随着市场经济的发展,商务仪式也越来越繁多,为此我们就最常见的开业典礼和展销会两项来加以说明。
1.开业典礼
一些规模较大的新商业单位如商场等,在开张之时往往要举行隆重的开业典礼。
(1)准备
仪式举行之前,应提前3天张贴告示,或者利用报纸、电台或电视台等传播媒介刊登开业典礼的广告。
除发出广告之外,还应该拟出需要邀请的宾客名单,其中应包括有关部门的负责人、社区代表、社会名流、新闻记者、顾客代表等。请柬必须在仪式举行12小时前送到出席者手中。
举行仪式的场所,一般选在商场的门口。门口要悬挂红色横幅,上面写“开业庆典”的字样。门的两边摆放来宾赠送的花篮。四周要布置彩旗、彩灯等。
(2)仪式进行
来宾和主人分主左客右排列两边,面向群众。首先,主持人宣布开业典礼开始,这时要播放欢快的乐曲,如果条件允许,也可以燃放鞭炮。接下来,主要领导致词,向来宾表示感谢,并简明扼要地介绍本单位的经营特色及经营目标。领导致词之后,参加者要鼓掌,接着再由来宾中身份较高者致词,对该单位的开张表示祝贺,并祝其生意兴隆。讲完后,其他参加者再报以掌声。双方的发言都要力求简练、紧凑。
所有发言结束之后,再一次播放轻松明快的乐曲或燃放鞭炮。接着,主持人宣布开业典礼完毕,并邀请来宾进商场或商店参观,可以向来宾介绍店内主要设施及特色商品,也可以举行短时间的座谈,广泛征求来宾的意见和建议。或者准备一个留言簿,请来宾在上面留下自己的建议或意见。此外,还可以准备一些小礼品,印上本店“开业庆典”的字样,向来宾赠送。
(3)迎客
开业仪式结束之后,商场或商店即可对外开放。领导和迎宾员这时应该站在门口,欢迎顾客。在营业过程中,营业员也可以在恰当的时机对顾客说一些表示感谢的话。另外,店里还可准备一些专门的购物袋,印上开业典礼的字样赠送顾客。
2.展销会
展销会是商务活动中常见的形式,它不同于一般的销售活动,需要讲一定的仪式。
举办展销会的单位,一种是厂家,一种是销售单位,还有行业协会或其他机构组织的,另外也有联合展销。由于组织者不同,展销会也就各具特点。前两种展销会一般以销售为目的,后一种则可能有其他的社会目的。展销的产品,都是分门别类的。有集中在一个种类上的,如裘皮服装;也有是一个大部类的,比如轻工产品展销。展销的日期可长可短,少则几天,多则数十天;不过,展销的时间不宜过长,否则就与一般销售无多大差别了。
(1)布层
展销前最主要的准备工作就是布展,这关系到展销的质量。首先要选择好展销地点,应选择在比较繁华、交通便利的地点。大都市一般都有现成的场地可供选择,比较便利。销售单位组织的展销,多在自己的商场举行。地点选择好以后,接下来就是进行展厅内外的布置。展厅外的布置比较简单,主要是悬挂、张贴有关宣传品,营造气氛。醒目的横幅是必需的,其上写“展销会”,字体不必太多装饰,醒目、鲜艳即可。此外,要贴若干招贴,这些招贴可以是特地印制的,其上印会标、广告宣传词、商品样本等。彩旗、气球的张挂对于营造气氛也是十分必要的。
(2)邀请
展销会是面对大众的,无需邀请。但有针对性地请一些贵宾,也是许多展销会常见的做法。在展销会开始前,要向有关人员发出邀请;展销时,也可以安排专场请贵宾参观,洽谈购销。这种活动,往往对展销期间比较大宗的订货、购销有决定性的作用。
(3)讲解
无论何种展销,都应该有讲解者。引导参观、购买的,一般使用女性,因为女性除对展销的对象以及相关事宜有充分的知识外,最关键的是热情周到、彬彬有礼。遇有顾客询问,要耐心细致地予以解说。此外,这种场合最好还应有业务主管值班,接待特殊顾客,解决疑难问题。除了直接的展览之外,使用音像手段进行讲解、宣传也是现代展览中多用的手段。这种方法可以大大地加强展销的效果。
(4)迎送
在现代商务活动中,礼仪小姐的使用已经比较普遍。展销会用礼仪小姐负责迎送等礼仪活动也是可行的。
§§第六章 演讲礼仪与口才