“年轻人，看来我没看错，你干得不错，这一点我也很为你自豪，但是这点成绩对于一个优秀的销售人员来说是微不足道的，我想这一点以后我会和你慢慢地讨论，但是目前你应该记住。不要忘了售后工作，让客户满意是销售人员工作的宗旨，也是你的业绩可持续增长的动力。”一分钟经理在信中平淡地写道。
一项不可忽视的工作
这里特别要谈谈关于销售记录与报告的问题，这是因为到为公司编制报告以及自己保存销售记录的价值，这对于提高销售人员的销售能力大有裨益。
销售记录和销售报告属于销售工作的范围之内，是销售人员不可忽视的工作。这里提出两个问题，请注意：
1为什么一个销售人员对于公司所要求的报告，要认真地加以编制。
2不论公司是否需要，销售人员应该清楚知道哪种记录是自己应当保存下来专供己用的；哪种记录是销售人员认为对自己今后开展工作能有益。
不用说，有时由于某些特殊性，是不必编制任何报告的，但公司方面却要销售人员自己编制，这当然是一种浪费；但是，更多的情况是，一般销售人员没能看到报告的重要性，或者未能认识到这些报告，实际上可能直接地或间接地对他是有益的。
大概没有一个人对于他自己的工作有这样大的把握，认为可以不需要听取任何专家的意见与指导。然而你的营业经理或者监督人员，是你这一行业的专家，他对于你的成功与否也是非常关心的。可是他们不能同你一起去访问每个客户。如果你想要从他的学识与经验中得到裨益，那你就必须以书面的报告和他保持联系，告诉他们你最近所做的工作，以及其成功与失败的地方。
再进一步说，如果要求他们拟订一个广泛的销售计划，以便能成为你今后工作的依据，那么，就必须让你的上司对于你所面临的问题和困难，以及你的优点与弱点都有深切的了解，这样，就更加需要你的报告了。
例如，上司也许要你送一份日常工作报告如销售日报表给他，这里面，你可以将你在一星期中，每天所想前往访问的地点与客户加以说明。第一，你在拟订这份报告时，自然会使你有机会去计划一周中的工作，决定一个巡回访问的办法和路线，预定各个应访问的人员与地方，以节省时间与旅程。这对于你自己的益处，当然要比对任何人的都要大。这可以使你节省时间，而且还会使你自己接触到每个所应接触的人员。
其次，如果营业经理看了你的计划后，还可以给一些补充意见，那会使你收到更大的裨益。你也许不知道某些地方或某些人可能购买的数额，这是很可能的。这时，你的营业经理也许能够告诉你，以一般可能做到的销售数额来说，你预期要消耗的某一地区或某一客户的时间是不够的。他也许不能告诉你，某些看法似乎不关重要的客户，可能会购买很大数额和货品。但他可能有许多记录可资参与，使其能下更正确的判断。这样，可以使你省下许多时间和精力。
譬如我们以日常访问报告为例。没有一个想自己业务能够有所发展的销售人员，不自动将这些日常访问记录保存下来。但是你如仅自行保存下来，那恐怕在一相当时间内，你是不会去详细分析它的。同时，如在营业经理面前也有同一内容的报告，那么他也许可以为你指出，从长期的观点来分析，你对于某些客户访问得太多了，而对于另一客户则又未免访问得过少等情况。有一位经理说，他有一位成绩非常优异的工作人员，每月对于一位购买数额很少的客户要去访问二十多次，而实际上只要有三四次就足够了。所以会有这种事情发生，是因为这个销售人员很喜欢那位客户，而且那位客户的办公室，又座落在他的办公室与他的住宅之间，是他每天必须经过的。于是他就保养了一种不时拜访的习惯，当该经理给他点破这一事实时，他坦白地承认他根本不知道他究竟去了多次，后来他减少了访问的次数，最多不超过四次，而结果仍能向该客户做同额的生意。这时，他所节省下来的时间就可用到其他客户方面去了。
你可能忽略了许多你可以做成许多生意的客户。若有了记录，这种情况，在你的报告中就可以显示出来，而使你可能很快地加以补救。
编写销售失败的报告，也许不是常常需要的；但是你能忠实地认真地将它写出来，也可使你的经理能够为人困难之所在，帮助你去加以补救。这种销售报告虽然是相当令人厌烦的，但却是对你有实际利益的。
如何书写简易销售日报表
事实上，销售日报表并非仅仅是项记录而已，它还有许多出乎意料的作用。阅读了下文，您将会发现，原来繁锁困难的销售日报表，也能变得如此简易！
销售日报表必须具备9个条件
销售日报表中必须具有充足的情报，缺乏情报性的日报表，任凭你花费多少时间制作，也是徒劳无功，毫无价值可言的。
如何设计销售日报表
销售日报表应极力避免长篇大论，应在容易填写的前提下，事先将预定填入的事项印刷出来，销售人员只需在空格上记下符号即可。
你可以运用各式各样的符号表示。将每种符号赋予不同的意义，让这份销售日报表充分表达出你的意思，也就是说日报表符号化。销售日报表以十六开的纸张制作最为适宜。
如何填写销售日报表
为了满足以上的要求，特在此提供一种极方便的销售日报表，供参考。
这个销售日报表中，有拜访实态栏在这三个栏目的上方记有填写日期、天气情况、销售人员姓名、当月的销售目标，以及当日为止的进度。这些构成了这份简单扼要的销售日报表。
当然，销售日报表也会因企业的种类、型态、规模大小而有所变动，可依自己的需要略事调整。
这份销售日报表的格式是以直接拜访，边访边销售生产资料为前提而设计的。倘若你是位巡回销售的消费资料销售人员，这份销售日报表就必须再作调整，但无论怎样修改，都应以自己公司能够接受为前提。如果你觉得这份销售日报表既方便填写，又有充分表达出日报表所应有的意义，那么，你可向上司建议，根据这个大纲，重新设计一份适合贵公司使用的销售日报表。
以下就介绍销售日报表中各栏的填写方法。
先填写日期、天气、姓名，当月的销售目标，以及当日为止的销售金额等，再填写拜访实态栏。拜访实态栏中的客户姓名应在前一天先按原定拜访次序一一填妥，第二天便可依昨日订好的拜访计划行动，但也许会因交通或临时的突发事件，而无法按原定的次序拜访，这时就可将实际拜访的次序填入拜访次序一栏中。
举例来说，销售人员原定的拜访次序是D公司→F公司→A公司→C公司→B公司。但当天的实际状况，是由A公司开始拜访，然后再拜访B公司、F公司、C公司、D公司。然而，这次拜访的目的是什么呢？可以在事先印妥礼貌性拜访、说明拜访、成交拜访、修理拜访、索赔处理拜访等拜访目的一栏中，将这次拜访的目的以“×”表示。
接着便要填写金额栏，金额栏内最好将销售金额与收款金额分开填写，倘若商谈成交，便将销售额填入销售金额栏中，倘若拜访的目的在于收款，便将收款金额填入收款额栏中，最后再将拜访时所花的费用填入。逐一填妥，再作合计，即完成了拜访活动栏。
其次，填写情报栏。这个栏包括有客户情报、商品情报、竞争对手的情报以及索赔情报等。在客户情报栏中，得填写客户的生产状况、销售状况、信用状况，以及经营者、承办人营业政策、销售对象等。而商品情报栏中，则填入客户对公司新产品的批评，包括性能、机能、设计、耐久性、产品质量等，将你所得的评论一一填入。另外，竞争对手的情报一栏中，乃是将对手经营策略的变化、新开发的商品、价格的变动、宣传方法以及对本公司的威胁等，仔细观察后再填入。索赔情报栏中则需填写本公司产品发生的索赔事件，以及客户的情绪、处理方式等。
此外，倘若事先将必须填入的情报因素以小字体印刷好，即使是比较狭小的篇幅，也能填入相当数量的情报。
最后，填写折线式时间活用表。销售日报表的第三要项即是时间活用栏。销售人员的工作是以行动为中心，所以必须在有限的时间内做最有效的运用。为了察看自己是否浪费时间，于是事先将一天中可能的行动印刷在时间栏的左侧，设定有拜访准备、销售事务、交通时间、等待时间、商谈时间、检查、估价、收款、公司联络以及休息吃饭等项。此栏的上方画有时间，由早上八时开始到下午六时，每隔15分钟画条直线，可以更准确地表示实际运用的情形。在一天工作结束后，用红笔画出当天的时间运用即可。
