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第11章 事务文书(6)

调查报告与总结的区别

调查报告与总结都是反映社会实践的结果,总结出经验,以指导工作,但二者有区别。在日常行文中要注意区别。

1.二者反映的对象和范围不同。总结局限于总结本地区、本单位或者个人前一段时间活动经验教训;调查报告既可以写本地区、本部门的实践活动,也可以写外地区、外单位的实践活动。

2.二者写作目的不同。总结的写作目的在于回顾过去,总结经验教训;调查报告是通过对典型的研究分析,为人们的社会实践活动提供借鉴和依据。

3.二者写作角度不同。总结反映本单位、本人的情况,由本单位、本人行文,进行自我分析、自我评价;调查报告以第三立场对事物进行客观评价。

4.二者写作手法不同。总结是论述怎样从实践中引出规律,常有较多的分析,对事物的情况、过程常采用概括的方法表达;调查报告常以陈述事实为主,引用具体材料较多,它要求客观事物的过程,揭示问题的实质。

实训1根据下面的提示,设计一份关于学生满意度的调查表。

(1)所在班级、性别、所学专业、所属籍贯

(2)课程设置

(3)师资设备

(4)教学设施(教师、实验室、实习基地、网络资源)

(5)生活条件(宿舍、餐厅、活动场地)

(6)教学管理

(7)改进意见

实训2请你对我院学生课外阅读现状进行调查,并撰写一篇调查报告。要求在写作前进行深入细致的调查研究,并运用个别访谈法与问卷调查法获得事实材料及有关数据。

实训3××网站需要进行网络调查,了解大学生网上行为和大学生对网站的态度,以便根据大学生的需求改善网站,提供优良的网络服务,增强对大学生的吸引力。该网站委托你所在院校的学生会帮助开展此项调查活动,请你以该院校学生会的名义进行调查,并将调查结果写成一份调查报告提交给该网站。

任务4简报

2011年4月14日,学校组织了一次“我的理想,我的未来”主题演讲比赛,全校一共有14名同学代表各系参加了这次比赛。比赛结果如下:信息系代表获得了一等奖,经贸系、会计系获得了二等奖,机电系、化工系、旅游系获得了三等奖,其他系部均获优秀奖。比赛结束后,刘老师把宣传部干事小李同学叫来,让她写一份简报,报道学校组织的这次活动。

一、简报的概念

简报是机关、团体、企事业单位内部,或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。简报是信息类公文中最重要、最常用的一种,常见的“工作动态”“情况反映”“简讯”“内部参考”“快报”等,都属简报。

二、简报的特点

1.新。新指反映管理活动中的新情况、新问题、新做法、新成效,这些新鲜的信息总是反映目前工作中的新苗头和新趋势,是最具有价值的信息。

2.真。简报的内容必须绝对真实。简报一个重要的目的是为领导机关反映情况,而领导机关有时可能根据简报所反映的情况作出决策。正是基于这个特点,决定了简报所写的事例,包括时间、地点、人物(或单位)、事情的前因后果、来龙去脉,引用的数据、人物语言等,都必须准确无误。对上级既报喜也报忧;既不以偏概全,也不以面盖点,力求准确全面,真实地反映实际情况。

3.快。这是对简报时间上的要求。简报的时限性很强,它必须及时地把工作中出现的新情况、新问题、新典型、新动向报告给有关上级机关和业务部门。如果简报编写不迅速及时,作用就会大大缩小,有时甚至会变成“马后炮”,失去其意义,毫无作用。

4.简。简就是内容集中,篇幅短小,文字简要。内容集中,是指每份简报的内容要做到单一、集中,一事一报,不要在一份简报中写许多项内容。如果为了集中反映某种情况、某个问题,也可以把几个内容相关或有共同性的短文编在一期内。篇幅短小,一份简报最好不超过1000字。有些综合性的简报,内容较多,但字数也应控制在2000字之内为宜。文字简要,是指写作简报时,文字要精练,利索,无假、大、空话。

5.准。就是针对性强。简报应根据国家的法律、法令及各级政府的指示或上级机关的有关规定,围绕本单位工作的重点,抓住工作中的关键问题,准确地加以反映,为领导运筹决策提供依据。

6.连续。简报往往不只制发一期,而通常是连续的,形成一种简报制度,定期或不定期予以报道管理活动中的各种信息。

三、简报的种类

简报的名称很多,常见的有《××简报》《××简讯》《××信息》《××动态》《××通报》《××通讯》及《内部参考》《情况反映》等。从不同角度对简报有不同的分类,按时间分,有定期的简报、不定期的简报;按内容来分,可分三种。

1.工作简报

工作简报主要用于反映部门的工作情况。如反映部门贯彻执行国家方针政策,落实上级指示的情况;反映部门工作的进展情况;反映工作中的经验、教训、问题、先进事迹或错误倾向等。工作简报可以在某项工作全面展开时立即编写,反映工作开展情况;也可以在工作告一段落时编发,用来总结阶段性成果。政府机关、企事业单位、社会团体等都会使用这类简报进行常规性的情况交流,它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。如某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2.信息简报

信息简报通过对有关信息进行收集、整理和加工,编制成一条或一组具有使用价值的信息,以简报的形式发送传递,是机关信息工作的重要手段。通常由各机关或单位的信息中心编制。

3.会议简报

它报道会议概况,反映会议交流经验和探讨的问题,传达和贯彻会议精神和决议。会议简报用于大中型会议,视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。

四、简报的格式

简报通常由报头、报核、报尾三部分组成。

1.报头

简报首页上端1/3处由分割线将报头与文稿部分分开,报头由以下四个必备要素构成:

(1)简报名称,一般套红、居中、字体稍大印刷;

(2)期数,印于简报名称正下方;

(3)编印机关,一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组),要求用全称或规范化简称印于分割线左上方;

(4)编印日期,印于分割线右上方,要求年月日齐全。

除以上四个要素,视简报内容,保密要求,还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素。

2.报核

根据文体性质和文稿来源,简报的体式可分四种:一是报道体,它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息;二是汇篇体,这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体,其信息量大、面广,能做到点面结合反映全局性情况;三是总结体,其文章即一般意义的总结,但内容有典型性、有推广价值,编入简报能发挥其指导一般的作用;四是转引体,即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

(1)按语

按语是代简报编制机关立言,是对文稿及使用作出说明、评价,如说明材料来源、转引目的、转发范围,表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下,标题前。它视需要而使用,并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

按语可分三种类型:一是题解性按语,它类似前言,主要对文稿产生过程、作者情况、主体内容作简要介绍;二是提示性按语,它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒;三是批示性按语,它往往援引领导人原话或上级机关指示,结合简报内容对实际工作提出批示性意见。

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