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第15章 办公技巧

一、OfficeWord2000/XP中防止丢失文件小技巧相信您一定遇到过这种情况:辛辛苦苦敲了大半天键盘,一篇文章眼看就快完成了,可是就在这时突然停电,或者程序停止了响应,甚至电脑死机,未完成的文档还没有保存……人世间最痛苦的事莫过于此,为了防止这样痛苦的事情再次发生,笔者觉得有必要向大家推荐这篇文章。

(一)使用自动恢复功能

现在使用Word97的人一定不多吧?Word2000/XP/XP就能够自动恢复尚未保存的数据。大家只要单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“保存”标签,并选中“自动保存时间间隔”复选框,在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word2000/XP保存文档的时间。时间越短,Word2000/XP保存文档越频繁,在Word2000/XP中打开文档后出现断电或类似问题时,能够恢复的信息当然也就越多,一般我们设置为1分钟。

经过上面的设置后,所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档在下次启动Word时都会显示出来,大家可以对它们进行保存。不过在替换原有文档之前,请验证恢复文件包含有您需要的信息,不要覆盖了原先的文件。

注:

(1)Word2000/XP/XP的定时保存文件功能仅对DOC文件有效,其他文件无效,所以笔者建议您在编辑的时候先把文档存为Word格式,等编辑完成后再另存为其他格式;(2)“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在Word2000/XP打开恢复文件后选择了不进行保存,则该文件将被删除,未保存的修改也将丢失。如果选择了保存恢复文件,它将会替换原文档(除非给它指定了一个新的文件名)。

(二)让文档自动备份

如果我们的文档在保存的时候能够再保留一个备份的话,那无疑会使文档保险许多。而在Word2000/XP中我们完全可以进行设置,让它保存文档的备份:单击“工具”菜单中的“选项”命令,接着选择“保存”标签,选中“保留备份”复选框,单击“确定”按钮。经过这样设置后,Word2000/XP就会自动保存文档的备份了。

小编提示:

(1)注意Word在编辑文档时会自动地保存其备份,它的扩展名不是“.bak”,而是“.wbk”,如果遇到文档打不开,则只要在打开的范围中选择“所有文件”,直接打开备份文档即可。

(2)该备份提供了上一次所保存的副本,这样,原文档中会保存有当前所保存的信息,而副本中会保存有上次所保存的信息。每次保存文档时,新的备份都会取代已有的备份。这样就不用担心会不小心保存了不需要的信息或删除了原文件,保留备份可使工作成果免受损失。

(三)恢复受损文档中的文本

有时候我们在试图打开一个文档时,计算机可能长时间无响应,则表示该文档可能已损坏。这时候同样不需担心,因为下次启动Word2000/XP时,Word2000/XP会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复其中的文本。而且操作起来也很简单:单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡,并确认选中了“打开时确认转换”复选框(如图3),然后单击“确定”按钮。以后单击“打开”按钮,单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”选项,成功打开损坏文档,可将它保存为Word格式或其他格式(例如,文本格式或HTML格式)。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。

小编提示:如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”,则需要安装相应的文件转换器,单击“安装/卸载”选项卡上的“MicrosoftOffice”选项,并安装“文本恢复工具”即可。另外,熟练掌握Word2000/XP防止丢失工作成果的功能对您的工作是大有好处的。

二、疑难解答:在Word中如何输入英语标准音标问:我在Word文字编辑中常常要输入英语的音标,但不知从哪里才能找到它们?

答:在系统默认的字体中是找不到音标的。建议你安装金山词霸,或者将金山词霸的安装盘中的\\\\Xdict\\\\ksphonet.ttf文件安装到系统中;之后在Word中选择“插入→符号”打开“符号”对话框,在字体项里选“KingsoftPhoneticPlain”,就可在下面的列表中发现需要的音标符号。

三、移花接木Office常用功能另类用法详细介绍Word和Excel是大家常用的办公软件,一般用它们来编辑处理文字以及数据表格。其实仔细挖掘一下,还可以让Office作为我们的兼职小助手,来完成其他一些另类的功能。

(一)轻松实现批量截图

平时为稿件配图,笔者都是直接使用键盘上的PrintScreen键来帮忙,不过由于系统剪贴板每次只能保存一次复制内容,每次截图完后就需要启动画图程序,将图像粘贴保存。

要利用Office的剪贴板就可以实现批量截图,因为Office的剪贴板可以记忆多次复制的内容(包括文本和图片),这样启动Word后就可以用它的剪贴板来批量保存PrintScreen键截获的图片。具体方法如下:第一步:保存图片。运行Word后,单击“编辑→Office剪贴板”,Word就会在右侧窗口启动剪贴板并自动收集复制的内容。首先将剪贴板内容清空,然后依次按下PrintScreen键截图(按下Alt+PrintScreen键可以捕捉当前活动窗口),随后就可以在Word中看到剪贴板保存的图像了(Office的剪贴板最多可以保存6张图片。)

第二步:提取图像。现在依次单击剪贴板项目,就可以快速将图片粘贴到稿件制定位置中。如果要另外保存,新建一个Word文档,依次选择“工具→选项→常规”,单击“WEB选项”按钮,在弹出窗口单击“浏览器”选项卡,勾选“选项”下方的“允许将PNG作为图片格式”;单击“图片”选项卡,将图片每英寸分辨率设置为“120”。最后单击“文件→保存”命令,以“截图.htm”为名、保存类型选择“Web(*.htm;*.html)”,保存在G:\\下。保存后打开“g:\\截图.files”这个文件夹,就可以看到所有的截图了。

(启动“画图”后,依次单击相应的剪贴板项目也可以将图像直接粘贴到画图程序中。此外,操作完毕要将剪贴板内容清空以释放内存。)

(二)快速将文档转换为图片

由于我们办公室没有打印机,一些Word文档都要送到厂部集中打印,有时候打印员可能会误操作修改了文档。其实要避免此类情况的发生,只要将文档转换为图片打印即可。方法是:在Word中复制文档后(如果文档有多页,需要分页复制),另建一文档,单击“编辑→选择性粘贴”,然后选择“图片(增强型图元文件)”,粘贴后就可以迅速将文档转换为图片了。同上,将文档另存为“文档.htm”文件,提取其中的图片拿去打印即可,因为是图片,打印员自然无法修改了。

(三)电话号码升级我不急

随着城市电信事业的发展,很多城市的电话号码都升级到8位,客户电话号码的变更给公司业务联系带来不便。由于升级城市覆盖面很广,需要修改的电话号码繁多,因此手工修改工作量很大。不妨用Excel快速完成客户电话号码升级工作,下面以升级青岛客户号码为例(升位规则是在原7位号码前加“8”)。

1.提取数据。首先在Excel中打开客户电话簿,在电话号码列前添加一列,然后用“自动填充”工具,将列的内容填充为“8”,接着用鼠标选中这两列内容复制后粘贴到记事本。

(如果电话号码规则是在不同字头号码前加不同的数字,可以先对Excel列中数据进行排序后再填充不同的数字。)

2.替换分隔符。因为从Excel复制的数据是用分隔符隔开的,所以需要对其处理一下。单击记事本“编辑→替换”命令,在弹出窗口中,“查找内容框”粘贴上分隔符内容,“替换为”框置空(如图3)。单击“全部替换”即可将分隔符删除,然后将编辑过的记事本内容重新复制到Excel中。OK,这样就顺利完成所有电话号码的升级工作。

四、MicrosoftExcel2000单条记录输出三板斧Excel2000本身不知何故,并不支持单条记录的输出,如果想把Excel2000里的通讯录一条一条打出来,倒也成问题。来来来,且看我三板斧是如何让它乖乖就范的!

一板斧:Access转移大法

不能眼睁睁看着Excel2000干着急吧,换个思路,打入Access内部,让它助我一臂之力。

比起Excel2000来说,Access才能算是个数据库,毕竟Excel2000大名还只是“电子表格”,没敢起得太夸张。Access能做报表,所以不妨拿来一用。打开Access,点击“文件”菜单下的“获取外部数据”,再选择“导入”,这是惯用手法,只要涉及到数据搬家,可能都会见到类似的操作,你可得记住了。

再在“文件类型”中选择Excel2000,选中做好的Excel2000通讯录文件,导入,可能有一堆选项,不用管它,因为我们的目的就是要数据,所以可以直接按“完成”,不过想了解一下Access导入数据的过程,也不妨一步一步跟着走走看,只需点“下一步”即可。最后Access自然会接收到Excel2000表格中的数据。

下面就可以输出了,前面已经说了,要借“报表”一用,所以要先新建一个报表,看看弹出的对话框里的各个选项,“标签向导”比较合适。

别忘了选下面的数据来源表或查询,现在只有一个由Excel2000导入的Sheet1表,确定后弹出标签向导。

因为导入表的时候没管它的字段名,所以现在只能看到“字段1”、“字段2”这些不知其所以的名字,还好目前表还简单,而且我们知道按顺序选择没有错,所以也无大碍,不过如果表复杂,你就得考虑在导入的时候做点设置了。

有了数据以后,还可以设计标签布局、确定变量位置,此外还能加一些线条、边框之类的修饰,我们暂且不去精心设计,因为就我个人观点,这种方法相对比较麻烦,我还有更好的办法。

不管怎么样,也算是能够达到目的了。

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