3·防止电脑病毒
面对“电脑病毒”，可按照公司要求安装防病毒软件，并进行升级；为避免病毒的破坏，可以提前修改电脑日期；如果有兴趣还可以上网学习，掌握一些简单的防病毒知识。
四、信息系统利用
收集信息、建立和维护信息系统的目的在于更好地利用信息。所以，必须懂得如何利用信息系统，否则前面工作做得再好，不会合理利用也是浪费。
员工经常需要查找的信息多是本部门的文件、其他部门的发文、会议纪要、工作联络单、会签单、行业管理部门的通知、通告等，所有这些文档都要按照一定的规则来进行排放，可以将电子文件按照“发文时间+文件名”来命名，纸件文档可按文件号、发文日期、发文部门来分类。然后把建立的信息系统按保密级别在网络上设置共享口令，这样员工就可以通过查找电脑很快地找到他所需要的信息。当然，从保密意识出发，最好定期更新共享密码。
五、信息系统保密
一个公司的信息系统建立得再好，若被竞争对手窃取了，这些本来很重要的信息也就变成了过时的垃圾，所以在信息管理的各个环节，时刻都要有保密意识。
1·商业秘密的范畴
商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密主要依靠企业采取保密的方式形成事实上的独占权。其特征有三：一是非公开性；二是价值性；三是保密性。
高级文秘在工作当中接触到的大多数工作或多或少的都包含有秘密的“成分”，如新产品的开发计划、测试报告、试验过程及有关数据、芯片、图纸、产品软硬件设计文件和技术文件，市场供销网、客户名单、销售合同和定价策略，公司的人事档案、财务报表、融资及投资信息，生产计划、物料清单、供应商名单、生产流程和工艺设备、品质管理方式和生产成本及经济合同的履行情况、公司法律诉讼状况等，都属于商业秘密。
2·常见的泄密途径与对策
保密信息可以通过计算机网络、客户、供应商、合作单位、文件管理不当、学术交流、客人参观、招聘信息、展览会等途径传播出去。所以一定要有高度的保密意识，防止信息泄露，比如电脑要设置开机密码、网络密码及屏保，而且要经常更换密码。在与客户、供应商、合作单位以及在学术会、招聘会上等对外交流的过程中不要“知无不言、言无不尽”，对各类文件做好管理，如准备文档查阅登记表，明确员工的查阅权限，机密、绝密文件在无人状态之下锁起来，将含有秘密的废弃文件及时销毁，不要让陌生人随便进入员工的办公区，对于公司以外人员的提问要“酌情回答”，涉及到商业秘密的地方不要随意透露。
第六节 印信管理
企业的印章和介绍信是企业对外联系的凭证和企业权力的标志。很多企业都是上司授权，由高级文秘负责保管和使用印章。
一、印章管理
1·印章的刻制
印章的刻制是印章工作的一个重要环节。不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准，到单位所在的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。
【工具】
刻制印章申请表
日期部门经办人 申请印章名称材质形式
申请理由及使用范围：
印章样式：
管理人：
部门领导：
年月日总裁办、中心一级领导：
年月日公司主管领导：
年月日
备注：
2·印章的启用
选择印章的启用时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归案，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。
3·印章的保管
(1)选择好印章放置的地方
一般放在企业的机要室或办公室较好。若企业不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁。
(2)选择好保管印章的人员
通常而言，印章一般是由高级文秘保管。所以，高级文秘人员应具有高度责任感、保密观念强、敢于坚持原则。
(3)印章的保管应建立起严密的制度
①要建立印章保管登记册，载明印章名、印文、印模和保管人姓名。
【工具】
印章登记卡
登记日期：登记号码：名称：
印模
管理人：
责任人：
种类：形状：
用途：
制成日期：年月日印章材质：制印人：
废止日期：年月日废止理由：
备注：
②对印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
③按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。
④保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。
⑤一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场、报告领导、查明情况、及时处理，必要时，应该报告公安机关协助查找。
实例
小刘是某公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小刘正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小刘知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理小解拿着文件来找她盖章。小解走到旁边的沙发旁，在茶几上盖了公章；见她用完了，小刘随口说：“你先放在那儿吧。”于是小解就把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小刘让他把箱子放在茶几上……
下午，总经理回来了，让小刘给一份合同盖章。小刘才发现公章不在抽屉里了。她想起来是上午小解在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：“经理，不好了，公章被人偷走了！”总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小刘先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。事后，总经理对小刘进行了严厉的批评。
4·用印
高级文秘在使用印章时应做到以下几点：
(1)检查批准用印的签字
用印时，应首先检查是否有相关负责人批准用印的签字。
(2)审阅、了解用印内容
要求不能不看内容就盲目盖印，同时，还要检查留存材料是否安全。
(3)用印登记
每次用印都要进行登记。登记项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等。
【工具】
公司公章用印登记表
用印
日期 内容
摘要批准人 用印
单位承办人监印人用印数 留存
材料
(4)盖印
对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。
①盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或颠倒。
②以企业名义发出的公文、函件必须加盖企业的印章。
③凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中三个字(视印章大小而定)，俗称“齐年盖月”。
(5)整理留存材料
把用印留存的材料进行编号整理，立卷归档。对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。
(6)正式印章使用的地点
使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出企业以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有企业印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。
5·印章的停用
正式印章停用或作废，并启用新印章时，要发旧印章作废、启用新印章的通知。作废的旧印章印在“印模栏”内，用红色；启用的新印章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。
6·废印章的存档和销毁
销毁废旧印章，必须报请企业负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查对。
二、介绍信管理
介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份等情况的专用书信。介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一块的。
1·开具介绍信的手续
需要企业开具介绍信者，应填写企业介绍信签批单，经所属主管批准后，高级文秘人员根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信；二可使企业领导掌握情况。
2·使用介绍信须知
在使用介绍信时，高级文秘应注意以下方面：
第一，负责管理介绍信的高级文秘人员，应严格执行使用介绍信签批手续，否则出现问题无处查对。严禁发出空白信。
第二，介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期五年。
第三，因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，未及时退还的，行政部人员要去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。
第四，若发现介绍信丢失，领用人应立即反映情况，及时采取相应措施。
第五，行政部在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。
第六，一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，行政部一定要将来人的介绍信收下备查。
第七，对前来借物、借款以及商洽重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，行政部人员应要求该人员在介绍信反面签注办理情况，以便日后查对。
3·使用介绍信注意事项
使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和伪诈。
企业名称要用全称或规范化的简称，签署、用印时间要写明。
介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。
公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，综合管理、严格登记、追踪管理。领用部门的人员应填写《空白纸加盖公章明细表》，定期向管理部门返还已使用的文件的复印件，并将未使用的文件交回。
【工具】
空白纸加盖公章明细表
序号申请部门申请人 内容份数领取人
签字承诺返还
日期备注
第七节 商旅活动安排
商务旅行是企业运作的一项重要内容，它既是指上司的商务旅行，也包括高级文秘的公务旅行。作为上司的秘书，应充分了解这方面的规范和要求，为上司做好旅行的行程计划安排，以保证旅行的顺利进行。
一、做好充分的旅行准备
为上司安排旅行时，作为秘书需要做很多的准备工作。下面是高级文秘在准备国内、国际旅行时应该履行的主要职责。
1·准备旅行计划和旅馆信息
准备一份旅行计划，说明出发和到达地点、乘从的交通工具、出发和到达的日期和时间、座位情况、租车情况及旅馆情况。
旅行计划要准备三份，一份给上司、一份给其家人，一份给办公室存档。如果公司还有其他人需要，再额外准备一份。
2·制订约会计划
为上司的旅行准备一份约会安排表，表中应包括：城市名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)、日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话号码及任何需要特别提醒的事情。
如果上司与某位准备洽谈业务的人以前见过面，则要记下当时的情景，以根据旅行的目的、要求，为上司准备随身携带的各种文件(如谈判合同、有关资料、演讲稿等)，必要的时候还需准备一份旅游目的地地图或风土人情、礼节、商业活动的书面介绍。
3·为商务洽谈收集资料
把上司旅行中将处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。所有相关的文件可以用橡皮筋或大号回形针扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。
4·决定旅行用品
把上司商务旅行时需要带的信笺、信封和文具用品列出清单。打点行李时按清单检查，这样就不会丢三落四。
5·行李问题
为每件行李准备识别标签，注意每件行李里面还要放一套(出于安全上的考虑，很多人不愿意把他们的姓名和地址写在贴在外面的标签上)。标签可以从售票处或行李处购买，或从办公用品商店购买。办公室应经常准备一些这样的标签。
提醒您
你的上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。通过电话查询航空公司或查阅航空公司发行的旅行手册，你就可以掌握这些信息。
6·安排差旅费
有些公司为出差人员提供预支差旅费，有些公司要等出差回来后报销。作为高级文秘，在收到上司的有关出差信息时，就可以填表申请提取预支差旅费。
7·建立自己的旅行、旅馆信息资料库
虽然你可以找公司旅行部或外面的旅行社帮忙，但你的办公室最好还是收集一些交通图、列车时刻表和航空时刻表，以便解决一些如从北京飞深圳一般需要多少时间这样的一般问题。如果你的上司经常旅行，你可以考虑购买一本介绍旅行的书，或者到图书馆查一查众多的目录和旅行指南，看看哪些信息对你的工作最有用。但你一定要记住，时刻表和票价总是在不断变化，最好还是与公司旅行部或外面旅行社联系，或者上网查找最新信息。
8·其他事项
除了上述准备外，高级文秘还要注意：
办妥旅行中必备的各种手续，如护照、身份证、信用卡等；
办理旅行保险，如意外伤害险等；
同时别忘了相应事务，如随身携带微型录音机、文件夹等工具；
旅行前将自己外出时的工作代交他人处理，并将手头未完成事项记在备忘录上，以便旅行回来继续完成，不至于遗忘或疏忽。
二、订房订票
1·找一个能经常与你联系的旅行社
上司进行商务旅行常常需要秘书帮助他们作出旅行安排，做好出席会议和与别人接触的准备。
旅行社可以为商务旅行者提供多种服务，但不同的旅行社提供的服务各不相同，你在为上司作商旅安排时，必须问清楚是否有你想要的那种服务。大多数旅行社都可以代订机票、制订旅行计划、安排旅馆住宿、在目的地安排租车，还可以提供许多其他服务，如帮你在国外找到导游和翻译等。
若由你充当旅行社与上司之间的联系人，则一定要保证一切都安排得有条不紊，不会给上司带来任何不方便，而一家可以信赖的旅行社将会对你的工作起很大的帮助作用。
所以，你应找一个能经常与你联系的旅行社，因为与你长期合作的人会更加了解和重视你的需要。
当你请求一家旅行社为你的上司安排旅行时，应说清楚有多少人及他们的姓名、年龄、性别。此外，还要说清楚他们想去哪儿、出发和返回日期、旅行方式、旅行级别以及大概要花多少钱。这样旅行社就能告诉你，根据你的预算可以安排什么级别的旅行、坐什么飞机或轮船、在国内和国外坐什么样的火车或住什么样的旅馆等细节。
