采购验收管理制度
一、所有商品收货都要有已批准的请购单的副本作证，任何在请购单内的来货应有采购主管的书面批准。
二、收货应由检验部门检查、点数、弥量或量度，至少必须抽查试验。
三、对所有购进货物的验收报告必须由请购或采购之外的人编制。
四、对所有进入货物应由验收人员编制并签署按程序编号的验收报告。验收报告的副本，必须至少直接分送财务、采购和质量控制等部门。
五、采购部门应对所有来货备有记录，标明供应人、运输人、采购订单号码等。
六、超过原订购数量的进货不得验收，除非得到适当的批准，并在管理部门规定的限度之内。
七、部分交货有短少应立即通知采购和财务部门以保证正常的会计处理和及时的后续追索。
八、所有进入货物必须经受质量控制检查，必须储藏在另设的分开的隔离区内或明显地标明“不得移动”等字样，一直保持到批准放行进储藏为止。
九、采购部门应对来货预定日期有预先通知。
十、由顾客退来之货，必须检查、点数，如认为必要，须与其他收货隔开。
十一、从储藏仓库转移原材料和包装材料，必须根据正当批准的申请单，并且必须在该项移动发生的当期会计年度记载入账。
十二、存货入库应立即作独立鉴定并书面作证，在收货中发现数量不足立即核查调节。
十三、在验收时，发生存货拒收应清楚地标明，分隔地储藏于仓库，并在财务报告中恰当记入。
十四、凡发生应由运输人或销售人员负责的材料短缺、材料损坏或退货等情况，应建立制度办理追索。
十五、如果条件允许，应使用经数码编号控制的借项通知单，以保证恰当的会计控制。
进货管理制度
第一条所有商品，不论购入、销货退回、旧货收回或试用收回等，均应经合管单位检验后始得入库。
第二条仓管单位应将每项进库的商品，限于翌日清晨以前详加验收后，列记商品型号入账，凭此控制每件商品的性能。
第三条商品的验收，应依有关的订购单、提货单、验收单等所列的品名、型号或规格办理验收。发现型号、规格不符或外箱破损等情形时，应立即通知进货或采购单位办理。
第四条成品缴库方式
一、缴库部门开立“入库明细表”一式二联，边同缴库品送至物资管理科，经收货人员签收并存放于指定库位后，第一联送交缴库部门存查，第二联由收货人员持回凭以核对“成品缴库单”。
二、缴库部门按当日的“入库明细表”汇总开立“成品缴库单”，送物料管理科核对签订后第一联送会计部门，第二联送物料管理科据以登记“成品库存日（月）表”第三联送回缴库部门。
第五条因试用、表演、更换、销货退回、调货等而重新人库商品，于交回时应保持领用时的状况，若有损坏，应由仓管部会同服务部鉴定修护费用后，由领货人照价赔偿，若附件遗失或不全时，应由领货人依据商品价格赔偿。
第六条进货单位收货时，如发觉附件短少、数量不符或商品破损、性能变质时，最迟应于收货次日通知发货单位，否则概以完整论。
第七条各单位不得于销货退回时未经仓管单位签认而自行于销货报告上予以销退。
进料验收管理办法
一、管理对象
本公司对物料的验收及入库均依本办法作业。
二、待收料
物料管理收料人员在接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。
三、收料
1.内购收料
（1）材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清点数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。
（2）如发现所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要求收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收科状况，并会签采购部门。
2.外购收料
（1）材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。
（2）开柜（箱）后，如发觉所装载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。
（3）发现所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过5000元以上者（含），收料人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000元者，则依实际的数量办理收料，并于“采购单”上注明损失数量及情况。
（4）对于由公证或代理商确认后，物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核实后，送会计部门及采购部门督促办理。
四、材料待验
进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴示材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及人厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分。收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入账销单的依据。
五、超交处理
交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量在3%（含）以下，由物料管理部门在收料时，在备注栏注明超交数量，经请购部门主管（科长含）同意后，始得收料，并通知采购人员。
六、短交处理
交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管（科长含）同意，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。
七、急用品收料
紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。
八、材料验收规范
为利于材料检验收料作业，质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研拟“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。
九、材料检验结果的处理
1.检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。
2.不合验收标准的村科，检验人员在物品包装上贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此办理退货。
十、退货作业
对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭以异常材料出厂。
十一、实施与修正
本办法经总经理核准后实施，修订时亦同。
采购计划管理程序细则
一、采购时机
应业务、厂房设施或生产需要可填制采购单，但采购人应就本规范所列适用范围，先行慎重考察该采购案，是否属真正需要及必要之购置、是否可租用或与其他人共用状况，以决定是否采购。如最后决定仍为必要采购，则采先研判存量状况、交货期及其他应考虑事宜，将采购要件详细输入电脑，并列印采购单提出申采，再依采购程序送采授权批准人核准。
二、采购单
采购部门凭采购单执行采购作业及财务部门以此稽核，并由采购部归档。
三、采购要件
1.采购人及收货人的姓名、电话。
2.品名、料号、采购数量及计量单位。
3.用途、规格、材质、图样或说明等详细资料。厂房设施工程则需要提供建筑设施工程规范、施工说明、工程进度需求、材料明细表或图样等资料。
4.品质验收标准、条件及备用零件、工具、保固、售后服务及维护合约需求等资料。
5.预估单价、总预算金额及币别。
6.需求日期（分批需求者请注明数量）。
7.验收单位、运输方式、特殊运输车辆或工具等需求。
8.会计科目及成本中心代号：依会计科目及采购类别对照表选择适当的会计科目代号及成本中心代号后列印。若采购项目属固定资产类需注明该项资产之预算代号于采购单上。
9.其他应注意事项或指示。
四、采购程序
采购程序另详流程图
五、采购核决权限及授权批准人
采购核决权限：部门主管得视情况核准，若不该准则退回采购入重新复核，若核准则径转财务部。
授权批准人：财务部签核后，依授权权限径转授权批准人核准。
六、预算核准
各成本中心负责人应就拟采购的项目审核预算，并对该预算的管制负责。但计划性固定资产项目则统由财务部负责审核及控制。
七、紧急采购
因突发状况致需紧急采购时，采购人应在紧急采购栏中注明，并立即将采购单送交财务部审核及面呈授权批准人核实后，尽速交与采购部处理。或者在采购单尚未开出之前，先填写临时单据交与采购部采厂商交货或先行配合之后再依正常的程序作业。
八、财务部审核要点
1.财务处先审核是否为“固定资产”，是否有“预算”。如为预算内则在采购单上预算审核内划“√”并签字，若无预算，则退回原采购部门主管再复核。（经特别核准者需书面说明）。
2.审核非固定资产及预算内之固定资产之会计科目及分类的正确性。
九、采购部审核要点
依授权权限上所核准的额度及手续是否完备，若已完备则转入采购作业，若尚未完备即退回原采购人补齐相关资料，再转采购部。
十、及时采购
采购部门应考虑交货期、存量状况、已订购未交货数量、实际需求数量及需求日期及时开具采购单，以免影响生产进度。
销售物流管理制度
第一条销售主管应将责任辖区内的若干经销店，编写销售路线若干条。除客户有变动外，每年应定时检查销售路线。
第二条销售员拜访客户，应了解产品销售数量与库存状况，依实际状况填入“客户资料卡”的“动态栏”，将市场情报状况迅速回报公司。
第三条销售员在拜访商店、与客户洽谈后，应主动要求店主再订单，获允许后，当场填妥“订单”，安排送货事宜。
第四条销售员拜访客户后，取得“订单”，返回公司后应依据“订单”，经主任签章后，交给助理整理并键入电脑打出正式的“送货单”，此送货单再经由销售代表认可后，送交储运人员输入第二天出货事宜，该“打单”上应注明下列字样，例如“现金出货”、“二联式发票”、“三联式发票”，以利助理凭票办理。
第五条销售员拜访责任辖区客户后，在填写“工作日报表”，规定时间交出，呈销售主任核实，并由助理装订成册，归档备查。
第六条当产品欲出货时，各销售主管前一天就应将该“销售路线”客户卡，分发给该辖区销售员（或配货员），要求按照指定的路线，进行拜访客户或配送货品工作；若有异动，应同时给予指示。
第七条辖区销售员出车作业时，应注意出车前的各项准备工作（例如货品摆放顺序、分箱作业、商品单据、广告宣传单、客户资料卡等），并依“出车检查表”加以落实执行。
第八条辖区销售员应依照营销地图所预定的路线行进，依顺序方式逐一拜访客户，进行商品配送、库存商品检查、货架物品的补充陈列、物品翻堆、商品表面的擦拭、广告商品上架作业、与店主商谈、主动受订作业、货款回收、广告印刷物的张贴或插立、产品促销活动的讲解与作业、市场情报的搜集等。
第九条客户的退货，应先征得销售员同意，且填写“退货单”。
第十条若在访问客户时，客户因产品超过有效期限或损坏等理由要求退货，销售代表需填写“退货单”，并要求客户签章后带回退货品，或责成储运人员负责办理退货。
发货管理制度
一、交运期限
1.凡遇下列情况之一者，物料管理应于一日前办妥“成品交运单”，并于一日内交运。
（1）计划产品接获客户的“订货通知单”时的交货日期。
（2）内销、合作外销订制品，依客户需要的日期。
2.直接外销订制品缴库后，配合结关日期交运。
二、发货总体规定
1.物料管理部门接到“订货通知单”时，经办人员应及时列档，列档的依据是产品规格和订货通知单编号顺序，如果内容不明确应及时询问并确认。
2.因客户业务需要，收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地的，依下列规定办理：
（1）经销商的订货、交货地点非其营业所在地，其“订货通知单”应经业务部主管核签方可办理交运。
（2）收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知方可办理交运。
（3）物料管理部门接获“订制（货）通知单”方可发货，但有指定交运日期的，依其指定日期交运。
（4）订制品（计划品）在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运”的，物资管理部门若因库位问题需提前交运时，应先联络业务人员转告客户，并获得客户同意，且收到业务部门的出货通知后始得提前交运，若是紧急出货时，应由业务部主管通知物料管理部门主管先予以交运，再补办出货通知手续。
（5）不得交运未办理缴库手续的产品，如确实需交运，必须按规定办理缴库手续。
（6）订制品交运前，物料管理部门如接到业务部门的暂缓出货通知时，应立即暂缓交运，等收到业务部门的出货通知后再办理交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理部门主管，但事后仍应立即补办手续。
（7）“成品交运单”填好后，须于“订货通知单”上填注日期、“成品交运单”编号及数量等以了解交运情况，若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。
三、承运车辆调派与控制
1.物料管理部门应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。
2.物料管理部门应于每日下午四时以前备好第二天应交运的“成品交运单”，并通知承运公司调派车辆。
3.如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址，成品交运前，物料管理科应将预定抵达时间通知业务部门转告客户准备收货。
四、内销及直接外销的成品交运
1.成品交运时，物料管理部门应依“订制（货）通知单”开立“成品交运单”，由业务部门开立发票，客户联发票核对无误后寄交客户，存根联与未用的发票于下月二日前汇送会计部门。
2.“订货通知单”上注明有预收款的，在开列“成品交运单”时，应在“预收款”栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运的，其收款以最后一批交货时为原则，但“订货（制）通知单”内有特殊规定者例外。
3.承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一、二联经送业务部核对后第一联业务部存，第二联由会计核对入账，第三、四、五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后第三联送交指运客户，第四、五联交由承运商送回物料管理部门，把第四联送回业务依实际需要寄交指运客户，第五联承运商持回，据以申请运费，第六联物料管理部门自存。
五、客户自运
1.客户要求自运时，物料管理部门应先联络业务部门确认。
2.成品装载后，承运人于“成品交运单”上签认，依另行规定办理。
六、直接外销的成品交运
1.物料管理部门应于结关前将成品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用（如特验费、监视费等）。
2.成品交运时，物料管理部门应依“外销订货通知单”开列“成品交运单”一式六联，第四、五联，交由承运商送码头或货柜场的报关行签收后，第四联免送客户，仍存于物料管理部门，第五联经报关签收后由承运人持回，据此申请费用。
3.外销发票正联送业务部门收存，存根联与未用的发票则于下个月二日前汇总送会计部门。
4.成品需于厂内装柜时应依下列规定办理：
（1）物料管理部门应于接到业务部门领柜通知后，即联络货柜人厂装运。
（2）装柜时应依客户要求的装柜方式作业，装毕后货柜应以封条加封。
七、成品交运单的更正
“成品交运单”因交运内容更改成填单错误需要更正时，依下列规定办理：
1.“内销交运单”的更正：
（1）尚未交运：开单人员应于原单错误处更正，并加盖更正章，如果难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“成品交运单”办理交运。作废的“成品交运单”第一联留仓运科，其余各联依序装订成册送会计核对存档，另开错误的发票则加盖“作废”章，存于原发票本。
（2）已交运：开单人员应立即开立“交运更正单（内销）”第一、二、三联送业务部核对后，第一联业务部存，第二联送会计，第三联依实际需要转送交运客户，第四联寄送客户，第五、六联存于仓运部门、
（3）如发票已送客户，因错误而需重开者，应将新开发票连同“交运更正单”第四联送业务部门转交客户，并需督促客户取回原开发票。
2.“外销成品交运单”的更正：
（1）尚未交运：比照本条第一款第一条的规定办理。
（2）已交运：经办人员应立即至交运的码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件的更正，并立即开立“交运更正单”，其流程与发票的更正比照第一款的规定办理。
（3）“交运更正单”不得作为出厂凭证。
八、成品交运单签收回联的审核及责任追究
1.审核：物料管理部门收到“成品交运单”签收回联有下列情况者，应即附有关单据送业务部门转客户补签：
（1）未盖“收货章”。
（2）“收货章”模糊不清难以辨认，或非公司名称全称。
（3）其他用途章（如公文专用章）充当“收货章”。
2.责任追究：物料管理部门于每月10日前就上月份交运的签收回联尚未收回的，应立即追究责任，并依合同规定罚扣运费，同时应于月度前收集齐全，依序装订成册送会计科核对存查。
九、运费审核
1.物料管理部门每月接获承运公司送回的“成品交运单”签收回联、“运费明细表”及发票存根，应于5日内审核完毕，送回会计科整理付款。
2.物料管理部门审核运费时，应检视开单出厂及客户签收等日期，是否有逾期送达或违反合同规定，均依合同规定罚扣运费。
3.若“成品交运单”签收回联有相关条文的签收异常者，除依规定办理外，其运费也应暂缓支付。
十、成品领用与发票逾月处理
1.物料管理科收到领用部门开立的“成品领用单”经审核无误后，依其请领数量发货。
2.业务部门每月初时把上月已出货未开立发票的客户，订货（制）单、品名规格、数量、交运地点及原因与对策填立于“发票逾月未开列汇总表”一式两份，一份业务部门存，一份送财务部门以便核对。
采购投标书范本
投标书
一、投标函致：
根据贵方为项目招标采购货物及服务的投标邀请____（招标编号），签字代表____（全名、职务）经正式授权并代表投标人____（投标方名称、地址）提交下述文件正本一份和副本一式＿＿份。
1.开标一览表
2.投标价格表
3.货物简要说明一览表
4.按投标须知第14、15条要求提供的全部文件
5.资格证明文件
6.投标保证金，金额为人民币____元。
二、据此函，签字代表宣布同意如下：
1.所附投标报价表中规定的应提供和交付的货物投标总价为人民币____元。
2.投标人已详细审查全部招标文件，包括修改文件（如需要修改）以及全部参考资料和有关附件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。
3.其投标自开标日期有效期为____个日历日。
4.如果在规定的开标日期后，投标人在投标有效期内撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。
5.投标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解不一定要接受最低价格的投标或受到的任何投标。
6.投标保证金，金额为人民币____元。
三、据此函，签字代表宣布同意如下：
1.所附投标报价表中规定的应提供和交付的货物投标总价为人民币____元。
2.投标人已详细审查全部招标文件，包括修改文件（如需要修改）以及全部参考资料和有关附件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。
3.其投标自开标日期有效期为___________个日历日。
4.如果在规定的开标日期后，投标人在投标有效期内撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。
5.投标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解不一定要接受最低价格的投标或受到的任何投标。
6.与本投标有关的一切正式往来通讯请寄至：
地址：_______邮编：______
电话：______传真：______
投标人代表姓名、职务：______
投标人名称（公章）：______
日期：＿＿年＿＿月＿＿日
全权代表签字：______
××公司采购计划编制管理规定范本
一、采购计划的编订
1.营业部于每年年度开始时，提供公司生产销量的每种产品的“销售预测”，销售预测须经营会议通过，并配合实际库存量、生产需要量、市场状况，由生产单位编制每月的“生产计划”。
2.生产单位编制的“生产计划”副本送至采购中心，据以编制“采购计划”，经经营会议审核通过，将副本送交管理部财务单位编制每月的“资金预算”。
3.营业部门变更“销售计划”或有临时的销售决策（例如紧急订单），应与生产单位、采购中心协商，以排定生产日程，并据以修改采购计划及采购预算。
二、采购预算的编订
1.材料预算分为：
（1）用料预算。
（2）购料预算。
前项用料预算再接用途分为：
①营业支出用料预算。
②资本支出用料预算。
2.材料预算按编制期间分为：
（1）年度预算。
（2）分期预算。
3.年度用料预算的编制程序如下：
（1）由用料部门依据营业预算及成本计划编制“年度用料预算表”（特殊用料并应预估材料价格）经主管部长核定后，送企划部材料管理汇编“年度用料总预算”转公司财务部。
（2）材料预算经最后审定后，由总务部仓运股严格执行，如经核减，应由一级主管召集部长、组长、领班研究分配后核定，由企划部分别通知各用料部门重新编列预算，其属于自行修订委托者，按本条第二款规定办理。
（3）用料部门用料超出核定预算时，由企划部通知运输部门。超出数在10%以上时，应由用料部门提出书面理由呈转一级主管核定后办理。
（4）用料总预算超出10%时，由企划部通知储运部说明超出原因呈请核示，并办理追加手续。
4.分期用料预算由用料部门编制，凡属委托修缮工作，采购部按用料部门计划分别代为编列“用料预算表”，经一级主管核定进行采购。
5.资本支出用料预算，由一级主管根据工程计划，通知企划部按前条规定办理。
6.购料预算编制程序如下：
（1）年度购料预算由企划部汇编并送呈审核。
（2）分期购料预算，由仓运股视库存量、已购未到数量及财务状况，编制“购料预算表”由企划部送呈审核转公司财务会议审议。
7.经核定的分期购料预算，在当期未动用者，不得保留。其确有需要者，下期补列。
8.资本支出预算，年度有一部分未动用或全部未动用者，其未动用部分则不能保留，视情况得在次一年度补列。
9.未列预算的紧急用料，由用料部门领用料后，补办追加预算。
10.用料预算除由用料部门严格执行外，并由企划部加以配合控制。
