“金字塔原理”，源于麦肯锡公司早期的研究工作。在研究中，这是一项写作的思考方法。它要求写作者在写作之前，先对那些提纲挈领的中心思想进行归类。后来，金字塔原理被誉为是最清晰的思维方式和表达结构，尤其是近年来，被各大咨询公司和跨国企业推崇备至。金字塔原理其实很简单，就是在沟通时，要求我们的思维和表达先从结论说起，也就是先说中心思想，然后再向前推演，先重要后次要、先框架后细节、先结果后过程、先结论后原因。用金字塔结构来思考和表达的好处就是——重点突出、逻辑清晰、层次分明。用金字塔原理来沟通，可以让对方愿意听、好理解、记得住。
例如，你是上司，正在办公室，忽然你的下属冲进来，对你说：“董事长，我最近一直在留意原材料的价格我不得不向您报告，我发现很多木料都涨价了，油漆的价格也涨了。对了，刚才运输公司也打电话来说要提价，虽然我比较了好几家的价格，但是，还是没有办法说服他不涨价。还有，咱们的对手最近也对产品进行了涨价，我还看到……对了，广告宣传费用最近花销也比较多，如果……可能……”
是不是你听完之后云里雾里？是不是听了半天你都不知道他究竟要说什么？你不知道他希望你提供什么帮助，也不知道他希望你解决什么问题，更不知道他希望你做出什么决定。
可是，如果他这样说：“董事长，我认为我们公司的产品应该涨价了，涨幅要在15%左右，我们要超过竞争对手。因为：第一，最近原材料不管是木料还是油漆都纷纷涨价了20%，运输成本也上涨了；第二，我们的竞争品牌都已经调价10%～20%，我们也应该迅速行动；第三，广告宣传费过多，超过了预算……董事长，你觉得这个建议是否可以实施？”
这样是不是更清楚呢？这就是“金字塔原理”：让低效率的沟通变得有效率。
神奇的数字7：训练自己的思维
金字塔原理的依据之一就是，乔治·米勒在1956年发表的著名的报告《神奇的数字7+/-2：我们信息加工能力的局限》（“The Magical Number Seven， Plus or Minus Two：Some Limits on Our Capacity for Processing Information”）。
这份报告中引述了一些关于认知、判断和记忆的实验数据。例如，他给被试者一组数据（或颜色，声音，气味等等），结果发现大家多数能记住7个左右，而且，通常是头尾记得比较牢，中间的部分几乎都会被忘掉。
正是基于这项结果，电话公司决定将电话号码定为7位：前3位类似区号，相对稳定，再加上4位各不相同的分机号。这样，人们从电话簿上查到电话号码后，再去拨号时就不会忘记了。
报告还指出，短时记忆的量虽然不能增加，但这7个事项的性质，则可以通过逻辑活动而扩大。例如，2471530121987是一长串数字，显然远远超过7的限制，但如果通过逻辑活动将它们意义化，变成24（小时），7（一星期），15（半个月），30（一个月），12（一年），1987（年），然后再记这一长串数字那就比较容易了。米勒称这种有意义的单位为组块（chunk）。这正是金字塔原理的核心。我们说话就是要把大量的信息逻辑化，让对方一听就明白理解。
因此，想要摆脱低效率的沟通，关键就是要训练自己的思维和逻辑，让对方轻松地理解你所说话语的意思。无论是做演讲，还是在饭桌上对亲朋好友表达你的观点，不管你洋洋洒洒说了多少话，让别人理解你的思维和你的逻辑才是最重要的，而不是用自己的话语强加自己的观点于别人身上。让别人自动理解你的观点，这才是表达的真正意义所在。
想要让对方理解你的意思，那么，就必须在表达之前形成清晰的逻辑，不能漫无边际，想到哪儿说到哪儿。如果你不擅长华丽的言辞，不擅长雕饰语句，那么，你只要记住一点：思路清晰。即使没有修饰漂亮的言语，只要你的沟通反映了你缜密的思维和严密的逻辑，你就同样能够表达得清楚明了，同样能够高效地沟通。
至此，我们可以得出这样的结论：训练自己的语言，提高沟通效率的根本就是培养自己思维的缜密性和逻辑性。要做到即使你不认同我，但我一定要做到让你知道我、理解我。
那么，怎样才能让自己的思维具有缜密性和逻辑性呢？
我们只需要做两件事：
1）把所有的观点结构化
从理论上而言，金字塔结构就是沟通者首先把句子进行分组，然后把分组的大意提炼出来，再对段落进行组合，由段落形成的章节来支撑中心思想。如此形成了每一个下层结构都为上层结构的解释和支撑。因此，我们沟通时应该像金字塔一样，从塔尖开始，一个版块一个版块地推向被沟通者。这种方式更符合人类的思考逻辑，因而，能够更有效地沟通。
而且，这也是一种更具说服力的沟通。虽然沟通中最重要的是理解，而不是强加于人的说服，但是，这并不意味着表达的说服力就不重要。不管是在工作中还是生活中，我们不仅要表达自己的观点，我们还必须让自己的观点被对方接受。因此，要想提升沟通的效果，说服力也是必须强调的。所谓沟通，其实就是让对方了解你的意思，让对方不断地认同你的观点，不断地对你说“是”。如果我们在沟通时，能够按照金字塔结构由上而下，把信息抽象，然后从上往下表达，那么，我们的表达就具有说服力了。
2）把复杂的问题简单化
正如米勒所研究的“神奇的数字7”，超过7项的复杂事物，人们大多会混淆，会记不住。因此，我们必须想办法把复杂的问题简单化。最好是建立模型，找出事物的内在联系，让所有的项目相连，进而在复杂的关系中把握重点。
我们的大脑在工作时会把具有共性的事物组织在一起，形状、数量、位置、距离比较接近的事物能形成共性，这是一种直觉反映。因此，如果把东西进行分组会有助于记忆和理解，联想记忆法就是应用了这种方法。
把复杂的问题简单化，也就是说，我们在将自己要表达的内容形成金字塔结构之后，还要对意义进行组块，这样会更容易沟通。在层级结构的同一层面表达的意义最好是三个，这个数目是最有助于对方接受信息和处理信息的。不要太多，太多会让对方感到超负荷，感到压力。
如果我们在沟通中能够使用这两种思维方式，一定可以大大提升我们沟通的效率。总之，我们要让对方迅速地捕捉到自己的思想、理解自己的观点，让对方只需要做赞同或不赞成的决定。
案例实践
按照以上我们所说的两种思维方式和表达方式，我们来看下面这个案例——秘书向领导汇报会议时间的安排。我们可以清楚地看出，使用金字塔原理和不使用金字塔原理进行沟通时的明显差别：
使用金字塔原理前：董事长，徐总监出差去了，周三之前不能参加会议；王总人也在外地，说明天中午以后才能回公司开会；张总也说今天不能参加会议。另外，会议室今天、明天都预订不了，周四才可以，会议改在周四上午10点，可以吗？
使用金字塔原理后：董事长，我们今天的会议改到周四上午10点，您看可以吗？因为徐总监出差去了，周四才能赶回来；王总、张总在周四也比较方便；另外，会议室最早也是周四才有空。
经过对比我们就能明显看出，为复杂的问题建立简单的逻辑后，提纲挈领地进行沟通，是能否让对方理解的关键，也是高效率沟通的关键。
在使用金字塔原理之前，秘书的表达方式没有任何结构，表述像流水账一样，先说原因，后说结论。在使用金字塔原理之后，她一开口就把结论抛出来，“会议改到周四上午10点”，董事长根本不需要理清逻辑，不需要思考对方到底抛出一个怎样的问题，而仅需要做出决策就好。这样的方式使沟通非常有效率，而这也表现了一个人思维的严谨性和逻辑性。
