（1）电话催办。电话催办比较简便易行，负责催办的办公室人员直接打电话给承办部门或承办人，询问了解文件承办的情况，并将什么时间打的电话、受话人是谁、办理情况等记录在催办登记上，以便下次催办或销办。
（2）发函催办。负责催办的办公室人员通过书面形式发函给承办部门或承办人，督促和了解承办文件的办理情况。
（3）登门催办。负责催办的办公室人员亲自到承办部门面对面地了解和询问文件的承办情况，督促尽快办理。
（4）请承办部门来人汇报。对于一些重要而又紧急的文件，机关领导同志要直接了解承办情况时，办公室可请承办部门派人来汇报，这种办法不常使用，也不宜多用。
3催办要求
催办工作直接关系到文件处理速度与机关工作效率，要做好催办工作，必须做到以下几点：
（1）重视催办工作。在较大机关的办公室要设专人负责催办，在一般机关也要有人兼管。
（2）健全催办制度。办公室在催办工作中根据文件的具体情况，对承办部门分别提出办理时限。一般来说，紧急文件要在当日内办理完毕，一般文件也不能超过一周。
（3）催办文件要有登记。办公室对需要催办的文件应当单独进行登记，做到心中有数。翻开登记，一目了然，便于催办，避免遗忘。登记的方法主要有两种：一是利用收文登记簿兼做催办登记簿，可以在收文登记簿上取出一部分账页专门登记催办性文件。
（4）加强催办检查工作。办公室要定期对需要催办的文件进行检查，对尚未办完的文件，要加强催办，并将催办检查情况及存在的问题尽快向主管领导同志汇报。要做到件件有着落，事事有回音，防止漏办。
二、承办
办公室收到需要办理的文件后，要及时提出拟办意见，送办公室主任处批办，然后按领导批示意见转送承办部门或承办人。此时这份文件就进入了承办阶段。
负责承办的部门和人员收到承办文件后，首先要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己承办的范围。对不属于自己承办范围的文件，要及时退回，并说明情况，不要因为不属于自己的承办范围，就放置一边不管，影响该文件运行。对属于自己承办范围之内的文件，要按照领导批示及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门协商会签，由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按领导意见再次会商，得出处理结果。承办人要将处理结果填写在《文件承办单》上，或另写一份材料附在承办文件上（注明承办部门和承办人），然后将承办文件转回秘书部门拟复。做好承办工作，应注意以下几个问题：
（1）承办人员接到交办文件后，首先要阅读、研究文件的内容，然后分清轻重缓急安排处理。
（2）在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办范围的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策、规定或惯例等，酌情办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。
（3）承办要讲求效率，分清主次先后，有条不紊，并落实责任到人。收到承办文件后，要及时处理，急件要当即办理。对有时限要求的文件，要在规定的时间内办完；对需要几个部门联合办理的文件，主办部门要主动牵头，协办部门要积极配合，抓紧办理，不能互相推诿，久拖不决；对确难按期办完的文件，要及时向有关领导反映，以便采取相应措施；对所有的承办文件，都要有个答复，即使不能办理的也要向交办部门说明情况。
（4）有些文件不能一次办完，需要一个再次办理或多次办理的过程。比如，有时下级请示的问题，本级解决不了，还需要转报上级批准或答复。
（5）承办人员对已经办理结案的文件要向交办机关（一般指办公部门）报送结案报告，并做好注办工作。所谓“注办”，就是承办人员把文件的处理结果在文件的适当位置（比如在文尾或公文处理单上）作简要注明。如果是行文答复的，则应注明行文的文号；如果是用其他方式答复的，则应注明答复的时间、地点、交办的人员及主要内容四个方面的情况，并签署承办人姓名及日期。注办是为以后的收集归卷工作作准备，以便于日后检索和利用。
三、办复
办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。它体现收文处理过程的最终结果。办复通常由秘书部门承担，但有些承办件，承办部门也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后直接办复。办复的形式，可根据需要确定，一般有如下几种：
1函复
函复即用行文的形式答复，有两种情况：一种情况也是一般情况，即由承办人代拟文稿，经部门负责人审查签署后，连同交办文件及领导批示一并退回交办机关的办公室审核后送领导签发。另一种情况是以职能部门的名义行文，即由承办人拟好文稿后，送交部门领导人签发，交办文件可留本部门立卷存查。这种情况不多，必须有领导授权方可。
2口头答复
对于下级机关来文请示的比较简单的问题，或者不同意来文所请示的问题，可以不必行文，而以口头方式答复。口头方式，有的用电话，有的用面谈，但传达处理意见后都要作记录。记录包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。
3复印领导批示
有些下级来文领导批不了具体的处理意见，就不需要再行办理。这时就可以将领导的批示直接复印后发送来文机关，以减少程序，提高办事效率。
4就地处理
有些比较复杂的问题，需要承办人或承办部门负责人出面，带着审定的处理方案前往来文机关就地研究解决问题，传达处理意见。必要时，要形成会谈纪要，作为结案的依据。如无纪要，也要有处理记录以备查用。
5统筹安排
有些请示性文件，不能来一件复一件，需要从整个地区或部门的全局来统筹考虑。比如，关于请批基建项目，关于申请把某一事业列入计划，关于申请某项经费等等，这类问题虽然也需要办理，但需要通盘考虑，一般可以在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。
来文收集与存放
一、来文收集
对已处理完毕但需要立卷归档或保存一定时间的来文进行汇集回收的工作叫来文收集。收集是为立卷工作作准备，是文书立卷归档的基础。收集工作的要求是手勤腿快、认真细致、经常及时，保证归档文件的齐全完整。
一般来说，除少数没有什么查考价值的公文外，绝大多数公文是需要收集的。如：上级机关主送本机关的文件和重要的资料、刊物；下级机关主送本机关的请示和情况报告，以及在办理中形成的其他材料；平行机关和非隶属机关主送本机关需要办理的信函；上级机关召开各类会议印发的文件材料；机关领导同志重要批示的其他文件材料等，所有这些文件收集后均要分类存放。
来文收集工作的方法，通常有以下几种：
（1）来文份数较多的，在处理的同时留足归档的份数。
（2）来文只有一份又需归档的，要在文件眉头加盖明显戳记。如“此件阅后请退回归档”之类的字样，并在登记簿上作出记载，以便催要。
（3）领导同志有重要批示的文件，如能复印，可将原件存留，复印件送给阅知部门或阅知人；如不能复印，可采取第二种的办法。
（4）对传阅件，要在传阅完毕后及时收存。
（5）对上级召开的各类会议印发的文件材料，要按会议主办单位的通知和会议文件目录，及时收集，登记后再交有关部门或个人使用，用毕及时收回。
二、文件的存放
文件的存放是指对各类文件的放置和保管。存放文件要做到保管妥善，查找方便。
根据存放需要，办公室应购置坚固、适用的设备存放文件。存放地点最好单设一室，门窗要牢固。平房最好加装铁栏，房门装上铁皮。文件装具可用文件夹、档案盒等。目前，办公室多数购置了铁皮柜，应注意不要把暗锁号码明写在标号纸上。柜内放置文件，最好要用装具盛装，不要散放，并在装具上标明文件类别，以利查找。
保管文件要分门别类、有条有理。分类保管的具体办法是：
（1）按文件制发机关分类。
（2）按文件办理情况分类。
（3）本机关发文要将存档件和余存件分别存放。
（4）保存文件的盒子、夹子、封筒内，都要同时装入文件目录，供使用时记载。文件用后要放入原盒，不要乱放；查找时，一问便知，一找就有。
档案管理
档案和档案工作
一、档案的含义及其特点
1档案的含义
《档案法》在第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
2档案的特点
档案独有的特性，就是原始记录性，这是档案所具有的最本质特性。了解档案的原始记录性的特点，对于管理档案以及处理与档案工作有关方面的关系有实际的指导意义。
（1）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效益，后人不能为了迎合现今的某种潮流，或按照自己的观点和需要去篡改档案。
（2）档案与图书、报刊等其他资料，一般可根据它们的来源和某些外部标志，识别它是否是原始记录，从它们的产生目的上，判别它是否在当时历史活动中直接形成。
二、档案的形成与作用
1档案的形成
（1）档案是各企事业单位和个人在其自身活动中形成的。档案的形成者大致上可以概括为三种类型：一是官方性质的各种机关；二是半官方或非官方的各种社会组织（社会团体、宗教、企业等）；三是一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）。
档案不是随意形成的，而是来源于形成者特定的实践活动。国家机关、社会组织和个人，为了相互交往，上传下达和记录事情，必然产生和使用许多文件。日后经过整理保存起来，就成为档案。当然，一定来源和内容的档案又具有内在的联系性。
（2）档案是由文件材料有条件地转化而来的。档案和文件既有密切的内在联系，又有区别。档案的前身——各种文件材料是由一定的国家机关、社会组织或个人为了实现处理事务的需要而产生的，有些日后还需查考，有意识有目的的保存下来，转化成了档案。
（3）档案是以机关和著名活动家为单位，在进行各项事宜和活动中逐步形成的。
①各机关在进行各项事宜、执行各项任务、处理各项案件中逐步形成的反映政治活动、司法活动、经济建设、文化建设等方面的记录、文件和其他资料。
②革命家、社会活动家、科学家、艺术家和作家等社会著名人物在进行政治活动、科学实验和艺术创作中形成的记录、报告、讲稿、作品、手稿、录像、照片和录音带等。
2档案的作用
（1）档案是宣传教育的素材。现代的档案反映了中国共产党所领导的伟大的新民主主义革命、社会主义革命和社会主义建设的艰险历程和伟大胜利，无疑是生动的爱国主义和共产主义的教材。
（2）档案是社会历史的凭证。档案是在人们实践活动中自然形成的，是历史的真实记录。随着科学技术的发展和照相、录音、录像等档案的出现，档案的凭证作用就更生动、更形象、更容易理解了，档案本身也更易保存。
（3）档案是科学著述的必要条件。档案不仅是开展工作和指挥生产的必要条件，也是进行科学研究的必要条件。任何一项科学研究，都是需要借助于档案的，社会科学方面的研究则尤为如此。
（4）档案是企业工作的参谋。
①档案是指挥正常生产的可靠依据。指挥正常的生产，要靠有关的经济法规、方针政策、统计数字和市场信息。如果能及时地得到这些档案和文献资料，就能掌握指挥现代化生产的必要的科学依据，对指挥正常的生产，提高经济管理水平，促进生产力的发展和生产适销对路的产品，将具有直接的作用。此外，总结和研究经济规律，更需要翻阅大量的历年档案。
②档案是领导决策的得力助手和参谋。领导在作出决策之前，往往都要翻阅大量的档案，反复学习党的有关方针、政策和指示精神，熟悉各有关的基层工作情况，研究各有关的经验教训，从中找出决策的依据，进而下定决心，采取果断的措施。
③档案是企业开展日常工作的参谋。企业里经常有总结工作、制订计划、调查研究和处理问题等工作。这都需要了解情况、掌握材料和熟悉政策，翻阅大量的既有文件和资料就成为必需。这些文件和资料往往都保存在有关档案里。
（5）档案是辨别是非，分清正误的有力证据。
档案是澄清内部是非的有力工具。档案真实地记录着企业的各项活动。所以，在处理是非时，只要认真全面地翻阅一下历年的有关档案，澄清是非的工作也就简单多了。
三、档案工作的含义
档案工作不是偶然产生的，而是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的发展不断发展、充实。人们在各种社会实践活动中形成的大量文书材料，都是真实的历史记录，是各种知识经验的载体。事后人们往往发现这些材料还有很大的查考作用，为便于以后利用就把它保存起来。因为文书材料的数量很大，直接查找利用很不方便，必须进行一定的分类整理，这就产生了档案工作。
档案工作，概括地说就是按照科学的原则和方法管理档案，及时、准确地提供档案，最大限度地为企业各项工作服务的一种工作。
四、档案工作的基本原则
1集中统一地管理档案，这是档案工作的组织原则
我国是社会主义国家，这就为全部档案的集中管理创造了条件。档案工作的组织原则的具体内容和要求，包括下述几个方面：
（1）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理。
（2）全国档案工作，由党和国家的各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行指导和监督。
（3）全国档案工作统一于党的领导，各级档案工作机构统一于各级党组织的直接领导。
2维护档案的完整和安全，这是对档案工作的基本要求
