抓准时间，立即行动，是成功办事的法则之一。我们知道，时间对我们每个人都是一样的，它大公无私地给予每一个人，可如何操纵时间，这是一个难题。下面我们举例说明：
美国的谈判专家柯英，在担任美国某企业的代理期间，曾和日本某企业进行谈判。当时发生了一段有趣的故事，从此柯英就对日本的谈判术赞不绝口。
柯英一到日本羽田机场，就干劲十足地第一个下了飞机。这时，代表日本企业与柯英谈判的两名职员早就在出口处迎接了。
这两个人接过柯英的行李，引导柯英乘上已等候多时的高级轿车，送他到已预定好的旅馆去。日本方面的接待如此面面俱到，着实令柯英非常高兴。
在车上闲聊时，日本招待问柯英预定哪一天的班机回去？
柯英受到如此的礼遇，觉得非常感动，他非常自然地从口袋里取出回程机票，给日本人看，机票上写着两周后要回去的时刻。
柯英无意中泄露了他的时间安排，就决定了他在谈判上的胜负。因为日本方面对于自己要与人谈判的最后时限，往往视为机密，不愿让对方知道，但是对于对手预定的最后时限，却总要想办法去探得。
柯英不但没有发现这个致命的事态，而且还沾沾自喜。
以后谈判的主动权全掌握在日本人手中了。谈判按照日本方面的安排逐步地进行着。在前10天里，日本方面对于重要的谈判内容一句也不说，每天只是招待他到各个名胜古迹去参观游览。直到柯英将离开的最后两天才开始谈判，在谈判中途又是酒会，又是欢送会，把谈判的时间分割得零零碎碎。到谈判的最后一天，才真正开始进入主题，当谈到最重要的问题时，接柯英去机场的小轿车已等在了门口。
于是谈判只好在车里进行，到机场，终于完成了交易的谈判。
无庸置疑，谈判的结果，当然是日本方面获得全胜，而对美方十分不利。
柯英失败的原因是他没有按部就班在预定时间内进行谈判，而日本人却运用了最后时限的技巧，事前牢牢掌握了对方的行程表，终于获得了最后的胜利。
时间，是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者，都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情，就是由于在时间的使用上十分讲求效益。下面介绍科学使用时间的十二个技巧，供领导者参考：
（1）强迫自己每天都要有所成就
有一位名人给自己立了这样一条座右铭：“不教一日空过。”有了这样一个强制性命令，就会自觉地珍惜每一小时，每一分钟，使每天都在紧张的追求中度过，使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午，连续画了四幅画，并在上面题道：“昨日大风，心情不安，不曾作画，今朝特此补充之。”原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神，何愁时间不为我所用？
（2）做好时间消耗记录
要想科学地运用时间，首先必须善于检查自己的时间使用状况。办法是在做完每一件事的“当时”，立即记下所耗的时间，每天一小结，连续记两周或一个月，然后进行一次总结分析，看看自己的时间究竟用到了什么地方，从中找出浪费时间的原因。据专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的时间，就能按时完成更多的工作。
（3）当日事当日毕
检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的惟一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会做出什么令人瞩目的成就。
（4）善于从工作的反复中节约时间
对领导者来说，有许多工作是周期性地反复出现的，如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人，在每一次循环中都能节约点滴时间，那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如，一周开三次会，每次都准时开始，而不是每次都迟开15分钟，那么一年就可以节省39个小时！反之，在每次反复中都不自觉地浪费一些时问，加起来就是一个很大的数字。
（5）敏捷地捕捉时机
无数事实表明，善于抓住时机，是最大的节约、最高的效率。农民只有不违农时，才有丰收的希望；军队只有抓住战机，才有胜利的可能。办任何事情，都有一个最佳时机问题。抓住了这个时机，办得及时，就省时省力，事半功倍；错过时机，费力费时，事倍功半。
（6）善于处理轻重与缓急的关系
也就是重要性与紧迫性的关系。事实表明，重要的事不一定都紧急，紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事，就常常使一些重要的事情流产，而且会经常处于紧急应付的状态之中。所以领导者在一般情况下，应先考虑事情的轻重，然后再考虑事情的缓急。首先是先办重要而又紧迫的事；其次是重要的但不紧迫的事；再次是紧迫但不重要的事；最后是既不重要又不紧迫的事。这也符合“重要的少数与次要的多数”的原理。日常生活中常常可以体会到，80%的看报时间往往花在20%的版面上；80%的看电视时间集中在20%的节目上；80%的教师辅导时间用在20%的学生上；领导者工作效果的80%，往往集中在20%的重要事情上。这就是领导时间的“二八律”。如果有十件事，完成了头两件最重要的，即可收到80%的效果。所以，领导者要学会把有效时间的80%，集中在那些重要工作上，兼顾其他。这样做，效益较高。
（7）凡事应做好准备
有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作一开始就进入“重负荷运转”，减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步，免得“现上轿现裹脚”，消极被动，贻误时间。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下级和群众树立良好榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。
（8）设法保持时间利用的连续性
根据心理学家的研究，当人专心做一项工作或思考某一问题时，最好能够一气呵成，不要间断，因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位经理做过调查，发现大多数经理几乎无法持续工作一小时以上而不受干扰。所以，当需要集中精力，专心致志地思考重要问题或处理关键工作时，事先要估计到可能出现的干扰，预先安排出一段相对集中的、不受干扰的时间，以保证其相对连续性。
（9）养成快速准时的习惯
领导者要提高时间利用率，必须缩小时间计算单位。用“分”计算时间的人，比用“时”计算时间的人，效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半小时办完的，绝不拖到一小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短话、写短文的良好习惯。同一位健谈的人商量工作时，最好能站着谈，迫使他开门见山，免得口若悬河，没完没了。
（10）养成随时记录的习惯
当有好的创意、设想和观点时，应立即记录下来，以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等，最好随时记在本子上。有个“备忘录”在手，处理问题就快多了，时间也就大大地节省了。
（11）学会“暂停”休息
在做一件复杂的工作时，如果一头扎进去，毫不间断地一直干下去，效率不一定高。如果能在“百忙”中暂停一下，拿出点时间冷静思索，瞻前顾后，暂时中断原来的思路，探索一下新的途径，常常会收到意想不到的效果。从生理上讲也是这样，拼命干，连轴转，效率往往很低。只有适当进行调节，用片刻休息（抽支烟、喝杯茶甚至伸个懒腰）把工作间隔起来，高度紧张的状态就会得到缓和，新的精力就会从这片刻休息中焕发出来。这是在有限的时间里提高工作效率的一个重要方法。
（12）摸清自己一天中的最佳工作时间
人在一天中的精力就像大海的潮水一样，有高潮也有低潮。只是因每个人生理素质不同，高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能动性最高。领导者要留心摸清自己的精力涨落规律，把一天中最重要的事情放在最佳工作时间里办，而把一些较简单的事情放在其他时间处理。
