不要迷失在忙碌中
有一个小和尚每天的任务就是负责撞钟，半年下来，觉得无聊至极，“做一天和尚撞一天钟”而已。
有一天，住持宣布调他到后院劈柴挑水，原因是他不能胜任撞钟一职。
小和尚很不服气地问：“我撞的钟难道不准、不响亮？”
老住持耐心地告诉他：“你撞的钟虽然很准时，也很响亮，但钟声空泛、疲软，没有感召力。钟声是要唤醒沉迷的众生，因此撞出的钟声不仅要洪亮，而且要圆润、浑厚、深沉、悠远。”
为什么小和尚不能胜任撞钟一职？因为小和尚是在完成任务——撞钟，他以为这就是住持想要的结果。但住持真正想要的结果不是撞钟，而是唤醒沉迷的众生。撞钟是任务，撞得唤醒沉迷的众生是应有的结果。而要撞得唤醒众生，首先你要真正用心去撞。我们有多少员工是成天在忙着做撞钟这项任务，而从不想要真正唤醒沉迷的众生这个结果？
我们应该经常问问自己，到底在忙什么。知道忙什么才能奔着任务区执行。有位老总曾经苦笑着说，他的公司里来了个新会计，做报表的态度很认真，做出来漂漂亮亮、整整齐齐三张纸。可惜，报表上的数据与实际发生额相差甚远，不仅老板看了一头雾水，而且她自己对报表上的原始数据的来源也说不清楚。于是，这张报表也就成了一张废纸，在公司管理层做决策时一点参考作用都没有。
忙碌与成效，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工每天都在忙碌中度过，下班了才发现，自己什么成效也没出。老板喜欢的那些不因为忙碌而忙碌，做事高效的员工。
汉夫特是加拿大渥太华一家宾馆的主人，他以“懒惰”著称，凡是能吩咐给手下干的事，他绝不亲自去做。宾馆业务虽然繁忙，他却整天悠闲自在。有一年圣诞，他评选出10名最“懒惰”的员工。汉夫特叫人把10名最“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工忐忑不安，以为老板要炒他们鱿鱼。可是令他们没有想到的是，一进门，汉夫特说：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”
这10名员工面面相觑，看到大伙这样，汉夫特微笑着解释道：“据我观察，你们的‘懒’突出表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，因而在别人眼里你们每天大部分时间闲着，无所事事。但依我看，最优秀的员工无一例外都是‘懒汉’——‘懒’得连一个多余的动作都懒得去做。而许多所谓勤快员工的‘勤’，大多表现在整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间，如此能有效率吗？”
现代人一味强调高效，却忘记了该如何等待，从周一到周日时刻忙碌着。而这些追求所谓的快感的忙碌实际上是在为自己制造慌乱，因为这种要求自己越快越好的压力使现代人变得越来越浮躁。大多数人认为问题出在时间的紧迫上，但事实上，是忙碌控制了我们的工作和生活。
一旦染上了这种“忙碌病”，我们就会迷失在毫无间隙的忙碌之中，失去清醒的头脑和必要的理智，做不到日事日清。紧张工作疲于奔命，最终却往往会发现自己越来越力不从心，工作中错误百出，这时才后悔莫及：“要是我当时多用点心就好了。”整天忙碌并不一定有效率。为了真正提高工作效率，我们应该在工作中多用点心，忙要忙在点子上。
抓主要矛盾，做事要分轻重缓急
我们在工作中还是要看主流，抓重点，不做只看得见巴掌大天空的井底之蛙，跳出狭小的忙碌困局。站在巨人的肩膀上纵观全局，看清楚事情的轻重缓急，果断舍弃那些不值得的令人忙碌的琐事，把主要精力放在最能出成果的大事上面才能事半功倍，日事日清。
毛主席在《党委会的工作方法》一文中指出：“弹钢琴要十个指头都动作，不能有的动，有的不动。但是，十个指头同时都按下去，那也不成调子。”他用弹钢琴比喻处理好全面工作与重点工作的关系，启示我们做任何事，既要学会全面地推动工作，又要分轻重缓急。
美国钢铁大王卡内基曾经非常忙，总觉得时间不够用，为此，他十分忧虑。后来，他找到管理大师杜拉克请教解决的办法。
杜拉克思考了一下，说：“这样吧，你每天上班的前5分钟，把你想做的事情写下来，标题叫《今日主要事项》，然后按照重要性顺序排列。所谓重要性是根据你对目标的理解来定，最重要的事情放在第一位，第二重要的事放在第二位，依次排列。然后你开始做第一件事，在完成第一件事之前，不再做其他任何事情，如果有一项工作要做一整天也没关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。请把这种方法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做之后，让你公司的员工也这样做。”
卡内基依照杜拉克先生的建议去做，每天如此，经过一段时间，他的工作安排得井井有条，而且效率极高。5年后，他成为全美的钢铁大王。于是，他为杜拉克的5分钟建议签了一张2.5万美元的支票。
杜拉克的方法告诉我们，做任何事情都要有计划，分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样日事日清。
在工作中，你应该把时间用来做对达到目标最有用的事，而不是最新近、最烦人、最紧急的事。被美国《时代》杂志誉为“人类潜能的导师”的史蒂芬·柯维博士曾经这样说过：“人类的重要任务就是将主要事务放到主要的位置上。”
把时间留给最重要的事如此重要，但却常常被我们遗忘。我们必须让这个重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，必须先确定什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力去重点做的事。
在安排事情的优先顺序前，有一种简单的方法，将事情的重要、紧急程度进行分类。
按照轻重缓急的程度，我们遇到的事情可以分为以下四个象限，即重要且紧急的事，重要但不紧急的事，紧急但不重要的事，不紧急也不重要的事。如下图所示：
第Ⅰ象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀，等等。
第Ⅱ象限是重要但不紧急的事。比如，长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议，等等。
第Ⅲ象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。
第Ⅳ象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第Ⅰ象限，其实只是在第Ⅳ象限徘徊。
现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第Ⅰ和第Ⅲ象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第Ⅲ象限。
要学会把时间花在第Ⅱ象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第Ⅰ象限，变得紧急。
在工作中，我们需要时刻提醒自己，怎样做才是创造最高工作效能的最佳方式？找到重要但不紧急的事，之后用上全部的智慧、最恰当的方法去做好它，你才能高效准确的做事。
集中精力解决根本问题
问题的根本直接关系到处事效率的高低。想要做到日事日清，首先抓住最根本的地方，并采取相应措施，这是十分关键的。
衡量一个人做事是否高效的一个重要标准就是看他能否找到病根，从根本上解决问题。
一家宾馆的电梯需要进行维修。电梯维修公司和宾馆早就签订了合同，经过检查后，维修公司将维修的时间定于5天之后，但维修时间在12个小时以上。这必然会给客人带来不便，即使不全部停业，较高楼层的客房恐怕也得暂停使用。这本来是一件很平常的事情，但当时正好遇到宾馆的人事变化，宾馆刚刚承包给一位新经理经营，而且正处于旺季，要他将电梯停用12小时，他斩钉截铁地拒绝了。维修公司接连派了3批人与他接洽，但都被他拒绝了。于是，公司派了一位老员工去和他交涉。
这位老员工，没有过多地和他客套，只说了几句话：“经理，我知道现在是经营酒店的黄金时间，但我们检查后发现，电梯已经到了必须大检修的时候。如果不及时维修，也许不久就会带来更大的损失，到时电梯停的可能就不是12小时，而是几天了。更可怕的是：如果某天电梯出事，造成人员伤亡，到时给你造成的，也许就不仅仅是经济损失了，甚至还得承担法律责任。”
这一来，经理不得不接受他们的意见，按时检修了。
老员工抓住了问题的要害，才能晓之以理，让老板接受他的提议。爱因斯坦说：“将一个问题准确地界定，就等于解决了问题的一半。”解决问题不能一味地靠决心和蛮力，最重要的还是要找到问题的根本，发现问题的关键。抓住了根本，把精力放在最具生产力的事情上就能够一举击破难题。
当你面临很多的工作，不知如何着手时，当你耗尽全身的精力，工作效率仍然提不上去时，当你为花了太多的精力做没多大意义的事而懊悔不已时，那么，就应该及时审视一下自身，看看自己是否抓住了事情的根本，有没有触到问题的要害。
19世纪末20世纪初，意大利经济学家及社会学家巴莱多提出：在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。这就是著名的“巴莱多原则”。
“大多数人无法高效率地完成工作，就是因为他们把太多的精力花在次要的事情上。用大量的时间去完成重要的工作，这是巴莱多原则告诉我们的工作技巧。”一位优秀员工如此说。
在工作中，将80%的精力用来完成最重要的事情，一个人的潜力就能得到更好的发挥，这就好像一个果农要想在秋天获得丰硕的成果，就要把果树上面的多余枝杈剪除掉，这样一来，他就可以在来年享受到收获的快乐。
为了做到日事日清，我们应把精力放到根本问题上，你可以这样要求自己：
1.遵循“二八原则”分配精力
“二八原则”告诉我们，应该将80%的精力花在解决问题的根本上，只有这样，你才能高效率地运用有限的精力，有效地提高工作效率。
2.安排事情的优先顺序
学会根据自己的核心能力，排定日常工作的优先顺序。优秀员工都是以分清工作主次来统筹安排精力和时间，把有限的精力和时间用在最具有生产力的地方。
3.全神贯注，集中精力
鉴于任务的重要性和紧迫性，你还必须学会聚精会神、全身心投入。对于任何员工来说，要想切实地提高工作效率，你必须专注于重要的事务，否则精力分散，只能一事无成。
有诗云：“射人先射马，擒贼先擒王。”把种种事务看成敌人，就要训练自己敏捷的思维和灵便的身手，看清什么是最根本的，出手的时候能一击而中。这才是高效执行员工的办事之道。
高效地过滤有价值信息
世界每时每刻产生的新信息充斥于每一个角落。据美国某研究机构的统计，全世界仅一天之内正式发表的论文，如果要一个人全部看完（假如能将其全部看懂），大概要1100年！在日常工作中，我们每天也可以接收到很多种信息，具体而言，我们占有信息的方法主要有以下四种：
1.阅读法
通过快速阅读图书、报刊等获取信息。运用此法重在一个“快”字，在阅读时不要考虑其他事情，尽可能多接触相关的资料。
2.捕捉法
利用电视、广播、网络，甚至电话、会议等渠道来捕捉信息。运用此法要注意保持客观的态度，聚精会神地听，了解说话者的意思，把握其意图。
3.调查法
从各项社会调查中收集信息，要掌握调查方法，进行缜密的调查。一些全球知名的公司如美国电话电报公司、杜邦、IBM等都非常喜欢到最佳作业典范企业进行现场调查。他们的理由是可以得到更为真实的第一手材料。
4.交换法
用你自己所拥有的信息与别人进行交换，以获取对方的信息。有人说：“你拿一个苹果与别人交换苹果，你只得到一个苹果。但你拿一条信息与别人交换信息，那你就得到两条信息。”
通过以上方法我们可以占有信息，但是，如果我们只会占有信息，而不将无用、无效的信息过滤掉，那么我们将被淹没在信息的洪流中，永远都无法实现自己的目的。要使用“信息过滤器”将大量信息一层层过滤。依照信息过滤器，我们可以筛去一些无关的信息，将自己的精力集中在主要目标上。
然而，在这庞大的信息流里，真正对你有用、有价值的信息其实为数很少。以至许多企业家感慨：“资料太多，资讯太少！”由此可见，我们要在信息社会达到自己的目的，不仅要懂得占有信息，还要懂得让你手头掌握的信息变得有意义，能够为己所用。
在进入信息社会的今天，面对庞杂的资讯，有的资讯具有深度意涵，有的则需要经过充分思考才能掌握其精神；有的有其定义与限制，必须充分理解才能应用得宜；甚至有的资讯本身就是错误的，如未经正确判读，就有可能反受其害。
在日常工作中，吸收大量的资讯虽让人感到自信，但是，倘使未经充分的理解、消化与吸收，只是浮光掠影式地“略读”资讯，容易导致张冠李戴、以讹传讹的情况发生，或者资讯吸收愈多，反而愈易感到困惑与混淆。
身处这种环境，员工在工作中也应主动建立一套吸收资讯的模式与习惯，才不致自己的一天陷入适得其反的窘境。亚洲第一大通路企业联强国际执行总裁杜书伍在《将才》中为我们提供了这样的模式：
1.先界定资讯的优先顺序，将资讯区分为“核心资讯”、“辅助资讯”与“其他资讯”。核心资讯是指与个人工作或生活会产生立即、必要关联的资讯，是应优先投入时间去理解、思考，并与既有经验做深度的整理盖洛普。；其次是辅助资讯，属于有些关联，但并不会出现即刻效应者；不属于这两者的资讯，则归为其他资讯。在没有核心资讯时，才可依序去接收辅助资讯、其他资讯；但一旦接收了辅助资讯或其他资讯，同样须用心思考、理解。
2.建议员工养成一套习惯与原则，对资讯的吸收采取“宁可精，不要多”的原则。即，前一个核心资讯未充分思考理解前，切勿放下现有的去接收新的资讯，因为唯有每一个核心资讯都被充分思考理解，知识库才会扎实，并立即对工作、生活产生效益。而随着“被充分思考理解的核心资讯”的扩增，知识库的不断扩展，进而还会提升吸收其他核心资讯、辅助资讯甚至其他资讯的效果与速度。
坚守上述原则，一开始或许会为求扎实而显得缓慢，但积累到一定程度，则会逐步形成正面的循环效果，充分吸收、消化的速度会愈来愈快，也就自然练就消化大量资讯的能力。
懂得说“不”的艺术
一天的时间是有限的，如果工作中不懂得拒绝，就会使你的工作日渐繁重，工作结果也会受到影响，更多的时间遭到浪费。不断增大的压力让你不堪重负，你的体力与脑力毫无意义地流失。
丽贝卡是戴尔公司的销售主管，她多年来被戴尔公司评为优秀的雇员，成了戴尔公司名副其实的优秀员工。
有一次，丽贝卡被公司派去参加一个销售专题讨论会，她很清楚自己的专长，特别是转型人才和国际微机市场动态等问题，她计划在会上与业内精英做一个很好的交流并使自己有所提高。
但是，第一天她就遇到了麻烦，公司额外地要求她来协调与会者的傍晚活动。这样可以更深层次的履行公司作为东道主的职责。本来为这次讨论会的成功做出贡献也是丽贝卡的心愿，这也符合她的价值观和原则，她越思考越觉得这是她应当做的。
于是，她就接受了，但她发现自己处于巨大的压力和忧虑之中，来回奔忙，试图满足每个人的要求，但由于抽不出时间来做原来想做的事而使自己变得很沮丧。
就在这种沮丧中，她突然停下来，问自己：“等一等，我为什么要去做那些自己并不擅长的事呢？我有义务去执行公司派给的任务，但我也不必去做我做不了的事啊？再说公司并不是不明白我的长处，我向他们说明我的处境，他们应该会派一名适合做这个工作的人来接替我的。难道不是这样吗？”
丽贝卡深深吸了一口气，拨通了公司的电话，将自己目前的处境跟上司做了沟通。上司立即明白了她的想法，并做出了及时的调整，派出了一名专门安排各种活动的公关经理接替了丽贝卡。
在这次研讨会上，丽贝卡独特的见解和市场眼光赢得了业界人士的普遍赞扬，也给戴尔公司赢得了极大的荣誉和良好的影响。
日事日清是老板的都喜欢的做事原则。如果你一心讲求牺牲奉献，处处想讨好别人，那么你就无法很好地完成自己的工作，甚至最后你可能会丧失自我。
1.勇敢说“不”
“不”这个字好写，音节也简单，但拿到人与人之间，却很不容被说出口。主管交给员工的任务，他从来不打马虎眼，要求他额外超时加班，他也毫无怨言，同事拜托他的事，不管是不是他分内的职责，他总是不忍拒绝。其实，他早已忙得分身乏术，焦头烂额，但他还是强打精神说：“没事！没事！”没有人知道他累得半死，但是，他就是不愿开口对人说“不！”
2.懂得拒绝的艺术
拒绝他人，是一种应变的艺术。因为难于拒绝别人的要求，于是连那些自己不会做的事情也接下来，结果不仅使对方的期待落空，也会降低自己的工作效率。这种例子是屡见不鲜的。但不懂得拒绝的技巧，过于直接地拒绝对方，会影响双方关系，甚至被人误会并结下仇怨，使自己陷于更加不利的地位。所以，应学会运用聪颖和智慧，巧妙地使用拒绝的话语，以坚持自己的意志，摆脱不利的局面，同时也能维持双方的关系。
（1）要虚心倾听请求者的要求。
（2）如果你无法当场决定接纳或拒绝请求，则要明白地告诉请求者你仍要考虑时间到底有多长。
（3）拒绝接纳请求应显示你对请求者之请求已给予慎重的考虑，并显示你已充分了解到请求者的重要性。
（4）拒绝接纳请求在表情上应和颜悦色。
（5）拒绝接纳请求者应显露坚定的态度。
（6）拒绝接纳请求者最好能对请求者指出拒绝的理由。
（7）要令请求者了解你所拒绝的是他的请求，而不是他本身。
（8）拒绝接纳请求之后，如有可能你应为请求者提供处理其请求事项的其他可行途径。
（9）切忌透过第三者拒绝某一个人之请求，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请求者心目中会认为你不够诚意。
