9.4.1 单据查询
应付款管理系统提供对发票、应付单、结算单、凭证等的查询。在查询列表中，系统提供自定义显示栏目、排序等功能，在进行单据查询时，若启用供应商、部门数据权限控制时，则在查询单据时只能查询有权限的单据。
1.凭证查询
通过凭证查询可以查看、修改、删除、冲销应付账款系统传到账务系统中的凭证。
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“单据查询”—“凭证查询”，打开“凭证查询条件”对话框；
（2）输入完条件后，单击“确认”按钮，打开“凭证查询”窗口；
（3）在凭证查询界面，可以对凭证进行删除、修改、冲销等操作。
“提示”
（1）如果凭证已在总账中记账，又需要对形成凭证的原始单据进行修改，则可以通过冲销方式冲销凭证，然后对原始单据进行其他操作后再重新生成凭证。
（2）如果要对一张凭证进行删除操作，该凭证的凭证日期不能在本系统的已结账月内。一张凭证被删除后，它所对应的原始单据及操作可以重新制单。
（3）只有未审核、未经出纳签字的凭证才能删除。
2.发票、应付单、结算单查询
操作步骤：
（1）单击“应付款管理”—“单据查询”—“发票查询”（应付单查询、结算单查询），打开“查询条件”对话框；
（2）输入查询条件后，单击“确认”按钮，进入查询结果列表界面，单据日期不选时，显示所有符合条件单据；
（3）单击“查询”按钮，可以重新输入查询条件；
（4）单击“单据”按钮，可以调出原始单据卡片；
（5）单击“详细”按钮（也可在具体记录上点击鼠标右键），可以查看当前单据的详细结算情况；
（6）单击“栏目”按钮，可以设置当前查询列表的显示栏目、栏目顺序、栏目名称、排序方式，且可以保存当前设置的内容。
3.单据报警查询
单据报警的作用是对快要到期的单据或即将不能享受现金折扣的单据进行列示，系统提供自动报警和人工查询两种方式。
（1）自动报警。在“设置”—“选项”中，如果选择了“根据单据自动报警”（信用方式），那么每次登录本系统时，系统自动将单据到期日-提前天数＜=当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒您及时通知哪些供应商的款项应该付款了。如果选择了“根据单据自动报警”（折扣方式），那么每次登录系统时，系统自动将单据最大折扣日期-提前天数＜=当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒您哪些采购业务再不付款就不能享受现金折扣待遇。
（2）人工查询。如果没有设置自动报警，那么每次登录本系统时不会出现报警信息，需要查询时，可以选择“单据查询”—“单据报警查询”，打开“报警查询条件”对话框；选择报警类型和其他查询条件，单击“确认”按钮，屏幕显示信用期报警单列表。
4.信用报警查询
在“设置”—“选项”中若设置了“根据信用额度自动报警”，则当有权限查看按供应商预警查询的用户登录时系统显示该预警表。
如果没有设置自动报警，需要查询时，可以单击“单据查询”—“信用报警查询”，打开“信用预警条件”对话框。录入信用预警条件，单击“确认”按钮，系统显示符合条件的信用报警单。
9.4.2 账表管理
1.业务账表查询
通过业务账表查询，可以及时地了解一定期间内应付款发生、付款的汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况；从而及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。
业务账表包括业务总账、业务余额表、业务明细账、对账单。
业务总账查询：进行一定期间内应付款汇总情况的查询。
业务余额表查询：进行一定期间内对各供应商应付款余额的查询。
业务明细账查询：进行一定期间内各个供应商应付款、付款明细情况的查询。
对账单查询：提供一定期间内供应商往来账款明细情况的查询。可以打印并与供应商进行对账，系统提供了两种显示方式：明细方式和付款方式。
查询时可以按照供应商、供应商分类、地区分类、部门、业务员、存货分类、存货、供应商总公司、主管业务员、主管部门来进行细分；对于既是供应商又是客户的单位，可以把相关所有应收、应付业务信息在一张表中显示；可以包含未审核单据查询，还可以包含未开票已出库、已入库未结算的信息。
2.统计分析
通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析，了解各个供应商应付款周转天数、周转率，了解对各个供应商应付款项的账龄及付款情况，便于企业掌握应付账款信用利用情况，加强对往来款项动态的监督管理。
统计分析包括应付账龄分析、付款账龄分析、欠款分析、付款预测。
应付账龄分析：分析截止一定日期之前各个供应商应付账款余额的账龄情况。
付款账龄分析：分析截止一定日期供应商付款所冲销的应付账款的账龄情况。
欠款分析：分析截止到某一日期，供应商、部门或业务员的欠款金额，以及欠款组成情况。
付款预测：预测将来某一段日期范围内，应向供应商、部门或业务员等对象付款的金额和构成情况。
系统提供丰富的过滤条件以及分析对象和明细对象的组合查询。
分析对象：包括供应商分类、供应商总公司、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员、供应商、存货、存货分类十项。分析对象提供范围选择。如果不按产品核销，则不能查看存货和存货分类两项。
明细对象：明细对象决定了查询返回数据的分类排列方式。首先系统按照您确定的查询分析对象，返回一个按查询对象排列的查询结果。在查询结果界面，选择“详细”按钮，系统将把按照查询对象分类的总账进一步进行分类，其进一步分类的标准就是明细对象所确定的内容。例如，希望按照供应商查询，同时又想得到每个供应商的数据是由哪些业务员经手发生的，则可以在查询对象选择按供应商，明细对象选择按业务员。当系统显示按供应商的查询结果时，选择“详细”按钮，系统进一步分解每个供应商的数据，将其按业务员列示。
3.科目账查询
科目账查询包括科目明细账、科目余额表的查询。
科目余额表查询：查询应付受控科目各个供应商的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。细分为：科目余额表、供应商余额表、三栏余额表、部门余额表、项目余额表、业务员余额表、供应商分类余额表、地区分类余额表。
科目明细账查询：用于查询供应商往来科目下各个往来供应商的往来明细账。细分为科目明细账、供应商明细账、三栏明细账、部门明细账、项目明细账、业务员明细账、供应商分类明细账、地区分类明细账、多栏明细账。
科目账是对已生成凭证的业务信息进行的综合反映。应付系统中的科目账查询结果一般来说应该与总账中的供应商往来账查询结果相同，但如果存在以下任一情况，就会导致两边不一致：其一，总账期初余额明细与应付期初明细不一致；其二，在其他系统使用应付控制科目进行了制单。这时不影响其他处理，不必进行任何调整。但为了保持账账相等，最好不允许其他系统对应付控制科目进行制单。
9.4.3 其他处理
1.取消操作
在应付款管理各个业务处理环节，都可能由于各种各样的原因造成操作失误，为方便修改，系统提供取消操作功能。
取消操作类型包括取消核销、取消转账、取消汇兑损益、取消票据处理、取消并账等几类。取消操作一般受一定条件限制，以下分别进行说明。
（1）取消核销。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”—“其他处理”—“取消操作”，打开“取消操作条件”对话框；
2）单击供应商栏参照按钮，选择供应商；
3）单击“确定”按钮，打开“取消操作”对话框，单击要取消操作的记录对应的“选择标志”栏；
4）单击“确认”按钮完成取消核销的操作。
“提示”
如果核销处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。
（2）取消票据处理。已经进行票据处理，在以下情况下不能恢复：
1）如果票据处理日期在已经结账的月份内，不能被恢复；
2）如果票据在处理后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复；
3）票据转出后所生成的应付单如果已经进行了核销等处理，则不能恢复。
4）票据背书的对象如果是应付账款系统的供应商，且应付账款系统该月份已经结账，则也不能恢复；
5）票据计息和票据结算后，如果又进行了其他处理，如已生成凭证等，则也不能恢复。
2.期末处理
如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行“月末结账”功能。只有当月结账后，才可以开始下月工作。
进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账；前一个月没有结账，则本月不能结账；结算单还有未审核的，不能结账；如果选项中选择单据日期为审核日期，则应付单据在结账前应该全部审核；如果选项中选择“月末全部制单”，则月末处理前应该把所有业务生成凭证；年度末结账，应对所有核销、转账等处理全部制单。在执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。
（1）月末结账。
操作步骤：
1）单击“应付款管理”“期末处理”—“月末结账”，打开“月末处理”对话框。
2）选择结账月份，双击“结账标志”一栏。
3）单击“下一步”按钮，系统列示月末结账的检查结果。若未能通过检查，不能结账，“确认”为灰，不能选择。
4）单击“确认”按钮，执行结账功能，系统提示“结账成功”。
“提示”
应付系统与采购管理系统集成使用时，应在采购系统结账后，才能对应付系统进行结账处理。
（2）取消结账。在执行了月末结账功能后，发现该月还有未处理的业务，可以执行取消结账处理。
操作步骤：
1）单击“其他处理”—“期末处理”—“取消月结”，打开“取消结账”对话框。
2）选择最后一个已结账月份，单击“确认”按钮，系统提示“取消结账成功”。
“提示”
如果当月总账系统已经结账，那么不能执行应付系统取消结账功能。
思考题
1.应付款管理系统的功能有哪些？
2.如何进行应付款管理系统的初始设置？
3.应付款管理系统日常业务包括哪些？
4.如何进行转账处理？
5.如何进行取消处理？
