公文这种相对固定的模式，不但为领导审阅文稿提供了可以对照的标准，使领导对拟稿过程迅速作出判断和反应，而且为拟稿人的起草创造了简便、快捷的条件。随着办公自动化的发展，公文拟稿将更加趋于模式化。因而，制定拟稿模式，从某种程度上讲，就是试图为公文拟稿构建一个可以控制的操作程序，以使规范、正确、快速而有效地拟稿。
三、制定反馈—矫正程序
持续纠差控制是一个闭环的拟稿系统。如果在拟稿过程中只有信息反馈，而没有及时的调节矫正，拟稿就不能完全达到控制的目的。
制定反馈—矫正程序，就可以在拟稿过程中，为拟稿人提供一个清晰的、可操作的程序。通过反馈—矫正程序，拟稿人内隐的思维活动便会转化为可观察的文稿行为，领导才可以发现拟稿过程中出现的问题，有针对性地进行指导。拟稿人通过领导的信息反馈，使文稿不断完善。
拟稿质量受三个因素的制约，一是提示，指领导为拟稿人展现意图的清晰度；二是参与，指拟稿人深入掌握所表现问题的程度；三是反馈—矫正程序，指领导的作风和能力对拟稿人的影响。从实践看，第三个因素对拟稿质量的影响最大。在拟稿过程中，如果能够成功地把拟稿人内隐的知识、思维活动转化为可观察的文字行为，并和反馈—矫正程序结合起来控制拟稿，那么，拟稿效果将是非常理想的。
四、构建意图导入数据库
拟稿人对掌握的现实材料即使有了足够的了解，在拟稿中也未必能准确把握领导意图，正确有力地表达领导决策的思想。在拟稿控制系统中构建领导意图导入数据库，就会减少文稿失误，提高拟稿有效几率。
知识库主要用来存放党和国家方针政策、上级文件、领导讲话、相关理论知识以及典型事例、工作经验、教训等资料；数据库主要用来存放单位工作总结、汇报材料、信息和报表以及单位体制、人员、技术、设备、资产、产值、利润等资料。拟稿人根据领导意图、决策目标和内外部环境等因素，通过知识库和数据库提供的相关参考资料，完成拟稿任务。
知识库和数据库要经常维护，增添新内容，删减过时无用的资料，保存最前沿的理论和权威信息。
以拟写领导讲话为例。首先要明白领导想说什么，怎么说。就是说必须把领导意图搞清楚。其次，再根据会议主题和讲话内容，从知识库中查阅上级有关文件、领导讲话和相关重要资料，了解上级对某项工作有什么要求、有什么政策措施、有什么新的提法等，重要的部分要划上记号或摘抄下来，以备拟稿时运用。然后，针对领导讲话所涉及的实际情况，从数据库中查阅有关工作汇报、总结材料、领导讲话以及信息和报表，把最有价值、最能说明问题的部分充实到文稿中去，这样，不但使文稿增强了思想性，而且具有了领导独特的风格。
第三节 持续纠差控制方式
持续纠差控制方式是指控制公文拟稿结果符合领导的意图的方式，就是说接受领导意图是A，拟稿结果也是A。因此，拟稿是一个闭环的系统，闭环的系统必然会出现负反馈，从而实现了对公文拟稿有目的的纠差控制。控制论有两种控制方式，就是黑箱和白箱控制方式。
一、黑箱控制方式
所谓黑箱，就是对密封的箱内构造一无所知。比如，给工程师一个机电密封箱，机箱内的构造工程师并不知道，但他可以通过机箱上的输入接头和输出接头进行观察和操作。工程师所进行的操作方式就是黑箱控制。黑箱控制就是指即使不知道某装置的内部构造也能加以操作，使输入和输出相一致的控制方式。
艾什比在《控制论导论》中认为：“黑箱理论无非是研究观察者与环境之间关系的理论。”就是说当主体对客体的系统结构一无所知时就是黑箱。
在公文拟稿中，我们经常使用黑箱方法，比如，领导突然决定开展某项活动，一般拟稿人并不知道领导决定开展该项活动的心理过程，但只要按照领导意图要求，就可以完成活动方案起草。黑箱是以拟稿人对领导意图在不甚理解或一无所知的情况下出发的，即使在完全被动的情况下也能够把握领导的意图，使接受意图和拟稿结果趋同一致的控制方式。
公文拟稿黑箱控制主要有两种控制方式。一种是在闭环系统内进行授意（拟稿目的）并输出（拟稿结果）的拟稿控制，拟稿人并不关心拟稿内容本身的内在涵义。例如，拟制表彰决定，就是典型的黑箱控制方式，拟稿过程为：领会其意图、表达其思想、拟制其思路，使拟稿目的以“领会、表达、拟制”的方式变换为决定文件的结果，从而完成了授意与拟稿的控制。而评选先进决定的过程和决定发挥的激励作用，对拟稿人来说就是黑箱。拟稿人在拟写决定稿的过程中，并不关心或者根本不需要知道评选先进时领导如何决定以及决定所产生的深远意义，只是按照决定的结果，即领导的意图拟稿。
黑箱控制的另一种方式，是在闭环的系统内进行有目的的授意的拟稿控制。有意识地培养拟稿人，使拟稿人逐渐形成与领导思想方法趋于一致，这在公文拟稿中是一种普遍现象。在实际工作中，常常有这样的情况，一些领导常把一些看似无关的文件、材料批转给拟稿人阅研，或让其参加一些重要的会议和学习班，这就是领导采用的黑箱控制方式。虽然平时聆听领导讲话、跟随领导调研、阅读文件，收集、消化资料所逐渐积累的知识似乎派不上用场，但是，随着工作的深入，对领导的讲话就会渐渐有所领悟，一旦接受拟稿任务，才体会到平时学习积累的知识为拟稿奠定了坚实的基础。
这种黑箱控制拟稿形式，非常适合信息时代快节奏的拟稿方式。拟稿人可以通过网络阅读企业、单位各种资料，“悟彻”领导意图。领导还利用网络为拟稿人提供学习资料，从而达到与领导思想认识一致的目的。
网路化使公文拟稿在客观上起到了一个非常积极的作用，造就了无数的拟稿快手，极大地提高了公文拟稿效率。究其原因，即是在拟稿人对领导意图不理解或不完全理解的情况下，通过不间断的学习，使拟稿人接受了一个完整的领导思想体系，从而奠定了坚实的拟稿基础。
这种黑箱控制方式是以发展的、开放的形态来控制拟稿人的心理过程，如果没有在闭环拟稿系统内完成授意与拟稿的控制，那么以后的拟稿构思活动就是无源之水，根本不可能符合领导意图。
二、白箱控制方式
所谓白箱，维纳在《控制论·序言》中指出：我把“某些具有已知结构的物体叫白箱，用它们表示所求展开式的各项。”就是说把某种已知结构按一定的关系式表达出来时就是白箱。
公文拟稿白箱控制主要是通过闭环的“关系式”展开并实施拟稿纠差控制的。前面我们说了，任何控制方法首先必须具备一个闭环的系统。拟稿闭环性是指领导意图目的和拟稿结果之间的一种具有负反馈行为的变换关系式，如果把“工作成绩——具体做法——经验体会”拟写方法作为拟稿目的，在拟稿过程中就会出现这样的变换：“经验体会——具体做法——工作成绩”。例如： 《党员责任制度的实践》经验材料，其基本关系式是：（一）党员责任制度的具体做法；（二）实施党员责任制度的启示；（三）建立了党员先进性建设的长效机制。这个拟稿过程就是闭环的，领导意图目的变换成了拟稿结果，并且出现了变换的循环关系，因而使整个拟稿系统出现负反馈拟写行为，拟稿控制是有效的、符合意图目的的。
如果领导意图目的不变，在拟稿过程中出现这样的变换：把经验材料拟写成了“工作总结”，拟稿结果与意图相反，这个拟稿过程就是非闭环性的，拟稿目的没有转化为领导意图结果，授意和拟稿之间不是变换的循环关系，因而整个拟稿控制纠差系统不能出现负反馈拟稿行为，拟稿过程就是失控的、无目的的。
这种无目的的拟稿方式，目前还普遍存在。公文的固定程式化约束了拟稿行为。从公文规范性看，程式化是为了让拟稿人认识公文、适应公文，换句话说，就是为了培养认识公文体例，适应各种拟稿人拟写公文。
从控制论的角度看，公文拟稿是一种“离散型控制”，即没有反馈和调节的控制。很多拟稿人只顾埋头拟稿，不随时向领导汇报，没有反馈信息，等到完成文稿后，才发现“离题万里”。这是造成公文拟稿效率低下、质量不高的根本原因。
白箱控制就是建立拟稿的同构关系，用维纳的话来说，就是把已知结构按一定的关系式表达出来，形成了“白箱提纲”，能以此鉴别拟稿过程控制是否“准确到同构的范围内”。“同构”就是指领导意图要求与拟稿结果表达格局相同。
在拟稿中，全面正确地领会领导意图是比较困难的，也是没有必要的。比如，工作报告的拟写，如果把领导意图目的确定为公文程式化，那么，工作报告从整体上来讲，就由“工作成绩、经验体会、形势任务、措施要求”四个部分组成，拟稿按照这四个部分展开来表达领导意图，拟稿纠差控制就可以大致做到“同构”的程度，从而完成拟稿。
总而言之，用控制论的方法指导公文拟稿，可以取得理想的效果。
三、应注意的主要问题
（一）例外情况
一般情况下，拟稿只要遵循已经确定的提纲起草，就可以完成任务。实际上，在拟稿过程中常常会出现黑箱现象，即例外情况的发生。
一般出现例外情况有两种：一种是现实情况发生了变化导致文稿失效。例如，科研计划稿，按原计划预测，应当按任务节点完成某项设计发图，但是，由于成品试验件不能及时到位，导致试验数据无法取得，设计发图出现“停工待料”的状况，整个研制项目出现延误的迹象。计划因实际情况发生变化的几率较高，要引起高度重视，加以规避。
另一种是文稿的总体思路有缺陷。比如，拟制科研管理改革措施，按照原确定的思路是进一步加强总师的行政指挥权，但是，多项目情况的出现，使原本加强总师行政指挥的措施，变化为建立项目负责人制度，实行“家、长”分离，使总师从繁忙的行政事务中解脱出来，集中精力做好技术工作。这两种例外的情况正是拟稿反馈控制的重点，拟稿人应在公文拟稿过程中及时了解、掌握实际情况，适应客观变化了的条件和新形势。
（二）信息反馈
及时反馈拟稿过程中的信息，是确保文稿成功的关键。拟稿提纲确定后不等于文稿内容就完全符合领导意图，拟稿往往受到新情况、新经验、新变化的影响。拟稿过程中出现的最新信息材料，尤其是影响控制文稿主要观点、主题思想的信息材料，要重点整理和分析，及时向领导反馈。
拟稿的有效性表现在领导意图的符合性上，如果说领导意图和客观条件都属于拟稿的客观依据，那么，拟稿思路的形成就是拟稿人的主观愿望，所谓形成明确的思路，就是客观需要和主观愿望合上了拍，对上了路。
拟稿过程要始终保持高度的信息灵敏性，能够敏锐而有意识地抓住关键信息，见微知著，对重要的信息进行准确的分析、归纳和摘要，及时反馈，使领导随时掌握拟稿动态，从而保证文稿的有效性。
（三）偏差纠正
反馈信息的目的在于纠正拟稿过程中的偏差，确保文稿符合性。纠正偏差的一般步骤是：发现问题、弄清情况、分析原因、反馈请示、调整思路、重新拟稿。
在拟稿中发现偏差时应及时向领导请示汇报。请示汇报的目的在于深化文稿的主题，并就重要观点达成共识。请示汇报可以是当面向领导请示，也可以采用网络或打电话等形式。
发现偏差就是拟稿人发现自己的思路与领导的决策意图出现了偏离。出现偏差的原因很多，大致分为三种情况：一是理解领导意图有偏差，对领导意图领会不深，认识不足，或对所要解决的问题不甚了解；二是领导决策的目标与客观实际有一定的差距，实现目标的条件尚未成熟；三是拟稿人本身的知识能力不够。其中最主要的是拟稿人掌握的实际材料与领导决策意图相抵触，这就需要对掌握的材料进行整理归纳，把最重要的对文稿主题或结构产生关键影响的材料择要整理出来，并在最短的时间内有效传递信息。
对产生偏差的原因要弄清楚，是由于拟稿人认识问题不足，还是实现决策目标缺乏应有的条件？情况清楚后就要进行初步分析。通常拟稿结果与领导意图不吻合，多数情况下是因拟稿人对所拟写的决策意义认识不足，产生了疑惑。如果是客观情况发生了变化，则应进一步分析原因。
分析原因通常的做法是组织一个小型的讨论会，对拟稿过程中出现的新问题进行进一步讨论交流。讨论交流主要是对获得的重要信息材料和变化了的情况进行讨论，并对文稿提纲提出修改意见。参加讨论会的人必须了解情况并是所讨论问题的专家，以确保讨论能得出正确的结论。
讨论会不仅仅为领导传递了一些重要信息，更重要的是拟稿人与领导交换了文稿思路。通过讨论交流，领导一般都会对拟稿存在的问题有一个比较系统的、明确的修改意见，拟稿人根据修改意见，就会顺利地起草文件了。
在拟稿过程中，如果发现偏差首先应进行自我调适。自我调适就是依据掌握的信息材料对拟稿提纲重新审视。如果是预料中的信息材料，而且对文稿具有说明性，精炼后写入文稿，一般不必向领导请示。如果是例外情况，而且涉及文稿结构、主题、观点方面的偏差，则应持慎重态度，在及时向领导反馈的同时，通过深入调查向领导提出建议，在领导认可后再实施拟稿。
