多次的调查表明，大多数的经理人都认为召开会议是最浪费时间的一件事；大多数会议给人的印象是冗长而又低效的，许多人都厌恶开会。为什么人们要一而在、再而三地召开这些无效而又令人头痛讨厌的会议呢？答案是人们对会议的认识与理解不够。会议只是一种管理工具，一般人认为会议就是浪费时间与精力的一种活动。会议是一种帮我们发挥“提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段，但它并非是发挥该功能的惟一手段，也未必是最好的手段，应该设法减少那些基于不正当的理由而召开的“牛毛”会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探求取代会议的更有效途径，以提高工作效率。
（1）目标能在最短的时间内被实现。例如，有些人认为开会过程中的讨论甚至争议，是一种必然的事情，因此对这些人来讲，尽管是冗长的讨论或争辩，也不可能被视为违背“在最短的时间内实现目标”的要求。而又有一些人认为会议中的讨论或争辩并无实质可言，因此，对这些人来讲，就算短暂的讨论或争辩，也可能被认为是浪费时间。不管怎么讲，绝大多数人都同意：越能在短的时间内实现会议目标越好。
（2）目标能被实现。会议既然是一种用以发挥特定功能，或更确切地说，用以实现特定目标的手段，因此评测会议是否实效，其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标实现的价值。
（3）与会者对会议感到满意。所谓满意，并不意味着与会者对会议的主题和决议感到满意而高兴。例如，会议的主题是减薪、裁员，那么与会者对这样的会议不一定感到高兴。但若能设法令与会者了解减薪、裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提出实施办法，这种做法多少可以使他们感到满意。
实效性的会议
所谓实效性的会议主要表现在：
例如，W的员工最怕听到他说“开会”两个字，因为他们觉得 W在管理会议方面做得实在是糟糕透了：有时他在会议上┫┫不休、高谈阔论。可是他说的东西要不就是无关紧要的，要不就是令人费解的。会议结束后，员工对那些与团队密切相关的问题还是一无所知；有时会议已经开始了，而员工却发现 W没有做任何的准备，冷场的情景时有发生；有时会议会演变成一场争吵，这很大程度上是因为W没有能够很好地控制会议；还有的时候会议进行的时间很长，但却始终不能做出最终的决定，这浪费了大家的时间。总之，员工们觉得如此多的会议根本不能收到会议原本应当具有的效果，反而成为了企业的负担。
（1）会议前。比如，太早通知开会或太晚通知开会、会议不能准时开始、与会者没有准备、欠缺会议目标或会议目标不明确、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦、开会通知内容欠周详、会议时间不当等。
（2）会议中。比如，资料不充足，却贸然决策、与会者之间的争辩、与会者与管理者的争辩、会议超出预定的时间、与会者之间交头接耳、少数人垄断会议、与会者不表明真正的感受或意见等。
（3）会议后。比如，欠缺会议记录、不能对会议的成败进行检讨、不能对决议事项进行追踪、与会者对会议感到不满等。
所以，在会议中为能让会议得到实效而不是浪费时间，应该注意以下几个方面：
掌握好时间，避免多次讨论同一主题。
从容应对会议中的一些意外情况。
别让讨论脱离主题。
鼓励员工倾听别人的发言，控制私下交谈。
要让每一位与会者都参与到会议中来。
做一些大胆或新颖的尝试。例如，可以让不同的人来主持会议，这种轮流主持会议的方法会消除等级观念，让团队成员感到他们不是为了上级而工作，而是为了团队和它的目标在工作。
怎样使会议具有实效？
会议无实效的因素有很多，主要可以分三种：会议前、会议中、会议后。
会议对于企业来说极为重要。不要让企业的员工有“会议恐惧症”，这会给你的企业带来巨大的损失。如果能让会议更有效果，不但可以充分调动员工的积极性，为企业工作献计献策，而且会议的潜在功能和特定功能
一家大公司的经理经常抱怨：“我一整天都在开会，我必须从早到晚，甚至在周末时加班，才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出的主意。”其实，这是一种很消极的想法，他并未领会会议的潜在功能。
会议主要的潜在功能如下：
（1）显示地位。开会是一种仪式。总经理坐在总经理的位置上，董事长则坐在最前面的位置上，借以强调这些人是与众不同的。
（2）友情赞助。一群人会表扬一位成员的得奖表现。
（3）危机管理与灾难控制。一群人聚集在一起处理正在散步并可能造成冲突的谣言。
（4）沟通。为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。
（5）解决问题。为了寻求问题的解答，一群人共同研究、思考，想出解决的办法。
由于会议的多重功能，我们不能随便说：“不要开会，以公文传阅就行。”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作有关。对很多职业来说，开会就是工作；如果你的个性不适合这种工作形式，你应该考虑其他行业或是相同行业中奇特性质的工作。
而会议的特定功能主要表现在：
有效的会议能够确保管理者全面地听取意见，从而做出慎重、正确的决策，还可以节约大家的时间，减少没有必要的“牛毛”会议，提高整个企业的工作效率。
汇集信息。
提供信息。
培育训练。
“如果你不知道该往何处航行，那么哪个方向的风都是逆风。”相信这句格言我们都不会太陌生，它揭示了一个深刻的道理：如果不知道该去做什么，那么做起来就困难了。
如果我们不知道将要发生的事情是什么的话，那么我们做起来就会变得困难了。我们经常在会议上浪费了太多的时间。假如召开一次会议却不清楚到底想从会议中得到些什么，那么，从这次会议中获益的几率是非常小的，更不用奢望获得真正想要的东西了。
怎样安排好会议
一位经理曾说过：“最令人感到受挫的事情莫过于不知道自己在开会的时候要做什么。”会议是经理人展现个人风采的场所，会议开得如何、组织得怎样，完全可以看出经理的领导风格与组织能力来。
一般来说，成功的经理人大都是“会议专家”，会议中表现得信心十足，具有驾驭力、控制力和说服力。可以说，会场是经理人员展现个人风采的最佳场合。一个不会组织会议的经理，一定是个失败的经理人。
一个经理不能成功安排好会议，往往是以下几个方面的原因造成的：
（1）对与会者的情况不了解，使得会议中出现的一些突发事件让经理措手不及；
（2）会议过多，这不但浪费了自己的时间，而且也浪费了别宣传政策。
解决问题。
到底会议是开还是不开呢？
（3）能有效地控制会场气氛，往往使会议成为发泄私人恩怨的场所，弄得自己狼狈不堪，对自己的形象也是一种破坏；
所以，在召集会议前，管理者最好了解员工对会议的一些惯例，如何主持会议？每次会议是多久？等等。对有些人来说，会议给了他们与他人交往的好机会；对有些人来说，它是一种负担，是在浪费时间。
