每个经理人对于12月31日都有切身的体会：这一天会计人员都要加班赶报表，经理人必然对会计人员比平时多一分关注；大多数人对会计都有这样一种思维定势：会计就是整天和枯燥的数字打交道；而会计信息的使用者经常有这样的感叹：会计信息永远都是昨天的。所有这些问题，都将随着会计电算化的实施迎刃而解。
会计电算化解放了会计人员，提高了信息质量，并使得会计真正成为一种管理活动。
目标
在本章结束时，您应该能够：
※了解会计电算化的含义、发展和优点
※理解会计电算化系统的特点
※能够比较手工会计系统与计算机会计系统
※了解计算机会计信息系统的组成
※了解计算机会计信息系统各子系统的功能
第一节 会计电算化概述
内容提要
1.会计电算化的含义
2.会计电算化系统的特点
关键词语
会计电算化手工会计系统计算机会计系统
一、会计电算化的含义
会计要连续、系统、综合地核算企业经济活动的全过程，为会计信息使用者提供有用的信息，就必须运用特有的方法，对大量经济业务产生的数据进行加工处理。从某种角度上说，会计核算工作的过程是对数据进行处理的过程。而会计数据处理方式大致有三种：手工数据处理、机械数据处理和计算机数据处理。运用计算机进行数据的会计处理，又可称之为会计电算化，是以计算机以及数据传输和通讯设备作为数据处理系统的核心，完成从原始数据的搜集，以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。在此过程中，会计人员只进行一些辅助性的操作，即会计人员只需把会计数据以规定的格式要求输入处理系统，计算机即可按照事先编制好的程序，自动完成会计数据处理，并将最终结果――财务报告打印出来。会计电算化与其他数据的会计处理相比较，不仅仅是会计数据记录的载体、计算速度等发生了质的变化，更关键的是会计数据处理方法的革命。
会计电算化的不足之处，一是在购置计算机时需要一笔数额不小的投资；二是需要配置一定数量的既懂会计又懂计算机的专业人员。
会计电算化的形成和发展，并不意味着它现在就能全部取代手工数据处理会计和机械数据处理会计，不同的数据处理方式具有不同的应用条件。现阶段，我国企业中应用人工数据处理会计还相当广泛。但是，随着科学技术的进步，会计电算化正在以前所未有的速度在各个领域发展起来。
进入20世纪90年代以来，随着计算机的普及（技术上进步、价格又逐渐下降），计算机系统的设立已经成为十分普遍的现象。
二、会计电算化系统的特点
会计电算化系统与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具上的变化，而且它在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构设置等方面都表现出一些新的特点。
（一）数据采集、存贮比手工会计系统形式更多样，手段更快捷手工会计系统完全是通过人工编制记账凭证把数据输入会计信息系统，其中的数据全部保存于纸上。
而会计电算化系统除了可以通过人工键盘输入记账凭证来完成数据采集以外，还可以将经济活动中发生的一部分数据通过自动输入装置输入计算机会计系统。如在商店中使用条形码扫描仪，即可通过扫描自动采集好商品的单价、数量等数据。这样不仅提高了工作效率、而且能保证输入数据的准确性。在数据存贮上，会计电算化系统把各种资料都储存于软磁盘、硬磁盘、磁带及光盘等各种新型工具上，这样一来，体积小，存贮量大，易于保存、传递，具有纸张不可比拟的优越性。
（二）核算形式比手工会计系统更省时省力
在手工方式下，企业会计人员需要根据原始凭证登记记账凭证，并按会计科目转登各类账簿，再根据账簿记录编制财务报表。这之中还得不断进行审核、确认，既费时费力，又容易出错。而在会计电算化系统中，只要输入记账凭证，计算机会自动完成这一系列工作，并按操作人员的要求将各种资料输出在屏幕上或打印在纸上。而且计算机在进行这一系列工作中，还会自动进行核对和试算平衡，一旦发现有错会立即告诉会计人员。这样一来，就可以成千上万倍地提高工作效率，而且能保持数据的一致，避免了手工方式下多次转抄产生的错误。
（三）数据传输比手工会计系统更方便
手工会计方式下，财务报表的报送需要人工传递，而如果一旦在单位和上级部门、政府部门之间联网，通过网络来传输会计数据是非常方便快捷的。
（四）账簿的概念已被抽象化
手工会计系统中，账簿是不可缺少的核算资料，往往耗用了大量的纸张和空间。而在会计电算化系统中，为了节省贮存空间，已不再贮存会计账簿。只要给出一个会计科目，计算机就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来并形成所谓的账簿显示并可打印出来。这种方式在计算机运行速度的支持下，并不存在着等待时间的问题。因此，电算化以后的所谓会计账簿只不过是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果。
（五）会计工作岗位设置上呈现出新的特点
在手工会计下，根据管理的要求，业务类型和规模以及会计人员的实际情况进行岗位设置。
一种常见的岗位设置方案是：在财会部门下设财务、会计两科。财务科下设资金管理组、利润管理组；会计科下设采购和应付账款组、销售和应收账款组、工资核算组、仓库核算组、固定资产核算组、成本计算组以及总账报表组等。在计算机会计下，一般是由部分人员（包括系统维护员、数据管理员、操作员）按照内部牵制原则组成电算化会计组，利用会计信息系统完成原有的记账、算账任务，节省下来的人转向加强管理。一部分人按照责任会计制度要求，负责资金、成本、利润的管理；另外一部分人负责建立决策支持系统，即通过对未来发展的分析与预测，提出各种不同的实施方案，为领导决策提供科学依据。
（六）内部控制制度发生很大变化
会计从手工处理到电算化处理，表面上看来只是处理工具的变化，但在内部控制上也发生了很大的变化。由于会计电算化系统具备强大的排除错误和干扰的自我保护功能，因此手工方式下，通过职能分割与人员分工而形成的内部控制体系以及通过凭证、账簿、报表之间的勾稽关系而形成的内部控制体系已不再需要。计算机处理数据的连贯性，自动性使大部分职权分割的内部控制不再必要。会计电算化以后，内部控制的重点，由会计人员和会计业务部门转移到电子数据处理部门，财会人员对交易活动的直接监督减少了。在这种情况下，内部控制一方面要加强，另一方面要采用新的方式。电算化方式下，内部控制实施环境可分为一般控制和应用控制。一般控制是普遍适用于计算数据处理的控制，包括组织控制、计划控制、文档控制、硬件控制、软件维护控制、软件质量控制等。应用控制则是在运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的控制，包括输入控制、处理控制及输出控制。一般控制及应用控制的好坏，直接影响到数据处理的准确性、及时性。
小结
1.会计电算化的含义及其发展
2.会计电算化系统的特点
思考题
1.经理人在会计电算化中有何作用？
2.会计电算化对经理人有何影响？
第二节 计算机会计信息系统与
手工数据处理的异同
△内容提要
1.计算机会计信息系统与手工数据处理的相同点
2.手工会计信息系统数据处理的特点
3.计算机会计信息系统数据处理的特点
△关键词语计算机会计信息系统手工会计信息系统
一、计算机会计信息系统与手工数据处理的相同点
（一）数据处理步骤相似无论手工还是计算机，会计数据处理的一般流程包括会计数据收集
（会计资料、原始凭证等的获取和收集）、会计数据存储
（原始凭证、记账凭证、总账等数据的存储）、会计数据处理
（对会计数据进行排序、分类、求和、传递等）和会计信息报告（提供内部报表和外部报表等）。
（二）目标一致
无论是手工还是计算机，会计信息系统的最终目标是提供会计数据，参与经营决策，加强经营管理，提高经济效益。
（三）遵守的会计法规和会计准则相同
会计法规是进行会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范。这二者无论是手工还是计算机会计信息系统都要严格执行和遵守。
二、手工会计数据处理的特点
（一）数据收集
财会人员收集各种原始凭证，根据会计制度和原始凭证，填制和审核记账凭证，这样就将反映经济业务的会计数据保存在记账凭证上。通常企业对记账凭证有三种分法。第一种将记账凭证分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类；第二种将记账凭证分为现收、现付、银收、银付、转账五类；第三种是不分类，只设一种通用的记账凭证。
（二）会计数据处理
出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行日记账；根据企业业务量的大小，分别由多个会计人员登记往来明细账、费用明细账、存货明细账等各种明细账簿；总账会计负责登记总账、编制财务报表等。由于登记账簿的工作是由多个财会人员完成的，不可避免地出现这样或那样的错误，所以要进行总账和明细账的核对、总账和日记账核对。
在上述会计数据处理过程中，凭证和账簿的传递、排序、汇总、计算、核对、查询、更新等数据处理工作都是由人工分别进行的。
（三）会计信息报告
会计期末，财会人员从账簿中或其他资料中摘取数据（如现金、银行存款期末数等），并对其进行加工，以信息使用者需要的格式编制成各种报表，并将报表发送给企业管理者、投资人、债权人、税务部门、财政部门等。编制报表需要人工从会计账簿或其他报表中摘取数据，然后进行填制、计算小计、合计、审核等后，才算编制完一张报表。如果发现报表不平或一个数据出错，又需要重复上述过程。
（四）会计数据存储
在手工会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是会计报表都是以纸张的形式存放的。
在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报告的编制等都是人工完成的，会计数据存储在纸张上，其数据处理工作量大、差错多、效率低。
三、计算机会计信息系统数据处理的特点
在计算机会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制以及会计数据的存储都发生了重大的变化。
（一）数据收集
在计算机会计信息系统中，会计数据收集的方式有多种：
1.人工与计算机混合收集方式。人工与计算机混合收集方式是指首先财会人员将反映各种经济业务的原始凭证纸张凭证（如销售发票、出差单据等）审核、确认，然后通过键盘、屏幕将数据直接送入计算机，存入凭证数据库文件的一种方式。采用这种数据收集方式，财会人员所看到的凭证与手工凭证很相似，但收集方式有了很大的改进。由于计算机会计信息系统提供一个直观、方便、准确性高的输入模块，该模块有利于提高凭证的输入速度，减少数据输入错误，同时提供了逻辑判断、平衡法则、正确性检查等功能，因此，确保了所收集数据的正确性、合法性、有效性，使会计数据处理的起点数据更加可靠。
2.自动收集方式。自动收集方式是指计算机自动获取各种会计数据、编制凭证，并保存在凭证数据库文件中的一种方式。自动收集方式又分为：
（1）对会计信息子系统自身的数据资源进行自动收集。例如，在账务处理子系统中，财会人员每月月末都要根据从账簿中摘取会计数据并编制：辅助生产费用的分配结转凭证、制造费用的结转凭证、本期销售成本、销售税金、期间费用、销售收入等科目余额结转到本年利润科目的凭证等，然后作为记账算账等数据处理的依据，完成数据的收集。在计算机会计信息系统中，计算机会自动获取账簿中的数据，并自动编制出各种凭证（称作机制凭证），并保存在凭证数据库文件中，完成数据收集工作。
（2）对会计信息系统中不同子系统之间的数据资源进行收集。例如，账务处理子系统自动从固定资产子系统中获取固定资产增加、减少、计提折旧的机制凭证；从采购与存货子系统中获取收料、发料等汇总机制凭证；从工资子系统获取工资费用分配机制凭证等，并保存在账务处理凭证数据文件中，完成数据收集工作。
（3）对其他系统中的数据资源进行收集。随着信息技术的发展，基于计算机和网络环境的电子商务系统、海关系统、税务系统、运输系统、电子兑换系统等将被广泛使用，计算机会计信息系统能够自动收集来自各种系统传来的电子凭证数据（如电子订单、货单、付款单、收据、发票、银行结算单等），并保存在会计信息系统的凭证数据库文件中。
（二）会计数据处理
在计算机会计信息系统中，会计数据处理工作都是由计算机自动完成的。目前最常见的会计数据处理方式有：
1.成批处理。成批处理指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。例如，输入并审核1～50张凭证后，要求计算机对这50张凭证进行记账，或者输入并审核了一天或一周的凭证后，要求计算机对一天或一周的凭证进行记账，计算机就会自动、准确、快速地将这些数据分别登记在“电子账簿”中。由于登记账簿的工作是由计算机自动完成的，不会出现人工记账时的错误，所以不需要进行总账和明细账的核对、总账和日记账核对。成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式。当财会人员发出成批处理的命令后，计算机便进行成批处理。在处理过程中，人和计算机不发生任何交互作用，财会人员一般不需要介入，计算机便自动、高速地完成工作。
2.实时处理。实时处理指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。例如，材料核算采用先进先出法，当收到或发出一笔材料时，便要求计算机立即进行数据处理，更改材料结存数据库文件。实时处理方式要求计算机必须随时接受处理的要求，及时进行处理，因此，对系统的响应时间、可靠性、安全性等要求都比较高。
（三）会计信息输出
会计数据都保存在磁介质的数据库文件中，为了使信息的使用者能够看到各种信息（如凭证、账簿、各种报表等），就需要从磁介质数据库文件中提取信息并输出。提取会计数据并按财会人员需要的形式输出的过程称作会计信息输出。目前会计信息输出最常见的方式有：
1.显示输出。显示输出指用字符或图形的形式，将磁介质数据库文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到显示器上。例如，财会人员告诉计算机，需要输出1月份的应收账款明细账，计算机就对磁性介质数据库文件中的会计数据进行加工，以财会人员要求的明细账形式显示在屏幕上。显示输出方式的特点是信息的使用者可以迅速、准确地得到所需的信息，但所得的信息不能长期保存。所以，该方式一般用于随机查询信息。
2.打印输出。打印输出指用字符或图形的形式，将磁介质数据库文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到打印机，并将会计信息打印在纸张上。例如，财会人员告诉计算机，需要将12月份的应收账款明细账以纸张的形式输出，计算机就对磁性介质数据库文件中的会计数据进行加工，以财会人员要求的明细账形式送到打印机上，并打印在纸张上，形成可长期保存和阅读的账簿。打印输出方便的特点使信息的使用者可以方便、准确地得到永久性硬拷贝资料，并可以长期保存。
3.软盘输出方式。软盘输出方式是指将产生的有关结果信息输出到软盘磁介质中的一种方式。如将所有会计数据保存在软盘上作为备份资料，当硬盘中的会计数据被破坏时，可以用以备份资料进行恢复；如将会计凭证保存在软盘上，以便下次记账用；再如将报表数据保存在软盘上，为主管部门进行报表汇总提供资料等。
（四）会计数据存储
在计算机会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿还是会计报表都是以数据库文件形式保存在磁介质中。一个数据库文件由若干条记录组成，一个记录由若干个字段组成。
下面让我们看一个实际的数据库文件。
往来客户数据库文件：
在上述往来客户数据库文件中，有4个实体：北京公司、上海公司、北京公司、上海公司，用4条记录表示（每一行代表一条记录）。用5种属性来描述每个实体：客户代码、客户名称、电话、信用限额、余额，因此，在该数据库文件中有5个字段（每一列代表一个字段）表示5种属性，每个字段有若干类型相同的值，分别表示不同客户的某个属性，例如：
字段“客户代码”中的值“01012465”是北京公司的代码，“02132453”是上海公司的代码。
会计信息系统中存在着多个数据库文件，如凭证文件（存放企业各种凭证的数据库文件）、汇总文件（存放所有科目期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额等的数据库文件）、科目文件（存放所有科目的代码、名称、类型、性质等的数据库文件）等，若干个相互关联的数据库文件组成会计信息系统数据。
小结
1.计算机会计信息系统与手工数据处理有许多相同之处：
数据处理步骤相似目标一致遵守会计法规和会计准则相同2.手工会计信息系统数据处理的特点3.计算机会计信息系统数据处理的特点思考题1.手工会计数据处理和计算机会计信息系统各自的特点是什么？
2.计算机信息系统相对手工会计数据处理有何优点？
第三节 计算机会计信息系统的组成
内容提要
1.计算机会计信息系统的组成
2.计算机会计信息系统中各子系统的功能
关键词语
子系统账务处理子系统
一、计算机会计信息系统的组成
一个计算机会计信息系统通常是由多个子系统组成，每个子系统各自处理特定部分的会计信息，同时各子系统之间又通过信息传递和核对相互作用、相互依赖，形成一个完整的会计信息系统。
计算机会计信息系统的构成，即子系统的划分带有明显的行业特点，行业不同，子系统的划分亦不完全相同。
工业企业经营活动的特点是包括供、产、销三个环节。在供应过程中，企业从外部购进原材料，以备生产领用。在生产过程中，劳动者借助劳动工具对劳动对象进行加工，生产出产品。在这个过程中，一方面生产出产品，同时要发生各种各样的耗费，包括材料的耗费、人力的耗费、机器设备和厂房等固定资产的损耗等。在销售过程中，企业将生产出的产品销售出去并收回货款。因此，工业企业的会计信息子系统的划分，必须能够反映工业企业经营活动的特点。对于工业企业来说，计算机会计信息系统一般划分为账务处理、工资、固定资产、采购和应付账款、存货、销售与应收账款、成本、报表、财务分析与领导查询等子系统。
商业企业经营活动的特点是包括进、销、存三个环节。因此，对于商业企业来说，计算机会计信息系统一般划分为账务处理、工资、固定资产、进销存、报表、财务分析与领导查询等子系统。
给出的是工业企业会计信息系统基本功能结构。
二、计算机会计信息系统中各子系统的功能
（一）账务处理子系统
账务处理子系统是计算机会计信息系统中的一个主要子系统，它以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
（二）销售与应收账款子系统
销售与应收账款子系统是根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产成品收、发、存核算，具体包括：销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算；合理辅助管理应收账款等往来业务的登记和核销；动态反映各往来客户信息、进行账龄分析和坏账估计；生成产成品收发结存汇总表等表格；生成产品销售明细账等账簿；灵活地查询、统计和打印各种账表。
（三）采购与存货子系统
采购与存货子系统主要根据有关凭证，完成存货采购的核算和管理、应付账款等往来业务的登记和管理；按计划或实际计价两种方式中的任意一种，完成存货的收发结存的核算；自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算成本差异，编制的转账凭证自动传给账务处理等子系统；可灵活地查询、统计和打印各种账表和分析信息。
（四）工资子系统
工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用分配转账凭证并传递给账务处理等子系统等。
（五）固定资产子系统
固定资产子系统主要是存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目内容的变化原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧提取及分配明细表”，“固定资产综合指标统计表”等，费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统；可灵活地查询、统计和打印各种账表。
（六）成本子系统
成本子系统是根据会计核算和管理的要求，计算全部生产费用支出和产品的总成本与单位成本，打印输出规定的成本表，并为成本分析、成本控制、核算销售利润提供必要的成本数据资料。
目前商品化成本核算子系统不多，通用性比较差。因此，有些企业利用报表子系统进行成本核算。
（七）报表子系统
报表处理子系统主要根据会计核算数据（如账务处理子系统产生的总账及明细账等数据）完成各种会计报表的编制与汇总工作；生成各种内部报表、外部报表及汇总报表；根据报表数据生成各种分析图等。
（八）财务分析与领导查询子系统
财务分析子系统是能够利用会计核算数据进行会计管理和分析的子系统。一般来说可以完成比率分析（如资产管理比率分析、负债比率分析等）；结构分析（如资产负债结构分析、损益结构分析、各项收入和各项费用结构分析等）；对比分析（如本年与上年同期对比分析、实际数与计划数对比分析等）；趋势分析（如任意会计科目各期变动情况等）。
领导查询子系统是企业管理人员科学、实用、有效地进行企业管理和决策的一个重要帮手。
它可以从各子系统中提取数据，并将数据进一步加工、整理、分析和研究，按照领导的要求提取有用信息（如资金快报、现金流量表、费用分析表、计划执行情况报告、信息统计表、部门收支分析表等），并以最直观的表格和图形显示。如果在网络计算机会计信息系统中，领导还可以在自己办公室的计算机中及时、全面了解企业的财务状况和经营成果。
小结
1.计算机会计信息系统组成
2.计算机会计信息系统各子系统的功能思考题
§§第二篇 理财技巧篇
