六西格玛方法体系分为DMAIC[Define(定义),Measure(测量),Analysis(分析),Improve(改进)和Control(控制)]和DFSS(Design for Six Sigma,六西格玛流程设计)两种。DMAIC最常用于对企业现有流程的梳理和改善。而DFSS则主要用于企业新产品和服务流程的设计,以及旧流程的再造等工作。在DMAIC和DFSS中的每个阶段,六西格玛都有一整套系统科学和经过企业成功实践的工具和方法。
六西格玛正是通过这些科学、有效的量化工具和方法来分析企业业务流程中存在的关键因素的,并通过对最关键因素的改进达到突破性获得产品质量与客户满意度提高的效果。六西格玛通过有效循环改进的方式,逐一将业务流程中的关键因素进行改善,从而不断地提高企业的产品质量和服务质量。
如果采用木桶原理解释就是,通过六西格玛清楚准确地找到影响企业经营管理的最重要的短板,并且将这块短板增高,然后再寻找下一块最重要的短板,循环反复,不断地对企业经营管理的木桶进行修补,将不同时期最短的板增高来帮助企业实实在在提升执行力和竞争力。
2.六西格玛是一种过程管理体系
过程管理(Process Management)是一种业绩改进的结构性方法,过程管理以组织端到端(end to end)业务过程的规定性机制和认真执行该机制为中心。一个业务过程(business process)是一系列有组织的相关活动,共同进行以获得顾客价值创造的结果。业务过程的所有活动必须同时展开,以服务顾客需求的共同目标来安排。组织成员必须以团队为单位运作,而不是狭隘地只关注个人任务,防范个人工作领域。业务过程的所有活动应由一个机制来指导,该机制指定哪些活动要进行,什么时候,由谁来进行。过程机制保证了过程的可重复性和一致性。
过程的输入变量X与输出变量Y之间的关系是重要的,这可以表示为:Y=f(X1,…,Xn)
理论上,生产结果Y可以表示为许多过程变量X1,…,Xn的函数f。六西格玛的方法就是找出导致生产结果发生变异的过程变量,这些过程变量当中有一些变量对质量来说是很关键的,它们应该有特定的取值并且保持在一定范围内,如可控变量。其他的不能控制在某一特定范围的变量通常被认为是不可控变量或“噪声”。
通常,识别核心业务过程对过程管理是有效的。对电视台来说,节目制作和播出是核心业务过程。对一个栏目组来说,除了一些支持性服务(如后勤、技术、通讯、财务、信息等)过程,节目制作是核心业务过程。过程管理保证业务活动按照预期和机制在一个过程环境中进行,当员工认识到他们的活动是更大的业务过程的一部分,就会以顾客和组织的共同目标来进行。当业务过程有一个端到端的明确化的机制,员工就能工作一致,管理者就能在一个规定的方式下来改进过程。过程管理保证了组织的业务过程有更好的机制,机制能够被执行并随着技术和业务环境的变化不断更新。
过程管理的首要步骤包括:
(1)识别组织业务过程。
(2)让组织所有员工意识到业务过程,以及个人工作与业务过程的关系。
(3)从顾客需求出发,制定和部署端到端过程的业绩评价指标,评估目前过程的表现,并设定今后目标。
(4)指定过程负责人,即对一个业务过程具有端到端职权的高级管理者,保证过程有稳定一致的优秀表现。过程负责人建立过程的机制并保证过程按照机制进行,获得过程进行必需的资源,改进过程并在需要时进行干预。
(5)选出两到三个过程重新设计机制,进行改进,并阶段性地实施这些新的机制。
(6)隔一定时间,以过程的新特点来安排组织的管理体系。
过程管理的中心人物是过程负责人。对电视栏目来说,制片人就是节目制作过程的过程负责人。过程负责人应保证在业务过程中工作的员工理解过程,在过程中受到训练,具备必需的工具,并按照规定的机制进行工作。为了修正一些小问题,或者引入新的内容,过程负责人将会对过程机制进行小的改动。如果过程现有的表现与期待出现巨大的距离,那么过程负责人必须领导大家努力建立一个全新的过程机制,也就是说,做一个业务重组项目。
过程管理的收益是显著的。建立一个具有活力的过程机制将会带来业绩的提升,因为资源和时间不会浪费在毫无意义的活动上,项目也不会进行得支离破碎。
过程管理为组织每个人安排了一个共同的以顾客定位的目标,提供了一个有效的过程重组(即有意识的整体性的工作机制的重新设计)实施架构。组织的成功依赖于具备良好机制的业务过程及其有效的运作表现,无论员工多努力工作,他们也不能超越现有机制下的过程能力,而持续改进需要机制的改进。
5.3.2 DMAIC项目管理模型
DMAIC模型是实施六西格玛的一套操作方法。20世纪90年代,许多世界级公司开始了六西格玛管理的实践。各个企业在实施六西格玛过程中都有自己的操作方法,六西格玛的创立者摩托罗拉就有著名的实现六西格玛的六步法。各种实施操作的方法大同小异,目标更是一致:实现六西格玛质量水准,使顾客完全满意。
通用电气公司总结了众多公司实施六西格玛的经验,系统地提出了实施六西格玛的DMAIC模型。DMAIC模型现在被广泛认可,认为这是实施六西格玛更具操作性的模式。DMAIC是六西格玛管理中最重要、最经典的管理模型,主要侧重已有流程的质量改善方面。所有六西格玛管理涉及的专业统计工具与方法,都贯穿在每一个六西格玛质量改进项目的环节中。
1.定义
定义又称为界定,是识别客户要求,确定影响客户满意度的关键因素。界定问题并结合问题,组建一个有力的六西格玛团体,在这一步,必须抓住一些关键问题:·你们正在做什么?
·为什么要解决这个特别的问题?
·你们的顾客是谁?
·你们的顾客需求是什么?
·你们过去是怎样做这项工作的?
·现在改进这些工作将获得什么益处?
·制定DMAIC任务书
六西格玛的理念促使以新的和独创的方式来思考过去经常忽略的问题,当抓住了一些关键问题之后,便容易形成一份DMAIC任务书。这份任务书不仅要呈交业务主管部门,还可作为六西格玛团队解决问题的目标。各公司、各工作项目的DMAIC任务书不尽相同,但主要内容有:·为什么选择这个案例?
·要特别解决的问题是什么?
·解决这个问题的限制条件是什么?
·解决这个问题涉及的范围有多大?
·团队成员及其职责是什么?
·DMAIC的各阶段的时间安排。
2.测量
测量是校准Y的测量系统,收集整理数据,为量化分析做好准备。
测量是六西格玛管理分析的基础。通过测量来收集质量关键因素(Critical to Quality,CTQ)的基本数据,使得量化管理成为可能。有了测量才使统计技术与方法的应用成为可能。为了获取真实、准确、可靠的数据,需要对测量的系统进行校准。这通常是配套课程测量系统分析的内容。
数据收集还要求掌握一些数据收集的方法,如抽样技术、检查单、检查表方法等。无论是生产制造流程还是交易流程都有输入和输出。通常把需要输入的东西用X表示,把产生的结果或输出用Y表示。所以任何流程都可表示成这样一个函数:Y=f(X)。
输入是多种多样的,甚至输入还包括一些影响结果的干扰因素。输入变量X可以是一个向量,表示这个输入是由多种因素组成的。函数f(X)可看成是一个公司或组织的运作系统,输出Y也可以是一个向量,如Y=(产品、服务、维护……)。
测量就是对关键的Y与X进行数据收集和计量。
3.分析
分析是运用多种统计技术方法找出存在问题的根本原因。影响产品质量和顾客满意度的因素很多,在这一系统中运用统计方法可找出影响顾客满意度的主要原因。常用统计分析工具有:直方图、排列图、鱼骨图、散点图、控制图。
4.改进
改进是确定影响Y的主要原因X,寻求X与Y的关系,建立X的允许变动范围。结果与原因呈现出一个类似函数的模型,即:Y=f(X1,X2,…,Xp)+ε。其中Y是因变量,X是自变量向量,表示p个原因,ε是随机干扰项,也正是由于有这一项,此模型才真切地刻画出Y与X有着密切的关联,但Y又不能由X完全确定。
如果X与Y描述广告投入与销售量的关系,显然销售量Y是不可控的,广告费用X是可控制的,对销售量Y有影响的一些其他因素就是ε。
相关分析、回归分析、试验设计、方差分析等都是改进步骤中的统计工具。当用统计方法找到了要改进的环节和方案之后,重要的是去实施它。这一过程中的困难往往是员工长期的习惯不会轻易转变。假如公司欲在各部门之间和部门内部跟踪节约资金状况,就要将实际花费与预算联系起来,或跟踪净节约资金、项目范围、项目结束时间等变量。通过正确跟踪数据,建立起回归模型,用回归模型进行预测和控制,使公司收益和顾客满意度达到最大。改进这一步骤是实现目标的关键,它类似于六步法中的“优化你的工作流程”。
5.控制
控制是将主要变量的偏差控制在许可范围。没有工作描述和过程程序就谈不上控制。对流程进行一定的改进之后,坚持避免“突然”回到旧的习惯和流程就成为控制的主要目的。六西格玛项目的成功依赖于那些始终坚持如一的人。控制过程中,流程中的每个环节的每个人都必须有工作描述。没有工作描述和过程程序,就谈不上控制。任何流程的初级阶段都是至关重要的。
DMAIC模型作为实施六西格玛的操作方法,它的运作程序与六西格玛项目的周期及工作阶段紧密结合。DMAIC模型从界定到控制不是一次性的直线过程,在运用当中有些技术与方法被反复使用。DMAIC模型的应用是实现六西格玛水准的一个循环过程。只有不满足现状,勇于创新,不断改进,才能在六西格玛管理中取得卓越成就。
5.3.3用六西格玛提高电视节目质量管理的可行性
六西格玛是一个密切关注客户,充分利用数据和事实,改进业务流程、管理流程,实现和维持成功的管理系统。六西格玛随着时间的推移而不断地发展和完善。
从有形产品质量的改进到服务水平的提高,从产品缺陷数的降低到周期时间的缩短,从资产使用率的提高到销售队伍效率的改进,从现有流程的改善到全新流程的设计,从专注于公司内部到放眼整个供应链。六西格玛已经成功地应用于不同行业、不同公司的每一个重要领域,完全超出了传统物质产品质量的范围,成为在激烈的市场竞争环境之中公司取得竞争优势的公司战略和工作方式,成为不同部门之间相通的共同语言。
六西格玛带来的不仅仅是客户满意度的提高和收益的增加,还有员工满意度的提高和凝聚力的增加。首先,六西格玛的培训给员工提供了一个新的学习机会;其次,一个项目从定义到控制的整个过程是一个放权的过程。在这个过程中,项目小组成员运用种种工具进行分析总结,制定解决问题的最佳方案,自始至终扮演着决策者的角色。他们的创造力和积极性得到充分的发挥。在应用六西格玛的方法和工具的同时,小组成员还需要与其他人沟通、合作,克服项目进展过程中遇到的种种困难,其结果是个人能力的提高和自信心的加强。
六西格玛采用科学的工具和正式的部署策略,是一种严密规范的改进方法论。
正是由于六西格玛为领导者提供了一套概念、方法和工具,才使得他们能够调整组织以集中于改进,为变革和改进提供指南,并授权适当的人做必要的改进工作。因此,为了从六西格玛中获得最大化的长远利益,组织必须利用六西格玛目标,即快速组织变革和改进,最终将它集成到一个全面的过程管理体系当中。组织利用六西格玛作为改进战略的关键要素,并最终使它成为组织的全面过程管理体系的一部分。过程管理的三个重要方面是过程设计、过程改进和过程控制,过程设计关注的是新过程的设计和现有过程的再造;过程改进注重现存过程的改进,但并不改变其主要的基础设计。过程控制则主要是保证过程围绕目标并在规定要求范围内运作,从而使得该过程生产出来的产品和服务能更好地满足顾客。