空话、毫无节制地打麻将、“一杯茶，一支烟，一张参考看半天”之类的坏习惯吞噬你的精力，浪费你的时间。罗曼·罗兰比喻得相当贴切：“习惯是锈，它足以使灵魂的钢铁腐蚀殆尽。”
据研究，我们大多数人，都在从事低效，低能的工作，从而白白地浪费了时间和精力的50%。
美国史卡鲁大钢铁公司的总裁查鲁斯，付给效率专家艾伊贝·李2．5万元美金的事情，一直传为美谈。查鲁斯为经常半途而废的工作大感困扰，于是向艾伊贝·李请教提高工作效率的方法。艾伊贝·李向他做了以下建议：
首先写出6项你明天必须做的工作，再依重要性记上先后顺序。然后将这纸放入口袋，到了明天先处理第一项，在结束第一项工作之前不必考虑其他事情。接着用同样的方法专注于第二项、第三项、第四项，如此一直持续下去。如果一天只能做完第二项或第三项的工作，也不必太过于介意，因为最重要的第一项工作你已经做完了，其他的工作可以等待下次。如果用这种方法不能结束全部的工作时，不妨采用别的方法。
每天重复这么做，如果感觉效果超乎你的想像，就可以指导手下照着做。在你感到满意时，只要付给我一张你认为相等价值的支票即可。”
查鲁斯试了一段时间后，效果非常惊人。于是他开始要求属下跟着做。结果艾伊贝·李得到了一张价值2．5万美元的支票。
第6章 核心要素之五：时间创造财富 (4)
8小时之外
有时你会听到这样的说词：“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上，没有所谓“空”的时间。你可能有“休闲”时间，却没有“空”的时间。在休闲的时候，你也许会躺在游泳池边尽情玩乐，但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。
不要扔掉“零头布”
时间是由年、月、日、时、分、秒组成的。提起抓住“8小时之外”，常有人摇头：“唉,一天工作了8小时，回到家累哼哼的，哪有时间学习（再工作）？”累，当然是实话，但要说“累”得腾不出一点点空闲时间，就未必令人相信了。治疗摇头的“偏方”，也许就在于：别小看三五分钟、半个小时！须知，即使是“竹中一滴曹溪水”，天长日久地一点一滴聚集起来，总有一天也可以“涨起西江十八滩”呀！
