常言说：不打无准备之仗。对于员工的甄选聘用工作来讲，这句话同样正确：如果不知道企业到底需要多少人，以及企业内部和外部能够提供多少人选，那么就无法确定企业要聘用员工的数量；如果不了解空缺职位的职责范围和人员要求，那么也难以找到能够满足需要的人选。做好准备工作，将为企业顺利开展员工甄选聘用奠定坚实的基础。
关键词问卷调查法面谈法观察法
（第一节）做好工作分析前的准备工作
工作分析可以使各个职位的工作职责清晰化，明确工作内容和任职所必须具备的条件。因此，职业经理人在进行人员招聘和任用时，也应该非常清楚具备什么样素质的人能够胜任工作。要做好工作分析，就必须做好工作分析前的准备工作。
工作分析是运用系统性的方法收集有关工作的各种信息,明确组织中各个职位的工作目标、职责和任务、权限、工作中与组织内外的他人的关联关系,以及对任职者的基本要求等。
1.确定工作分析目的
明确所要收集的工作资料到底用来干什么，要解决什么管理问题，这对于选择分析方法、分析组织规模、确定信息收集的范围等有重要意义。
2.限定情报类别和收集方法
限定所要收集的情报类别和收集方法，以节约时间、精力和费用。
3.选择被分析工作
为了保证分析结果的质量，应选择有代表性、典型性的工作。
4.建立工作分析小组
分配进行分析活动的人员的责任和权限，以保证分析活动的协调。
5.制定工作分析规范
规范包括的内容有：工作分析的规范用语、工作分析活动的进度、工作分析活动的层次、工作分析活动的经费等。
6.做好必要宣传工作
通过宣传工作宣扬活动的目的，求得工作信息提供者的合作，以获得真实可靠的信息。
工作分析是获取职位信息的重要手段，做好准备工作将有助于工作分析的顺利展开。
有人把工作分析的内容归纳为6W2H，即：
what做什么when何时做
who谁来做where在哪里做
why为什么做for whom为谁做
how怎样做how much成本多少
操作要点
要做好工作分析前的准备工作，就应该：
确定工作分析目的
确定情报类别和收集方法
选择对象
建立工作分析小组
制定工作分析规范
做好宣传工作
（第二节）使用问卷调查法收集职位信息
在使用问卷调查法时要掌握以下内容。
1.明确问卷调查的具体过程
（1）事先需征得样本员工直接上司的同意，尽量获取员工直接上司的配合，以免扰乱员工正常的工作安排。
（2）为样本员工提供安静的场所和充裕的时间。
（3）向样本员工讲解职务分析的意义，鼓励样本员工真实客观地填写问卷调查表，并说明填写问卷调查表的注意事项。
（4）职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。
（5）样本员工填写完毕后，职务分析人员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填的现象；如果对问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工进行提问。
（6）问卷填写准确无误后，完成信息收集任务，向样本员工致谢。
2.掌握问卷的设计方法
调查问卷可以设计成开放式和封闭式两种。在开放式调查问卷中，样本员工自由回答所提出的问题；而封闭式调查问卷中，样本员工只能从所列答案中选择其中最适合的答案。
不论哪一种调查问卷，其内容应包括以下几项：
（1）基本资料：姓名、性别、年龄、职称、部门、学历、现任职务、直接上级、薪资等级及收入、任职时间。
（2）工作内容：工作目标、工作概要、工作程序。
（3）工作时间：正常工作时间、休息时间、加班时间、出差情况。
（4）工作劳动强度：工作压力、精力集中程度、体力要求、工作紧张程度。
（5）任职者所需技能：学历要求、工作经验、综合知识、工作灵活性、综合能力。
问卷调查法是工作分析中被运用得最广泛，同时也是被研究得最透彻的工具之一。使用问卷调查法收集信息时应当注意如下事项：
编写调查问卷填写说明；
及时回收调查问卷；
对调查问卷提供的信息做认真的鉴别和必要的调整。
问卷调查法是工作分析的常用手法，如果合理运用，将会取得很好的效果。
操作要点
使用问卷调查法时要掌握以下内容：
明确问卷调查的具体过程
掌握问卷的设计技巧
下面是某企业设计的调查问卷的部分问题。
一、基本信息
姓名：填写日期：年月日
职务名称：职务编号：
所属部门：部门经理姓名：
二、调查信息
1.请准确、简洁地列举您的主要工作内容（若多于8条可以附纸填写，下同）。
2.请认真、详尽地描述您的日常性工作（如果有工作日志，请附后）。
3．请详尽地列举您有决策权的工作项目。
4．请详细地描述您在工作中需要接触到哪些职务的其他员工，并且讲明接触的原因。
5．请列举工作中需要用到的主要办公设备和用品。
6．请描述您在人事和财物方面的权限范围。
7．您认为胜任这个职务需要几年的相关工作经验(请用打勾选择)？
不需要1年2年3年4年5年及以上不好估计
8．您认为胜任这个职务需要什么样的文化程度(请用打勾选择)？
初中高中大专本科硕士及以上不好估计
9．您认为一位没有相关工作经验的大专学历的人员，需要多长时间的培训可以胜任工作(请用打勾选择)？
不需要培训3天以内15天以内1个月以内
3个月以内半年以内不好估计
（续表）
10．您认为什么样性格、能力的人能更好地胜任该职务？
11．请描述该职务的工作环境。您认为什么样的工作环境更适合工作？
12．请列举您直接管理的下属的职务、姓名和工作内容。
13．您对该职务的评价。
（第三节）使用面谈法收集职位信息
面谈法是企业应用最广的方法之一，可以获得问卷调查法不能得到的材料，也可对已获得的材料加以证实。使用面谈法时要掌握以下内容。
1.面谈法操作步骤
（1）事先需征得样本员工直接上司的同意，尽量获取其直接上司的支持。
（2）在无人打扰的环境中进行面谈。
（3）向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍面谈的大体内容。
（4）为了消除样本员工的紧张情绪，职务分析人员可以以轻松的话题开始，营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言。
（5）鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾虑。
（6）职务分析人员按照面谈提纲的顺序，由浅入深地进行提问，把握面谈的方向，防止样本员工跑题。
（7）在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录。
（8）在面谈结束时，让样本员工查看并确认谈话记录。
（9）面谈记录确认无误后，完成信息收集职务，形成调研报告。
2.拟定面谈提纲
在进行面谈前，分析人员要拟定好面谈提纲，这样在面谈中才可以有针对性地提问，以便获得最有价值的信息。面谈提纲的项目一般包括：
（1）员工现任职务。
（2）具体工作内容。
（3）工作时间。
（4）工作场所。
（5）学历。
（6）工作所需知识和技能。
（7）工作责任。
（8）工作环境和安全卫生条件。
（9）工作强度。
在使用面谈法时分析人员应注意以下几点：
在面谈前应确定收集信息的内容并制定详细的提问单，把握问题与目的的关系，并注意挑选参加座谈的工作执行者；
面谈过程中应保持友好、亲善的态度；
分析人员应同不同的工作执行者及对工作较为熟悉的直接主管人进行面谈，从而保证收集到的信息尽可能真实。
面谈法对参加人员双方都有较高的要求，但如果应用合理，则能得到一些其他方法不能获得的信息。
操作要点
使用面谈法收集职位信息，就要做到：
明确面谈法操作步骤
正确拟定面谈提纲
（第四节）使用观察法收集职位信息
观察法是工作分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部门的内容、原理、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的工作信息归纳整理为适用的文字资料。使用观察法收集职位信息时，应明确以下内容。
1.了解使用观察法的前提条件
（1）观察者有足够的实际操作经验。
（2）被观察时工作应相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显的变化。
（3）适用于大量标准化的、周期较短的以体力劳动为主的工作，不适用于脑力劳动为主的工作。
2.运用观察法进行工作分析的步骤
（1）初步了解工作信息。
①检查现有文件和现有工作的总体概念：工作的目的、主要任务和作用、工作流程。
②准备一个初步的任务清单，作为观察和面谈的框架。
③为数据收集过程中涉及的还不清楚的主要项目作一个注释。
（2）现场观察。
①工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动，然后和员工进行面谈，请员工进行补充。
②还可以通过问卷获得基本信息，再通过访谈和直接观察来确认和补充已了解的情况。
③也可以一边观察员工工作，一边交谈。
（3）进行面谈。
①最好是首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合进行的。
②确保所选择的面谈对象具有代表性。
（4）合并工作信息。
①工作信息的合并是把从主管、工作者、现场观察者等处获得的信息以及有关工作的书面材料，合并为一个综合的工作描述。
②工作分析人员可以随时获得补充材料。
③检查最初的任务或问题清单，确保每一项都已经被回答或确认。
（5）核实工作描述。
①核实阶段要把所有面谈对象召集在一起，目的是确定在信息合并阶段得到的工作描述的完整性和精确性。
②核实阶段应该以小组的形式进行，把工作描述分给主管和工作的承担者。
③工作分析人员逐字逐句地检查整个工作描述，并在遗漏和含糊的地方作出标记。
合理使用观察法，能够得到第一手材料，信息真实。针对恰当的职位选用观察法，可以达到良好的效果。
使用观察法操作时应注意以下问题：
要注意员工样本的代表性；
观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意，以免干扰被观察者的工作；
观察前要有详细的观察提纲和行为标准；
观察者要避免机械记录，应反映出工作有关情况，并对工作信息进行比较和提炼。
操作要点
利用观察法进行工作分析的步骤有：
了解工作信息
现场观察
进行面谈
合并工作信息
核实工作描述
某企业在使用现场观察法前拟定了一份观察提纲，以使观察全面、准确。下面摘录了部分内容：
被观察者姓名：日期：
观察者姓名：观察时间：
工作类型：工作部门：
观察内容：
1．开始正式工作的时间：
2．上午的工作时间：
3．上午休息次数：第一次休息时间：第二次休息时间：
4．上午完成的产品数量：
5．完成一件产品的平均时间：
6．与同事交谈几次，每次交谈的时间，交谈的内容：
7．喝了几次水：
8．什么时候开始午休：
9．出去了多少次：
10．工作场所的室温、噪音：
11．有无出错记录：
（第五节）撰写职位说明书
职位说明书具体说明了担任某项职位的人员必须具备的生理和心理条件、知识和水平技能，是进行员工甄选聘用的基本依据。撰写职位说明书时要做好以下工作。
1.掌握职位说明书的内容
职业经理人在制定职位说明书时要包括以下内容：
（1）一般要求。包括年龄、性别、学历、基本知识技能（如外语水平、计算机操作水平）、工作经验等。
（2）生理和心理要求。包括健康（生理和心理）状况、听力、视力、力量与体力、耐力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。
职位说明书是一种陈述工作任务、职责的文件。职位说明书应简要地描述企业期望员工做什么、员工应做什么、应怎么做和在什么样的情况下做。缺乏准确的职位说明书会导致管理成本增加：像出现候选人与企业所需的人才产生偏差，招聘效率低下；绩效考核中人为主观色彩浓厚，削弱了员工的积极性；员工岗位培训不能开展，且缺乏针对性等问题。
（3）综合能力要求。包括观察能力、记忆能力、理解能力、分析能力、解决问题能力、学习能力、数学计算能力、语言表达能力、交际能力、决策能力、领导能力、性格、气质、兴趣爱好、耐心、细心、事业心、责任心、主动性、合作性、创造性等。
2.明确职位说明书撰写具体要求
（1）以符合逻辑的顺序来组织工作职责。一般来说，一个职位通常有多项工作职责，在职位说明书中罗列这些工作职责的时候要按照一定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用职位说明书。将最重要的、花费任职者较多时间的职责放在前面，将次要的、花费任职者较少时间的职责放在后面。
（2）避免使用笼统含糊的语言。在表述工作职责的时候，应尽量使用能够准确地表达意思的语言。
（3）不要列出所有的职责，选取主要的职责进行描述即可，一般不超过六项。
（4）尽量使用通俗的语言，避免使用艰涩的技术性术语。职位说明书的目的是要让大家能够理解，而不是给技术专家看。当遇到技术性的问题时，应尽量使用通俗的语言表述。
（5）表明各项职责所出现的频率。可以用完成各项职责的时间所占的比重来表示各项职责出现的频率高低，并在各项工作职责旁边标明。
职位说明书是对岗位要求的具体化、文字化，对员工的甄选聘用具有指导作用。
操作要点
职位说明书主要内容有：
一般要求
生理和心理要求
综合能力要求
撰写职位说明书的具体要求有：
逻辑清晰
表达准确
重点突出
语言通俗
