珍惜时间可以使生命变得更有价值。——伯班克最聪明的人是最不浪费时间的人。——但丁
时间是个常数。但对勤奋者来说,是个变数。用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算的人,时间多59倍。——雷巴柯夫
我们常有足够的时间,如果我们恰当地利用它的话。——歌德
在富兰克林报社前面的商店里,一位犹豫了将近一个小时的男人终于开口问店员了:“这本书多少钱?”
“1美元。”店员回答。
“1美元?”这人又问,“你能不能少要点?”
“它的价格就是一美元。”没有别的回答。这位顾客又看了一会儿,然后问:“富兰克林先生在吗?”
“在,”店员回答,“他在印刷室忙着呢。”
“那好,我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。于是,富兰克林就被找了出来。
这个人问:“富兰克林先生,这本书你能出的最低价格是多少?”
“1美元25美分。”富兰克林不假思索地回答。
“1美元25美分?你的店员刚才还说1美元一本呢!”
“这没错,”富兰克林说,“但是,我情愿倒给你1美元也不愿意离开我的工作。”这位顾客惊异了。他心想,算了,结束这场自己引起的谈判吧,他说:“好,这样,你说这本书是最少要多少钱吧。”“1美元50美分。”
“又变成1美元50美分?你刚才不还说1美元25美分吗?”
“对。”富兰克林冷冷地说:“我现在能出的最好价钱就是1美元50美分。”这人默默地把钱放到柜台上,拿起书出去了。这位著名的物理学家和政治家给他上了终生难忘的一课:对于有志者,时间就是金钱。
拿破仑,希尔指出,利用好时间是非常重要的,一天的时间如果不好好规划一下,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一无所成。经验表明,成功与失败的界线在于怎样分配时间,怎样安排时间。人们往往认为,这儿几分钟,那儿几小时没什么用,其实它们的作用很大。本杰明,富兰克林指出:“你热爱生命吗?那么别浪费时间,因为时间是组成生命的材料。”
“记住,时间就是金钱。假如说,一个每天能挣10个先令的人,玩了半天,或躺在沙发上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对!他还失掉了他本可以挣得的5个先令……记住,金钱就其本性来说,绝不是不能生殖的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙……谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的一切后裔,以至它的子孙万代,如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”
富兰克林的这段名言通俗而又直接地阐释了这样一个道理:如果想成功,必须重视时间的价值。那么,在日常生活中,该怎样养成节约时间的好习惯呢?
(1)清除桌面。
尽量清除不必要的东西,可以把他们丢到垃圾桶里,或先寄放在别人的桌子上。准备一本剪贴簿,把你从杂志上看到的有用的资料剪下来归档,然后再将杂志丢掉。吃午饭、看牙医或参加某个无聊会议的时候,记得带这本剪贴簿,利用这些时间来阅读。
桌上只留目前正在进行的工作资料。要用的工具、参考资料摆在随手可及的地方,用完记得放回原处。
一日终了,把桌面清理干净,只留下明天早上要处理的东西。每一件工作都分别存档在不同的资料夹里,便于寻找。
(2)每天都列出计划。
要消除因时间太短而引起的庞大压力,可把目标分成长期(一周以上)和短期(一周之内)两种。长期目标尽量具体,但不必过于详细,可在行事历上记下所有的完成期限。而短期目标则记在每周及每日的预定计划行事表上。接下来,把每天时间分成几个区段,再分配做不同的活动(包括自我奖励、用餐、休息等)。尽量在体力高峰期执行最重要的工作。当然,在工作中不可避免还是多少会有一些干扰;不过,因为你按照预定的时间表行事,这些干扰应该不致造成太大的问题。
若缺乏明确的时间表,你将寸步难行,任由环境控制。本来大可利用时间掌握机会的,结果,你会发现自己大部分时间都在解决燃眉之急或应付别人的需求。有了明确的时间表后,你的行事才有方向,朝目标稳健迈进,而且更有时间享受努力的成果。
(3)拟订预定工作表。
列出所有要做的事,依重要性排列顺序,然后列到你的时间表上。时间表上的各项时段区间可以作为每项工作的完成期限。每天不妨时常检查进度,看看自己如何妥善运用时间,然后再看看有没有需要调整的地方。
依据实际需要增加你的工作表。这份工作表应该可以随时变更,做完的事画线删掉,想做、应做的事,也可随时加入。但不一定要一天完成,也可以放在隔天的工作表上。随时更新工作表可让你有弹性应变的空间,也不会错失任何机会。
(4)先做重要的事。
掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时,犯错的概率就会增加。先做重要的事,然后全力冲刺以完成任务。
成为时间的主宰之后,多出来的时间除了可应付不时之需外,还可用来处理不重要的会议、电话,以及老板的唠叨。
(5)设定期限。
有了期限可以让你更快进入状态,减少因追求完美而可能导致的拖延。还有,设定期限会强迫你专心一致,使工作品质变得更好。
(6)一次做一件事。
一次做一件事可以让你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部份,切割成几个小步骤,每一步骤都设定完成期限,然后严格执行。完成的项目愈多,就愈有成就感。当天晚上自我检讨时,也会更快乐。
(7)奖励自己。
不要忘了随时奖励自己。与其以喝咖啡、逛街、聊天来逃避工作,不如把这些当做是工作告一段落的奖励。如此,不但能提升工作效率,休息也会更尽兴。
(8)不要一次工作得太久。
连续工作50分钟而不休息的话,效率会大打折扣的。最有效的工作方法是充分运用短暂的充沛精力,而后加上频繁的休息次数。
如果你必须加班,宁可早一点到办公室(那时干扰较少),也不要下班后留下来,免得让老板认为你是无法控制进度、效率不彰的人,以至于必须加班。
(9)学会说不。
虽然不太容易说出口,你还是得学会说“不”。否则,你的时间光是用来应付别人的要求都还嫌不够。下面是几种较不伤感情的拒绝方式:
“很高兴你来找我帮忙,可是我手边正好有事情在忙。可不可以晚一点再谈?下午三点怎么样?”
“我很乐意为你做那件事,可是,能不能等我把手边的事情做完?我想大概不用一个小时。”
“我很愿意帮你,可是,我要到明天晚一点才有空。你愿不愿意那时我们再碰个面?”
这些话通常可以使你手边的工作不致中断。(10)授权。
如果你身为主管,试试看是否可以把部分工作交给别人处理。而授权时一定要明确划分权责界限。就大多数人而言,如果任由他们做主,他们通常会抱着多一事不如少一事的逃避心,敷衍应付。
如果你不是主管,或许可以和同事交换一下工作。有些你深以为苦的工作,你的同事却可能乐在其中;而或许你可以轻而易举地帮他解决棘手的问题。和他人分摊责任不仅节省时间,使你有时间处理更重要的工作,也可减少工作单调的压力。
(11)善用零碎时间。
通勤、约会等候时间、还有午餐时间等,都可善加利用,除非你不想好好运用这些时间。如果这些时间是用来休息和反省的,那就休息或反省吧!不过,如果你很想专心做某项事,却苦于琐事缠身的话,不妨把所有琐碎事务集中在一个文件夹里,以便利用零碎时间来处理。例如:想看的文章、待完成的企划案、未付的账单和需构思的稿子等,都可以利用零碎时间来做。
把琐事文件夹放在身边,这样随时可把琐事资料丢进去。离开办公室时,记得带着这个夹子。当你在等人时,就可用时间处理它们。
(12)控制你的电话。
打电话固然比回信快,不过,如果因此而电话缠身,就得不偿失了。
你可以在打电话之前,列出要讲的重点,这样可节省通话时间,也不会遗漏重要事项。
开场白尽量简短。打电话给别人时,你不妨这么说:“我打这通电话是为了……”。至于接电话时,则可用“很高兴接到你的电话,请问有什么事我可以效劳的?”
结束谈话时,要简短而不失礼,下面是几个范例:
“不好意思打扰您许久,该放你回去工作了。”
“我得放你回去工作了。五分钟后,我还得主持一个会议。”
如果你想找的人让你在电话线上等候的话,你可以一边处理手边的事,一边等候。或者,干脆另找对方方便的时间再打。你也可以请对方回电,不过,这样你就失去主控权了。最好的方法,是请对方在你方便回电的时间内再联络。
(13)拒绝瞎忙。
有些工作毫无意义可言,许多甚至只是在填塞时间。每当你要在每日行动计划表上增加一项工作时,先想想看,如果今天不做,会有什么后果。如果答案是“没什么”或“可能没什么”。便可把它延至明天。假使这项工作一再往后延,而且一直没有完成,就没有必要做了。你可以把时间省下,做更重要的工作。
(14)用工作代替休息。
虽然我们有时候应该停下一切的工作来休息,但休息并不一定要什么都不做。最好的休息是把工作的性质变动一下。
若论工作量,很少有人能超过英文《新约圣经》的翻译者詹姆斯,莫法特。据他的一位朋友说,莫氏的书房里有三张桌子,一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;一张摆的是他的一篇论文的原稿;在第三张桌子上,是他正在写的一篇侦探小说。
莫氏的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。
疲劳常常只是厌倦的结果,要消除这种疲劳,停止工作是不行的,必须变换工作。一个人要是能做一种以上的事,他会活得更有劲。即使这件工作无关紧要,只要他喜欢便行。真正的休息需要不断和能量来源保持接触。就像汽车的电瓶用完了,光是把电瓶拿出来是不够的,一定要把它拿去充电,得到新的能源,才能够再使用。