（3）电话预约客户的细节准备
衡量销售人员电话预约客户的成功，其标准不是所花时间的长短而是一定时间内预约客户的成功率。在打电话之前，关于提什么问题，如何回答客户的问题，应该做哪些准备呢？
细节
分析
明确打电话的目的
打电话的目的很多，想知道客户是不是目标客户、进一步明确客户的需求等。如何准备呢？运用5W1H技巧（参见细节“必须问的问题”），打电话前，在内容上做好充分准备，不仅会增强自信心，还会给客户留下条理清晰的良好印象，容易获得客户的信任
必须问的问题
应当准备好一系列符合逻辑的问题，这些问题有助于达到目标。如销售人员打电话的目的是寻找购买电脑的客户。针对这一目标，销售人员要做如下的准备问题（5W1H技巧）：
“您能否谈谈对电脑的具体要求？为什么这些对您很重要？”
“您谈谈您的整个想法，好吗？”
“您购买电脑打算用来做什么？”
“为什么现在有购买的想法？”
“什么时候给您送去最符合您要求的电脑？”
设想客户会提的问题
有时候客户的问题很简单，却没回答好，或者客户的提问让我们不知如何回答。其实只要在打电话前，设想客户会提的问题并做好如何回答的准备，电话的效果就会好得多。
设想在电话中可能发生的事情
打电话过程中，会遇到很多意想不到的事情。所以，销售人员要做好充分的准备，预测会出现什么情况，应该怎样应付。如：当我们打电话给客户时，如果客户正在开会，怎么办？是说完要说的话，还是另约时间
（4）电话预约的优缺点
优点
快捷、方便、实用
缺点
没有见面时的现场性、真实性；缺乏较强的信任感
预约技巧
1.自我介绍。如“请问××先生（女士）吗？”首先确定要找的人在不在，如果得到可能回答，就可以往下陈述了。
2.直来直去法。多用于非初次拜访，直接告诉客户要拜访的时间，如“刘先生，我是××，明天下午3点我去公司拜访您，没问题吧？”
3.不要在午休时间打电话预约客户，没有特殊情况，尽量不要打负责人的私人电话，除非是朋友关系。
4.不要抽烟、饮食或嚼口香糖，说话时语速要适当，声音要富有感情，态度要诚恳。
5.在电话里不要诋毁竞争对手，否则我们的形象会大打折扣。（具体参考“难题八”）
不宜用电话预约的情况
1.不知道具体负责人是谁时。
2.对自己业务不熟悉时。
3.客户暂时对我们的产品或服务不感兴趣时
2.其他预约方式
（1）电子邮件预约
电子邮件是另一种常用的预约方式，一份得体的电子邮件不但能引起对方的注意，增加客户对我们的好感，而且能得到对方迅速及时的答复，达到约见的目的。
优点
电子具有方便、快捷的优点
缺点
有时会被当成垃圾邮件删掉或忽视
预约技巧
1.主题要明确，内容要简单明了，只将预约的时间、地点和事由说清楚即可。如果篇幅太长会引起客户的反感，甚至会被丢到垃圾箱。
2.邮件一定要有醒目的标题，以防被客户作为垃圾邮件删除。
3.写英文邮件时，不要全部用大写字母。让客户感觉是在喊叫或抗议，这样是非常不礼貌的
不宜用邮件预约的情况
1.其他方式效果会更好。
2.负责人很少使用或不使用电脑。
3.负责人很忙，不能及时看到我们的邮件
实例参考：
李先生：
您好！我是××公司的业务员赵×，我公司主要是做建筑材料的，上周四我与您通过电话的。这周二和周三我到贵公司附近办事，给您带去我公司产品的相关材料，您看什么时间拜访您合适呢？回复为盼！
届时再与您电话联系，以确定具体的拜访时间。
顺颂
商祺
赵×敬上
年月日
（2）当面预约
当面预约是指销售人员与客户当面约定再见面的时间、地点、方式等。这种与客户当面商议拜访事宜的约见方式不常用，销售人员要慎重考虑后再决定是否采用。
优点
1.可以使客户对销售人员产生一定的信任感，并对销售人员的仪表、风度、气质有直观的第一印象。
2.可以消除与客户之间的隔阂，成功地接近客户
缺点
1.双方达成的都是口头约定，没有记录，很可能被遗忘，容易产生误约。
2.有可能被当面拒绝，致使销售人员处于被动地位，甚至有可能到无可挽回的局面。
3.有时候会受到地理方面局限性的限制
不宜当面预约的情况
1.不知道具体负责人是谁。
2.对自己的产品或服务不了解的时候。
3.销售新手
（3）委托预约
销售人员拜托另一个人代为约见，如留函代转、他人代约等。这一方法的关键是找好受托人，一般情况下，受托人与约见对象的关系越密切，约见的成功率就越高。
优点
1.比较容易与客户建立信任关系。
2.一旦约见成功，可能是长期的合作关系
缺点
1.受托人的个人状况和是否诚心帮忙不好把握。
2.受限于受托人和约见对象的密切程度。
3.受托人和约见对象的关系不好处理
（4）信函预约
销售人员利用各种信函约见客户。
优点
选择面广，主动性强
缺点
1.速度慢。
2.容易受偶然因素的制约，如信函在途中丢失
不宜信函预约的情况
1.情况比较紧急，如产品展览会马上就要举行等不要用此方法。
2.对内地客户或关系不一般的客户不用此方法
参考实例
面访预约函
××先生/女士：
您好！我是我是××公司的业务员××。您是我们关系最持久的业务伙伴之一，我们非常重视这几年来的合作关系。这周二我到贵公司附近办事，给您带去我公司产品的相关材料，我周二下午去拜访您方便吧。我希望尽快能见到您。
顺颂
商祺
××敬上
年月日
电话：
Email：
地址：
要想达到与客户顺利见面的目的，对于以上5种预约方式，销售人员要具体问题具体分析，根据客户的不同、见面目的的不同、产品服务的特点选择不同等，把几种方式选择性的结合起来。
四、应对客户拒绝约见的技巧
拒绝理由
对策
不感兴趣
首先对客户的回答表示理解，再说出拜访的理由，让客户无法拒绝。如：“我理解，要您对不知道有什么好处的东西感兴趣是强人所难，所以，我想亲自向您说明，周三或周四我带材料过去，没问题吧？”
没有时间
客户说没有时间，也许只是为拒绝而找的借口。所以，销售人员可以让客户做一个时间选择，并告诉他只占用他几分钟时间。如：“理解，我也总是时间不够用，这样吧，选个您方便的时间吧，我们只要十分钟时间见面就可以了，您看星期一还是星期二呢？”
没有资金
先认同客户的想法，同时引出产品可以给客户带来的利益，让客户接受我们的约见请求。如：“我知道，想买什么就买的人毕竟是少数。只有您才最了解自己的财务状况，现在开始选一种理财方式，用最少的资金创造最大的利润，对未来是很好的保障。我可以在周一或周二再拜访您吗？”
个人无法决定
首先说明能给客户带来好处，再建议与合伙人一起谈，以消除客户的顾虑。如：“没关系，我完全理解，您先看看我们的资料，您的合作人什么时候在，我们一起谈谈，您看星期二可以吗？”
没有需求
要让客户感觉我们不是急于推销自己的产品，而是在给客户解决问题。如：“张总，可能您目前不会有太大的需求，不过，我还是很乐意让您了解一下我们的情况，您觉得我那天过去看您比较方便呢？”
存在心理偏见
消除客户对销售人员的心里偏见，同时告诉客户，会给他带来利益，满足他的需求，让他无法拒绝。如：“我是希望把东西卖给您，但是要让您觉得买得值才卖给您，关于这点，我们研究一下好吗？您看我星期三过去看您方便还是星期五呢？”
面对前台的“拒绝陌生拜访”
1.用赞美拉近关系。销售人员可以巧妙地赞美对方的性格或衣着，但要注意的是，赞美一定要自然得体。如：“听口音您是东北人吧，我有好几个朋友都是东北的，性格都和您一样直爽，在一起大家相处的很开心……”
2.直呼客户名字，镇住前台。可以直呼老总或负责人的名字，让他不敢怠慢，不敢拒绝我们的要求。如：“您好，请问刘××在吗？”“请让刘××听电话，我找他有急事。”
3.给对方一个理由。给前台一个转接电话的理由，理由要充分，可以这样说：“前几天我们在展览会上谈过了，他对我们项目很感兴趣，约好今天这时候再和他通电话……”
五、注意事项
1.明确预约的目的，不要在预约中进行详细产品说明，让客户以为我们在推销产品。约见决策人时，不要把产品扩展到销售产品或讨论产品价格上。
2.必须清楚客户的需求，找出自己的产品优势和能带给他的利益。让客户觉得我们是在为他着想。
3.初次打电话，问候对方，说明自己的公司和产品特点以及合作机会、需求点，并尽可能给对方发去公司资料或者样品，为后续跟进做好铺垫。
4.在约见客户时候，销售人员最好能够站在对方的立场上，帮助他们设想最佳的方案并寻找对己方最有利的时机。
学有所思
我们经常接触到保险公司的工作人员的电话，他们往往说，我这里有一份理财计划，想给您送去，或者说，您什么时候方便，想和您谈一下关于投资理财的事。对于，这种约见，我们第一反应就说没有时间或者不需要。有的销售人员却并不是这样做，而是先把客户了解得一清二楚，通过相关问题来接近客户，达到目的。对于零点调查公司董事长袁岳来说也会遇到这样的情况，但是有一次，他却没有拒绝这位销售人员的预约请求，并且最后还买了对方推荐的保险投资。
销售员：“您是袁老师吗，您好！我是您的一位忠实读者，您发表在中国经营报上的每篇文章我都会看，您写的文章很深刻，让我很有启发。”这位董事长把对方当作了自己的忠实读者，心里很高兴，销售人员接着说到：“但是，我对您的文章有两点小小的不同看法，您看您什么时候有时间，我想跟您谈谈。”袁岳马上同这位销售人员约定了见面的时间，结果这位保险销售人员同袁岳叹了三个小时，他用第一个小时谈对袁岳的文章和对文章的看法，用第二个小时跟对方谈理财，最后的一个小时用了谈保险。通过与这位销售人员的交谈，袁岳终于购买了保险。
语道破：
要想成功的预约客户，就要学会运用灵活的技巧，遵守循序渐进的原则，最后言归正传，通常，这种间接的约见方法会更奏效。
