人们在交往中特别重视自己给别人的“第一印象”,给人的第一印象好,大家打起交道来心情愉快,事情也会办得更顺利。
你是否注意到,你给别人的第一印象,往往在你们见面之前就已经存在了。因为出于礼貌,人们在见面前经常会通过电话约定见面的时间、地点等细节,所以您的第一印象已经通过您的声音传给对方了,可以说您的电话形象是您给对方的第一张“名片”。
电话形象是人们在使用电话时的种种外在表现,是个人形象的重要组成部分。人们常说“闻其声,如见其人”,说的就是声音在交流中所起的重要作用。通话时的表现是一个人内在修养的反映,电话交流同样可以给对方和其他在场的人,留下完整深刻的印象。
一般认为,一个人的电话形象如何,主要由他使用电话时的语言、内容、态度、表情、举止等多种因素构成。那么怎样给人一张得体的“声音名片”呢?
无论在哪里,接听电话最重要的是传达信息,所以打电话时要目的明确,不要说无关紧要的内容。语气要热诚、亲切,口音清晰,语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中,说话的态度要自然,这点对于男士来说可能不容易做到。
其次就是通话的一些细节问题。
(1)如果主动给对方打电话,要选择好通话时间,不要打扰对方的重要工作或休息。
通话时间的长短要控制好,不要不顾对方的需要,电话聊起来没完。如果对方当时不方便接听电话,要体谅对方,及时收线,等时间合适再联络。
(2)接听电话时注意接听要及时,应对要谦和,语调要清晰明快。
如果对方要留口信,一定问清楚姓名、电话等细节,免得耽误别人的事情,然后及时转达。
接电话最好在铃响三声时接,也应先说“你好”再自报家门,通话结束时不要抢先挂断电话。记录电话内容最好再复述一遍。在办公室手机要使用振动功能,接听电话要避开人群,乘飞机、开汽车、经过加油站、到医院探病人和参加集体活动时,都不得使用手机。
(3)公务电话不宜在对方节假日、休息时间和用餐时打,因私电话最好不要占用对方上班时间。
要长话短说、有备而谈,一次通话不宜超过3分钟。
(4)接打电话一定要注意礼貌。
去话时要首先向接待人问好并自报家门,需要受话人找人要用“请”字并致谢,通话结束时不忘说“再见”并轻挂电话。
声音,是一个男人致命的武器,好好利用,事半功倍。