高级文秘档案
职业名称：高级文秘
金牌星级：☆☆☆
资质要求：没有统一的资质要求
难易度：☆☆☆☆
稀缺程度：20万人
平均年薪：12万～20万元
高级文秘简评：高级文秘，包括跨国公司首脑文秘、董事会文秘、地区总裁文秘等。高级文秘通常具有良好的沟通、判断和预见能力；具有良好的写作能力，善于使用计算机，对信息、资料、文件管理有方；21世纪，越来越多的企业需要这样的高级文秘，发展前景一片光明。
高级文秘的现状和广阔的发展前景
高级文秘是被这样描述的一个特殊群体：外表靓丽、谈吐高雅，学历大学以上，都能讲一口流利的英语（或其他外语）；具有良好的沟通、判断和预见能力；具有良好的写作能力，善于使用计算机，对信息、资料、文件管理有方；很多人持有外国护照，年龄偏大，老板愿意付给她（或他）较高的月薪。
“高级文秘”包括跨国公司首脑文秘、董事会文秘、地区总裁文秘等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的文秘们正面临着与国际文秘行业接轨的现实，高级文秘已成为人才市场上的珍稀资源。
（1）高级文秘的“高”人之处
高级文秘之所以被越来越多的人关注，除了本身的薪资过人外，高级文秘通常有五大“高”人之处。
第一高：综合素质要求更高。首先，高级文秘每天都很忙碌，虽然可能看起来都是一些平凡的小事，但涉及面可能很广，而且需要极好的统筹能力才能做到高效有序地完成工作。其次，高级文秘平时还要起草一些财务或者人事方面的报告，帮助老板做一些决定。高级文秘是工作在老板身边最近的人，他们需要在老板不方便的时候代替老板处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般文秘相比，高级文秘除了能够讲一口流利的英语，熟练地使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。
第二高：责权更重。高级文秘和助理的界限很难划分，只不过助理给予老板业务方面的建议会更多。高级文秘与一般文秘有着很大的不同，表现在：①高级文秘与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门文秘都会通过高级文秘找到老板，高级文秘承担着他们之间沟通的责任。②高级文秘的责任很大，犯错误的机会也很多，一旦犯了就不会是小错误。③当高级文秘发现别的部门文秘有一些错误时，高级文秘有责任和权利去指出，避免错误的发生。
第三高：薪水更高。在各个行业里，与其他部门的管理人员来比，高级文秘的薪水可能不是很高，但与普通文秘相比，高级文秘的薪水还是相当可观的。
第四高：沟通、说服能力更强。高级文秘通常不是那种让人一看就感觉很强的人，就是有亲和力，这是很多高级文秘的一个优势，但是，作为高级文秘，具有亲和力固然重要，有自己的想法也很重要。高级文秘的地位比较特殊，老板交予的任务，当高级文秘觉得应该建议或者提示的地方，就应该指出来。这点是很不容易做到，考验的就是文秘的说服能力。因为在工作中老板和高级文秘毕竟是上下级的关系，既能让老板接受自己的观点，又不让老板产生反感，需要一定的技巧。大多数时候高级文秘要采取一种委婉的语气，建议老板“这样是不是会更好”，这样让老板有一个从考虑到最后接纳的过程。
第五高：发展愿望更高。做到高级文秘这个职位在年龄上是有底线的，通常在27岁以上，一般外资企业需要的高级秘书年龄在35～45岁。这是因为从一般文秘做到高级文秘需要一个经验的累积，刚走入职场的新人是不可能一下子就坐到这个职位的。在国外有很多高层的文秘都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，这种情况是很少见的，在大部分人心中做文秘还是年轻的好一些。在国内做了5年、10年或者更长时间的高级文秘，大多会考虑这种来自年龄上的压力，希望换一个行业，通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。一般情况下，高级文秘会选择在公司内部调整位置。也有一些高级文秘会被猎头猎取到其他公司去做其他行业。相对来说，后一种机会会比较小。
（2）高级文秘的诱人之处
近日，华中人才市场公布的一项统计表明：曾不被看好的秘书职业，如今成为热门，朝阳行业里的高级文秘人才，更是“抢手货”。
根据职责大小，秘书分为三种：初级秘书，包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责比较单一，技术含量较低，薪金相对低一点，在职者年龄一般不超过25岁；中级秘书，包括部门经理秘书、经理助理等，对处理各种事件的能力要求高一些，年龄一般在25～35岁左右；最高级别是高级文秘，包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。
高级文秘是随着市场环境中企业横向联系的加强和现代化办公手段对企业的渗透而出现的，他们要具备公关才能、外语水平和办公自动化能力。传统意义上的文秘，通常由年轻女性担任，但高级文秘不是这样，如今男性或年纪大、素质高的女性文秘并不罕见。
高级文秘的工作职责非常广泛，包括负责公司报告、总结、会议纪要等行政公文的拟订；根据领导安排完成相关文件和文字资料的起草工作；负责公司发展史资料的收集、整理；负责公司公文的印发及相关通知短信息的发送工作；负责公司级会议的落实工作；负责企业文化理念的提炼、传播渠道的拓展及文化活动策划等工作；负责企业文化活动方案的制订与组织实施；负责组织公司业务流程、规章制度的设计、维护及优化，并负责执行情况的检查、落实和反馈；完成领导交办的其他工作，等等。
由上面的内容可知，市场对高级文秘的能力要求非常高。高级文秘的沟通能力、组织才能，精通英语及电脑是基本要求，而很多公司对高级文秘的要求更是苛刻，如某软件公司对秘书的要求是：协助公司内部软件开发，负责咨询服务、组织产品及办公室自动化的展览会，每年负责3～4次研讨会。某跨国生物工程公司的秘书招聘要求更是：有生物工程学历背景。招聘负责人说，过去招聘秘书大多从中文系毕业生中挑选，现在必须有相关科技知识背景。
高标准对应的是高薪酬，高级文秘的薪酬往往是普通文秘的几倍。在一些大型企业任职的高级文秘月薪基本在8000元以上，甚至更高，即使一般企业也在3000元以上。
高级文秘和一般文秘的明显区别是，前者对业界的动态及专业知识要有相当程度的了解，大量回复信件、联络、资料提供、会议记录等工作都需要相关的知识背景。各行业的高级文秘对业界动态及专业知识有相当程度了解，可为个人积累知识和经验，有利于今后转行，职业发展空间较大。所以，尽管高级文秘的岗位要求相当高，但应聘者依然热情十足。
如何成为一名优秀的高级文秘
总经理管理公司的事务，而秘书则管理总经理的事务；秘书对于总经理的重要程度完全等同于总经理对于公司的重要程度。如果想成为一个成功的秘书，您需要具备许多良好的工作技能和专业素质。
（1）五大素质——做好秘书的前提
做好秘书工作，必须具备以下素质：
一是没有权利欲。“不想当元帅的士兵不是好士兵”，这句话在秘书这个行当是不适用的。秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员，主要职责是上传下达。秘书的职业定位就说明这是一个辅助性的职位，在担任这个职位时不觊觎领导的职位是这个职业的“本分”。如果想转行则另当别论，但也应该通常正常的途径。
二是做事干练，能严守机密。在工作中，秘书是领导身边最近的人，不可避免地会接触到有关企业的重要内容，有些甚至是核心机密，如果作为秘书不能保守机密，可能会给企业带来不可估量的损失，同时，对秘书自身的发展来说也是致命的打击。另外，领导的一些个人行为不可能完全避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密，会使领导的工作相当被动。作为秘书，平时要做到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点，三是熟练操作各种办公自动化设备。这一点是秘书的工作性质所决定的。
四是具有较强的文字处理能力。要能听懂领导的话，领会领导的意图，并有能力将其组织成文字。
五是主动热情，遵守纪律，性情随和。外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。
（2）专业培训——成为优秀秘书的秘诀
在许多人眼里，秘书就是打字员和办事员。但在国外，秘书早已被划分到行政管理的范围之内。
21世纪，秘书需要有以下五方面的能力：一是多元化才能。高级秘书应该懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。二是组织能力。高级秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动做计划，并落实安排。同时，她还要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。三是沟通能力。秘书需要和老板、同事和客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。四是获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐。五是团队合作能力。秘书要参加到许多实践项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此合作能力也是秘书工作的一个关键部分。
从上面的能力要求来看，高级秘书要做到优秀是非常困难的，因为只有专业的知识是不够的，还要有丰富的工作经验、足够的细心、过人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的关系协调能力。我国劳动部门已经出台了秘书职业标准，但是与国际标准尚有距离。
对高级文秘来说，如果没有受到过系统、专业的训练，将无法从战略的高度、全方位的角度认知秘书的工作；在工作中会因为缺乏理论支持而抓不住工作重点、达不到领导的要求，从而使工作总是处于被动。即使你想为领导多出些力，也会不知从何处下手。有时遇到一些难题解决不好，还会导致工作失误。
诸如此类的问题，都是每个高级秘书都会遇到，如何把握正确思路和方向、找到最适当方法，迅速提升自身职业素养，是高级文秘必须考虑的事。
作为秘书行业，目前没有强性资质要求，而是企业根据自己的要求提出招聘要求。但是也有一些共同点，比如大专以上学历、熟练应用办公自动化的能力、一定的外语水平、文字处理能力、沟通能力，以及良好的修养，如气质、谈吐、举止、为人处事等。这些内容在前文中已做过详细说明，在此不再赘述。目前社会上有许多关于秘书的培训班和各类证书，想从事高级文秘一职的人士可以根据自己的情况参加一些培训。由于各类培训班良莠不齐，大家在选择时应该仔细衡量其师资。好的培训机构专业的培训能给予你系统、专业的培训。
在证书方面，目前劳动与社会保障部已推出了《国家高级职业资格证书（职业资格三级）》，该证书是表明持有者具有从事文秘行业所具备的常识和技能的证明，是求职、任职资格凭证，是用人单位招聘、录用工作人员的主要依据之一，也是境外就业，对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。大家可以根据需要考取此证。
