企业内部舞弊和会计欺诈是严重的违纪行为,可以说是伴随着企业的产生而产生的,而且假账还将伴随着会计方法的不断发展和科技手段的不断应用而变得越来越多样化、复杂化和隐蔽化。假账的这种变化是与社会、经济、政治等制度的发展紧密相关的。
但是作为总经理来说,你要永远相信,假账永远真不了。虚假的陈述必将暴露,就像安然事件一样,作为当时世界上最大的综合性天然气和电力公司之一的安然公司与作为当时五大会计事务所的老大安达信,两个庞然大物的合谋作假,都没有逃过法律的严惩。
内部控制是降低财务舞弊的一个重要工具,作为总经理对此要有清醒的认识,但是如何建立内部控制,这里我们提出以下几条建议:
(1)建立用人岗位制度、设立管理控制机构、推行职务不兼容制度。
企业不能因为规模小,节约成本而对不能缺少的财务分工岗位进行合并,对参与经济业务事项的所有过程的工作人员要相互分离、相互制约;重要经济事项的决策和执行要明确相互监督、相互制约的程序;如果企业为了考虑用人成本,对必须分工的岗位可以分人相互兼职,相互监督、相互牵制,对不相容职务必须进行分离。如出纳人员的岗位是最容易出错,也是企业最为致命的资金关口之一。因此,必须对出纳岗位制定相关制度,把银行的支票、印鉴章、支付密码器这三件中的其中一件不由出纳人员保管,指派其他可靠的人如仓库保管员、会计或自己来进行保管监督,这样就可以避免违法违纪事件的发生,或者至少可以在问题发生的初期就能发现。
(2)建立财务评估风险制度。
对企业的主要资产组成部分要进行风险评估。像往来账款、库存材料、积存产品等进行定期核对、定期分析。目前,中小企业中往往存在着人相信人的观点,风险意识不强。虽然诚信是合作的关键,但常言道:“害人之心不可有,防人之心不可无”。况且像有些应收账款未收并不是说对方企业不想给你,而是对方企业因经营不善而倒闭之缘故。所以,企业可以通过对资金成本的核算,把赊销销售改为销售折让,来提高资金的安全率和利用率。在库存材料的采购上,应根据实际的市场情况制订进货、领用、库存制度,并对材料的市场价格进行科学的分析和预测,这样,可以为企业管理层提供可靠而真实的经营决策依据。及时分析积存产品的库存价值,把已经贬值的积存产品上报给有关部门,同时进行账面调整,使得报表上的数据具有真实性和可参考性。
(3)建立企业会计制度、规范会计工作。
在会计制度的设计中要考虑企业经营管理组织体系的设置,并与此保持一致。由于中小型企业的业务量较少,会计核算只能采用集中核算方式,即由会计机构统一办理。由于这一情况的存在,更应对会计人员制定制度,以免因人员少、监控不严而出现漏洞。在对会计人员制定制度时,要根据新的《会计法》和《内部控制规范》中所要求的内容以及企业的实际情况来制定。具体体现在以下几个方面:
①合理的会计政策和会计程序。
既便于企业有关人员了解处理会计实务的程序和方法,也有利于企业会计政策的前后一致性。
②建立可靠的会计凭证制度。
会计凭证是会计核算的重要组成部分,记录着经济业务的原始资料,是明确经济责任、提高会计信息、为会计监查提供主要依据、保证会计信息的传递与保管的重要凭证。
③严格的内部稽核制度,可及时发现舞弊行为。
④健全账簿制度。
在可靠的内部会计凭证的基础上,健全的账簿制度能确保会计记录的保密性和完整性,保证提供完整的会计信息。
⑤科学的预算制度,是会计核算与监督的依据。