拜访,一般是指前往他人的工作地点或私人居所,会晤对方、探望对方,或是与之进行接触。不论在公务交往还是在私人交往中,拜访都是人们习以为常的一种交际方式。
具体而言,拜访是一种双向性的活动。在拜访中,访问、做客的一方为客,称为来宾;做东、待客的一方为主,则称为主人。对于宾主双方而言,在拜访中都必须恪守本分,依照相应的礼仪规范行事。下面,就来分别介绍做客与待客的常规礼仪。
一 做客
做客是正常的人际交往中不可缺少的应酬,若不谙做客之道,则难免会使拜访不能尽如人意。就做客礼仪而言,其重要之点有三。其核心之处,则在于“客随主便,礼待主人”。
(一)有约在先
有约在先,是做客礼仪之中最为重要的一条。它的基本含义是:拜访他人,一般均应提前与对方有所约定。不提倡随意地即兴进行顺访,尤其是对待关系一般的交往对象不宜充当不邀而至、打乱对方计划的不速之客。
从某种意义上讲,做客必须有约有先。这既体现着个人教养,更是对主人的尊重。对此环节绝对不可予以省略。
预约拜访时,要重视的有三个方面的具体问题:
1.约定时间
在约定拜访时,一定要在两相情愿的前提下,协商议定到访的具体时间与停留的时间长度。对主人所提出的具体时间,应予以优先考虑。由客人自己提出方案时,则最好给对方多提供几种选择。
在一般情况下,主人本人认为不方便的时间、工作极为忙碌的时间、难得一遇的节假日、不宜打扰的凌晨与深夜,以及常规的用餐时间和午休时间,都不宜作为拜访的时间。
2.约定人数
在预约拜访时,宾主双方均应事先向对方通报届时到场的具体人数及其各自的身份。在公务拜访中,这一点尤其重要。宾主双方都要竭力避免自己一方中出现对方所不欢迎,甚至极为反感的人物。
通常,双方参与拜访的人员一经约定,便不宜随意进行变动。做客的一方特别需要注意,切勿任意扩大自己的队伍。在任何时候,来宾队伍过于庞大,都会令主人应接不暇、手忙脚乱,干扰其事先所作的安排和计划。
3.如约而至
约定拜访时间之后,必须认真加以遵守,轻易不再更改。万一有特殊原因,需要推迟或者取消拜访,应当尽快打电话通知对方。不要若无其事,让对方空等。在下次与对方见面时,最好还要再次为此表示歉意,并说明一下具体原因。
登门进行拜访时,最好准时到达。既不要早到,让对方措手不及;也不要迟到,令对方望眼欲穿。
(二)上门有礼
登门拜访做客时,如下几条具体的礼仪规范是人人皆须认真遵从的:
1.先行通报
抵达主人办公室或私人居所门外后,应首先采用合乎礼仪的方法,向对方通报自己的到来。可请其秘书或家人转告,也可以敲门或摁门铃。敲门之时,宜以食指轻叩两三下即可;摁门铃的话,则让铃响两三声即可。若室内没有反应,可以过一会儿再做一次。千万不要用拳头擂门、用脚踢门、把门铃摁个不休,或者在门外大呼小叫、骚扰四邻。
即使与主人关系再好,也绝对不要不打任何招呼推门而入,否则极有可能遭遇让人尴尬的场面,令自己进退两难。
2.问候施礼
与主人相见,应当向对方主动问好,并且与对方握手为礼。假如同对方初次谋面,则还须略作自我介绍。遇到主人的同事、亲属时,应当主动向对方打招呼、问好,而不宜旁若无人,不可对其他在场之人不答不理。
前往亲朋好友的私人居所做客时,可为对方携带一些小礼物,诸如鲜花、糖果、书籍、影碟,等等。在进门之初,一般即应向主人奉上自己的礼物,不要等到告辞时再说。
3.轻装上阵
做客之前,对个人的着装要进行认真的选择。越是正式的拜访,就越要注意这一点。在一般情况下,拜访者的着装应当干净、整洁、高雅、庄重,过分轻佻、随便的服装是不宜选择的。
务必要注意着装的某些重要细节,例如,袜子一定要无洞、无味。不然进门后一旦需要更换拖鞋,可能就要当众出丑了。
进门之后,按照常规应当自动地脱下外套,并且摘下帽子、墨镜、手套,并且将其暂放于适当之处。如果携带了大一点的手袋,可在就座后将其放在右手下面的地板上。若将其置于桌椅上,则是不适宜的。这一规范,通常被简称为“入室后的四除去与一放下”。
4.应邀就座
被主人邀请进入室内时,应主动随行于主人身后,而切勿抢先一步,随意前行。在一般情况下,主人会邀请来客在其指定之处就座,届时恭敬不如从命。
在就座时,一定要注意三点:一是不要自行找座;二是与他人同至时应相互进行谦让;三是最好与其他人,尤其是主人,一起落座,而切勿抢先落座。
有的时候,拜访他人时未被主人相邀入室,则通常表明自己来的不合时宜。知难而退,是此刻的最佳选择。切勿不邀而入,或是探头探脑向室内进行窥视。
(三)为客有方
在他人的办公室或私人居所做客期间,需要注意围绕主题、限定范围、适时告退三件要事。在这些方面,绝对不允许出现大的失误。
1.围绕主题
任何一次登门拜访,都必然有其目的性。既然如此,那么在拜访做客之时,就应当使自己的所作所为紧密地围绕着自己进行拜访的主旨而行,绝对不允许“跑题”。
一般情况下,在拜访之时,宾主双方都要尽快地直奔主题,接触实质性的问题,并力争解决问题。不要临阵怯场、言不及义,也不要随意变更主题,从而令双方无所适从。
2.限定范围
要使拜访围绕主题而行,一项得力的措施是:客人应当自觉地限定个人的交际范围与活动范围。
做客时限定交际范围,就是要求客人不要对主人的亲属、友人表现出过多的兴趣。例如,询问对方与主人的私人关系,就未必合适。
做客时限定活动范围,则要求客人尊重主人的个人隐私,切勿未经允许便在其室内到处乱窜,或是随便乱动、乱拿、乱翻主人的个人物品。
3.适时告退
拜访之时,务必要注意适可而止。如果客人与主人双方对会见的时间长度早已有约在先,则客人务必要谨记在心,并认真遵守。假如双方无此约定,通常一次一般性的拜访应以一小时为限。初次拜访,则不宜长于半小时。
在拜访之中如遇有他人到访,应适当缩减停留时间,不要妨碍主人,更不要非去找对方攀谈一番。
客人一旦提出告辞,便要“言必信,行必果”。任凭主人百般挽留,都要坚辞而去。不要一而再、再而三地拖延时间,赖着不走。
在出门以后,即应与主人握手作别,并对其表示感谢。不要听任对方“十八相送”,或是长时间地在门外与主人恋恋不舍地大说特说无聊之语。
二 待客
作为主人,不可不掌握基本的待客之道。待客之道的核心在于“主随客便,待客以礼”。这一指导思想,主要应被落实于以下三个方面:
(一)细心安排
与来访者约定拜访之后,主人即应着手从事必要的准备工作,以便令客人到访时产生宾至如归之感。主人先期需要准备安排的主要有下述四项工作:
1.环境卫生
在客人到来之前,往往需要专门进行一次清洁卫生工作以便创造出良好的待客环境,并借以完善个人的整体形象,同时体现出对来客的重视。不要忘了“一屋不扫,何以扫天下”的古训。
进行清洁卫生工作的重点,应当是门厅、走廊、客厅、餐厅、阳台、卫生间等来客必经之处。此外,对于门外、楼梯等公众共享空间的卫生,亦应加以注意,不要只顾“自扫门前雪”。
2.待客用品
有客来访之前,通常需要准备好必要的待客用品,以应客人之需。在一般情况下,必不可少的待客用品有以下四类:
第一,饮料、糖果、水果和点心。它们被人戏称为中国人款待来客的“四大名旦”,通常在待客时必须做到有备无患。
第二,香烟。鉴于吸烟影响健康,所以在待客时可以备有香烟,并相让于人,但是不要勉强对方。
第三,报刊、图书、玩具。它们可用来招待客人,尤其是随其而来的孩子。
第四,娱乐用品。有时间的话,宾主可以在一起进行娱乐活动,以同享欢乐。
3.膳食住宿
在一般情况下,接待来客时,均应为其预先准备好膳食,并且在会面之初便向对方表明留饭之意。千万不要忽略此事,尤其是不要只顾自己用餐,而不顾招待来客,让对方空腹而归。
假如“有朋自远方来”,还须为其安排住宿。家中或本单位不具备留宿条件的话,事先必须向对方说明。在这一问题上,绝对是含糊不得的。
4.交通工具
接待远道而来的客人时,一定要事先考虑其交通问题。如果力所能及,则最好主动为其安排或提供交通工具。
为来宾安排交通工具讲究善始善终,不但来时要管,走时也要管。这样做不仅是为客人排忧解难,而且也能体现主人的待客之诚与善解人意。
(二)迎送礼让
客人到来之时,主人对其欢迎与否,客人是十分敏感的。因此,在客人抵达之后,主人所要做的第一件事,就是要向对方表示热烈欢迎。当客人告辞时,亦须热情相送。
1.迎候
对于重要的客人和初次来访的客人,主人在必要时要亲自或者派人前去迎候。迎候远道来访的客人时,可恭候于其抵达本地的机场、港口、车站,或是其下榻之处,并要事先告知对方。
迎送本地的客人,宜在大门口、楼下、办公室或居所的门外,或者双方事先所约定之处。
对于常来常往的客人,虽不必事先恭候于室外,但一旦得知对方抵达,即应立即起身,相迎于室外。
2.致意
在与来客相见之初,不论彼此熟悉与否,均应面带微笑,与对方热情握手。与此同时,还应当对对方表示真诚的欢迎,并致以亲切的问候。
在一般情况下,现代人在待客之初同客人握手、问候与表示欢迎,被视为必不可少的“迎宾三部曲”。随意删减,即为失礼。
假如客人到来时,自己周围还有家人、同事或其他客人在场,主人有义务为其进行相互介绍。要是任其互不答理,或是自行进行接触,只能说明主人考虑不周,或是怠慢客人。
3.座次
凡属正式的会晤,宾主双方都会对具体座次的安排极其重视。在公务性会晤中,正式的座次排列主要有并列式、分列式、相对式、居中式、主席式、自由式六种。其具体操作方式存在着一定差异,其适用的场合亦有所不同。
第一,并列式。并列式会晤,一般指的是会晤之时宾主双方并排就座。此种“平起平坐”的方式,往往显示着双方关系密切,地位相近。它具体又分为下述两种情形:
其一,宾主双方共同面对房间正门而坐。这一做法,符合“面门为上”的座次排列规则。双方共同面门而坐时,则应注意“以右为上”,即主人应请客人在自己的右侧就座。
其二,宾主双方一同在室内右侧或左侧就座。这种就座方式是根据“以远为上”的规则,请客人就座于距房门较远处,而由主人在距房门较近之处落座。
第二,分列式。分列式会晤,乃属并列式会晤的一种特例。它指的是当主人居左、主宾居右面对会客室房间正门就座时,双方的其他随员按照一定的礼宾顺序,自高而低地分别在其一侧面对面地就座。
第三,相对式。相对式会晤,一般是指宾主双方面对面地就座。此种“两军对垒”的阵容,有利于双方公事公办,彼此之间保持适当的距离。它具体分为下列两种情况:
其一,宾主双方一方面门而坐,另外一方则背门而坐。按照“面门为上”的规则,前者应为来宾,后者则应为主人。
其二,宾主双方在室内左右两侧就座。此刻,进门之后的右侧应请来宾就座,其左侧则应由主人就座。
第四,居中式。居中式会晤,实际上是并列式会晤的一种特殊情况。它指的是当宾主双方多人一同并排就座时,通常应遵守“居中为上”的规则,即请来宾居中而坐。其两侧的位置,则应由主方人员就座。
第五,主席式。主席式会晤,多见于主方在同一时间、同一地点会晤两方或两方以上的来宾。此时,主人一般面门而坐,其他各方来宾则在其对面背门而坐。有时,主人亦可就座于长桌的一段,而请各方来宾在其两侧就座。
第六,自由式。自由式会晤,通常是指举行会晤时各方人员的座次不进行具体的排列,而由大家自由、随意地选择座位。它多用于正式的多边会晤或非正式的双边会晤。
4.均等
有些时候,主人可能会在同一时间之内接待多方的来访者。碰上了这一情况,一是要注意待客有序;二是要注意一视同仁。
所谓待客有序,是指主人在与客人握手、问候以及让座、献茶时,要注意按照惯例“依次而行”。通常讲究女士先于男士、长者先于晚辈、位高者先于位低者。越是正式的场合,越需要注意这一点。
所谓一视同仁,则是要求主人在接待多方来宾时,在态度上与行动上均要对其平等相待,切勿有意分亲疏、论贵贱,厚此薄彼。
5.送别
告辞的要求,应由来客首先提出。届时,主人应真诚地加以挽留。倘若客人执意要走,主人方可起身送行。
送行的具体地点,对远道而来者,可以是机场、港口、车站或其下榻之处;对本地的客人,则应为大门口、楼下,或是其所乘车辆离去之处。至少,也要将客人送至室外或电梯门口,否则就是对客人的失礼。
与客人告别时,要与之握手,并道以“再见”。对难以谋面的客人,还应请其“多多保重”,并请其代向家人或同事致以问候。
在一般情况下,当客人离去时,应向其挥手致意。当对方离开之后,主人方可离开。前往机场、港口、车站为来宾送行时,对方所乘的交通工具若尚未开动,主人抢先离去则是不应该的。
(三)热情相待
在待客之时,主人一定要表现出自己的热情、真诚之意。做到了这一点,就会让客人更好地感觉到主人是真心实意欢迎他的。对客人热情相待,应当主要体现于一心一意、兴趣盎然、主次分明三个具体方面。
1.一心一意
在有客来访时,客人就是主人的“上帝”,待客就是主人的“工作重心”。因此,在接待客人时,一定要真正做到时时、处处、事事以客人为中心,切勿三心二意,有意无意地冷落客人。
面对客人的时候,爱答不理、闭目养神、大打哈欠、看书看报、听广播、看电视、忙于处理家务、打起电话没个完、与家人大聊其天,甚至抛下客人扬长而去,只能说明自己“身在曹营心在汉”,是一名不合格的主人。
2.兴趣盎然
在宾主相处之际,相互之间自然要进行必要的交谈,此时宾主双方都应表现出积极的态度,以便沟通和交流。宾主进行交谈之时,主人不仅要准确无误地表达和接受信息,而且还要扮演一位称职的“主持人”和一名最佳的听众。作为“主持人”,主人需要为宾主之间的交谈引起话题、寻找话题,而不使大家相对静坐、无话可说。万一客人之间的交谈不甚融洽时,主人还需出面转移话题。作为听众,主人则需要在客人讲话时洗耳恭听,并对此抱有浓厚的兴趣,令对方谈兴骤增,有话可谈。
无论如何,主人都不宜使宾主之间的交谈冷场,或是对客人的谈吐明显地表现出毫无兴致。
3.主次分明
在待客之时,接待来宾即为主人活动的中心,主人的私人事务一般均应从属于接待来宾这一中心,这是待客时主次分明的第一层意思。
待客时主次分明的第二层意思,是指主人在待客之时,此时此刻正在接待的客人,应被视为主人最重要的客人。也就是说,对于后到的客人既要接待,又不能为此转而抛弃之前正在接待的客人。可能的话,尽量不要让重要的客人同时到场。万一遇上了这种情况,可以合并在一起进行接待,或是先请他人代为接待一下后来之人,自己打过招呼即应回来接待先来之人。