设立案卷的范围界限。文书立卷的范围主要包括：①本机关工作中形成的直接反映本机关主要职能活动的重要文件；②与本机关工作有密切联系的上、下级机关的重要文件；③具有查考价值的本机关和上、下级机关的一般性文件。
不归档文书材料
按有关规定不需要立卷归档的文书材料。不归档文书材料包括：①本机关的重份材料；②无查考价值的事务性、临时性文件；③未经签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿(主要领导人的亲笔改稿和负责人签字的最后定稿除外)；④无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；⑤机关内部互相抄送的文件材料；⑥本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料；⑦为参考目的从各方面搜集的文件材料；⑧参加非主管部门召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；⑨下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件材料；⑩上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要办理的文件材料；外机关送来的征求意见的未定稿。
立卷方法
把具有共同特征和密切联系的文件组合在一起建立案卷，把具有不同特征和无密切联系的文件分别建立案卷的方法。立卷方法可分为按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按作者特征立卷，按地区特征立卷，按通信者特征立卷等。
按问题特征立卷
把有关同类性质问题的文件组成案卷的立卷方法。
按时间特征立卷
把形成的时间相同或内容所针对的时间相同的文件组成案卷的立卷方法。
按文种特征立卷
把文种相同的文件组成案卷的立卷方法。
按作者特征立卷
把同一单位或个人制发的文件组成案卷的立卷方法。
按地区特征立卷
把内容涉及同一地区的文件组成案卷的立卷方法。
按通信者特征立卷
把针对一个或几个问题的双方机关的往复文件组成案卷的立卷方法。
归卷类目
在实际文件尚未形成之前，事先根据机关工作活动和文件形成的规律，预计一年内可能形成的文件，按照有关规定拟制出的归卷条目。归卷类目是一种比较详细具体的立卷计划，用于作为文书立卷工作的指南。
卷内目录
介绍卷内文件的成分与内容的一览表。主要项目包括顺序号，责任者，文件字号，文件标题，日期，所在页号，备注等。
印章
各级党政机关、人民团体、企事业单位的公章和各级领导干部及工作人员的工作名章的总称。印章的刻制、颁发、保管和使用等是文秘部门印信管理工作的重要部分。
专用印章
党政机关、团体、单位在公务活动中为履行某一专项职责或某一专项权力的专用图章。具有特定的使用范围。专用印章种类较多，常用的有：财务专用章、劳动人事调配专用章、文书管理专用章、外调专用章等。
钢印
采用钢质材料特制的一种硬印(模印)。多用于公文、证书、重要票据上面。用模压法加盖这种印章，可在纸面的印文处留存下明显印痕，所显示出的式样、图样和字样凸起，而图字的颜色不变，仍为原色。
缩印
对公章、专用公章加以缩尺(缩小比例尺)处理的一种微型印章。同原公章、专用公章式样完全相同，只是尺寸缩小。多用于有各类凭证性质的印刷品上面。
手章
拥有法定职权的领导干部用来行使其职责，并具有代表和象征意义的个人印信。这类手章多用于书信、票证、合约、报表、文件和礼仪性文书等方面。除此之外，文书、财务、保管、收发等特殊部门的一些工作人员因工作需要，也使用手章。
手书
领导干部的亲笔手迹。一般包括领导干部的亲笔书信、批语、文稿、修改稿和工作记录等。
党政机关对领导干部的重要手书应尽量收集齐全，留存原件，立卷归档，妥善予以保管和处理。
戳记
对物件的名称、性质、作用、注意事项等内容起注明和标示作用的印章。其特点是以印代写，正规清楚。这种印章用途广泛，使用范围大。如党政机关在发放或交换机要文件时，在信封封皮正面大都盖有“机密”“急件”等标示性印章。
印章刻制
印章的镌刻制造。依照有关规定，印章刻制的权限由各级领导机构分级职掌。各种公章一般均由上级主管领导机关制发。刻制印章须严格履行登记审批手续，到指定的承制单位刻制。
印章刻制的规格、尺度、式样等要严格按规定执行，以保证印章的质量标准。承制单位或刻字者一律不准留样或仿制。印章的质料可由制发机关自定。
印章规格
印章的图形、尺寸、字体、形体和材质等方面的规定标准。对于党政机关的公章规格，中共中央、国务院及各省都有统一和具体的规定。对党政机关以外的其他单位印章规格没有统一规定的，应由各级主管领导机关自定适用的规格。手章的规格，在总的规范和限制内，一般由其本人自定。
印鉴
印章的底样。目的是为有关方面进行核对，辨别真伪，以防假冒。
印信凭证
各种印章、文凭、手迹和证物的总称。主要包括机关单位的印章，图章和各种证件(如身份证、介绍信、执照等)。印信凭证有标志、权威、证明、辨伪、法律和信任的作用。做好印信凭证的管理工作是党政机关文秘部门的一项重要职责。
印章分类
根据印章的性质、作用和质量的不同，对印章所进行的类别划分。一般可分为正式印章、专用印章、钢印、缩印、手章、名章和戳记等。
印章式样
印章的印图形状。党政机关和国营企、事业单位的印章，一律为圆形。钢印及其他与正式印章的式样有所区别的专用章，需经上级主管机关批准，不得自行确定样式。
印章制发
按照有关规定刻制颁发印章。下级机关的印章都由上一级机关制发，不可自行制发自己的印章。颁发印章必须正式行文通知，须派专人领取。颁发过程中严格履行登记、交接、收取等手续，保证印章的安全取返。
印章名称
印章上所使用的机关、单位的名称。各级党政机关的印章均应利用机关的法定名称(全称)，并按自左而右环形排列。如机关、单位的全称文字过多，难于刻印清晰的，可采用通用或常用的简称。
印章文字
印章上所使用的文字。印章文字应一律采用国务院公布实行的标准简化字，字体一般用仿宋字。属民族自治且通用民族文字的地方，使用的印章文字应当并列汉字和当地通用的民族文字。
印章保管
对印章所采取的保护性措施。各级党政机关的正式印章、专用印章、钢印及手章，均应由负责人或专人保管，并做好安全防范措施，如保险柜、保险箱专门加锁，开启号码严格保密，以保证印章的绝对安全和正常使用。印章保管有严密的制度，保管人员应严格遵守和执行。
凭证管理
对凭证所进行的必要的管理工作。主要内容有：凭证的设计、撰写、印刷、保管、颁发、使用、分类和存档等。
凭证分类
对凭证划分类别。凭证可按性质、内容、体式三种情况进行分类。①按性质可分为证明性质的凭证、合同性质的凭证、公约性质的凭证。②按内容可分为政治性质的凭证、经济性质的凭证、科学文化性质的凭证。③按照体式可分为固定体式的图表凭证、文字凭证、无固定体式的文字凭证。
凭证设计
对凭证的封面、内文、封底等项目按照需要和技术要求进行的设计制作。凭证设计的内容包括凭证尺寸、名称、表格、文字、图案、质料、制作标准等。凭证设计应同凭证内容相符，并从实际出发，既要简便实用，又庄重严肃，美观大方。尤其是不可设计制作有印信的空白凭证。
凭证撰写
对凭证的名称、正文、落款、附记等的写作。凭证撰写的要求是：名称应简洁精练，字体庄重，美观大方；正文既应简要、易懂、明确、规范，又不便涂改；落款签名应尽量使用全称；各种附记也应撰写齐备。
凭证印刷
根据需要印制空白凭证图表单据。印刷凭证应按文书印刷的程序和要求进行，承印单位应符合保密要求，必要时可派人监督，跟随全过程，并应由二人以上在场监印，废页只许监销不得随意遗弃。印刷凭证不能同时印入印章。所有空白凭证，都应在填写文字后才能加盖印章，不能盖出空白印。另见“印信鉴别”条。
凭证存档
对一切有关凭证正件、抄件、存根、复写件(复印件)、文稿草图等各种资料进行及时整理，妥为保存，立卷归档的工作。凭证文书一般具有很高的查考价值，需永久保存。凭证一经存档，便不得随意遗弃丢失，更不准自行销毁。
介绍信
证书类文书。是机关、团体、单位介绍被派遣人员去其他机关、团体、单位联系公务、商洽事宜时所使用的一种专用书信。具有证明持信人身份和使命的作用。接受单位可作为受理公务的凭证和依据，是联系公务的重要工具。介绍信的使用范围广泛，双方彼此不受单位级别、隶属关系等限制。介绍信的种类一般可分为：用于向上级联系汇报工作，对下级检查指导工作或与有关单位联系商洽事务的介绍信；用于调查材料(外调)、职工调转、接转关系及经济活动的各类专用介绍信。介绍信的内容一般包括：本机关、单位名称(全称)，编号(序号)，日期(包括有效期限)，公章(包括骑缝章)；对方机关、单位名称；被介绍者(公务办理人)姓名、人数、身份；商洽事项内容；要求及敬语等。
印信鉴别
对印信凭证的异常、真伪进行辨认识别和观察。对印章的鉴别，应从其字号、字型、比例、字距、位置等方面来观察，以判断印章的规格、形状、尺寸、图案和结构是否真实。有些伪造的凭证，是黑压红(指黑色或蓝色字体压在红色印图之上，表明可能是先盖印、后填写，即在空白印信上填写内容)或用纸异常。凭证的鉴别，主要是从体式、文字、图案、骑缝章、用纸等方面来观察。签名手书主要是鉴定字迹，从其字体、笔法、习惯、墨色、用纸等来鉴别。
印信管理
对印信所进行的必要的管理工作。印信管理的主要内容有：印章的制作、颁发、保管、使用、缴销和鉴别等。
印章停用
因机构变动、撤销、改换名称或其他原因换用新章，而对原印章中止使用。印章停用要发停用通知，按通知要求停止使用，清查印章。还要进行登记，写清停用机关、单位名称，停用的原因及停用的时间，并做好印章停用的善后处理工作。
印章缴销
对停止使用的原印章进行的处理工作。主要内容包括：印章的上缴、清退、存档和销毁。缴销分以下几种情况：由上级机关颁发的印章，应缴回原颁发机关封存或销毁；本机关、单位自制的印章自行处理；属个人的手章，应退给本人处理。一般戳记可销毁，撤销的机关、单位应将原印章留存印模，作为档案专卷保管。
印间排列
印章文字的排列方向。一般规定从左而右环行排列或是从左而右横行排列。
骑年压月
要求用印时，必须将印章压盖在落款与发文时间年月日的中间部位。
骑缝章
盖在两张文书或两张纸交接处的印章。一般情况下，主要是用在各类凭证(如条据、证书等)或应用文书与存根的连接处。使用骑缝章可起到防止伪造及备查的作用。
