由于受饭店设施、设备、人力资源的限制,目前国内外饭店采用了不同的客房对客服务模式。不同的对客服务模式在岗位设置、人员配备以及服务规范上都有较大的区别,因此客房部首先应根据饭店具体情况,选择合适的客房对客服务模式以达到既保证安全,又能及时为客人提供服务的目的。目前,国内外饭店主要采用两种对客服务模式:客房服务中心模式和楼层服务台模式。
7.1.1 客房服务中心模式
客房服务中心又称为房务中心,来源于国外饭店,在我国首先是在中外合资饭店出现,后来推广到其他酒店。
客房楼层不设服务台和台班岗位,客人住店期间的服务要求由客房服务中心统一协调调度。客房服务中心配备专职联络员,负责客房对客服务工作的联络协调。客人需要服务时,可用房内电话机拨打客房服务中心电话,联络员进行详细记录,并迅速将客人的需求通知相关楼层的服务员,楼层服务员则根据有关要求和标准完成对客服务工作。
7.1.1.1 客房服务中心的设置条件
客房服务中心的设立,必须具备一定的设施和人力条件,才能真正发挥效能,及时、全面、高质量的向客人提供服务。
(1)饭店应有比较高的安全系数,具备现代化的安全设施和严格的保安措施。客房楼层应和其他区域严格分开,员工通道和客人通道分开。
(2)客房服务中心应有先进的通讯设备。一般应具备同时接听两个以及两个以上电话的能力,最好具有小型交换机的功能,以保证信息的畅通。同时,必须建立一个独立的内部呼叫系统,使得客房服务中心能够快速联系到各楼层的服务员。
(3)客房内应有齐备的设备,使客房能提供较全的服务项目,这样,客人的大部分需求在客房内部就能得到解决。例如:国际国内直拨电话、服务指南、浏览图及配备电热水器和充足的生活用品。
7.1.1.2 客房服务中心的职责
(1)信息处理凡是与客房部工作有关的信息,一般都要经过客房服务中心的初步处理,以保证有关问题或信息能及时得以分拣、传递和解决。
(2)员工出勤控制客房部所有员工的上、下班都必须到此打卡签名,既方便了考核和对客服务工作的统一调控,又有利于加强员工的集体荣誉感。
(3)对客服务接受客人提出的各种合理要求,通知楼层服务员为客人提供及时的服务,同时还承担为重要客人准备礼仪物品的责任,妥善安排客人要求的看护婴儿服务,负责对客人遗留物品进行登记、保管、寄发、上缴等工作。
(4)楼层万能钥匙管理用于清洁整理客房的楼层万能钥匙都由客房服务中心负责统一签发、签收和保管。
(5)失物处理对客人遗留物品进行保管、登记、贮存,并负责认领和发放,使失物招领工作统一管理,提高了工作效率。
(6)档案保管客房服务中心保存着客房部所有的档案资料,并及时补充和更新,为客房部以后的许多工作创造了有利的条件和基础。
(7)协调与其他部门的联系。
7.1.1.3 客房服务中心的特点
(1)楼层台班人员编制减少,节省了人力,降低了成本。
(2)营造了安静的楼层环境,客人有相对自由、宽松的入住环境,并且把对客人的干扰降到最低程度。
(3)建立专业化的对客服务组织,有利于统一调度和控制客房部的对客服务。
正是因为具有以上特点,客房服务中心模式被很多酒店所采用。但这种模式会使得与客人面对面进行服务的机会相对减少,随机性服务差,服务的及时性得不到保证,服务缺乏亲切感和针对性。
7.1.1.4 客房服务中心的运作模式
每个楼层中不设服务台,而是根据每层楼的房间数目,分段设置工作间,工作间在形式上是不对外的,也不担任接待客人的任务。客人由行李员引领进入房间,客用钥匙的管理由前厅部负责。客人住宿期间的服务要求,由房务中心统一调度服务员为客人提供。
客房服务中心提供24小时连续服务,视工作量安排人员和班次,通常实行三班轮换制,以保证服务质量。
7.1.2 楼层服务台模式
楼层服务台是饭店客房区域各楼层的服务台,又叫楼面服务台。服务台通常设立在客房楼层的适当位置(如电梯出入口等处),配备专职的服务员值台,负责本楼层的各项对客服务工作。服务台后面还设有供客房服务员使用的工作间。这种模式突出面对面的对客服务。
7.1.2.1 楼层服务台的主要职责
(1)负责本楼层客人和来访客人的接待和服务工作;
(2)根据房间状态,安排工作定额及清扫顺序;
(3)负责客房和楼层的安静,有些酒店的楼层服务台还保管和发放客用钥匙;
(4)掌握客人动态,特别是有关客人迁入、迁出及客房租用情况,及时通知前台;
(5)填写楼层日报表和楼层工作日志。
7.1.2.2 楼层服务台的特点
(1)亲切感强,富有人情味面对面的向客人提供服务,服务员亲切的笑容,热情的态度,悉心的关怀和照顾,使客人倍感亲切。
(2)方便客人,更加安全客人能够直接向服务员提出服务要求,服务员还能根据自己捕捉到的信息,预见客人的需要,主动向客人提供服务,极大的方便了客人。同时,楼层服务员24小时值班,实际上为楼层增添了一道安全屏障,给客人增添了一份安全感。
(3)控制房态,快速查房楼层服务台能够准确掌握房态信息,及时安排服务员清扫客房,加快客房周转。还能及时快速地查房,减少退房客人结账的等候时间。
(4)劳动成本高,服务质量难控制楼层服务台一天三班倒,花费的人力较多,人工成本较高。广州花园饭店从1990年起曾招收了72名楼层服务员,每年仅此一项支出费用就高达80余万元。
管理点过于分散,台班服务员的服务水平和业务素质各有差异,客房部对员工的在岗状态难于控制。
此外,楼层服务台的设立有可能会使客人产生拘束感,尤其是对一些西方客人。