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第37章 职场中的说话办事资本(1)

面试中的交谈技巧

1.做好交谈前的准备

求职者要事先把自己要告诉对方的内容整理好,以便用简练的语言,把自己的意图有条理地传达给对方。还要考虑好如何回答对方可能向自己提出的问题,也要准备好如何向对方发问。

2.谈话要富于幽默感

自然而幽默的语言能表现出你优雅的气质和风度,也会给交谈增添轻松愉快的气氛,尤其是当你遇到难以回答的问题时,幽默的语言会使你化险为夷,表现出你的机智和聪明。

3.对话应明确

讲话在精而不在多,回答问题要力求把握要点,精练准确,有条理,不走样。重复的谈话会使人觉得你平时说话办事也一定唠唠叨叨、婆婆妈妈。

4.注意谈话的语气、声调和速度

有些人,平常说话时就有过于急促甚至有压抑的感觉,有些人则慢悠悠半天蹦不出一个字来让听者着急,这些都不利于表达和描绘你自己,而且会让对方产生反感。谈话中语气轻缓流畅,声调抑扬顿挫,速度快慢得体,不仅有利于更好地表达自己的思想,而且会给人以美的享受,给对方留下良好的印象。同时在交谈中要注意称呼得体,慎用“最”等形容词和无意义的感叹词,也不要满口俗气,要给人以谦虚、有礼貌的好感。

5.慎用专门术语

专门术语应视对象使用,否则会让对方有被捉弄的感觉,重要的是把自己的意思充分表达出来,让对方了解。

6.注意对方反映

在交谈中,很重要的一点是把握谈话的气氛和时机,这就需要随时注意观察对方的反映,如果对方的眼神或表情显示出对你所涉及的某个话题已经失去了兴致,应该尽快找一两句话将话题收住,以免去无效劳动和产生副作用。

7.不要急于作答

有些人为了显示自己的聪明和机敏,在对方的问题还没有讲完甚至未听清其问题的核心和实质时,就开始了自己的回答,闹出笑话。一般的,在对方提问完结时,应等上两到四秒钟,看对方是否真的完结提问了或是否还有什么补充,是比较合适的。

8.不要打断对方谈话

打断别人谈话在平时也是很招人厌烦的,是非常不礼貌的表现,至少说明你对谈话的对方不够尊重。

9.不要附加手势及其他身体语言

有些人说到兴奋处,就摇头晃脑手舞足蹈,加了些手势乃至身体其他部位的动作(例如身体前倾、颓然后靠、将双肘移来移去、甚至站立起来等)来试图加强自己所谈内容的效果,但这在面试时是应该予以避免的,这是因为你所面对的是你不熟悉的人,他(她)究竟对什么有所忌讳是你所不知道的,假如碰上其所不悦之动作,会使你的努力适得其反。

面试回答的基本要领

面试的主要内容是“问”和“答”,在面试中,主考官往往是千方百计地“设卡”,以提高面试的难度,鉴别单位真正所需要的人才,要应付这种局面,要回答得体,就要掌握应答中的基本要领。对于从不同角度,以不同形式提出问题,只有掌握了这些要领,才能够临阵不慌,应付自如。

1.知之为知之,不知为不知

在面试中,经常会遇到一些自己不熟悉、曾经熟悉但是现在忘了或者根本不懂的问题。面对这种情况,首先要保持镇静,不要表现出手足无措、抓耳挠腮、面红耳赤。每个人都不是全才,主考官也不要求应试者无所不知,这既不必要,也不可能,所以应试者不必为自己的“无知”而烦恼,甚至感到无地自容。事情没有那么严重。其次不要不懂装懂,牵强附会,与其答得驴唇不对马嘴还不如坦白承认自己不知道。第三,不能回避问题,默不作声。这样会使主考官有一种被轻视的感觉,因为回答主考官的问题是每个应试者必须要做到的,这是起码的礼貌,应该明确告诉主考官你的看法。没有把握的问题可以作简略回答或致歉不答,但绝不能置之不理。

2.确认提问的内容,切忌答非所问

面试中,主考官提出的问题过大,以至于不知从何答起,或对问题的意思不明白,是常有的事,但是在面对这种庄重的场合,想当然地回答对方所提出的问题,可能被视为无知,甚至是傲慢无礼。对于不太明确的问题,一定要采取恰当的方式搞清楚,并请求主考官给予更加具体的提示。对于考官来说,与其听你“答非所问”的叙述,不如等你把问题搞明白,再进行对话更轻松一些。

3.冷静沉着,荣辱不惊

在主考官当中,也不乏刁钻古怪之人,他们可能故意挑衅,令人难堪。但你要明白这些“不怀好意”的提问,大多是作为一种“战术”而进行,在提问中让你不明真相,故意提出不礼貌和令人难堪的问题。其真实用意在于“重创”应试者,如果遇到这种问题,你若是反唇相讥,恶语相向,那就大错特错了。在压力面试中,一般是主考官有意在面试过程中逐步向应试者施加压力,以考查其能否适应工作中的压力。有的主考官提出特别尖锐的问题或者是提出有意让应试者感到左右为难的问题,由此考验应试者应变能力、反应是否得体、胸襟是否开阔等。有的主考官故意提出一些令人气愤而又没有道理的问题,考验应试者是否立场坚定、有主见。因此在这种面试中,应试者应事先有心理准备,面对为难的问题,切勿表现出不满、怀疑、愤怒,要保持冷静,不要胡乱推测考官的不良目的,应表现出理智、容忍和大度,保持风度和礼貌,和考官讨论问题的核心,将计就计。

此外,每当接触主考官所提问题之后,要尽可能全面细致地考虑问题,以防穷追不舍,同时注意不要自相矛盾,给人留有尾巴。

4.正确判断主考官的意图,对症下药

首先,要注意识破主考官的“声东击西”策略。当主考官觉察到你不太愿意回答问题而又想有所了解时,可采取声东击西的策略。例如,对于“政治问题”和其他一些敏感性的问题,许多人不愿真实表达自己的观点。主考官为了打消你的顾虑,可能会这样问:“你周围的人对这个问题有些什么看法?”面对这种情况,你不要疏忽大意,不能信口开河,不要以为说的不是自己的意见,说出来就不会暴露自己观点。因为主考官往往认为,你所说的大部分都是你自己的观点。另外,主考官可能采用投射法来测验你的真实想法。所谓投射法就是以己度人的思想方法,例如,主考官让你看一幅图画,然后让你根据图画编一个故事。这种方法一方面是检测你的想象力,一方面是测验你的深层的心理意识。这时你尽可以放开思维,大胆构思,最好能有一些新奇的想法,表明你有创造力、想象力,但同时一定不要忘记这样一个原则,所编造故事情节要健康、积极、向上,有建设意义。因为主考官认为你是在“以己度人”,故事情节中融入了你的真实心理。

其次,要分析判断主考官的提问时评测你哪个方面的素质和能力,有针对性地进行回答。下面举几个例子,说明这个问题。

(1)请谈一谈你过去的工作情况,包括工作性质、工作满意度;你为何希望到本单位工作;你在工作中追求什么?个人有什么打算?你想怎样实现你的理想和抱负?

诸如此类问题,主考官意在了解你过去和现在对工作的态度,更换工作与求职的原因,对未来的追求与抱负,以及考虑本单位所提供的岗位和条件能否满足应试者要求和期望等。所以应试者在回答时就不能漫无边际,应该给予主考官明确答案,以充分的事实论据和坚定的自信来表达以满足主考官对求职者的期望和要求。比如,关于工作态度,主考官一般都这样认为:在过去工作中态度不认真,做好做坏都无所谓的人,在新的工作岗位上也很难说能勤勤恳恳、认真负责。在以前的单位怨天尤人抱怨领导缺乏责任感的人,在新的单位一定也是一个难以控制的人。非常自负、夸夸其谈的人,大多也是眼高手低的人,即使他真的有才华也要慎重考虑,切不可盲目录用,因为与其录用一个爱跳槽的人,还不如干脆不用。事业心、进取心强烈的人,一般都有明确的奋斗目标,并为之积极努力。表现在工作上兢兢业业、刻意追求,努力把工作做好,工作中常有创新。通过以上的分析,你应该清楚在回答中应该注意些什么了吧。

(2)你在大学所学的是什么专业或受过那种特殊培训?你对哪些课程感兴趣?哪些课学得最好?你的写作风格与别人相比有什么特点?像这类问题,意图在于考查你的知识水平与专业特长,了解应试者掌握专业知识的深度和广度,其专业知识与特长是否符合所录用职位的专业要求,并作为对专业知识笔试的补充。面试中对专业知识的考查更具灵活性与深度,所提问题也更接近岗位对专业知识的需求。回答这个问题,应试者应注意以下几个方面:第一,要体现出你的专业水平。用词不要太土,可以用几个较新的专业术语点缀一下,但不要故弄玄虚,语言要简洁,逻辑性要强。第二,只谈那些与有效完成应聘工作有关的专业和课程,不要漫无边际地胡说,试图把自己说成一个无所不晓的全才。第三,可以就专业问题加以发挥,把道理讲深讲透,但不可沉湎于自己优势而眉飞色舞滔滔不绝。

(3)你怎样消磨休闲时间?包括星期天、节假日、每天晚上,当你参加聚会时,你是喜欢独处、还是喜欢出风头?请谈一谈你最要好的朋友?你选择朋友时,一般考虑哪些因素?

诸如此类问题意在考查你人际交往能力和与人相处的技巧。对于这类问题,你不必拘泥于自己的实际情况,可以适当加以夸大,因为主考官无法核实你所说的是否属实,一般来说大多数人都愿意和开朗、热情大方、善解人意的人交朋友,而不愿意与那些过于清高、气量狭小,毫无生活情趣的人在一起。对于一些太过刁钻、而且实在无法回答的问题,不妨反戈一击,反问对方,也能起到意想不到的效果。例如,民国时期,某主考见一位朱姓考生知识渊博,思维敏捷,各类问题对答如流,突发异想,抛开原定题目,出了一道偏题:“《总理遗嘱》这篇文章,每次纪念周会上都要诵读,请你回答一共多少字?”这下可真把朱某考住了。他暗想,主考出此题目未免脱离常规,既然有意刁难,录取必然无望,就不管一切,大胆反问:“主考官的尊姓大名,天天目睹手写,也已烂熟,请问共有几笔?”主考官想不到应考者竟会如此反问,一时愣住。事后,主考官十分赏识朱某的才能和胆识,于是亲自录用为县长。

如何向上级汇报工作

作为上司来说,判断其下属是否尊重他的一个重要的因素,就是下属是否经常向他请示汇报工作。心胸宽广的上司对于下属懒于或因忽视而很少向其汇报工作也许不太计较,甚至会好心地认为也许是下属工作太忙,没有时间汇报;也许是认为本来就是他们职责内的事,没必要汇报;或者是这段时间心情不好,他们不敢来汇报等等。但对于怀疑型的上司来说,如果出现这种情况,他就会作出各种猜测:下属是否在这段时间内偷懒,没有完成工作;下属是不是根本就没把他这个领导放在眼里;下属是不是想给他的上司打“小报告”等等。对于这种上司,下属应该勤于汇报工作,哪怕你只是完成了整个工作的一个小部分。如果不经常请示汇报工作,还会埋没你的成绩。经常请示汇报工作,让上司知道你干了什么,效果如何,这样还可以显示出你对他的尊重。让他有当领导的感觉。如果遇到困难和麻烦,上司还可在人力物力上支持你,比你闷着头干要强上千百倍。

向上司汇报工作时要塑造一种谦虚谨慎、不骄不躁的形象和风格。在语气上,不卑不亢,要用平缓的语气,应避免慷慨激昂。汇报之前,先动手拟好汇报的主要内容,不能太简单,也不能太啰嗦,关键的是要说到要说到点子上,没有哪一个上司会喜欢啰哩啰嗦的而又政绩平平的汇报者。汇报有时采用书面汇报,有时采取口头汇报。无论采用什么样的汇报方式,汇报的书面材料一定要准备好,即使是口头汇报,在汇报过后,将一份书面报告交给他,他会感到你这个人工作认真,而且有条理性。任何一个上司,都不可能只听汇报而一言不发。有的上司在你汇报工作时,喜欢向你提问,从而打断你的汇报。这时你应停下来,耐心地回答上司的提问,不要认为工作没汇报完,失去表现的机会,上司插问,也是对你重视的一种表现。须知,你面对的是上司,而不是你的下属。你耐心地回答了上司的提问,然后再巧妙地接上你未汇报完的部分。下面我们来看一个如何成功地把不利的情况汇报给上司的例子。

市建材公司的冯涛从一个用户那里考察回来后,敲响了经理办公室的门。

“情况怎样?”经理劈头就朝冯涛问道。

冯涛坐定后,并不急于回答经理的问话,显得有些心事重重的样子。因为他十分了解经理的脾气,如果直接地将不利的情况汇报给他,经理肯定会不高兴,搞不好还会认为自己工作不努力。经理见冯涛的样子,已经猜出了肯定是对公司不利的情况,于是改用了另一种方式问道:“情况糟到什么程度,有没有挽救的可能?”

“有!”这回冯涛回答的倒是十分的干脆。

“那谈谈你的看法吧!”

冯涛这才把他考察到的情况汇报给经理:“我这次下去了解到,这个客户之所以不用我们厂的产品,主要是因为他们已经答应从另一个乡镇建材厂进货。”

“竟有这样的事!那你怎么看呢?”

“我想是这样的。我们公司的产品应该比乡镇企业的产品有优势,我们的产品不但质量好而且价格还很公道,在该省已经具有一定的知名度。”“就是,一个小小的乡镇企业怎么能和我们相比呢?”经理打断了冯涛的汇报。

“所以说,我们肯定能变不利为有利。最重要的是,当地的建筑公司,多年来一直使用我们公司的建材,我们有很好的合作基础,这是我们的优势所在。但该客户答应与那个乡镇企业订货,主要是因为那个乡镇企业距离他们较近,而且可以送货上门。这一点,我们不如那家乡镇企业,我们可以直接到每个乡镇去走访,在每个乡镇找一个代理商,这样问题就解决了。”“小冯,你想得真周到,不但找到了症结所在,还想出了解决的办法,要是公司里的员工都像你这样有责任心就好了。”

“经理过奖了,为公司分忧,是我的责任。经理您工作忙,我就不打扰您了。”

不久,冯涛被调到了销售科,专门从事产品营销,公司的建材销量节节上升,冯涛也越来越受到重视,很快成了公司的骨干。

另外,向领导上司汇报工作时,还要选准时机,不要选择领导比较忙的时候汇报工作。因为那时他会因忙于其他他认为更重要的工作而没有耐心去听你的汇报,还会认为你这个人讨厌,不会选时机。更不要选择他心情不好的时候去汇报工作,那时候,你就有成为“撒气筒”的可能,工作没汇报成,反讨一顿骂,就不美了。

拒绝命令不能含糊不清

文艺复兴时期的艺术大师米开朗琪罗,在为教皇朱理二世绘制宫廷的天顶画时,朱理二世曾要求他必须将圣徒和先知们身上的衣服画得高贵华丽一些。

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