出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门设立在营业场所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。
传真设备的最大优点之一是它的时效性强，因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。
10.不可忽视发送电子邮件的细节
电子邮件，亦可称为电子函件或电子信函。它有如下的使用规范：
应认真撰写
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，有3点注意事项：其一，主题要明确；其二，语言要通畅；其三，内容要简洁。
应当避免滥用
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子信件，尤其是不要与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。
应当注意编码
编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。办公人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。
应当慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择，这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能办公人士是必须慎用的，因为对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感，还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能，因此慎选功能是必要的。
11.使用私人手机的注意事项
办公人员在日常交往中使用手机时，有一些礼仪规范必须遵守，归纳起来大约有5个方面。
放置到位
按照惯例，外出随身携带手机的最佳位置有二：一是公文包里，二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时，切勿将其挂在衣内的腰带上。
遵守公德
在公共场所活动时，办公人员尽量不要使用手机。当其处于待机状态时，应使之调为静音或转为震动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，切勿当众通话。在参加宴会、舞会、音乐会，前往影院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
保证畅通
使用手机，主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，办公人士对于此点不仅必须重视，而且还需为此而采取一切行之有效的措施。
接到他人的寻呼或打在手机上的电话之后，一般应当及时与对方联络。没有极其特殊的原因，与对方进行联络的时间不应当在此后超过5分钟。寻呼他人或拨打他人的手机之后，亦应保持耐心，一般应当等候对方10分钟左右。在此期间，不宜再同其他人进行联络，以防电话频频占线。不及时回话他人电话，拨打他人手机后迅速离去，或是转而接打他人的电话，都会被视作缺乏礼仪。
当时如果因事无法回语，可在语音信箱上留言，说明具体原因，告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时，还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
重视私密
通信自由，是受到法律保护的。在通信自由中，秘密性，即个人私事和个人秘密，是其重要内容之一。使用手机时，对此亦应予以重视。
一般而言，手机号码不宜随便告之于人，即便在名片上，也不宜包含此项内容。因此，不应当随便打探他人的手机号码，更不应当不负责任地将别人的手机号码转告他人。
出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机、呼机也是不恰当的。
注意安全
使用手机时，对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。
按照常规，在驾驶车辆时，不宜使用手机通话，或是查看呼机。弄不好的话，就极有可能导致交通事故。
乘坐客机时，必须自觉地关闭本人随身携带的手机。因为它们所发出的电子信号，会干扰飞机的导航系统。
在加油站或是医院停留期间，也不准开启手机，否则，就有可能酿成火灾，或影响医疗仪器设备的正常使用。此外，在一切标有文字或图示禁用手机的地方，均须遵守规定。
12.处理办公信函的方法
任何企业单位的职工，都会遇到处理信函的事情发生，所以有必要了解一些信函方面的礼仪。
信函也就是平时所说的公函，是为开展各项办公而用的，因此又称之为办公信函。它在现代社会的运用极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类办公用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。
办公信函因办公的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有许多共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。
办公信函的内容完全取决于办公的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。在这样的信函中出现错字病句，都有损于自身形象。
办公信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“×××先生”或“×××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的办公联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向。比如，我国中式的，可以直接改称“××兄”，或省去姓写“×××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，如若不然最好还是沿用原来的称呼。
办公信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或小姐），且在前边加上“尊敬的”一类字眼；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“×××先生”，落款就是连姓带名的“××”；称呼是不带姓的“××先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的办公用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。
一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的办公活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。
13.优秀主管的素质要求
在企业里面，主管还不是最高领导，他是最高领导和员工的中间层，一位优秀的主管应该具有良好的个人品质以及激发员工为团队工作的素质，这些素质主要表现在如下几个方面：
要有良好的个人素养和宽广的胸襟
不要居功自傲，要把成就归功于团体。不要因现有的地位和成就而沾沾自喜，以为高人一等。相反，你要把部门的成绩归功于大家的努力，这样做会让你得到下属员工的爱戴和尊敬。另外，要勇于为团体承担责任，当事情出了差错时，不要在高层主管面前推诿责任。
对下属员工要平易近人，主管得不到下属配合，就不能有效地完成部门任务。平易近人能得到下属的支持。宁要慷慨过甚，不要吝啬过度。比如同同事一起吃饭时，抢先付账是有必要的。
养成良好的电话交谈礼仪，如使用自己的电话机，讲话时间不宜过长，不要讲个没完没了，更不能在工作时间打私人电话；约好的客人已经坐在办公室时，一般不要再接听电话；如通话对象是个大忙人，注意为他节约时间；不要在电话中大发雷霆；当拨错电话号码时，要说声“对不起”。
要信守承诺，说到，就一定要做到。别人来电，务必在24小时内回话，或至少找人代为处理。
有来宾走进办公室时，不论长辈或同辈，都应起立相迎以示尊重。要掌握介绍的礼仪，把男士介绍给女士，辈分、地位低的介绍给辈分高和地位高的人。
绝不可要求下属遵守一项你自己都不遵守的规定。
要具有团队合作精神
不管有无正式的组织，凡是同一个办公室的员工和主管都应该具备团队精神。所谓团队精神，是指一些人以共同的行动追求共同的目标。
组合起团队，创造良好的合作气氛，必须由主管来主导，员工自下而上是培养不出团队精神的，一个团队是否有团队精神，其主管必须：
（1）所有时间内都须保持良好而亲切的态度，敞开心扉面对所有自己的部属，欢迎他们，并显示出对他们的尊重。
（2）把好处与那些做出贡献的人分享，并让他们知道自己对组织是有所贡献的。
（3）如果属下必须连夜加班时，要尽可能注意到他们的安全问题。
（4）当知道属下有生病、过于忧虑、压力太大，或是心中有所疑惑等事情时，必须表示出高度的关怀之意。
（5）有了好消息得让所有相关的同仁们知晓。若有了成就，也要对每位相关的属下表达肯定及感激之意，而不是贪得无厌地把所有功劳归到自己一个人身上。
（6）阻止谣言或风言风语的传播。不要背后说长道短，更不要搬弄是非。
（7）在作出决定前可向人请教一番，尤其是当这些决策和他们有关时更应如此。
