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第55章 办公电话的使用技巧

在办公室,应把常用的电话号码记在电话簿上,并放在电话机旁或能随手拿到的地方,这样可在需要时及时找到它。

接通电话后,应首先确认一下是否是你要找的个人或单位,如果对方说不是,那就是电话打错了,你得马上向对方道歉:“对不起,打错了。”然后把话筒放回,再重新拨号,如果对方说是,你就请他给你找接听者。通话应简单明了,对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍,以求确认。

通话完毕,应友善地感谢对方:“打搅您了,对不起。谢谢您在百忙中接我的电话。”或者“和您通话使我感到很高兴。谢谢您,再见!”

如要发传真,而对方使用的又是电话/传真两用机,也就是两种机器使用一个电话号码,这种情况下,你可先拨通对方号码,通知对方:“您好,请打开传真机,我有传真件给您。谢谢!”待耳机中听见尖厉独特的传真记号时,便可发送传真件。

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