第一,搜集信息。搜集信息要积极追求,锐意进取,不能守株待兔,消极等待。搜集信息的总原则是:周全。搜集信息要通过一定渠道,信息渠道畅通、对路,才能使有关信息兼收并蓄,统摄无遗。生活中的许多“能人”之所以办事成功率高,除了他们的素质条件之外,能及时取得有用的信息是他们的一大长处。他们比较熟悉各类问题的“信息源”,遇到问题,知道到何处去获取信息。由于他们获得的信息多,问题看得比较全面、深入,决策就比较正确。搜集信息的渠道很多,常用的有四种:其一是“博览”。广泛查阅来自各个方面的文献资料、消息情况、报纸杂志,听广播新闻,看电视广告,跑咨询单位,进行实地勘察、探测及参加展览等;其二是“社交”。搜集信息不能偏安于一地,蜷缩于一角,而应扩大自己的“社交圈”,广泛参加各种社交活动,与各种人打交道,询问专家与知情者;其三是“撒网”。努力完善人际间存在的信息网,是弥补信息不足的有效途径。“信息网”的构成灵活多样,主要依靠散布于各处的亲朋好友。如是一个企业领导,则要注重驻外地的办事机构、出差人员、兼职信息1在获取信息中的作用;其四是“征集”。采用赎买的方式鼓励人们提供信息。也可采用物质补偿、信息交换的方式去征集有用的信息。搜集信息应从孤立、片面、肤浅、零碎的信息开始,但搜集信息的目标切忌孤立、片面、肤浅、零碎,而应系统、周密、深入,防止遗漏主要信息。这样才能满足决策的需要。
第二,筛选信息。来自方方面面的信息中,难免掺杂着粗浅、伪劣的成分,这就需要作好信息的筛选工作。筛选信息要达到两个目的:其一是“去粗取精”。为了实现这一目的,首先可利用提要法、典型法、归纳法、抽象法等技术手段对信息内容进行浓缩,然后,对信息进行归类、编目等,使其条理化、系统化,最后,将信息按专门领域归类。信息经过如此整理,便能筛选掉重复粗浅的信息;其二是“去伪存真”。“存真”的基本方法是对信息进行分析。常用的方法有三种。一种叫“相关性分析”,即分析该信息内容是否与决策对象有直接关系,以剔除与现时决策无关的信息。另一种叫“可靠性分析”,即分析该信息内容是否真实、根据是否充分、表达是否正确、观点是否成立,以剔除虚假、错误的信息。再一种叫“先进性分析”,即分析该信息内容是否最新,是否能代表某一领域中的先进水平,以剔除陈旧过时的信息。
第三,加工信息。就是对筛选后的信息进行“由此及彼,由表及里”的处理,以透过现象看到本质,并以这些信息为依据,形成正确的决策。加工信息可分两步走。先对每条信息进行深入研究,以期揭示信息的真实含义,把握信息的精髓与价值。然后采用综合方法,将各种信息联系起来考虑,以形成一个统一的决断。综合有两种,一种叫“兼容综合”,就是把不同方面、角度的信息兼顾考虑,求得统一性结论。另一种叫“全息综合”,就是在纷繁复杂的信息中,选取富有代表性的信息为依据,作为整体性决断。
第四,储存信息。来自面上的信息经筛选加工后,在现行的决策中未被选用的信息,可暂时储存起来,建立个人信息库。这样在今后的决策中便于查找、利用。许多人在决策时,经常回想不起曾经接触过的数字、事件、时日等,造成决策依据不足,其原因之一就在于不善于做信息的储存工作,不明白信息容易获得,也容易流失,如果不注意保存,流失后不易补充。因此,为了决策的需要,我们要利用观察日记、工作日记、工作总结、备忘录等各种形式来储存信息。不过,情况在不断变化,个人储藏的信息资料也应不断更新,否则“时过境迁”,以陈旧的信息为依据,去决策已经变化了的实际情况,就可能导致决策失误。对于一些易记而使用频率较高的信息,如他人的爱好、兴趣、习惯、经历、特长、健康状况等则不一定非要以资料形式加以储藏,记在脑子中,做到心中有数就可以了。
总之,用作决策的信息不是临时努力一下所能得到的,需要我们在平时就畅通信息渠道,注意信息积累。要实现这种目标,要求决策者有一定的信息获取能力、识别能力和反应能力。还要求决策者善于利用现代的工具和手段来搜集、整理、加工、存贮信息。决策者具备了这些条件,就能大大提高获取与利用信息的效率,为决策致胜奠定基础。
3.完整的能力阶梯
按解决问题的次序来看决策有两种:程序性决策与非程序性决策。前者的对象由于经常发生,已形成一种常规性程序,使人在处理相类似的问题时,能按图索骥,有章可循。这种决策简单易行,不要求决策者具备特殊才能。后者的对象涉及面宽,不确定性因素多,带有很大的偶然性。要作这类决策除了要有丰富的知识与及时、准确的信息外,个人的才能因素非常重要。与非程序性决策相关的主要能力有:观察力、记忆力、思维力、想象力与预见力。这几种能力联结在一起并逐一递进,犹如向上的台阶,结合成能力阶梯。借助于这种能力阶梯,才能够取得决策的最佳效果。
4.良好的品格素养
决策是各种主观条件的综合运用,除能力外,决策者具有的品格倾向是又一重要的主观条件。品格能影响到决策者思考问题的速度与方式,进而对决策效果产生作用。有利于提高决策效果的主要品格有三种:
第一,战略眼光。高明的决策者大都具有战略眼光。能高瞻6瞩,在决策中兼顾方向性、全局性、长远性,作出富有战略意义的决策。古代,诸葛亮作“隆中对”而实施三分天下的策略;朱元璋采纳“广积粮、高筑墙、缓称王”的建议,都是具有战略眼光的典型事例。战略眼光所能解决的是大目标的选择问题。大目标正确,小目标才不容易偏向,因为小目标受大目标制约。如果大目标错了,必然导致全局失败。有时,在错误的大目标的指引下,小目标越正确,其结果反而会损失越大。
一个具有战略眼光的决策者应该具有三种本领:一是善于把握事物发展的趋势,做到“运筹帷幄之中,决胜于千里之外”,充分掌握行为的主动权;二是善于巧妙地抓住时机,决断时不仅能“断”得正确,还要“断”得及时,抓住时机,当机立断,才能获得最佳的成效;三是善于掌握“火候”,把握事物发展的“关节点”。处理问题,解决矛盾,既不要“不及”,也不要“过”,做得适当,掌握“火候”,及时变换决策的方向,才能始终保持着良好的势头,在行动上具有高度的主动权与自由度。
那么,怎样才能使自己在决策中具有战略眼光呢?有效的途径是学习与掌握辩证的思维方法。辩证的思维方法能使我们透过现象看到本质,从感性认识上升到理性认识,把握事物的规律与趋势,深谋6虑,运筹出正确的决策;辩证的思维方法又能使我们认清事物的发展与周围条件的复杂关系,把握住事物转化的最佳状态,从而正确、有效地抓住时机,及时决断,因势利导地解决问题;辩证的思维方法还能使我们把握住事物由量变到质变的“度”(即关节点),善于运用不同的方法去解决处于不同条件状态下的问题,或者运用不同的方法去解决不同的问题。总之,用辩证的思维方法作指导,就能赋予我们战略眼光,做到既能把握事物发展的趋势,又能掌握好事物转化的“时机”与“火候”,做到果断善断、机动灵活、应付裕如,有效地达到既定目标。
第二,创新精神。生活经验告诉我们,面对常规性问题时,只要将当前所面临的问题与以前已解决过的问题进行类比,如果前后问题具有相似性,便可根据规范化程度加以决断,这是高效率和高成功率地解决问题的最好途径。然而,不可类比的问题也比比皆是。在当前复杂多变的现实生活中,新情况、新问题经常会摆到我们面前。解决这些问题并无现成的经验与方法可套用,而需要自己另辟蹊径,摸索出解决问题的新方法,作出富有独到见地的科学决策,这就需要有创新精神。创新精神是现代决策者的必备品格之一,为了培养这种品格,必须注意克服四种心理因素的滋长:传统观念;思维定势;畏难惧怕;过分自谦。克服了这些心理障碍,创新精神才能迸发出奇异的光彩。
第三,果断谨慎。如前所述,决策按其后果的决定性程度,可分为确定性决策与风险型决策。确定性决策的后果是唯一的,因此只要将几个候选方案进行比较、选择,便能确定决策的结果。风险型决策的结果则不是一个,决策的结果往往会随着环境条件的变化发生较大的波动。诸葛亮设“空城计”就是一种风险型决策,如果残兵把城的实情被司马懿识破,就将束手就擒,沦为败兵。风险型决策在日常生活中大量地存在着,而且极大多数决策事件多少会带有一些不定因素。由于这种决策存在风险,往往使人犹豫不决,踌躇不前。结果“时过境迁”,坐失良机,反而造成失败或挫折。所以,果断、坚决,勇往直前,敢于决断才是决策者应有的良好品格。
当然,决策中的果断并非鲁莽,更非凭借运气来进行赌博式的选择。决策应遵循一定规律才具有真正的意义,才有成功的可能,这就需要“谨慎”。沉着观察、冷静分析,才是揭示决策对象的本质与变化规律的根本保证。在“谨慎”的基础上果断裁决,才能使决策既不失时,又不失误。
组织人事心理
现代企业管理中,如何运用心理学原理搞好职工的挑选、测评和培训,以及处理好组织内人员的关系,提高工作效率,这是组织人事心理学研究的主要内容,也是关系到企业工效和组织目标能否实现的重要工作。
一、职工的挑选
职工的挑选是企业人事管理中的重要工作。事实表明,素质高、能积极工作的企业职工,有利于提高工作效率,顺利实现组织目标。所以,人事管理干部须做好新增职工的挑选工作。挑选职工要通过公开、公平竞争才能使人才脱颖而出,才能真正吸引人才。通常,公开招聘职工的完整过程应包括五个环节:
1.确定岗位要求
不同岗位对职工的要求有很大差别。会计和机械操作工在技能上有很大区别,而管理者和普通职工所侧重的能力要求也有相当大的区别。因此,明确岗位,明确不同岗位必备的知识、经验、技能、个性特征、体质要求等,选人时才能做到有的放矢。
一个人事干部要了解特定岗位对职工的具体要求可采用两种方法:其一,是直接访问该岗位上的在任职工。为了打消有关职工的猜疑,访问时须讲明来意,职工才会给予合作,提供详细信息;其二,是向从事某项工作的有关职工施测问卷,这种方法尽管也能获得所需信息,但很难取得足够详细的信息。
2.招募应聘者
招募应聘者的方式和过程直接影响到应聘者的质量,因而是招聘工作最为重要的环节。招聘职工须发布招聘信息和进行招聘宣传。通常采用两种方式,即设摊宣传、咨询或发布招聘信息。
企事业单位招聘职工通常在行业、地区、高校等组织的招聘会上,以摆摊的方式宣传本单位的招聘信息,并向应聘者作初步咨询。为取得良好的宣传与咨询效果,企事业派出的招聘人员应具有善于表达、耐心、热情的特点。许多大学生不喜欢那些对他们无人情味,只是为了完成招募定额,而不给他们时间进行咨询的招募人员。
对职工的需要量较大、要求较高的招募,往往须通过重要媒体,发布招聘信息。信息发布的渠道有报纸、杂志、电视、广播、张贴布告和开新闻发布会等。无论采用哪一种信息发布形式,都须告示招聘的理由、人数、岗位、要求,以及报名时间、地点与何人联系、联络方式等。
3.对应聘者资格审查和心理测验
要鉴定应聘者是否具有特定岗位所需的相应要求,必须对应聘者提供的申请表、学历证书、各种技能水平证书、原单位推荐信或档案材料等进行认真审阅。这种书面审阅能获得许多有关应聘者的信息,以确定应聘者是否具有应聘特定岗位的资格,同时也便于将一个应聘者与其他应聘者进行比较、选拔。
许多单位要求应聘者进行个别面谈。面谈是以一种有计划、有顺序的方式向应聘者提问,并将应聘者作的回答记录下来。通过面谈能从更广阔的范围了解应聘者的过去与现状,而过去与现状是判定应聘者能否做好将来工作的重要依据之一。
为进一步了解应聘者的内在特点,还需要进行相应的心理测验。不同岗位所需的心理素质不同,但多数岗位应测的心理指标大致包括这样几项:智力测验、兴趣测验、创造力测验、个性倾向测验、特殊能力测验(包括文书能力、机械能力、运动能力、速算能力、动作反应能力测验)等。心理测验要标准化,每次测验所用的指导语、测验条件、时限和情景等都应完全相同,用作参照标准的常模应适当,并注意测验的信度与效度,才能使测验结果具有客观性和预见性。
4.向应聘者实话实说