安排工作餐，此处主要指在工作餐进行之前的有关准备事项。成功的工作餐并不简单，它和准备一次会议、一项促销活动的开幕式一样，需要做充分的准备。安排工作餐，要做好以下几方面的准备：
1.就餐地点
举行工作餐的地点应由主人选定，客人们则应当客随主便。具体而言，举行工作餐的地点可有多种多样的选择，饭庄、酒楼的雅座，宾馆、俱乐部、康乐中心附设的餐厅，高档的咖啡厅、快餐店等，都可以考虑。
2.就餐时间
举行工作餐的具体时间，原则上应由工作餐的参与者共同协商决定。通常认为中午的12点钟或1点钟左右是举行工作餐的最佳时间。每次工作餐的进行时间以1个小时左右为宜。
3.就餐环境
就餐环境，要高雅、安静，要有助于各位就餐者更好地发表自己的意见。这样他们的心情就会舒畅，有谈话的兴趣，交谈就能顺利进行，预期目的也较容易达到。尤其是与文化素质较高、有一定身份的人共同进餐时更要注意这一点，否则对方会认为对自己不尊重。
4.邀请客人
正式决定承办工作餐之后，依照常规应由主人负责将相关的时间、地点、人员、议题等，通报给其他人员。对于重要的人士，必须由主人亲自相告。
安排午餐时，比较礼貌而又得体的做法是先打个电话，请对方确定时间。可提前一二个星期打电话，并提出几个时间供对方选择。日期确定后，记住在午餐当天上午再打电话给对方，这是你的职责。为了方便客人，必要的话，还可以把平常11：30的午餐时间推迟一个小时。
发出邀请时，还应该让被邀请者知道是否同时邀请了别人，会不会讨论特殊的话题，或者需不需要带什么东西等。
5.订座位
在一些著名的餐馆举行工作餐，通常需要提前预订座位。此事依例应由主人负责。餐厅订座有5种方法：派遣专人前去订座；拨打指定的电话号码进行订座；利用传真进行订座；利用电子计算机网络进行订座；使用餐馆所发放的特惠卡或VIP卡进行订座。这5种方法之中具体采用哪一种为好，关键是要看哪种有效。哪一种方法能够确保自己预订到理想的座位，就应当优先对其加以采用。
6.注意事项
★选择工作会餐地点时，都应充分注意客人的爱好，最好事先征求客人的意见，要考虑到客人能吃到他喜爱的食品。
★餐馆一般由主人选定，但也应该考虑客人的意见，所以还是多提供几个方案让客人自己选择为好。要注意客人有没有饮食禁忌或特别的喜好和要求。
★当通知客人在饭店见面的地点时，要保证客人能顺利找到。不仅要告诉客人饭店的名称，还应说明饭店的具体位置。如果餐馆有几个入口，应和客人说清楚你在哪个入口等他。若是与客人初次见面，应该事先描述你的衣服颜色、身高或头发的颜色等。
★为了避免尴尬，在向客人发出邀请时就应该说清楚工作餐的目的和由自己付账的打算。
★一定要通过恰当的措辞或语气向别人表示清楚，你绝对是站在业务立场上发出邀请的，用语应该职业化而且得体。
★作为客人，不宜滥用邀请，不要不打招呼、自作主张地带了一位朋友来。
★订座之前要知道就餐的人数，如果不能确定，宁可多准备一些，撤掉多余的座位总胜过临时加座。
