在所有时间管理的原则中，最基本的一条莫过于集中注意。那些在时间管理上有严重问题的人，大都因为他们想同时做太多的事情。
史蒂芬？柯维博士
我们很多人每天都被繁杂的事务弄得焦头烂额、头晕目眩，如堆满桌子的文件、一个接一个的电话、不断来访的客人、顾客的投诉抱怨……这些是现代办公室的一些典型场景。而一个高效而成功的职业人士则能从容地应对这一切。他们懂得如何把重要而紧急的事情放在第一位，控制自己不会变成一个“工作狂”，他们懂得如何授权他人，如何减少干扰、如何集中注意力，利用好精力充沛的时间，他们有效地主持会议，训练自己快速而有效地阅读……因为他们养成了一个良好的习惯——分清事物的轻重缓急。本讲我们请著名的柯维博士教我们如何培养良好的工作习惯，做一个高效之人。柯维先生毕业于哈佛大学，50多岁时，他创办了柯维领导艺术中心，其畅销书《高效人的七个习惯》广受全球大众的欢迎，他还完成了其他方面的“七个习惯”的著作，被《时代》周刊评为25位最有影响力的美国人之一。让我们跟随柯维博士，改变自己的不良习惯，做一个高效率之人。
对于时间管理这一问题来讲，我们可用一句最易理解且最有指导性的话来概括：根据事情的轻重缓急来组织和行事。
我们可以看到，确定一项活动的两个要素是紧急和重要。紧急意味着需要立即注意，是“现在”！例如，电话铃响了是紧急的，多数人不会让电话铃一直响着而不去接。
你可以花好几个小时准备材料，你可以穿上正式的服装去一个人的办公室讨论某个问题，但是，如果你在那里时电话铃响了，一般说来，接电话要优先于你的私人访问。
如果你给某人打电话，没有多少人会说：“我15分钟以后再来通话，请等着。”但这些人可能会让你在一个办公室至少等那么长时间，好让他跟另一个人通完话。
紧急的事通常是显而易见的。它们给我们造成压力，非要我们采取行动不可。它们往往是其他人所喜欢的。它们通常就在我们面前。而且它们往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的。但是它们经常是不重要的！让我们看看下面这份“时间管理矩阵表”就很清楚了。
时间管理矩阵表
紧急 不紧急
重要 Ⅰ Ⅱ
活动： 活动：
危机紧迫的问题 预防
限期逼近的项目 建立关系
寻找新的机会
计划、改造
不重要 Ⅲ Ⅳ
活动： 活动：
临时插入的事，电话 琐碎而忙碌的工作
邮件，报告 某些邮件
会议 某些电话
直接而紧迫的问题 消磨时间
受欢迎的活动 娱乐活动
另一方面，重要同结果有关系。如果某件事很重要，它会对你的使命、价值观、优先的目标作出贡献。
我们对紧急的事会很快作出反应。那些重要而不紧急的事要求人们具有更多的主动性和积极性。我们必须主动行动以抓住机会，促成事情的发生。如果我们不具有积极主动的习惯，如果我们不清楚什么重要，不清楚我们希望自己的生活产生什么结果，我们就很容易转向对紧急的事作出反应。
看一看时间管理表的4个方格。方格Ⅰ既紧急又重要。它处理的是要求立即注意的重大结果。我们通常把方格Ⅰ的活动称为“危机”或“问题”。我们在生活中都有一些方格Ⅰ的活动。但是方格Ⅰ耗费了许多人的精力。这些人是危机处理者、注重问题者、受限期驱赶的生产者。
只要你集中于方格Ⅰ，它就会变得越来越大，直至主宰你。这就像大浪冲击。一个大问题来了，把你击倒、压垮。你挣扎着起来，又面临另一个大问题，把你击倒，甩在地上。
一些人几乎每日每时都被问题弄得焦头烂额。唯一的解脱是躲避到方格Ⅳ既不重要又不紧急的活动中。所以，看一看他们的整个矩阵表，他们90%的时间花在方格Ⅰ，剩下的10%的时间大部分用在方格Ⅳ，只有微不足道的一点注意力放在方格Ⅱ和方格Ⅲ上。这就是通过危机管理生活的人的生活。
还有一些人把大量的时间花在方格Ⅲ“紧急但不重要”的事上，以为他们是在方格Ⅰ。他们把大部分时间花在应付紧急的事上，以为这些事也是重要的。但是现实情况是，这些事情的紧迫性常常基于别人的轻重缓急和期望。
把时间几乎完全放在方格Ⅲ和方格Ⅳ的人基本上过着不负责任的生活。
卓有成效的人避开方格Ⅲ和方格Ⅳ，因为不管它们是否紧急，它们都不重要。他们还缩小方格Ⅰ的规模，把较多的时间放在方格Ⅱ。
方格Ⅱ是卓有成效的个人管理的核心。它处理的是一些不紧急但很重要的事情。如建立关系，制订个人使命书、长远计划，锻炼、保养，准备——所有那些我们知道需要做但因为不急而很少时间去做的事。
著名管理大师彼得？德鲁克认为，卓有成效的人不注重问题，而是注重机会。他们充实机会，减弱问题。他们从预防的角度考虑。他们有真正方格Ⅰ的危机和紧急情况需要立即注意，但数目比较少。他们把注意力集中到方格Ⅱ中的重要但不紧急的高杠杆率的能力培养活动上，以此保持生活的平衡。
记住时间管理表，现在用一点时间考虑怎样回答前面我们提出的两个问题。它们适合于哪一格？它们重要吗？它们紧急吗？
它们大概适合放在方格Ⅱ中。它们显然是重要的，非常重要，但是不急，并且因为不急，所以你们不去干。
现在再看一看这些问题的实质：在你的个人和职业生活中，有什么事如果你经常做的话，会使你的生活发生非常积极的变化？方格Ⅱ的活动具有那种作用。如果我们去干那些事，我们的成效就会发生量的飞跃。
集中注意力
在所有时间管理的原则中，最基本的一条莫过于集中注意。那些在时间管理上有严重问题的人，大都因为他们想同时做太多的事情。如果有人坚持要他们一次只做一件事，他们会说：“但是这些事情都很重要。”有的时候许多事情确实都很重要，不过你还是不能一次同时解决。除非你授权给别人去做，这是非常值得你考虑的一点。
你在一项计划上用了多少时间并不重要，重要的是，你是否“连贯而没有间断”地去做。有些问题你应该集中全力去解决，有些问题你可以采用一点一点去做的方式。
成功的作家都认识到集中注意的重要性。现代多产小说家之一，法国侦探小说作家乔治？西默农在写一本书的时候，就把自己完全和外界隔绝开来，不接电话，不见来访的客人，不看报纸，不看来信。正如他说的，生活得“像一名苦行僧”。在他完全潜心于写作大约11天之后，他出来了，完成了一本最畅销的小说。
我们之中很少有人像他那样绝对地集中注意。但如果我们也这样，谁知道我们可能会有什么样的成就呢？
俗话说：“一箭双雕”。在某些情况下，我们同时做两件事情也是可以的。但有些人狂热地想获得每一分钟的最大效用，时时都想同时去做几件事，这样要求就有些过分了。例如，查斯特菲尔德爵士在写给他儿子的信件中说：“我认识一位绅士，他把时间管理得太严了，就是他出于人的本能而不能不上厕所，他也不失去这一点儿时间，而连续在那一段段时间里慢慢地读完所有拉丁诗人的作品。例如，他买了一本公元前一世纪罗马诗人霍瑞斯的诗集，一次撕下几页，先读这几页，然后把这几页当作牺牲品，送入下水道。他就这样获得了相当多的时间。”
或许这样能使你拥有更多的时间。但我们认为，好的时间管理者是一次只集中精神在一件事情上面，不论是上厕所或做其他事情都一样。
把握一日中精力充沛的时间
如果你是一位经常坐办公室的人，那你办事的功效就会比体力劳动者具有更大的波动性。而你一天的大部分工作可能都是在某一段时间做好，这一段时间可称为精力充沛的时间。
对大多数人来说，每天的头两个小时是精力充沛的时间。但是很多人并不清楚这种情形，而把这几个小时花在例行事务上：阅读早晨来的信件（其中很少包含最优先的事项）、刊物、报纸，打几个例行的电话等等。我们不需要深思就可以看出，这真是一种浪费。我们应当把一天最好的时间用在最优先的重要事情上。因为这些事情需要以最好的精力、敏锐的思维，以及最大的创造精神去做。
因此，你要把一天中最优先的一两项工作安排在你精力最充沛的时候去做，然后再做次要的工作。
现在你已经选定了你优先要做的事项，并且把它们安排在你精力最充沛的时间去做。下一步就是不让别人干扰你，便于你有足够的时间把这些工作做好。
减少外界干扰
由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以你无法完全排除干扰。其实大多数的干扰都是你拿薪水去做应该做的事情，例如和顾客谈话、答复员工的问题、接听老板的电话——这些都是你分内的工作。
尽管如此，你仍然能够尽量减少干扰。如果你要提高办事效率，就必须减少干扰。如果你在一个小时内集中精力去办事，这比花2个小时而被打断10分钟或15分钟的效率还要高。当你受到干扰之后，你还得花时间重新启动你的思维机器，尤其当你受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来加热思维机器。
因此我们建议你采取适当的措施，以尽可能减少干扰。
1.分析一下打给你的电话，最好是在登记几天之后——你是不是常常接到必须要转给别人接的电话？或根本没有必要的电话？如果是，研究一下采取什么办法可以减少这些电话。
例如，总机可能没问清来电者的问题，而不清楚该把这电话转接给谁。公司电话簿印有让人误解的头衔，或各电话簿的排列次序，使人弄不清楚哪个部门究竟做什么样的事情，或者电话簿已有很长时间没有更正了。这些似乎都是小事情，但是如果因此而经常发生打错电话的情形，那就应该把这些问题提出来加以解决了。
不过，造成不必要干扰的最基本原因，是缺少有效的沟通。如果没有把什么时候发布新价格表、休假表，或为什么要扣除多少多少薪水告诉大家，大家就会打电话或亲自去问（干扰）某一个人。
2.使用回电话的办法可以减少电话干扰——有些电话是相当重要的，可以让他们的电话随时转过来。但是对于那些没有什么紧急事情的电话，则要你的秘书记下对方姓名和电话号码，以便在你方便的时候回电话就可以了。如果是你自己接电话，你可以当即回答说：“我过半个小时再给你回电话。”这样你又可以集中精力处理手头的事情而减少干扰了。然后你可以集中在午饭前或快下班的时候回电话，这段时间对方就不太愿意多谈，你也就可以更容易处理你的电话问题了。
很多人喜欢自己接听电话，而且来者不拒，任何人都可以打电话找他们。如果这种做法很适合你办事的方式，那当然没有问题。但是从长时间来看，大多数人会发现使用回电话的办法可以节省时间。
3.一开始就定下谈话的语气——我们可以用诚恳的语气接听电话，然后再问：“有什么事情要我做吗？”一方面表示友善，另一方面也表明你正有事要办，闲话免谈。但如果你太过于友善，而说：“听到你的声音真是太好了，近来怎么样？”诸如此类的话，你就向对方发出了一种你好像很空闲的信号，那么你们之间的谈话就可能会延长好几分钟。当然这个原则也可以用在别人亲自来拜访时。
