首先肯定下属鼓起勇气报告的态度
假设下属在工作中遇到了难题，慌慌张张地跑来向你报告，你会说什么呢？又比如说，你作为下属，看到主管对他的上司或者客户说“我完全不知道出问题了啊……”时，你会是什么心情呢？
政客们经常说：“这是秘书干的，我并不知情。”这些人是明明知道却假装不知，还是真的不知道呢？我们无从判断。但是客观来说，如果主管不知道下属的行为，那么我们完全可以质疑这个主管的能力。
下属：“材料没有按时到货，这个月的产量只达到了预期的八成，所以……”
主管：“什么？！为什么到现在才跟我说这个？之前干什么去了？！为什么会搞成这样？到底是什么原因？”
如果主管像这样不分青红皂白地打断对方的话，那么再有问题的时候，下属也许就不会主动向主管汇报了。他可能会自己解决所有问题，等全部结束以后再向主管汇报结果。他会认为，反正说了也要挨骂，不如自己解决，假装什么都没发生，保持沉默。但是如果下属没能解决问题，导致其变得更加严重的话，再汇报就为时已晚了。
这时，主管是不能用一句“我不知道”就敷衍了事的。工作上的问题也许会影响到公司的生死存亡。
所以首先，主管要肯定下属鼓起勇气汇报的态度。说出对于自己不利的事情对任何人来说都是需要勇气的。请你把这种态度与工作上的失败区别对待，肯定下属的勇气。这样的肯定可以防止下属隐瞒过失，即使下次再发生类似的事，他也会马上报告，主管就可以第一时间知晓情况了。
为了防止问题扩大化，越早处理越好
遇到这类问题时，人们往往马上追问原因，“为什么要干这种事”、“怎么会变成这样”。但是听到这些话，当事者的本能反应不会认为这是提问，而是觉得自己正被责骂。他们会本能地保护自己，思考借口。然而狡辩是解决不了问题的。
所以，主管必须首先思考的是现在该怎样解决问题，等问题解决之后再查找原因。
下属：“材料没有按时到货，这个月的产量只能达到预期的八成。目前还不清楚原因。我想无论如何先跟您汇报下。”
主管：“你能向我汇报，这一点很好。你在为没有达到预期产量而头痛吧。我们先冷静下来想想怎么解决吧。我们可以从两方面打开思路。一是怎样才能达到预期产量，二是怎么用这八成的产量应付过去。等问题解决了，我们再找出问题出在哪里，避免发生类似情况。”
一味地追究问题的责任和原因，会延误解决问题的时机。在最糟糕的情况下，如果不提前将实际情况告诉客户，可能会导致损失不断扩大。
而在优先思考对策的过程中，我们也有可能发现问题产生的原因。总之，主管要先思考对策，然后再对问题产生的原因进行调查，避免出现类似的问题。
从事软件开发的知识豆株式会社的寺泽元伸先生在遇到问题时，会将思考对策和追究原因区别开来。他说：“对于给客户造成麻烦的事件，最重要的是尽快采取解决方案。等事态稳定后再追究原因也来得及。就我的经验来看，越早采取对策，越能避免问题加重，也就能更快地解决问题。”
1分钟要点
1分钟内应对下属报告出现问题的要点
“肯定下属汇报问题的勇气”
↓
“告诉下属冷静思考对策”
↓
“告诉下属，问题解决后，再好好调查原因”
试试这样说吧
“你能向我汇报，这一点很好。出问题了吗？先冷静下来想想怎么解决问题吧。之后，我们也必须想想问题出在哪里，避免发生类似问题。”
