名片的申请，须因公务实际需要并应填写“领用申请表”，注明印刷内容，经部门主管签认后，于需要日前7天送交行政部门申购。
5印刷品领用
（1）一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管，均由行政部门负责，各部门特殊用途的表单及印刷品应自行保管；
（2）请领印刷品如属于部门特殊专用表单，应填写“领用申请表”，在需求日前两周交行政部门统一采购，如属代用，应填写“领用单”向行政部门领取。
6邮票领用
寄发信件所需的邮票，应由发文单位填写申请表，经单位主管签准，连同信件一并交管理部门寄发并登账分摊部门费用。
四、文具用品分类管理
公司内各种办公文具用品的管理，应予制度化、合理化，尽量不产生浪费。行政部门负责相关标准制定、修改、废止的起草工作。
文具用品分类。公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。
1消耗品
刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮筋、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、订书钉、直尺等。
2管制消耗品
名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等。
3管制品
订书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职务章、公司章、计算机、卷尺等。
五、办公用品的分配管理
对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。
1分配的责任人
办公用品的分配，由办公用品负责人从其管理的保管库配送给各部门。
2分配的方法与要求
（1）昂贵办公用品的配用基本上按计划进行。
（2）配用的办公用品存放于各部门的办公用品保管柜。
（3）存货即将不足时，需向企业办公用品负责人申请配用办公用品。
（4）各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求，从办公用品保管库中支给办公用品。
（5）物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，同时与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减使用量的目的。
（6）归属于行政部门等处的办公用品负责人，按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配备办公用品。
（7）办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。为避免办公用品的总体费用超过预算，办公用品需要按计划进行消费，即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公用品。
（8）一般办公用品负责人可以自由分配廉价且使用量大的易耗品，回形针、橡皮及铅笔之类无须记录。
（9）部门办公用品负责人需要定期整理散乱的物品，按规定的形式摆放整齐，并且清楚这些办公用品的余额。
六、办公用品的保管要求
办公用品的保管，主要指办公用品的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘点、交换和养护等，目的是提高办公用品的效能。
1入库保管
办公用品的保管，一般要设专门的库房，并由专人管理。
（1）加强库房的安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。
（2）及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符。
（3）保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量等认真验收、登记、上账、入库，库房内的各种物品要摆放合理。
（4）经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理、整顿，以使其得到有效利用。
（5）保管员要根据库存和需求情况，定期提出采购计划，在做计划时要避免积压物资，努力压缩库存，以节约资金。
2库存盘点
为确认其符合使用目的，可以对办公用品的库存数量进行盘点：
（1）盘点是调查易耗办公用品的存货量。
（2）若办公用品由办公用品负责人进行配用，则将存货量与账簿上的存货量作比较。
（3）办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。
（4）可在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查。
（5）在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值，与过去的存货实际业绩比较，若数值过大，则需要调查大量存货流失的原因所在。
（6）办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需调查办公用品所在和破坏状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。
七、办公文具使用管理方法
为了有计划地做好办公文具的发放、使用和管理工作，保证正常运转，节省开支，防止浪费，办公文具的使用和管理可采取以下方法。
（1）办公用品采取包干制。
（2）生产和业务用印刷品，由行政部根据需要统一发放和印制。
（3）办公文具以部、室为单位进行清点、造册登记、签名归档。
（4）对办公文具有意损坏或因管理不当造成经济损失的，应照价赔偿。
（5）各部门指定专人负责文具的管理，定期到行政办公室办理办公文具的领用、登记手续，凭“办公用品登记本”领取办公文具，并划价、登记。
（6）新增加人员，凭人事部门的“人员调动”通知单，给予配发办公文具。
（7）办公用印刷品，由使用部门填写“需求单”，由部门主管签名报行政办公室进行采购、印制，复印、电脑打印用纸等统一由行政办公室发放和印制。
（8）凡经领导同意购买的办公文具，须经行政办公室登记、购买和印制，否则财务部不予开支。
八、办公用品的采购管理
购置办公用品时，必须首先决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。
1根据相关知识选择合适物品
（1）对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格。
（2）办公用品负责人需要经常关注新产品信息，以便寻找符合组织要求的物品。
（3）需要经常接触办公用品供应商，并取得商品目录，或者经常出入展览会场等。
（4）一旦发现好的办公用品，便介绍给企业的业务负责人，以促其使用。
2提出购买要求，开始进行订货
（1）购货负责人就购货处的价格及交货期进行协商。
（2）购货处的选择，由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。
（3）同一物品存在多处购货处时，大多由购货部门决定购货处。
（4）办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期。
（5）购入数量和交货期要按照办公用品的需求计划和年度预算制定。
（6）易耗品的供给工作，应在上一批物品存货将尽前购入。
（7）存货用尽的日期，只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出。
（8）要向订货处提出马上交货的要求。
（9）订货可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。
会议管理
会议及工作流程
一、会议的分类
（一）会议工作概述
会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。但是，这不意味着会议是解决问题的唯一途径，是领导工作的唯一方式。作为行政工作人员，应该重视会议的作用，正确地运用会议这一手段和方式，但是决不能一切依赖于会议，不能什么问题都靠会议来解决。总之，行政人员工作的着重点不能放在会议上，而应该放在深入实际调查研究上面。会议不可不开，但也不可多开。要开会就要认真准备，精心组织，把会议开好，讲究会议的质量和效益。
要召开会议，就要有会议的组织工作和服务工作。有关会议的具体准备、组织和服务工作，叫做会议事务，也就是人们常说的会务工作。开好会议离不开会议主持人的努力，同样也离不开会议的组织者和服务者的辛勤劳动。在通常情况下，会议的主持者与参加者的合作是影响会议质量的主要因素，同样，会议组织者和服务者的工作情况也是影响会议质量和效果的重要因素。
各机关、单位的各种会议大都由办公室负责组织和参与筹备，许多会议是由办公室直接承办的。做好会议的组织管理工作是各机关、各单位办公室的重要任务之一。办公室工作人员，特别是会务工作人员，应该熟悉和掌握组织会议的知识，尽职尽责地把会议的组织管理工作做好，以利于提高会议质量和效益。
（二）会议的分类
一般来说，会议可以分为以下一些类型。
1按会议内容分
（1）专业会议。专业会议，是指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召开的会议，有时也叫业务会议。如：贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等。参加人员一般是本系统、本行业的领导人员、业务人员和专家、学者等。
（2）工作会议。工作会议，即指为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议。如党中央工作会议，省委、市委、县委工作会议，各级政府及直属部门的常务会、办公会等。这类会议的参加人员大都是各级党政机关、社会团体和企事业单位的领导人员。
（3）动员会、誓师会。动员会、誓师会，是为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议。这种会议时间较短，但与会人员多、规模较大。
（4）庆祝会、纪念会。庆祝会、纪念会是为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议。这种会议时间较短，规模有大有小，视情况而定。
（5）追悼会。追悼会是为悼念死者而举行的会议。会场布置要庄严、肃穆，出席会议的人员除死者的家属和亲戚朋友外，还有本机关、本单位的领导人员和群众代表。
2按会议性质分
（1）联席性会议。这种会议一般是为了开展某种大规模的活动，或讨论涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属的部门、单位共同协商而召开的。一般由一个部门或单位牵头主办，其他有关部门、单位配合共同召开。这种会议一般要形成纪要，以便共同遵照执行。
（2）总结、布置工作性会议。总结、布置工作性会议是各机关、各单位为总结、布置工作而召开的，会议一般是在年初年末、月初月末，或某项工作的开始和结束时召开。这种会议规模有大有小，时间一般也不太长。
（3）宣讲、报告性会议。宣讲、报告性会议是为了宣传教育干部群众，提高认识，统一思想而召开的。这种会议规模较大，但时间较短，参加人员可根据内容确定。
（4）规定性会议。规定性会议，是指各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议。这类会议规格高、规模大，且有法律规定，一般都是定期召开的。如各级党代表大会、人民代表大会、妇女代表大会、共青团代表大会，以及职工代表大会等。这些会议的任务是听取和审查有关工作报告，讨论和确定本地区、本系统、本机关、本单位的具体工作方针和任务，研究制定法令、法规。由于参加这些会议的代表，都是在充分发扬民主的基础上选举产生的，所以，这样的代表大会是体现社会主义民主的组织形式之一。
（5）预备性会议。预备性会议，是为研究如何开好某一重大会议，并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议，实际上是某一重大会议的一个组成部分。参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人。
（6）表彰、奖励性会议。表彰、奖励性会议，是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的。这类会议有时也可利用广播、电视的形式进行。
（7）决策性会议。决策性会议，是指各机关、各单位领导集团贯彻民主集中制原则，对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。这种会议，一般也是定期召开的，有制度规定。有的叫常务会，有的叫办公会，如国务院常务会议，省政府常务会议，省长、市长、县长办公会，厅务会，局务会等。这类会议的主要任务是讨论上级指示；研究制订本地区、本机关、本单位的具体工作方针、政策、计划、措施；对一些重大问题进行决策。这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员，有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。这类会议规模较小，时间也比较短，会议后多数要形成纪要。
3按会议规模分
（1）小型会议。办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议。这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开。
（2）中型会议。中型会议包括：专业会议、经验交流会、表彰会、各种代表大会等。这种会议参加人员一般在百人以上，甚至一两千人，一般安排在礼堂、剧场举行。
（3）大型、特大型会议。大型或特大型会议，即指成千上万人参加的会议。如：国庆大会、游园联欢会、公审宣判会等。这类会议参加人数众多，一般在露天场地举行。
4按会议形式分
（1）普通会。普通会，即通常召开的工作会、专业会等一般形式的会议。
（2）现场会。现场会，即现场工作会、现场经验交流会、现场办公会等。前两项是上级领导机关为了总结推广某一地区、某一单位的工作经验而召开的，后一项是上级领导机关为解决某一单位的问题而在现场召开的。
（3）座谈会。座谈会形式比较灵活，气氛比较活跃，有纪念某项活动的、有征求意见的、有讨论某一项专门问题的。此类会议一般不作什么决议。
（4）博览会、展览会、商品展销会。博览会、展览会、商品展销会，是为交流商品信息、洽谈贸易、推销商品以及展示工作成绩而举行的。会议形式灵活多样，除组织有关人员参加外，还要选送商品和展品参加展销。
（5）电话会。电话会具有迅速、及时的特点，适合于一些比较紧急的专项工作，如防汛、森林防火等。
（6）广播电视大会。广播电视大会与电话会议一样具有迅速、及时的特点。
5按会议时间分
按会议时间分，会议一般可分为定期性会议和不定期性会议。各级各类代表大会、各级党政机关的办公会，各学会、协会的年会都属于定期性会议。其他如：检查汇报会、表彰、奖励会、报告会、座谈会、动员会等都属于不定期性会议。
中、小型会议的公务工作一般都是由办公室承担的，有的中型会议要由办公室牵头，吸收有关部门共同组织。大型、特大型会议牵扯面广，会务工作难度较大，单靠办公室一个部门难以承担，往往要由专门的会议领导机构来负责组织，这种机构一般称为大会领导组、大会指挥部或大会秘书处。
二、会议的工作流程
会议与会务工作流程：
1会前准备工作
（1）确定会议名称。
（2）确定会议时间。
（3）确定会议地点。
（4）确定会议筹备和筹备人员。
（5）安排议题的原则。
（6）安排议题的方法。
（7）安排议题应注意的问题。
（8）提名与会人员。
（9）会议文件的产生。
（10）会议文件的审核。
（11）会议文件的分发。
（12）会议通知。
（13）报名和报到。
（14）会议编组。
（15）会场的布置。
（16）座次排列。
（17）证件制作。
2会间组织服务工作
（1）签到。
（2）引导就座。
（3）安排发言。
（4）会议记录。
（5）会场后勤保障。
（6）编发材料。
（7）会场服务的要求。
（8）整理记录。
（9）收退文件。
（10）会议集体摄影。
（11）会议特殊情况的处理。
（12）特殊会议的组织工作。
3会议中的生活管理
（1）会场的服务管理。
（2）迎接与会人员。
（3）会议食宿安排。
（4）安排领导看望与会同志。
（5）会议的财务管理。
（6）会议的文化生活。
（7）会议的交通保障。
（8）通信服务。
会前准备工作
