1.5.1 内部控制工程的优点
将工程学引入内部控制,对内部控制工程进行研究,有诸多优点值得发现和证实。运用内部控制工程,对内部控制发展进程来讲,有利于克服内部控制危机,控制内部控制系统建设进度,节约内部控制系统成本,提高内部控制系统质量。总的来说,内部控制工程有如下优点:
(1)可以更好地实现内部控制系统目标。
实现内部控制目标是内部控制实施的方向,而规范与科学的工程学实施方法是拟合内部控制设定目标和内部控制系统的现实目标最有效的手段。因为在内部控制工程实施和投入使用时,在每一环节和每一岗位都要求有规范的文档记录,严格地按照操作流程执行,能准确地反映各控制点特别是内控关键点的工作情况和运行效果。
(2)降低内部控制系统建设和使用的总成本。
按照内部控制工程的要求来建设和使用内部控制系统,表面上建设成本和使用成本可能都会增加,但从整个生命周期来看,建设成本和使用成本可能是减少的。
对建设成本来说,内部控制工程的采用使建设环节中增加了诸多工作,如需求分析工作增多、建设环节增加文档记录,每一环节增加评审等,尽管这些直观的工作量增加,但往往伴随着风险损失减小,风险成本降低。特别是随着内部控制工程的成熟,范例不断增多,更多的实施经验科学化,在建设内部控制系统时,有更多的成功经验和文档可以移植和借鉴,实施成本也会不断减少,从长期来看,按内部控制工程的理念来进行内部控制的建设,成本会逐步降低,最终会比传统方法实施成本低。
对使用成本来说,尽管使用时比传统内部控制增加了记录、评审等环节,但在系统发生变动,如人员、岗位甚至控制流发生变化时,利用内部控制工程的规范化文档和记录,可比传统的内部控制实施方法建成的内部控制系统更为高效和低成本的适应变化的环境,而且延长了内部控制系统的生命周期,从而间接降低了内部控制系统的使用成本。
(3)提高内部控制系统的质量。①
质量提高往往与成本的降低是相辅相成的,按照内部控制工程的要求来建设和使用内部控制系统,在内部控制工程的每个阶段包括建设阶段和使用阶段都有章可循、有录可查,要求每个阶段都有严格的审批、清晰的文档,极力避免每一阶段的错误带入下一阶段,在出现错误时能缩小查找范围,及时找出原因,使损失降到最低,同时也保证了系统的质量,使系统的实现目标与理想目标尽可能拟合。经验表明,潜伏的错误发现越晚,纠正错误所发生的代价越大,因此,及时审查和纠正错误,是内部控制工程保证系统质量、降低系统成本的重要措施。
(4)便于审计工作的进行。
工程的规范化也是进行审计(包括内部与外部)的良好前提,便于收集审计证据,标准规范的技术和管理文档,是抽查重点的参考依据,是审计测试特别是符合性测试的重要参考,如果内部控制执行规范,有标准完备的建设和执行记录,每个建设环节和管理决策都按照内部控制工程的要求进行,避免了内部控制系统建设和使用的随意性,则符合性测试就比较准确,审计风险相应的也较小。
(5)便于提高内部控制工程参与者(包括使用者和建设者)的素质和技能。
内部控制工程的使用,除了对系统本身有诸多好处外,对于系统的参与者来说,也会带来很多好处。对项目团队来说,可以协助团队在规定的时间内,按规定的成本,完成规定的任务,达到预期的质量;对使用者来讲,在分析设计阶段更好地表达自己的意图,对系统的建设有科学标准的要求,对开发者的守约违约有合理的评价标准,在使用阶段能对人员与管理的变更做出及时的应变,在维护阶段能对升级改进提供便利。
对开发者来讲,持续地规范开发过程和管理过程,不断地优化组织的个人素质和集体素质,可以逐渐增强企业的竞争实力;有标准的培训文档,培训标准,有便于沟通的语言标准,规范的流程,有利于总结经验教训,便于系统的移植。
1.5.2 内部控制工程的局限性
任何事物都是矛盾的结合体,有利必有弊,内部控制工程也有如下局限性,主要是新生事物通常面临的问题,对内部控制的使用和效果造成损害。
(1)环境不够成熟。
目前,内部控制工程的广泛使用还有很多困难,环境不成熟首当其冲,包括使用者缺乏认识、知识体系不够系统、案例较少等,这都限制了内部控制工程的推广使用,使用效果也难以达到理想目标,这需要政府机构、学术界、实务界的共同努力,如进行必要的宣传、规范、质量评审等,为内部控制工程创造良好的基础。
(2)损害创新能力。
控制与创新本身就是对立的两个概念,内部控制工程是对内部控制的控制,使内部控制的建设和执行更为规范和严格,某种程度上有可能扼杀被控制者的创新能力,甚至使控制主体也过分依赖控制系统而失去管理创新的动力,因此,要注意内部控制的适度性,并将发现和挖掘创新作为内部控制工程的一个目标,譬如,在内部控制实施的各评审阶段,评价和记录本阶段项目组及其成员的创新性想法并落诸实施,在系统运行阶段,对每个岗位的创新性观点和想法及时反映给上级控制主体,建立奖惩机制,记录处理结果,使创新性的发挥及其处理也规范化、科学化。
(3)使用不当或不熟练可能会使建设成本和周期增加。
从内部控制系统整个生命周期看,生命周期会延长,总成本是减少的,特别是在系统适应环境而改进时更能体现内部控制工程的优点。但初次使用,往往会看到建设成本的上升,这是由于技术的不熟练会增加建设者额外学习的成本,同时规范化的管理会增加许多额外的工作,如文档记录、阶段评审等,这些我们在上面介绍优点的时候已经阐述过,随着案例增多带来的实施经验的增加,成本和建设周期的弊端会消逝,但系统的使用者往往本身就是建设者,他们没有前期实施的经验,在实施成功后也没有机会再次大规模运用得到的经验,这个问题的解决,只能从生存期总成本低来说服系统的投资者,并在出现专业的内部控制实施师或发展为成熟的产业后才能得到彻底解决。