面试是考官通过与考生直接交谈或置考生于某种特定情境中观察,从而对考生的知识、能力、经验、气质和性格等基本素质进行测评的考试活动。
一、面试内容
一般来讲,面试目的要围绕招聘目的。但不管什么样的面试,我们总希望从中获取以下信息:
1.仪表风度。这对管理人员、公关服务人员尤其重要。
2.求职动机与工作期望。这点非常重要,但了解比较困难,因为应试者往往把真实的动机掩盖起来。我们可以通过他的离职原因、求职目的等方面综合考察。如应试者属于高职低求,离职原因讲不清楚或频繁离职,则须引起注意。
3.专业知识与特点。这是对笔试的补充,面试考察更具灵活性和深度。
4.工作经验。这是重点,可了解应试者具备多少实践经验,还可考察出责任感、主动精神、思维能力及应变能力。
5.工作态度。包括对过去工作学习的态度,对应聘职位的态度。
6.事业心。包括对工作的责任心和抱负、成就需要等。
7.语言表达能力。可提出一个话题让对方讲述,从中判断他的表述能力。
8.综合分析能力。可通过案例分析来考察,案例应与应聘职位相关。
9.反应力。即头脑机敏度,对主试人所提问题是否迅速而准确的理解,并尽快做出回答,而且答案简练、贴切。借此判断应试者在将来工作中能否准确地理解上级指令和意图,以及准确判断所面临的问题、恰当处理突发事件的能力。
10.自我控制力。这对管理层尤为重要,对挫折能克制、容忍和理智对待,不致因情绪波动而影响工作,同时还要有耐心和韧劲。
11.精力和活力。如喜欢什么运动、运动量是多少,从中可以了解一个人持续工作的能力。
12.兴趣与爱好。这项考察对录用后的工作安排有益。
二、面试的特点
1.面试以谈话和观察为主要手段
在面试过程中,主考官向应试者提出各种问题;应试者要对这些问题进行回答,主考官能否正确地把握提问技巧十分重要。他不仅可以直接地、有针对性地了解应试者某一方面情况或素质,而且对于驾驭面试进程,营造良好的面试心理氛围,都有重要影响。
观察是面试过程中的另一个主要手段。在面试中,要求主考官善于运用自己的感官,特别是视觉,观察应试者的非语言行为。它不仅要求主考官在面试中要善于观察应试者的非语言行为,而且要能指明应试者的行为类型,进而借助于人的表象层面推断其深层心理。对应试者非语言行为的观察,主要有面部表情的观察和身体语言的观察。
国外一项研究表明,在面试中,从应试者面部表情中获得的信息量可达50%以上。面试过程中,应试者的面部表情会有许多变化,主考官必须能观察到这种表情的变化,并能判断其心理。例如,应试者面部涨得通红、鼻尖出汗,目光不敢与主考官对视,便反映其自信心不足,心情紧张;应试者的目光久久盯着地面或盯着自己的双脚,默不作声,反映其内心的矛盾或正在思考;当主考官提出某一难以回答或窘迫的问题时,应试者可能目光暗淡,双眉紧皱,带着明显的焦急或压抑的神色。总之,主考官可以借助应试者面部表情的观察与分析,判断应试者的自信心、反应力、思维的敏捷性、性格特征、情绪和态度等素质特征。在面试过程中,除面部表情外,身体、四肢等在信息交流过程中也发挥着重要作用。比如手势,它具有说明、强调、解释或指出某一问题、插入谈话等作用,它是很难与口头语言分开的。
2.面试是一个双向沟通的过程
面试是主考官和应试者之间的一种双向沟通过程。在面试过程中,应试者并不是完全处于被动状态。主考官可以通过观察和谈话来评价应试者,应试者也可以通过主考官的行为来判断主考官的价值判断标准、态度偏好、对自己面试表现的满意度等,来调节自己在面试中的行为表现。同时,应试者也可借此机会了解除自己应聘的单位、职位情况等,以此决定自己是否可以接受这一工作等。所以面试不仅是主考官对应试者的一种考察,也是主客体之间的一种沟通、情感交流和能力的较量。主考官应通过面试,从应试者身上获取尽可能多的有价值信息。应试者也应抓住面试机会,获取那些关于应聘单位及职位等自己关心的信息。
3.面试内容具有灵活性
面试内容对于不同的应试者来说是相对变化的、灵活的,具体表现在以下几个方面:
首先,面试内容因应试者的个人经历、背景等情况的不同而无法固定。例如,两位应试者同时应聘档案管理岗位,一位有多年从事档案工作的经历,一位是应届档案管理专业的大学本科毕业生。在面试中对前者应侧重于询问其多年来从事档案管理方面的实践经验,对后者则应侧重于了解其对该专业基础知识掌握的情况以及在校学习期间的情况。
其次,面试内容因工作岗位不同而无法固定。不同工作岗位,其工作内容、职责范围、任职资格条件等都有所不同,例如国家技术监督局的有关技术监督岗位和国家人事部的考录岗位,无论其工作性质、工作对象,还是任职资格条件,都有很大差别。因此,其面试的内容和形式都有所不同,面试题目及考察角度都应各有侧重。
最后,面试内容因应试者在面试过程中的面试表现不同而无法固定。面试的题目一般应事先拟定,以供提问时参照。但并不意味着必须按事先拟定好的题目逐一提问,毫无变化,而要根据应试者回答问题的情况,来决定下一个问题问什么?怎么问?如果应试者回答问题时引发出与拟定的题目不同的问题,主考官还可顺势追问,而不必拘泥于预定的题目。
总之,从主考官角度看,面试内容既要事先拟定,以便提问时有的放矢,又要因人因“事”(岗位)而异,灵活掌握;既能让应试者充分展示自己的才华,又不能完全让应试者海阔天空地自由发挥,最好是在半控制、半开放的情况下灵活把握面试内容。
4.面试对象的单一性
面试的形式有单独面试和集体面试。在集体面试中多位应试者可以同时位于考场之中,但主考官不是同时向所有的应试者发问,而是逐个提问逐个测评,即使在面试中引入辩论、讨论,评委们也是逐个观察应试者表现的。面试的问题一般要因人而异,测评的内容应侧重个别特征,同时进行会相互干扰。
5.面试时间的持续性
面试与笔试的一个显著区别,面试不是在同一个时间展开,而是逐个地进行。笔试是不论报考人数的多少,均可在同一时间进行,甚至不受地域的限制,例如每年六月的高考,尽管报考人数数百万,且分布在全国几十个省、市和自治区,而考试时间却是统一的,因为笔试的内容有统一性,且侧重于知识考察,考察内容具体,答案客观标准,主观随意性较小,面试则不同。
首先,面试是因人而异,主考官提出问题,应试者针对提问进行回答,考察内容不像笔试那么单一,既要考察应试者的专业知识、工作能力和实践经验,又要考察其仪表、反应力和应变力等,因此只能因人而异、逐个进行。
其次,面试一般由用人部门主持,各部门、各岗位的工作性质、工作内容和任职资格条件等不同,面试差异大,无法在同一时间进行。
最后,每一位应试者的面试时间,不能作硬性规定,而应视其面试表现而定,如果应试者对所提问题,对答如流,阐述清楚,主考官很满意,在约定时间甚至不到约定时间即可结束面试;如果应试者对某些问题回答不清楚,需进一步追问,或需要进一步了解应试者的某些情况,则可适当延长面试时间。
6.面试交流的直接互动性
与笔试、心理测验等人员甄选方式不同,面试中应试者的语言及行为表现,与主考官的评判是直接相连的,中间没有任何中介形式。面试中主考官与应试者的接触、交谈、观察也是相互的,是面对面进行的。主客体之间的信息交流与反馈也是相互作用的。而在笔试、心理测验中,一般对命题人、评分人严加保密,不让应试者知道。面试的这种直接性提高了主考官与应试者间相互沟通的效果与面试的真实性。
7.面试评价的主观性
与笔试那样有明确的客观标准不同,面试的评价标准往往带有较强的主观性。面试官的评价往往受个人主观印象、情感、知识和经验等许多因素的影响,不同的考官对同一位应考者的评价往往会有差异,而且各有各的评价依据。所以,面试评价的主观性是面试的一大弱点。但另一方面,由于人的素质评价是一项十分复杂的工作,考官可以把自己长期积累的经验运用到面试评价中。在这个意义上,面试的这种主观性有其独特价值。
三、面试的分类
面试可以根据多方面的特点对面试进行分类。
1.根据实施时的模式,把面试分为口试和模拟操作试
口试,是考生以口头语言方式作答的面试。按照具体模式,口试还可以分为:交谈式,即考官与考生以谈话方式进行的面试;问答式,即考官逐个提出问题,考生逐个回答问题进行的面试;辩论式,即考生与考官或考生与考生双方就某个论题持相互对立的论点而进行辩论的面试;答辩式,即考生就考官的诘问进行解释、辩白的面试;演讲式,即考生就某个题目向考官发表演说的面试模式;讨论式,即考生讨论某种问题的面试模式,如会议讨论、案例分析等;
模拟操作试,是考生扮演一定角色完成一定的实际工作以表现自己的某项技能和面试模式。这种考试要求考生扮演一定角色,在模拟的工作情境中完成“实际工作”。
2.依据考生人数的多少,分为个别面试和集体面试
个别面试就是对考生逐个进行测评;
集体面试,是同组考官,同时、同地对若干个考生进行测评。
3.依据面试实施的规范化程度,分为结构化面试、半结构化面试和非结构化面试
结构化面试,是指面试实施的内容、程序和技法在试前经过相当完整设计的面试;这种面试适用于招聘一般工作人员、一般管理人员。
非结构化面试是漫谈式的,对面试实施的内容、程序的技法在试前完全不确定、实施时随机而定,主试人与应试人随意交谈,海阔天空,让应试人自由发挥,以表现自己在表达能力、思维能力、判断力和组织能力等多方面的能力。
半结构化面试,是试前对面试实施的内容、程序,和技法有设计、试中可以调整或部分自由确定。
在实际面试中,很少有绝对的结构化或非结构化的,绝大部分都介于二者之间,即半结构化面试。一般对层次较低、标准化程度较高的岗位,面试的结构化程度较高;对层次较高、标准化程度较低的管理岗位,面试的结构化程度较低。
4.根据对考生所施加的压力大小,面试分为压力式面试与非压力式面试
压力式面试是指给考生设置的情境或作答要求对考生有超常的刺激,如挑衅性的、非议性的、刁难性的刺激、以便测评考生的“压力很大”情况下的应付素质。典型的压力式面谈,是以穷追不舍的方式连续就某事向考生发问,且问题刁钻棘手,甚至逼得考生穷于应付,考官以此种“压力发问”方式逼迫考生充分表现出对待难题的机智灵活性、应变能力、思考判断能力及气质性格、修养等素质。压力型面试主要用于警察、消防员、危机处理等高压力下的工作。
非压力性面试则是指在没有压力的情形下考察应试者有关方面的素质。
四、面试的准备工作
1.组成面试班子
组织通常要建立专门的面试班子来具体负责面试的种种事宜,包括面试的设计、准备工作,面试和后续工作等等,面试班子一般在5~10人之间,也可以根据求职者的数量和工作的具体情况适当增加面试班子人数。面试班子组成包括高层经理、部门经理、人力资源部门专业人员和记录员,如果需要也可以聘请外部专家。
2.面试程序计划
面试班子在具体面试之前就应该确定整个面试程序,制定面试计划。这个计划的内容包括全部面试和每一次面试需要耗费的时间、求职者的面试顺序、求职者的回答时间控制、求职者自由发问时间、面试题目的顺序、提问方式和提问人员等等。通过详密的程序性计划安排增强面试活动的条理性和正规性。
3.培训面试人员
有效的培训能够提高面试活动的效用,也有助于面试者做出真实客观的评价。培训内容包括熟悉此次聘用工作的情况和求职者的履历情况,讲解面试提纲和训练提问技术、面试评价表的记录评分标准和评分方法、强调面试活动的目标和可能出现的评价错误等等。
4.面试场所的布置
面试场所会影响面试的效果,阻碍有效的倾听和沟通,面试者要从自身和求职者的角度注意面试场所的布置,包括面试房间的大小、光线、色彩、舒适度、通风条件、座位安排以及其他干扰因素如电话铃声、电脑屏幕和外部噪音,除了布置实施面试的场所以外,等待面试的求职者的休息区、后勤服务、安全通道和秩序控制也在考虑之列。不合格的环境不仅仅会使求职者感到不自在,而且会使面试者和该组织给人留下缺乏专业性的印象。
5.编写经费预算
面试班子需要向组织提交一份详细的经费预算清单以利于组织控制成本,经费预算包括面试的材料费用、专家费用和其他杂费支出等。
五、有效面试的提问技巧
1.面试问题的准备
在面试之前,面试考官需要准备一些基本的问题。这些基本问题的来源,主要是招录岗位的职位说明书以及求职者的个人资料。通过回顾职位说明书,就会对岗位的职责和任职资格有所了解,并且会考虑到该岗位所需要的主要能力,由此可以准备一些用来判断求职者是否具备岗位所要求的能力的问题。另外,通过筛选求职者的简历或申请表,一定也会发现某些矛盾或对某些问题感兴趣,也可以准备一些有关求职者过去经历的问题。
2.面试提问的顺序
除非是压力面试,其他面试都应有导人过程,在导入阶段中的提问应自然、亲切、渐进式地进行,如“什么时候到的?家离的远吗?是怎么来的?”等。同时,面试考官的提问与谈话,应力求使用标准性以及不会被求职者带来误解的语言,通俗、简明地表达自己的问题。问题安排要先易后难,循序渐进,先熟悉后生疏,先具体后抽象,让求职者逐渐适应、展开思路,并进入角色。
3.采用行为描述式提问
传统的面试往往集中问一些信息,十分注意求职申请表中所填的内容,加以推测分析。同时还询问求职者过去做过的工作,据此来判断他将来能否担任此任,这是完全必要的。但有时求职者也会编造一些假象。为了克服这一点,在考察对象工作能力、工作经验时,可针对求职者过去工作行为中特定的例子加以询问。基于行为连贯性原理,所提的问题并不集中某一点上,而是一个连贯的工作行为。当求职者回答该问题时,面试考官可通过求职者解决某问题或完成某项任务所采取的方法和措施,鉴别求职者所谈问题的真假,了解求职者实际解决问题的能力。面试中一般可让求职者列举应聘职务要求的、与其过去从事的工作相关的事例,从中总结和评价求职者的相应能力。
4.避免提出引导性的问题
不要问带有提问者本人倾向的问题,例如以“你一定……”或“你没……”开头的问题。再如:“当你接受一项很难完成的任务时,会感到害怕吗?”“你不介意加班,是吗?”目的是不要让求职者了解你的倾向、观点和想法,以免求职者为迎合你而掩盖他真实的想法。
六、面试中的误区
1.第一印象
第一印象的错误,面试者容易在求职者最先回答的几个问题之时就对求职者形成一定的印象。而这种印象很可能影响后面的评价,尽管评分表是按照面试的题目次序而不是以能力标准设计的,但是如果面试者不注意,依然会犯这种错误。如求职者在前面的几个问题的回答中表现得比较出色,就容易让面试者对他产生好感。而在后面的问题中他会尽量寻找求职者回答中符合预期绩效的言语,选择性的记录甚至会曲解求职者的回答而给出高分。同样如果第一印象不好,面试者就会降低对求职者的评价。
2.对比效应
这种错误是面试者在对求职者进行评价时,不自觉地脱离了预先规定的标准而从求职者的相对情况判断他们的优劣。这和求职者的次序安排有很大的关系,如果前面面试的几个求职者的表现都与绩效预期相差过远,而正在进行的这位求职者尽管一般但也会使面试者做出他比较优秀的错误判断,同样如果前面的求职者过于优秀,那排在他们后面的就可能会比较惨了。这就是参照对象不同造成的对比错误。
3.晕轮效应
晕轮效应也叫光环效应,指在人际相互交往过程中形成的一种夸大的社会印象,表现为在个体的社会知觉过程中,将对对方的最初印象不加分析地用来判断、推论其其他品质。如一个人最初被认为是好的,他就被一种积极的光环所笼罩,人们易将好的品质赋予他。相反,一个人最初被认为是不好的,就会被消极的光环所笼罩,人们易将不好的品质赋予他。
光环效应是一种主观的心理倾向。日常生活中,人们常常会因为一个人勤奋耐劳而忽略其能力不足的缺点,或由于性情急躁而掩盖了工作中的其他优点,而做出或肯定或否定的判断。这种以点概面、以偏概全的情况,在面试评分中也屡见不鲜,表现为评价者由于应聘者某方面的优点长处(或不足)非常明显,容易对此产生清晰明显的知觉,因而忽视其他方面的缺点不足(或优点),被局部的个别信息所左右,产生片面主观的判断,造成评分误差。
4.集中趋势效应
集中趋势效应是指评定中出现面试对象得分相近而缺乏区分的现象。这种情况在大规模面试中较为明显。集中趋势效应的消极作用是使面试区分度过小,不同水平应聘者拉不开距离,优秀应聘者也难以脱颖而出。
5.雇佣压力
面试的规模较大会影响面试者的情绪,当面试者需要耗费大量的时间和精力进行面试,而且他们承担的责任重大,面试又不是一件只是划划分数的简单事情时,面试者就会面临雇佣压力。这种压力会影响面试者的评价,往往前面的几位求职者因为面试者精力充沛而可以获得较为真实的评价,但随着面试活动的进行,面试者的积极性和精力可能会下降影响后面的求职者的成绩,但是为满足甄选要求又不得不强打精神,所以这就要组织在制定面试计划时考虑到面试者的生理和心理状况的承受能力,更为合理安排面试任务和时间。
6.非言语行为的影响
这是指求职者在穿戴和其他非言语行为对面试者的影响,有些面试者会夸大非言语行为在反映求职者心理状态上的作用,这个时候面试者又会把自己看成是一个心理学家,将求职者的仪表穿着和非言语的行为动作看成是他们素质的具体体现,尽管这有一定的道理但是在具体的情境下又不能草率的将这种理论照搬过来,毕竟求职者受利益驱动面试中肯定是想把最好的一面展现出来,甚至有些非言语行为不能代表他们的真实面目。因为很多的求职者在面试之前会参加面试的培训而刻意做作一些非言语行为以迎合面试者的心理需要。