本章学习重点：
了解高级文秘的工作职责和内容
明确高级文秘的岗位要求
主题词：高级文秘岗位描述岗位要求
第一节 高级文秘岗位描述
高级文秘虽不是一个技术含量很高的岗位，但要想做好却不是一件简单的事。也许，你是文秘科班出身，但并不意味着就能把文秘工作干好，因为学校里学到的知识并不一定与工作岗位完全符合。所以，作为高级文秘人员首先应该了解该岗位的工作职责及内容。
我们先来看几则企业招聘高级文秘时写的岗位要求：
实例
××集团企业高级文秘岗位描述
一、岗位职责
1·起草公司综合性文件及草拟领导交办的其他文件。
2·负责公司的公文核校，保证公文质量。
3·协助承办公司总裁办公会议及公司领导主持的其他会议，准备会议文档资料，记录并整理会议纪要。
4·催办公司有关决议、决定及重大事项执行情况，及时报告相关信息。
5·执行公司综合性工作信息的收集整理、编辑并编发信息刊物。
6·收集、汇总、呈报公司总部各部门年度会议计划，协调相关部门承办公司办公自动化的开发设计、推广及应用工作。
7·承办公司领导日常事务，落实公司领导内外事务活动安排。
二、任职要求
1·中文、文秘等专业大学本科以上学历。
2·具有国家职业资格秘书高级证书或同等级证书。
3·两年以上相关工作经验，有保险公司经历或有集团公司总部经历者优先。
4·较强的文字工作能力，较强的保密意识，曾发表文章者优先。
实例
××房地产公司高级文秘招聘要求
一、任职资格
1·女性，35岁以下，身高160厘米以上；经济管理、行政管理或中文专业，本科及以上学历；有较强的人际沟通及商务洽谈能力；文笔优秀，普通话标准，口才流利，形象气质佳；熟练的行政软件操作技能，有两年以上同类岗位工作经验；形象气质特佳者大专学历也可。
二、岗位职责
1·根据董事长(总经理)的要求，起草有关文件、信函、报告、总结、讲话稿等。
2·协助董事长(总经理)接待客户，协调外部公共关系。
3·协助董事长(总经理)完成商务沟通和合同、协议的草拟。
4·参加公司相关会议，并做好会议记录，整理会议纪要。
5·完成董事长(总经理)交办的其他工作。
通过以上两例，相信你对高级文秘的工作大致有了一些了解。下面，就来具体谈谈高级文秘的工作范围与责任。
一、文书写作与处理实务
文书写作是秘书分内的事，撰写领导或上司的讲话稿更是非高级文秘莫能担当，至于信函、报告、总结、通知、与客户的来往信件，一般也是由秘书处理。
同时，一些来往函件往往也是经秘书之手处理、投寄、收发、登记，高级文秘往往还要阅读信函，提出妥善的建议，交给领导批示，转达相关部门执行。
二、会务组织与管理
会议的策划与组织往往也是秘书的事，会前准备(如会议通知的送达、会议室的安排、会议工具的准备、大型会议来客住宿车辆的安排等)、会中协助(与会人员的登记、娱乐活动的安排、电话的转接等)、会后整理工作(编写会议报告、分发会议报告、督促会议各议定事项的执行)都是由秘书处理。
三、文件资料管理与运用
这方面包括文档的分类保管、文档索引的建立、电子文档的管理、名片系统的管理、印章的管理等。高级文秘的工作还不止于此，作为一个优秀的高级文秘，必须具备有效地运用这些资料，协助领导和各部门开展业务的能力。
四、信息档案管理
在这个瞬息万变的社会，信息处理几乎是每一个职场人士必不可少的工作内容。作为高级文秘，这当然是不可推卸的责任，你不仅需要为自己的工作收集整理信息，还要为领导、上司和相关部门收集、整理、传递、储存信息。
五、人际沟通与工作协调
作为高级文秘，不仅要协调与你工作相关的直接上司与同事之间的关系，有时候，还要代表领导和上司去协调各部门之间的关系。
六、访客接待
文秘往往是来访者到访时见到的第一人。来访者要见领导或上层，必须先过文秘这一关。所以，文秘有责任对电话要求来访者予以妥善的时间安排，对未经约定直接登门来访的人也要优雅地应对。
七、协助上司
这里的上司分两种情况：
一种是你只直接面对一位领导，文秘所有的工作都是围绕这位领导开展，文秘所做的一切都是协助这位领导，有时，文秘甚至得代领导出差。
还有一种情况，那就是单位有一个专门的秘书部门或办公室，那里有好几个秘书，他们的工作是围绕各个部门的领导开展的，所协助的对象就不只一个了。
以上所说的就是高级秘书的工作范围和内容。但不同的企业各有其特点，也会有一些区别，比如说，有的企业可能还要文秘去办理出国手续，有的要求文秘去处理人事方面的事务。
但不管怎么说，文秘这一职位的工作都是辅助性的工作，简单地说，就是帮助上司、同事更高效地工作！
秘书国家职业标准
1·职业道德
(1)职业道德基本知识。
①职业道德概述及其价值。
②职业道德规范。
③《公民道德建设实施纲要》
(2)职业守则。
2·基础知识
(1)文书基础。
(2)办公自动化知识。
(3)速记基础。
(4)法律与法规。
(5)企业管理基础。
3·工作要求
本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别含低级别要求。
以下摘录高级秘书(原三级)的标准如下：
职业功能工作内容能力要求相关知识
一、商务沟通
(一)商务礼仪能够进行涉外接待1．涉外接待礼仪
2．涉外交往常识
(二)接待1．能够拟订涉外接待工作计划
2．能够正确安排礼宾次序
3．能够指导安排涉外宴请1．外事工作的原则及要求
2．迎送外宾的要求
3．涉外宴请常识
(三)沟通能够选择、运用有效的网络沟通工具，完成内、外部的沟通
网络沟通的特点和形式
续表
职业功能工作内容能力要求相关知识
二、办公室事务和管理
(一)办公环境的管理1．能够按照要求设置办公环境
2．能够实施办公环境的安全管理
3．能够应对办公环境中出现的紧急情况1．办公环境和办公布局设置要求
2．办公室人、财、物、信息的安全管理要求
3．常见的紧急情况应对和方法
(二)办公室事务管理1．能够提出改进办公室事务流程的建议
2．能够审核文稿1．办公室事务工作流程改进的基本要求
2．文稿审核的方法及相关知识
(三)办公用品的采购和管理1．能够选择办公设备和办公用品的供应商
2．能够进行库存监督
3．能够完成办公设备、办公用品的采购工作1．办公设备和办公用品供应商选择的基本原则
2．办公设备和办公用品收发及库存管理的监督要求
3．采购程序及步骤
(四)办公效率和时间管理1．能够拟订和实施办公室工作计划
2．能够建立承办周期制度1．制订和实施办公室工作计划的基本要求
2．日常办公事务承办周期的要求
三、常用事务文书常用事务文书的拟写1．能够拟订市场调查报告
2．能够拟写述职报告
3．能够拟写计划、总结
4．能够拟写招标书、投标书1．市场调查报告、述职报告的写作要求
2．计划、总结的写作要求
3．招标书、投标书的写作要求
四、会议与商务活动
(一)会议筹备1．能够拟订会议的筹备方案
2．能够提出会议预算1．会议方案的内容
2．会务机构的分工
3．会议预算方案的内容
4．电话会议及视频会议知识
续表
职业功能工作内容能力要求相关知识
(二)会议协调1．能够做好会务协调
2．能够辅助引导会议按计划进展1．会务协调的基本要求
2．引导会议进程的方法
(三)会议的善后工作能够做好会议的总结工作会议总结工作的内容与要求
(四)商务活动1．能够组织签字仪式的准备工作
2．能够完成典礼仪式的准备与服务
3．能够组织信息发布会1．签字仪式的程序
2．典礼的程序
3．信息发布会的程序
(五)商务旅行能够拟订大型团队旅行计划并组织实施大型团队旅行活动的安
排要求
五、信息与档案
(一)信息管理1．能够进行信息的开发
2．能够进行信息的利用
3．能够利用信息反馈指导工作1．信息开发的基本要求
2．信息利用的基本特点
3．信息反馈的目的及特点
(二)档案管理能够有效利用档案1．档案利用的概念、意义和方法
2．档案深层次开发的概念
