1、估算每天时间的固定损耗
鲁迅先生曾经说过，时间就像海绵里的水，挤挤总是有的。不过，海绵里的水也是有限的，正如我们每一天能够利用的时间只有二十四小时一样。想要把时间充分利用起来，我们就必须对每天的时间做一个详细的规划，做到节约时间，不浪费每一分每一秒。那么，我们该从哪些地方榨取多余的时间呢？该把哪些时间节约出来，提高时间的利用效率呢？
虽然每天有二十四小时，但还有很大一部分不在我们的规划范围内。比如每天必须花费在吃饭、睡觉、洗漱、WC上的时间。我们没法缩短这些时间，因为它是维持人体正常运转，保持身体活力所必须的固定损耗。人体就好比是一台精密的机器，我们每天都必须花费时间对它进行保养维护，维护得好，机器的使用寿命就能延长，我们能够支配的时间就越多。反之，机器的使用寿命就会减少，我们实际能支配的时间也会减少。
为节约分秒的时间透支未来的生命，这样的“节约”我们无法承受，这样的“效率”弊大于利。在管理时间的过程中，你有没有给自己留下足够的“固定损耗”时间呢？
十一黄金周刚结束，大张的生活节奏瞬间提速，每天早起晚睡，忙得跟陀螺似的团团转。休了一周的假，公司的工作堆积如山，此外，大张报名参加的技能考试也迫在眉睫。“时间不够用啊！要是能把一分钟掰成两半来用该多好！”大张在自己的位置上哀叹。
“时间就是海绵里的水，挤挤总会有的。”同事小李这么安慰他。
“唉，你看我每天的日程都排得满满的，就连吃饭睡觉都快没时间了，还能往哪儿挤？”大张皱着眉，“总不能不吃不喝吧？”
“有那么夸张嘛？”小李好奇的凑过来查看大张的日程表。“我看看，早上7点起床，洗漱，吃早饭。8点出门，等车。9点到公司，开始工作。中午12点到1点，吃饭，休息，看书。下午5点下班。”
小李忍俊不禁的笑了，“大张，我说你这日程表也太简略了吧？看起来倒是每个小时都安排得满满的了，但里边肯定有多余的时间吧？你起床洗漱加吃早饭要一个小时？你家到公司也才半小时的车程嘛？”
大张振振有词，“总得给自己留一点应变的时间嘛，万一临时出现什么问题呢？万一路上遇到堵车呢？做好准备总比到时候手忙脚乱的好吧？”
小李摇了摇头，“那照你这么说，你还真是没有多余的时间可以用了。这样吧，你干脆挤点睡觉的时间出来算了。晚上推迟一个小时休息，早上提前一个小时起床，这样你就多出两个小时的时间来看书了。都说晚上临睡前和早上刚起床的时候记忆效果最好，反正你还有不到一个月的时间就考试了，艰苦奋斗一个月，考试完了就恢复正常的作息，你觉得怎么样？”
大张想了想，“听起来很有道理，要不我就照你说的试试？”
于是，从这天开始，习惯每天晚上11点休息的大张坚持看书看到了12点。临睡的时候，还早早的调好闹钟，准备第二天早上6点就起来看书。刚开始的一两天，大张还能用毅力克服困倦，手边随时准备着咖啡或浓茶，困了倦了就赶紧喝一大口。
但坚持了一周之后，大张有点熬不住了。白天工作繁忙，晚上还要挑灯夜读，精力消耗过度，还不能通过睡眠来恢复，大张看起来明显的憔悴了，脸色黯淡发黄，眼睛下面浓浓的黑眼圈看起来比国宝还国宝，做起事情来也不像以前那样仔细，总是一幅神情恍惚的样子，还时不时的闹出一些低级错误，大大影响了工作效率。
同事们纷纷表示慰问，是不是生病啦？是不是失眠啦？家里出什么事儿啦？就连上司也关心的问了一句，“最近是不是生病了啊？看你上班都没精打采的。要是生病了就赶紧去医院看看吧，别拖成大病，影响工作就不好了。”
大张尴尬的笑了笑，“没事没事，我身体好着呢，就是最近没休息好。过两天就恢复了。”
上司的话给大张敲响了警钟，本来是想挤出点时间复习准备考试，结果反倒因为没休息好，影响了工作进度，返工花费的时间可比节约出来的那点时间多多了。
大张后悔不迭，早知道会这样，还不如把时间花在睡觉上，养足了精神再来做事呢！“什么叫得不偿失，我算是亲身体会了，时间是可以挤出来的，但不是所有的时间都能被占用。对我来说，睡眠时间就不能占，占了之后的代价实在太大了，我承受不住了。”大张苦笑着对小李说，取消了自己晚睡早起的计划，恢复了自己的正常作息。睡眠得到了保证，白天消耗的精力补了回来，工作效率也恢复正常了。大张发现，自己集中精力完成当天的工作之后，甚至能抽出一部分时间来准备考试。
我们经常会遇到类似大张的情况：手里工作堆积如山，可用的时间却少得可怜，为了完成工作，我们不眠不休加班加点的做事，结果吃不好，睡不好，精力不济，导致频繁出错，反而耽搁了更多的工作。这就是“欲速则不达”啊！
在时间管理中，有这样的一个定律：当我们迫切的想要压缩时间，完成某项工作的时候，反而会花费超额的时间，导致工作的拖延。越想做好一件事，就越容易出现纰漏；心里越着急越紧张，工作出错的可能性就越大。出了错就不得不花费另外的时间去返工，最后消耗掉更多的时间。
并不是所有的时间都能够被压缩，被挤占，如果你想要挤出恰当的时间，就必须选对正确的挤压对象，否则节约时间就等同做无用功。
Tips：如何应对每天的时间固定损耗：
1、留出6-8小时的睡眠时间。保持充足的睡眠时间是维持每天精力与活力的前提。通过睡眠，人体重要的器官如内脏、大脑等都有了放松和保养的机会。睡眠充足的人大脑运转更加灵活，也更容易保持年轻。
2、留出一日三餐，每次不低于半小时的用餐时间。吃饭是我们补充能量的主要方式。不要因为繁忙就减少用餐时间，每次花费半小时来用餐是最适宜的。不吃饭或是短时间狼吞虎咽都会对肠胃系统造成损伤。此外，不吃饭会让大脑的供血不足，妨碍大脑的活力。
3、在相邻的两件事之间留出一点应对意外的时间。虽然我们总会制定出每天的日程表，但我们总会习惯性的高估自己的能力，低估种种意外发生的可能性，所以往往无法在预留的时间内完成工作。如果把日程表排得太满，就可能因为缺乏应激时间而出现延迟的“多米诺”效应。早上第一件事没能按时完成，那么第一件事就占用了第二件事的时间，第二件事占用了完成第三件事的时间，以此类推直到最后一件事都没法按时完成。一整天的日程安排都会处于无序状态，不利于时间的管理。
2、享受互联网快捷的同时，当心时间的流失
毫无疑问，互联网带来了一场职场办公的变革，上班族桌上随时能够看到的堆积如山的报表、文件正在悄悄消失不见。取而代之的是，电子文档、电子报表、Emil、飞信等方便快捷的网络办公工具。
网络的存在确实大大简化了办公流程。比起一页一页的发传真，写一封包含扫描件的Emil要快得多。比起埋在文件堆里，一份一份的翻找纸质文档，设定关键词从互联网上搜索电子文档要方便得多。比起一个字一个字的写文案，使用word文档编辑文字更有效率。比起花费时间专门到一个地方开会，视频会议显然能够为处于不同地方的人节省时间。
不夸张的说，互联网的出现是人类社会的一大进步。因为有它，人与人之间的交流变得更加快速便捷。时至今日，我们已经不能脱离网络而存在。足不出户，衣食住行的问题都能够通过互联网解决。买东西，可以网上购物；学知识，有网络课堂；网上缴费、网上办公、网上订票、网上查询，工作和生活都离不开网络，哪里还能找到比这更方便更省时的工具呢？然而，需要注意的是，如果你不能正确使用网络这种工具，它很可能就会成为时间管理的最大阻碍。
小王的公司是一家主要提供网络维护、电脑软硬件维修和办公设备维修等服务的公司。作为服务型公司，网络是办公不可缺少的工具。每天一上班，她的第一件事就是打开电脑，登陆各种聊天工具，查看邮箱里的新邮件。忙起来的时候，小王的桌面上密密麻麻的挤满了各种聊天的窗口与邮箱的页面。
小王刚进公司的时候，是做行政后勤这块的工作。当公司技术人员为客户提供服务之后，每隔一段时间，小王就会亲自去拜访客户，调查客户对服务的满意度。因为客户分布的区域很广，小王每天都必须花费大量时间在拜访客户的路上，耗时又费力。
一段时间之后，小王就向经理提议，把上门回访改成电话回访。上门服务之后，打一个电话就能解决一切问题。这样一来，小王就不必花费时间在路上了。不过，电话回访也会遇到一些问题，像是客户外出不在、电话停机等等，如果一次没有打通，就还得再找时间重新来过。另外，每次电话回访的问话都大同小异，多次重复同样的话题，也让小王觉得麻烦费事。
现在，公司推行了新的回访制度，用邮件、短信做回访，小王设置好格式，罗列出回访的问题，就可以等待客户的反馈了。动动手指，几分钟就能搞定一大批客户回访，不但大大提高了工作效率，还有效的节约了工作时间。尝到了网络的甜头，小王一发不可收拾的迷上了网络办公。
文字报告不写了，直接发电子版。联系客户不用跑了，直接发邮件或是MSN在线联系。到了月底，小王以为自己利用网络节约了很多时间，做了很多工作，但是，当她清查自己的月计划时，竟然发现自己还有多项任务没完成！这到底是怎么回事呢？完全不应该呀？
小王决定抓紧剩余的两天时间突击自己的工作。她提前来到公司，按照习惯打开聊天工具之后，就开始埋头苦干。谁知，刚写了起了个头，聊天工具的窗口就跳出来了，有一个平时很谈得来的客户找她聊天了。小王跟她抱怨月底工作积压了一大堆。客户跟她聊了十多分钟，才离线了。小王赶紧继续做自己的工作，没过五分钟，聊天窗口又跳了出来，另一个同事找她要客户的资料。小王不得不停下手上的工作，打开电脑帮同事调资料。
一天就这样过去了，小王完全没办法静下心来完成手上的紧急工作。一会有人找，一会又有人打扰，聊天窗口就没有消停过，这下，小王终于明白了，原来害自己没法好好做事的罪魁祸首就是网络啊！
第二天，小王还是早早的来到公司，打开了聊天工具。不过，她没有把聊天工具设置成在线状态，而是用上了隐身状态。没了时不时跳出来的聊天窗口，小王总算能够安安静静的完成自己手上的紧急工作了。
网络是个好东西，集办公、学习、休闲、娱乐为一体。所以我们没法完全把网络只运用到办公上。虽然我们只打算用聊天工具联系客户，但谁能保证聊天只聊公事呢？跟这个客户聊两句闲话，跟那个客户聊几句八卦，时间就这样悄悄溜走了。虽然我们只想打开邮箱发送客户回访调查表，但谁能保证我们绝对不会被那些群发的邮件或是订阅的邮件吸引注意力呢？看看这个新闻，看看那个视频，多的时间都被消耗掉了。当我们把网络看成是便捷省时工具的时候，我们也需要对网络的使用保持足够的警惕。要随时提醒自己，别让宝贵的时间从聊天、写微博、看网页、玩游戏当中溜走。
Tips：有电脑，还需要人脑，你需要对网络保持清醒的认识：
1、不要让自己的聊天工具全天候在线。
当手里有急需完成的工作时，最好把聊天工具的状态设置成忙碌或隐身状态。现实生活中我们没法同时跟多人聊天，但网络上就不会有这样的困扰，只要打字的速度足够快，我们甚至能够同时跟几十个人聊天。聊天工具降低了谈话成本，打电话的时候，我们往往会想好了再说，一般会注意说得言简意赅，但使用聊天工具则不然，我们会想到什么写什么，想得不够周密，一句话就可能变成十句话。谈好一件事件花费的时间反而会增加。
此外，聊天工具方便了你找到他人，也方便了他人找到你。三不五时跳出的聊天窗口让你不得不停下手中的工作，转到另一项工作上。断断续续的工作花费的时间比连续做完一件事的时间要长很多。
2、不要花费力气阅读邮箱中的所有邮件。
邮箱也算是一种我们经常会用到的办公工具，不过，邮箱除了会接收客户函件、上司文件等公事之外，还会接收到很多其他邮件，比如同事转发的有意思的网页或视频、购物网站发送的广告、自己订阅的新闻信息、莫名其妙的垃圾邮件等等。如果每一个邮件你都花费时间去阅读，那么又有很多时间被你浪费掉了。
不是每个邮件都有阅读的价值，也不要养成看到未读邮件就去点开的习惯。办公时间，永远只接收与工作有关的邮件，这样才能避免时间的浪费。
3、不要在办公电脑上设置休闲、娱乐软件。
你可能会找借口说，劳逸结合才是工作顺利开展的保障。然而，事实果真如此吗？你真的只会在休息的时候使用休闲娱乐软件？恐怕百分之八十的上班族都难以做到。
安装了网络电视软件，不知不觉间就被新出的电影或电视剧迷住了，于是一天或几天的办公时间都会被花费在网络电视上。安装了流行的小游戏，一开始玩就停不下来，时间就是这样溜走的。与其辛苦克制自己不玩游戏，还不如干脆就不要装任何游戏软件。
4、不要无节制的上网，即使那是办公电脑。
网络的诱惑力太大，要知道，即使是一个自制力很强的成年人，他能够在一件事情上保持高度注意力的时间也只有30分钟而已。当你对手中的工作感到厌烦的时候，当你完成了一个阶段的工作之后，当你处于工作空闲期的时候，你有足够的自制力来抵抗网络的诱惑吗？
所以，你需要给自己一个明确的暗示，办公电脑只能用来做公事，家用电脑才能用于娱乐、休闲。如果你不区分开办公电脑和家用电脑，那么你随时都可能被电脑上的休闲、娱乐信息拉走注意力。要知道，抵制诱惑的最好方法就是远离诱惑源。想要远离网络的吸引力，就最好不要长时间呆在电脑面前。
3、学习的时间，一定不能省略
学生时代，我们或多或少都曾有过挑灯夜读的经历，然而工作之后，我们却习惯不再学习。哪有时间学习呢？刚毕业的大学生说，每天工作都那么忙，下班之后还要忙着逛街、谈恋爱、泡吧、看电影，年轻的时候不尽情的享受生活，难道要等到老了再后悔？工作多年的上班族说，做完了公司的工作，家里还有一大堆事儿等着呢，家务事要花时间，孩子的辅导要花时间，照顾老人还要花时间，忙完了家里的事儿，又该洗洗睡了。难道你真的以为找到工作就可以不学习了？
