考虑到同时受到邀请的往往不止于一方，为了使邀请者做到对他所发起的有关约会胸有成竹、避免失败，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方对能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”或“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
有时，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，依照惯例要将与邀请者联络的具体方式，详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等等）。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
某些商务往来中所使用的正式邀约，尤其是请柬邀约，依照国际惯例，在正文之中行文时，对被邀请者所作的要求答复的请求，通常都采用英文或法文的专用词组和缩写来表示。
例如：“Toremind”意即“备忘”，用在书面邀约中，带有提醒被邀请者务必注意勿忘之意。
“R．S．V．P．”意即“不论出席与否，均望答复”。
这些外文词组与缩写在行文时，一般应当书写在正文的左下方。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一分专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只需稍费“举手之劳”，在以上两项之中，作一回“选择题”
，在二者之一划上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。
没有在接到“答复卡”的同时接到书面邀约，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到邀约之后3日之内回复，而且回得越早越好。在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复，切勿避实就虚，让人费解。如果拒绝，只要讲明理由就可以了。回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约，在人称、语气、措辞、称呼等方面与之不相上下就算不上失礼。
迎送礼仪
迎来送往是常见的交际活动，也是商务谈判中一项基本礼仪。在交际活动中，对应邀前来的客人，无论是官方人士、专业代表团，还是民间团体、友好人士，在他们抵离时，一般都要安排相应身份的人员前往迎送，重要客商或初次来的客商，要专人迎接；一般的客商或常来常往彼此非常熟识的客商，也可以不接。迎来送往有一套常规上的礼仪。
迎送规则
迎送规则应当依据前来人员的身份和地位以及与主人的关系和惯例来确定，主要迎送人的身份和地位通常应与来者差不多，以对口对等为宜。如果当事人有事不能前往迎接，应另派相应人前去迎接，另外，应从礼貌出发向对方作出解释。
迎候人员应当准确掌握对方抵达时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。客人经过长途跋涉到达目的地，如果一下飞机、轮船或火车，就看见有人在等候着，一定会感到十分愉快的。如果是第一次来这个地方，则能因此而获得安全感。但如果你迟到了，对方会立即陷于失望和焦虑不安之中，不论事后怎样解释，都很难使对方改变对你失职的印象。
同样，送别人员亦应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、码头或车站，亦可直接前往机场、码头或车站恭候来宾，与来宾道别。
在来宾临上飞机、轮船或火车之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。飞机起飞或轮船、火车开动之后，送行人员应向来宾挥手致意，直至飞机、轮船或火车在视野里消失，送行人员方可离去。
不到机场、码头或车站送行，或者客人抵达后才匆忙赶到，对来宾都是失礼的。来宾一登上飞机、轮船或火车，送行人员立即离去，也是不妥当的，尽管只是几分钟的小事情，但却有可能因小失大。
做好接待的准备工作
在得知来宾抵达日期后应首先考虑到其住宿安排问题。对方尚未启程前，先问清楚对方是否已经自己联系好住宿，如未联系好，或者对方系初到此地，可为其预订旅馆房间，最好是等级较高、条件较好的旅馆。
客人到达后，通常只需稍加寒暄，即应陪客人前往旅馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见，即可告辞。客人到达的当天，最好只谈第二天的安排，另外的日程安排可在以后详细讨论，在离开来宾住处之前，可礼貌地问客人有没有其他的事要求帮助或协助的，然后礼貌道别。
商务接待、拜访礼仪
商务接待礼仪
随着企业业务往来的增加，对外交往面的扩大，企业的接待工作的重要性越来越明显。
重要接待的客人有生产厂家、供货单位，也有本企业的顾客以及相关领域的企业。如果细分，可以分成业务往来接待、顾客投诉接待、视察指导接待、参观学习接待等几种。
接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会给本企业的业务、声誉等造成损失，因此，有必要讲究接待的艺术性。
接到来客通知后，首先必须了解客人的单位、姓名、性别、职业、级别、人数等。其次，要了解客人的目的和要求以及到达日期、所乘车次和到达时间。
接待一般客人，可根据惯例直接接待。但接待重要客人和高级团体，就要事先制定接待方案。其内容包括：客人的基本情况、接待工作的组织分工、陪同人员和迎送人员名单、食宿地点及房间安排、伙食标准及用餐形式、交通工具、费用支出意见、活动方式及日程安排、汇报内容的准备及参加人员等。接待方案要报送企业领导批准。
（1）正式接待。客人到达后，应安排专人迎接。对于一般客人，可以由业务部门或经理秘书人员到车站（机场、码头）迎接，对于重要客人，有关领导要亲自前去接站。
客人到达后，应把客人引进客房，替其安排好食宿。同时，与客人协商好活动日程。
根据日程安排，精心组织好各项活动，如合同洽谈、参观游览。客人活动结束后，根据具体情况安排时间让单位领导和客人见面。
根据客人要求，为其安排返程，如订购返程车（机、船）票，并及时送到客人手中，最后送客人到车站。
（2）行进中的礼节。接待人员在陪同客人走路时，一般应在客人的左侧，以示尊重。如果主人陪客人时，要并排与客人同行。如随行人员，应走在客人和主陪人员的后边。
负责引导时，应走在客人左前方数步远的位置，遇到上下楼或转弯处应用手示意方向并加以指示。乘电梯时，如有专人服务，应请客人先进，如无专人服务，接待人员应先进去，到达时请客人先走，进房间时，如门朝外开，应请客人先进，如门往里开，接待人员应先进去，扶住门，然后再请客人进入。
（3）乘车时的礼节。乘车时，接待人员要先打开车门，请客人上车，要以手示意车门上框，提醒客人以免磕碰，待客人坐稳后，再关门起车。车停后接待人员要先下车打开车门，再请客人下车。
商务拜访礼仪
商务拜访礼仪对于业务的往来、企业形象也都有非同小可的影响。
（1）访前预约。拜访别人，无论到居室、办公室或者宾馆，都要事先与被拜访者取得联系，以便双方都能利用和控制时间。
作为领导秘书，给领导的拜访进行预约的方式有：
①当面向对方提出要求约会。
②用电话向对方约会。
③用书信提出约会。
赴约要注意仪表服饰。穿着要端庄、整洁。男士宜穿西装，女士宜穿套装，穿着要规范。
另外，要准备好名片。男士的名片可放在西装口袋中，也可放在名片夹中；女士则可将名片放在提包中容易掏出的地方。
（2）拜访客户。拜访客户前要对拜访对象的概况、特点、喜好以及对方的信用、在商界的信誉都要有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。
主管人员拜访客户，其会晤礼节有：
①进入客户的机构，应向接待人员主动介绍自己公司的名称和自己的姓名、职务等，同时说明访问对象的姓名和工作部门，如果是事先约定也要说清楚。
②被引到会客室时，应向引路者表示感谢。
③就座时要注意，上司坐上座，自己则居下座。
④向访问对象致意，说一番“久仰”之类的客套话。
⑤向访问对象介绍公司的负责人。
⑥介绍过后，上司与对方寒暄并交换名片。
随从人员在会晤时不要担任主角，上司负责主要的交涉。如果上司早已认识客户，而下属是初见客户，就应由上司先将属下介绍给对方，再将对方介绍给属下。
演讲礼仪
演讲，也可以称为讲演或演说。它是当众所进行的一种正规而庄严的讲话，旨在向听众就某一事件、某一问题，发表个人见解，或是论证某种观点。换一句话说，演讲实际上就是当众所进行的正式发言。
同政治家的演讲重在鼓动、科学家的演讲重在论证稍有不同的是，在商务活动中，商界人士所发表的演讲，多数都是礼仪性的。比如，商务人员更多需要准备的是致欢迎词、欢送词、祝贺词、答谢词、介绍词、解说词，等等。商务演讲往往具有临时性、广泛性、应酬性等特点，从这个角度讲，商业演讲又可以叫做即席演讲。
虽然商业演讲有很大的临时性，但它也有一定的礼仪规范要依循。在声音上，它应当抑扬顿挫，有所变化，借以突出重点，表达感情，或是调动听众的情绪。
在语言上，它应当尽量生动、形象、幽默、风趣。可以多举例证，多打比方，多使用名言警句，但不要乱开玩笑，尤其不要讲下流话和脏话、黑话。
在内容上，它应当言之有物，力戒陈词滥调，无病呻吟，无的放矢。从结构上讲，任何演讲的内容都不外乎由开场白、正题与结束语三部分构成。演讲的“重头戏”，一定要放在正题上。
它在表情与动作上，应是当喜则喜，当悲则悲，不要面沉似水，或表情失当。应当站着演讲，辅以相应的表情动作，但不要摇头晃脑，指手画脚，将拳头煞有介事地挥来挥去。
在时间上，应当力求点到为止，短而又短。照常理来说，发表即席的演讲，讲上3分钟左右即可，最长也不宜超过5分种。遇上“限时演讲”，即演讲的时间有所规定，则宁肯时间没用完，也不要超过，切勿被人“叫停”，罚下场去。
为了便于掌握，以下分别介绍一下商界人士在进行常见的欢迎，欢送、致贺、答谢、简介、解说等几种不同形式的即席演讲时，所需要注意的礼仪问题。
欢迎演讲礼仪
在商界，遇上来宾参观、访问，或是有新职员加入，在见面之初，致上一篇热情洋溢的欢迎词，往往可起到活跃气氛的作用。
准备欢迎词时，通常应考虑对象、场合、内容与态度等几大问题。一定不要忘记的是，你演讲的目的是“欢迎”。
（1）对象不同，欢迎词便有所不同，总的说来，对前来检查的上级人员，应当谦恭；对初来乍到的客户，应当诚恳；对新加入的职员，应当热情。
（2）致欢迎词的最佳地点，首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。站在人来人往的大门口或人声嘈杂的楼道里，演讲效果多少会受到影响。
（3）在内容上，欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意、对被欢迎者的建议与希望等等。其中尤以致词者的自我介绍为不可或缺。要不然，致词者一开口，下面的人就会相互询问：“他（她）是谁？凭什么在那高谈阔论？”
（4）演讲时，要胸有成竹，充满自信，面带微笑。特别要注意，在与听众交流眼神时，要坚持“等距离交际”，不要只看着上司、熟人、异性，而让其他人受冷落。
（5）致欢迎词时，演讲者既可以提前撰写演讲稿，届时“照本宣科”，也可以不照稿致辞，即现场发挥不用稿子，这可以依个人状况和实际情况而定。
欢送演讲礼仪
每逢同事离职、朋友远去或是来访的同行、客户告辞之际，为了表示对他们的尊重，于情于理，商务人员都应当赠之以临别的赠言。
举行正式的欢送会，当着被欢送者以及其他送行者的面，致上一篇欢送词，可以体现出致词者对友情的珍惜，也可以使被欢送者倍觉温暖，不知不觉增进彼此的友谊。
正式致欢送词的一大好处，是可以说出某些当致词者自己单独面对被欢送者时难以说出的话语，例如，对他的评价，对他离去的惋惜，等等。有时面对一个人，尤其当对方是异性时，有些话更难于启齿了，这时，便极大地体现了欢送演讲的作用。
（1）致欢送词的重点，是要充分地表达致词者的惜别之意。与此同时，亦可表现出致词者对友谊的无比珍视。
（2）准备欢送词时，切记要包括4项要素：对被欢送者的高度评价；对既往与之相处的美好时光的温馨回忆；自己真心实意的惜别之情；对被欢送者的美好祝福。以上四项要素，不一定每一篇欢送词都要无一遗漏地包括在内，这要根据实际情况而定，也可以有所侧重。
（3）与欢迎词相比，欢送词应更富有文采，更要具备真情实感。
祝贺演讲礼仪
在商务活动中，不要轻易地放过每一个可以向自己的交际对象表示好感、敬意与尊重的时机，每一位商务人员都应该具备这种商业眼光和的商业意识，如在他人适逢喜庆之时，予以正式的祝贺，就是一件有助于双向沟通的方式。
祝贺的方式有不少，其中致贺词就是一种被广泛接受的做法。
（1）适合致贺词的机会有许多
。年轻人过生日、结婚，老年人做寿、庆祝结婚纪念日，同事或同行立功、受奖、晋职、晋级，朋友们过年、过节，协作单位成立、开业、周年庆典，等等，都可以致词祝贺。
（2）在为贺词打“腹稿”时，需要仔细斟酌辞令，既要语言优美、感人，又要力戒过度恭维或词不达意。
例如，祝贺上司晋升时，说上一句“此乃实至名归”或“合乎民心”，不为过也，但要借机“高攀”或“抬轿子”，说什么“英明”、“伟大”，“对我的关怀如父如兄”，便让人肉麻了。
再如，向一对外商夫妇祝贺银婚或金婚时，要避免提及对方的实际年龄，勿夸对方“老当益壮”、“老骥伏枥”。因为外国人大都讳谈年龄，推崇年轻，对其称“老”，等于提醒对方“您可不年轻了”，这当然会让人家不高兴。
（3）准备贺词，要以“恭喜”为首要内容。在贺词的字里行间，要自始至终充满热烈、喜悦、愉快、激动的气息，要使自己所讲的话中满怀着热情。
（4）准备贺词，一定要加入对对方称颂、赞扬、肯定的内容。同时，也不要忘了，如果具体场合允许，应借机表示致词者对被祝贺者的敬重与谢意。
（5）一篇良好的贺词，还须认真、诚恳地表达致词者的良好祝福，祝福被祝贺者“万事如意”、“步步好运”。
