宴会预订的方式
宴会预订的方式多种多样，最主要的有以下几种：
1.电话预订
这是当下餐厅与客户联络的主要方式。常用于小型宴会的预订、查询和核实细节、促进销售等上。大型宴会即使需要面谈时也可通过电话来约定会面的时间、地点等。
2.面谈
这是宴会预订能够成功较为有效的方法。宴会预订员与宾客当面洽谈讨论所有宴会细节安排，能解决宾客提出的特别要求，讲明付款方式，填写订单，记录宾客信息资料等，以便以后用信函或电话方式与客户保持联络。
3.传真
所有客户传来的询问信都必须立即做出答复，并附上建议性的菜单；此后，以信件或面谈的方式达成协议。宾客通过电话、面谈、传真等方式预订宴会是宾客主动与餐厅联系。
要搞活宴会预订，餐厅必须采取灵活多样的方式，主要有两条：一是“请进来”，二是“走出去”，不能守株待兔等宾客上门，必须积极主动推销：一方面主动向宾客介绍餐厅的服务情况，设法满足宾客的需要；另一方面，想方设法吸引宾客，争取客源。
推销形式是多样的，比如：某专家夫人去年9月在这里举办生日宴会，今年便提前打电话邀请她来餐厅举办生日宴会，她将会十分高兴并愿意前来预订。如果某公司举办宴会后，给他们写封感谢信，征求一下他们对宴会的意见，并欢迎他们再次光临，他们也一定是非常高兴的，而且感到在这里是受重视、受欢迎的，使得他们愿意继续与餐厅保持联系。
总之，宴会预订的方法和形式是多种多样的，只有广泛开展预订业务，破除姜太公钓鱼——愿者上钩的思想，才能搞活宴会预订，招揽大量生意，提高餐厅的社会效益和经济效益。
订席记录项目及内部准备工作
宴会订席时要注意一些具体细节，如顾客要求的准确日期、准确时间（中午还是晚上，几点钟开始）等。一般宴会订席的记录项目如下：
1.宴会日期
首先查阅订席簿，看看当天有无接受其他宴会预订，如有空当即可接受该预订，并向预订宴会的客人重复一次预订的内容，最后明确表示接受预订。
2.宴会时间
确定宴会开始用餐的时间、预计结束的时间，以便掌握宴会场地的布置时间。
3.场地保留
预订的宴会场地保留时间不宜太久，应视市场竞争与餐厅的具体客人多少决定场地保留的最一长期限。
4.宴会性质
如结婚、寿庆、开幕、欢迎、纪念庆会等宴会，都要登记，以便作好相关准备工作。
5.宴会人数
中餐宴会以桌数（西餐则以份数），即按人数多少决定场地大小，并要掌握人数变动情况。宴会餐桌准备要留有至少15%左右的变动量。
6.菜单
这是订席的关键，因为直接涉及最后报价。原则上，先报较高价的菜单。菜单的内容最好是请客户来餐厅洽订并敲定，或餐厅派代表前往客户处商订。如果客户到餐厅预订，餐厅应礼貌款待。
7.联络方式
宴会预订时，要详细记清楚客户姓名、地址、电话号码，以备餐厅与客户联系及订席再次确认时使用。
8.付款方式
签约，收取订金是宴会订席的必须程序。收取一定的订金是为了保证宴会预订的最终落实，但对于餐厅的老顾客并且有良好信誉的客人，在收取订金上则可以灵活掌握。
9.其他事项
宴会预订中凡是涉及费用的事项，如酒水、茶烟、糖果，是客户准备，还是代办，要先与顾客商议；不涉及费用的服务事项，如会场布置、餐桌摆设、提供来宾休息处等，以尽量适应客户需求为原则。
订席的内部准备工作主要有以下几点：
（1）宴会前三日向厨房下达菜单，要求采购员提前购进主要食品原料和做好其他准备工作。
（2）绘制餐桌布置平面图，宴会前布置好餐桌椅，摆设好餐具。
（3）向餐厅服务人员说明菜单及酒类的内容和服务方式。
（4）服务人员编组，分配服务工作范围。
（5 ）整理宴会资料，提报呈核。
宴会的种类
宴会从不同角度考察，有不同的种类。如按宴会菜式类型划分，可分为中餐宴会、西餐宴会及其他国家宴会；按宴会性质划分，又有国宴、团体宴会、聚会、喜宴、寿宴、家宴；按菜食酒类和用餐方式划分，则有传统宴会、冷餐会、鸡尾酒会、自助餐宴会等。
最主要的几种宴会类型如下所列：
1.中餐宴会
中餐宴会是中国传统的聚餐形式。宴会遵循中国的饮食习惯，以饮中国酒、吃中国菜、用中国餐具、依照中国传统礼仪为主。其装饰布局、台面布置及服务等无不体现中国的饮食文化特色。
2.西餐宴会
西餐宴会是按照西方国家的礼仪习惯举办的宴会。其特点是遵循西方国家的饮食习惯，采取分食制，以西菜为主，用西式餐具，讲究酒水与菜肴的搭配。其布局、台面布置和服务等具有鲜明的西方特色。
3.国宴
国宴是国家元首或政府首脑为国家庆典或为欢迎外国元首、政府首脑而举行的正式宴会。这种宴会规格最高，不仅由国家元首或政府首脑主持，还有国家其他领导人与有关部门的负责人以及各界名流出席，有时还邀请各国使团的负责人及各方面人士参加。国宴厅内悬挂国旗，安排乐队演奏两国国歌及席间乐，席间有致辞或祝酒。国宴的礼仪特别隆重，要求特别严格，安排特别细致周到，宴会厅布置体现庄重、热烈的气氛。
4.正式宴会
正式宴会通常是政府和团体等有关部门为欢迎应邀来访的宾客或为来访的客人答谢主人而举行的宴会。正式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余安排与国宴大体相同。有时要安排乐队奏席间乐，宾主按身份排位就座。许多国家的正式宴会十分讲究排场，在请柬上注明对客服务的要求，对餐具、酒水、菜肴道数、陈设及服务员的装束仪态的要求都很严格。
5.便宴
便宴是非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，也有早宴。这类宴会不拘严格的礼仪，随便、亲切，可以排座位，不作正式讲话，菜肴数也可多可少，多用于招待亲朋好友、生意上的伙伴等。但便宴的轻松和自由仍不失礼仪和风度，只是没有特定的主题和较为重要的背景，只要参加宴会者达到心情舒畅即可。
6.冷餐宴会
冷餐宴会的特点是不排座位，菜肴以冷食为主，可上热菜，食品有中菜、西菜和中西菜结合，菜肴提前摆在食品台上，供客人自取，宾客可自由走动，多次取食，酒水可陈放在桌上，亦可由服务员端送。冷餐会既可在室内，又可在院里，也可在花园里举行，可设小桌、椅子，宾客自由入座，也可以不设座位，站立进餐。根据宾主双方的身份，冷餐会的规格和隆重程度可高可低，举办时间一般在中午12时至下午2时，或下午6时至8时左右。这种形式多为政府部门或餐厅界举行人数众多的盛大庆祝会、欢迎会、开业典礼等活动所采用。我国举行的大型冷餐宴会，一般用大圆桌设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品和饮料均是先备好放置桌上，宴会开始后自助进餐。
7.鸡尾酒会
鸡尾酒会是具有欧美传统的集会交往形式。鸡尾酒会以酒水为主，略备小吃食品，形式
较轻松，一般不设座位，没有主宾席，个人可随意走动，便于广泛接触交谈。食品主要有三明治、点心、小串烧、炸薯片等，宾客用牙签取食。鸡尾酒和小吃由服务员用托盘端上，或放置在小桌上。酒会举行的时间较为灵活，中午、下午、晚上均可，有时也在正式宴会开始之前举行，请柬往往注明整个活动延续的时间，宾客可在其间任何时候到达或退席，来去自由，不受约束。
8.茶话会
茶话会又叫茶会，是一种非常经济简便、轻松活泼的宴会形式，多为社会举行纪念和庆祝活动所采用。会上一般备有茶、点心和各种各样的风味小吃、水果等。茶话会所用的茶叶、茶具要因时、因事、因地、因人而异，客厅也应布置得幽静、高雅、整洁，令人耳目一新。
准备宴会前要了解的事项
无论是什么性质的宴会，都要掌握其特性。只有在宴会前掌握了其特性，才能根据客人的要求，把宴会办得成功、办得令客人满意。
1.掌握宴会标准
无论是20人、50人、100人还是更多客人参加的团体宴会，一般都是按标准桌（10人为一桌）计价统一收费。因此，服务员在准备宴会前首先要了解团体宴会的标准，按标准为客人准备菜单。
（1）菜单的内容要严格执行标准规定，并适合参加宴会客人的饮食习惯。
（2}了解货源情况，使菜肴安排得合理，做到既保证荤素搭配，又注意营养丰富。
（3）无论是每日两餐或三餐的菜肴品种，应尽量做到不重样，如果是一连几天的宴会，更应将菜单调剂安排好，做到餐餐有新意，使客人进餐时感到舒适、味美。
拟订菜单时，要与宴会主办单位负责人取得联系，经商定后通知各个部门并取得配合。
2.掌握就餐人数
服务员应按参加宴会的人数，提供大小适当的就餐环境，同时安排好就餐所需桌椅及各种餐饮用具。
集体聚餐式的宴会，可根据参加宴会的人数安排桌数，每桌可坐8人、10人或12人，按每桌就餐人数摆放好就餐用具，如餐碟、餐勺、筷子及公用菜碟、菜勺、筷子、牙签等，同时要备足更换用的就餐用具。
3.掌握就餐方位
每一宴会团体的用餐方位在开餐前一定要落实，服务员要做到心中有数。餐厅有大有小，团体宴会人数有多有少，如果一个餐厅同时接待几个宴会团体，一定要按事先安排好的方位将每一宴会团体成员引领到其座位上，避免出现错位现象。
4.掌握宴会时间
掌握宴会时间的关键有三点：
（1）掌握宴会开餐时间，便于准时开餐。
（2）掌握宴会团体的用餐时间要求，以便服务员在规定的时间内做好各项准备，上齐各种菜肴食品。
（3）掌握好宴会、用餐时间，合理安排上菜服务，保证宴会客人满意用餐。
5.掌握宴会性质
宴会有会议宴会、旅游团宴会、访问团宴会、考察团宴会等。会议又分学术会、研究会、商业洽谈会等。宴会人员又有国内外之分。由于宴会性质不同，前来就餐的人员构成也不同，所以服务员要做到两个“了解”：
（1）了解宴会顾客的国籍、身份、民族及宗教信仰，使餐间服务准确
无误。
（2）了解宴会顾客的特殊需求及饮食禁忌，把服务工作做到细微之处。
6．掌握宴会顾客的特殊需要
团体宴会一般人数较多，而且有些宴会的时间也比较长，在宴会过程中，难免会有一些顾客需要特殊照顾，餐厅服务员就应灵活服务。如对身体不舒服的顾客，应及时让厨房另外做病号饭；对因故不能准时前来参加宴会的顾客，应留餐。
制定宴会菜单的注意事项
宴会菜品是根据宴请时客人的特点、宴请的标准、宴请单位或宴请者的意见编制的。编制宴会菜品要注意安排我国传统的名菜、佳肴、美点，还要按照季节变化安排时令菜。因为宴会消费档次较高、赴宴人的影响作用大，所以制作宴会菜品要用心设计，讲究装潢，印制也要精美，不仅要展示出餐厅的种类、还要表现出餐厅的等级，使其起到广告、宣传的作用。
编制宴会菜品要注意：
第一，要了解客人的意图，满足客人的需要。
第二，要考虑成本与利润，定出合理的价格。
第三，注意宴席的惯例和落脚点的搭配，上下道菜要作巧妙安排，中餐宴席由下酒菜开始，口味先浓后清淡。适时安排点心。同时，要配合季节安排时令菜，如在冬季，拼盘以热炒、双拼见长，结尾以什锦火锅为宜。
第四，席间菜肴应品种多样化，用料、营养成分、味道、色彩等都不宜重复、雷同。例如，宴席菜单上放宫爆肉丁、咕噜肉、回锅肉片这三道菜，用料基本相同，难免使人有重复之感，同时也使人感到油腻。再如，席间有西红柿汤，又有用西红柿沙司调味的猪排，均是红色，便显得雷同，即使主菜十分味美可口，但千篇一律的酸菜（如只用同一种蔬菜）就会使菜肴变得单调乏味了。
第五，一席菜点分量要够，切忌席间不敷分配。
第六，菜单编制以后，要将菜单内容讲解给厨房及餐厅服务人员，以利布置和服务。
餐厅宴会除了要保证菜品质量外，为了让客人心理上获得更大的满足，餐厅还应该在菜品的名字上下工夫。一般情况下，宴会都是有主题的，如状元宴（高考省、市县总分第一名者人们也称他们为状元）、开业庆典宴、寿宴，小孩生日宴、婚宴等。下面是一些宴会的菜品名单菜名举例。
如状元宴的整个菜单为向客人体现了一幅喜庆的感觉，其中既有对“状元”改变命运的“鲤鱼跃龙门”，又有对“状元”的真诚赞美—“满腹经纶”，还有对“状元”的鼓励和希望—“力争上游”等。而对于新婚宴席的菜品名称则有“琴瑟和鸣”、“甜甜蜜蜜”、“瑞木交枝”、“吉庆红袍”等饱含吉祥祝福的预兆。需要说明的是，动听的菜品名称不一定都用在高价位的菜品上，即使是凉菜，只要有一个好听、喜庆的名字，也会令客人心情愉悦并留下深刻的印象。
这样，客人在享受美味的同时，菜品名字还给他们留下了深刻的印象，特别是请客的主人，更会为这些称心的菜品名字而高兴万分，并且以后乐意免费为餐厅做广告。
摆台时注意对场地规划
一般而言，中餐餐宴桌椅摆设原则有如下四点：
（1）强调主桌摆设。无论采用任何排列方式，其主桌必定安排在面对所有宾客的位置。
（2）适应场合变化。餐会桌椅的摆设基本上依每家餐饮店格局、面积大小、预定客人数量而有不同变化。
